Buchhaltung für gemeinnützige Vereine – einfach und effizient

Kriterien und Anforderungen an die Buchführung gemeinnütziger Vereine

Insbesondere gemeinnützige Vereine müssen spezielle Anforderungen in der Buchhaltung erfüllen. So dürfen sie beispielsweise weder kommerziell tätig sein, noch eine Gewinnerzielung anstreben. Auf der anderen Seite ermöglicht die Gemeinnützigkeit bestimmte Steuerbefreiungen für Vereine und sichert ihnen einige öffentliche Mittel und Zuschüsse. Insbesondere deshalb besteht die Verpflichtung, Aufzeichnungen über Erträge und Vereinsvermögen zu führen und dem Finanzamt vorzulegen. 

Die zuständige Finanzbehörde erteilt dabei bei Neugründung die Gemeinnützigkeit vorläufig. Nach Ablauf von drei Jahren muss der Vorstand (laut BGB) Rechenschaft über Einnahmen und Ausgaben, zugehörige Belege und das Bestandsverzeichnis ablegen. Diese Rechenschaft muss dann jährlich erfolgen. Nach der Prüfung erteilt die Behörde die Gemeinnützigkeit oder lässt sie rückwirkend aberkennen, was erhebliche Steuernachforderungen zur Folge haben kann. Daher sollten Vereine sich stets steuerlich beraten lassen! 

Zu beachten ist außerdem, dass die Vorlage einer EÜR nur für Vereine gilt, die weniger als 600.000 Euro Umsatz generieren und einen Gewinn von 60.000 Euro nicht übersteigen. Über diese Summen hinaus besteht die Bilanzierungspflicht.

Gemeinnützige Vereine sind dazu verpflichtet, die EÜR nach steuerlichen Bereichen aufzuteilen. Diese richten sich nach dem Sonderkontenrahmen SKR49 und unterteilen diesen in den Zweckbetrieb, den ideellen Bereich, die Vermögensverwaltung und den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Der Grund hierfür sind verschiedene Besteuerungssätze und Freigrenzen, da beispielsweise für den Zweckbetrieb 7 Prozent Ust. anfallen und Erträge in der Vermögensverwaltung generell versteuert werden. Gewerbebetriebe sind jedoch bis zu 35.000 Euro steuerfrei und wiederum Spenden sowie Mitgliedsbeiträge müssen gar nicht versteuert werden.

Zusätzlich müssen Vereine darauf achten, dass sie alle Mittel (inklusive Sachmittel) sowohl zweckgebunden als auch zeitnah verwenden. Das bedeutet, die Verwendung muss spätestens in den darauffolgenden 2 Jahren stattfinden. Außerdem müssen die zweckbezogenen Tätigkeiten des Vereins verhältnismäßig vergütet sein. 

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Was sind besondere Herausforderungen für gemeinnützige Vereine?

Insbesondere der gemeinschaftliche Geschäftsverkehr stellt eine Herausforderung dar. In der Vereinsarbeit sind zumeist viele Personen involviert, die im Alltagsgeschäft Rechnungen erhalten und Ausgaben tätigen. Zusätzlich stellt oft mangelndes buchhalterisches Know-How eine Hürde dar. Somit müssen die Vereinsvertreter die gemeinschaftliche Buchhaltung sowie die Belegsammlung transparent und nachvollziehbar gestalten. 

Hierbei spielt auch wieder der Vereinskontenrahmen SKR 49 eine erhebliche Rolle. Wie bereits erläutert, müssen Ausgaben in vier Bereiche eingeteilt werden. Wie weiß man jedoch, in welchen Bereich z.B. Telefonkosten fallen? 

Abgesehen davon müssen die Vereine sicherstellen, dass eine geführte Kasse auch von anderen geprüft und nachvollzogen werden kann.

Vereinsbuchhaltung mit Hilfe von Software-Lösungen

Der Markt der Finanzbuchhaltung hat die speziellen Bedürfnisse von gemeinnützigen Vereinen in der Buchhaltung bereits erkannt und entsprechende Programme entwickelt. Dabei unterstützen die spezialisierten Buchhaltungs-Softwares den Kontenrahmen SKR49, womit verschiedene Kostenstellen berücksichtigt werden können. 

Speziell die Gliederung von Buchungen in verschiedene Bereiche sowie die Zuordnung zu verschiedenen Konten sind für gemeinnützige Vereine essenziell. Aber welche Lösung bietet deinem Verein den höchsten Nutzen?

Unser Tipp: BuchhaltungsButler als effizienteste Lösung für die Vereinsbuchhaltung

BuchhaltungsButler ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, somit können berechtigte Vereinsmitglieder von überall auf die Anwendung zugreifen.

Die Funktion der Nutzer-Verwaltung ermöglicht es, mehrere Nutzer anzulegen und gemeinsam in der Anwendung zu arbeiten. Dabei können sowohl verschiedene Rollen als auch Rechte zugewiesen werden. Zum Beispiel dürfen bestimmte Nutzende Buchungen tätigen, andere wiederum nur vorbereitende Buchhaltung erledigen. So können die Vereinsvertreter den gemeinschaftliche Geschäftsverkehr im Verein maximal optimieren, sowie transparent und nachvollziehbar aufbereiten. 

Durch den besonderen Fokus auf gemeinnützige Vereine bietet das Programm für Buchhaltung den Vereinskontenrahmen SKR49 an. Somit ist eine automatisierte, nach steuerlichem Bereich getrennte Erfassung von Geschäftsvorfällen möglich.

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Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Insbesondere die automatische Belegerkennung sowie Zuordnung vereinfachen die Vereinsbuchhaltung enorm. Diese können über E-Mail-Inbox, Dropbox-Sync, API oder Drag and Drop in der Anwendung hochgeladen werden. Die Software ordnet automatisch Zahlungen zu den entsprechenden Belegen zu, sodass das lästige Sortieren entfällt. Durch die zentrale Speicherung und die Möglichkeit, Belege gesammelt hochzuladen, behalten du und andere Vereinsmitglieder den Überblick. 

Dabei können offene Rechnungen bei Bedarf direkt aus der Anwendung heraus mit einem Klick bezahlt werden. Verknüpfe einfach das Bankkonto des Vereins und automatisiere somit das Belegmanagement deiner gemeinnützigen Organisation. Innerhalb von BuchhaltungButler können über 5.000 Banken, Kreditkarten und Zahlungsdienstleister nahtlos angebunden werden. Da jeder Vorgang eine Buchung am Beleg ist, ist die Rechtssicherheit und GoBD-Konformität in der Software vollumfänglich gewährleistet. 

Über 90 Prozent aller Geschäftsvorfälle in Vereinen sind wiederkehrend. Mithilfe von Sammelfunktionen und Workflow-Regeln können Vertreter einen Großteil der Vereinsbuchhaltung mit wenigen Klicks erledigen. Somit kannst du wertvolle Zeit in der Vereinsarbeit sparen.

Sämtliche Geschäftsvorfälle kannst du auch einfach und direkt an DATEV und Co. übergeben. Dabei bleibt die logische Verknüpfung von Zahlungen und Belegen erhalten. So wird der Aufwand für Prüfung und Finalisierung der Buchhaltung bei der Steuerberatung eures Vereins minimiert. 

Das Beste: Vereine sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld! Mit Nachweis der Gemeinnützigkeit gibt es 20 Prozent Rabatt auf den reduzierten Preis des Plans (Bedingung: bei jährlicher Rechnungsstellung). Außerdem bietet BuchhaltungsButler jeden zweiten Mittwoch um 14:00 Uhr ein kostenloses Webinar speziell über die Buchhaltung in gemeinnützigen Vereinen an.

Fazit

BuchhaltungsButler ist mit dem integrierten Vereinskontenrahmen SKR49, der automatisierten Belegzuordnung und zahlreichen Buchhaltungs-Funktionen ein All-in-One-Tool, das sich den individuellen Bedürfnissen von Vereinen anpasst. Die zukunftssichere Software eignet sich besonders für die Buchhaltung gemeinnütziger Vereine, die sich mehr Übersichtlichkeit und Transparenz verschaffen möchten und gleichzeitig auf maximale Automatisierung und Sicherheit Wert legen. Sollte dir das eigenständige Managen der Buchhaltung also über den Kopf wachsen, empfehlen wir dir die Online-Lösung von BuchhaltungButler, damit du vor allem ein sehr wertvolles Gut bekommst: mehr Zeit.