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Darauf solltest du achten

Umsatzsteuererklärung: Das sind häufige Fehlerquellen

Fehler in der Umsatzsteuererklärung können leicht unterlaufen und zur unerwarteten Überprüfung durch das Finanzamt führen, wenn ein Prüfer unangekündigt die Umsatzsteuerdokumente einsehen möchte. Doch solche Situationen lassen sich vermeiden. Hier erfährst du mehr über die üblichen Missgeschicke bei der Umsatzsteuererklärung und erhältst Tipps, wie du diese umgehen kannst.

Herausforderungen bei der Umsatzsteuererklärung und Unternehmensgründung

Bei der Erstellung der Umsatzsteuererklärung und während der Gründungsphase eines Unternehmens treten oft Fehler auf, die finanzielle Einbußen zur Folge haben können. Diese Fehler umfassen in der Buchhaltung etwa die falsche Zuordnung von Geschäftsvorfällen, die Verbuchung inkorrekter Belege und Verzögerungen, die zu geringeren oder verspäteten Umsatzsteuerzahlungen führen. Ein weiteres Problem ist der nicht anerkannte Vorsteuerabzug aus der Umsatzsteuervoranmeldung aufgrund fehlender Steuerausweise in den Belegen, was zu unnötigen finanziellen Verlusten führt.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Kleinunternehmerregelung: Entweder wird vergessen, sie zu beanspruchen, oder es wird bewusst zur regulären Umsatzsteuer optiert, was den Verzicht auf bestimmte finanzielle und organisatorische Vorteile bedeutet.

Gründende machen zu Beginn auch Fehler wie:

  • Die Wahl einer ungeeigneten Rechtsform, z.B. einer GmbH, die steuerlich für das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt nicht vorteilhaft ist, führt zu vorzeitigen Lohnsteuerzahlungen.
  • Das Fehlen formeller Verträge mit Familienmitgliedern, die im Unternehmen mitarbeiten, kann dazu führen, dass Steuervorteile ungenutzt bleiben und sich das angestrebte Steuersparmodell ins Gegenteil verkehrt.

Umsatzsteuererklärung: Mögliche Fallstricke

Es ist wichtig zu klären, ob du im Sinne des Umsatzsteuerrechts als Unternehmer giltst und ob deine Lieferungen oder Leistungen entgeltlich sind.

  • Stelle sicher, dass Umsatzsteuer zeitnah gemeldet wird, basierend auf dem Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, und nicht erst nach Erhalt der Eingangsrechnung oder der Zahlung.
  • Beachte, dass die private Nutzung von Firmenfahrzeugen oder die Abgabe von Waren aus dem eigenen Bestand an Mitarbeitende Umsatzsteuer auslöst.
  • Anpassungen der Bemessungsgrundlage, z.B. durch Rabatte oder Forderungsausfälle, führen zu nachträglichen Änderungen in der Umsatzsteuer.
  • Überprüfe, ob du bereits abgezogene Vorsteuern zurückzahlen musst.
  • Korrigiere fehlerhafte Rechnungen, sowohl ausgehende als auch eingehende, um die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage und die Vorsteuer korrekt anzupassen.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Unwissenheit oder Zeitmangel bei der Umsatzsteuererklärung zu Fehlern führen können, die das Finanzamt aufmerksam machen. Im schlimmsten Fall kann eine unangekündigte Umsatzsteuer-Nachschau erfolgen, oder es kann eine umfassende Umsatzsteuer-Sonderprüfung eingeleitet werden. Um solchen Problemen vorzubeugen, ist es ratsam, sich umfassend über Umsatz- und Vorsteuer zu informieren.

TIPP: Beantragung einer Fristverlängerung

Falls dir die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung zu knapp erscheint, empfiehlt es sich, eine Verlängerung der Abgabefrist zu beantragen. Dadurch verlängert sich der Termin für die Einreichung deiner UStVA um einen Monat. Diese Möglichkeit steht jedoch nur denjenigen offen, die ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich vornehmen müssen, wobei in diesem Fall eine einmalige Sondervorauszahlung erforderlich wird.

Was bei Umsatzsteuervoranmeldungen wichtig ist

Für die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) ist eine elektronische Übermittlung an das Finanzamt erforderlich. Dazu benötigest du ein Authentifizierungszertifikat, das als Datei auf deinem Computer gespeichert wird. Bei jeder Übermittlung über das ELSTER-Portal wird dieses Zertifikat vom Programm automatisch genutzt. Alternativ kann die Übermittlung auch mit einer Signaturkarte, einem Sicherheitsstick oder einem neuen Personalausweis zusammen mit einem Kartenlesegerät erfolgen.

Die Häufigkeit der Abgabe deiner UStVA richtet sich nach der Höhe deiner tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer im Vorjahr:

  • Für eine Zahllast (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) von bis zu 1.000 EUR im Kalenderjahr ist lediglich eine jährliche Umsatzsteuererklärung erforderlich.
  • Bei einer jährlichen Steuerlast zwischen 1.000,01 EUR und 7.500 EUR musst du vierteljährlich melden.
  • Überschreitet die Jahressteuer 7.500 EUR, ist eine monatliche Voranmeldung nötig.
  • Im Gründungsjahr und im darauffolgenden Jahr ist, unabhängig von der Jahresssteuer, immer monatlich zu melden. Diese Regelung wird zur Verringerung des bürokratischen Aufwands für Gründer von 2021 bis 2026 ausgesetzt.

Unabhängig vom Meldungsintervall muss die Voranmeldung stets bis spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums eingereicht werden. So ist beispielsweise die UStVA für März spätestens bis zum 10. April abzugeben.

Rückerstattung der Vorsteuer

Bei bedeutenden Anschaffungen ist es üblich, umfangreiche Vorsteuerrückforderungen zu stellen. Dies führt häufig zu Nachfragen durch das Finanzamt oder sogar zu gelegentlichen Kontrollen durch einen Steuerprüfer. Um solche Situationen zu umgehen, empfiehlt es sich, der zuständigen Abteilung für Umsatzsteuervoranmeldungen im Finanzamt Kopien der relevanten Rechnungen zu übermitteln.

Stolpersteine bei der Anfertigung der Umsatzsteuervoranmeldung

Um einer unerwarteten Steuerprüfung aus dem Weg zu gehen, ist es essenziell, Fehler in deiner Umsatzsteuervoranmeldung zu vermeiden. Hier sind vier gängige Fehler aufgeführt, die es zu umgehen gilt:

  • Unstimmige Summen: Sollten die in den Voranmeldungen deklarierten Umsätze von den Angaben in deiner Umsatzsteuerjahreserklärung abweichen – beispielsweise durch nachträglich höhere Umsätze – könnte der Verdacht entstehen, du hättest dir einen ungerechtfertigten Kredit beim Finanzamt verschafft. Wiederholen sich solche Differenzen, könnte dies eine spezielle Umsatzsteuerprüfung nach sich ziehen. Empfehlung: Überprüfe deine Voranmeldungen sorgfältig und melde die Umsätze im korrekten Zeitraum an.
  • Inkorrekte Umsatzsteuersätze: Abhängig von der Art der Lieferung oder Dienstleistung kommen 7 % oder 19 % Umsatzsteuer zur Anwendung. Manche Dienstleistungen, wie z.B. medizinische, sind vollständig von der Umsatzsteuer befreit. Fehlerhafte Angaben, etwa die Anwendung von 7 % statt der üblichen 19 %, erkennen elektronischen Überprüfungen. Dies kann zu einer detaillierten Umsatzsteuerprüfung führen.
  • Verspätete Einreichung: Die Fristen für die Abgabe der UStVA sind strikt einzuhalten. Bereits eine eintägige Verspätung kann schwerwiegende Folgen haben, inklusive Verspätungszuschläge. Regelmäßige Verspätungen erhöhen zudem die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung.
  • Ungünstiges Timing: Die Beantragung einer Dauerfristverlängerung unter Zeitdruck kann dazu führen, dass sich die Erstattung der Vorsteuer verzögert.

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