Elektronische Rechnung: Diese wird nun verpflichtend

Was ist die elektronische Rechnung?

Unterschieden wird zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als eRechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die man in einem anderen elektronischen Format übermittelt. Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Was zählt als eRechnung?

Aus Sicht der Finanzverwaltung werden sowohl Rechnungen im XStandard (XRechnung) als auch im ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich als europäisches Format einer eRechnung akzeptiert. Auch andere Rechnungsformate können die Anforderungen erfüllen. Die Finanzverwaltung weist jedoch darauf hin, dass bei hybriden Formaten wie dem ZUGFeRD-Format der strukturierte Teil, bestehend aus einer XML-Datei, zukünftig maßgeblich sein wird. Falls es zu Abweichungen kommt, haben die Daten aus dem strukturierten Teil Vorrang vor denen aus der Bilddatei (PDF-Dokument). Bisher galt gemäß Abschnitt 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führend, da die Lesbarkeit durch das menschliche Auge berücksichtigt wurde. Mit der Einführung der eRechnung wird dieses Verhältnis umgekehrt.

Wen betreffen die Änderungen zum neuen Rechnungsformat?

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß der obigen Definition betrifft ausschließlich Geschäftsleistungen zwischen Unternehmen (B2B). Zusätzlich müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland (oder in Gebieten gemäß § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland erfordert entweder einen Firmensitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland, die am entsprechenden Umsatz beteiligt ist. Falls kein Firmensitz vorhanden ist, genügt auch ein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland ohne gleichzeitige Ansässigkeit löst somit keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung aus.

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Im Gegensatz zum Regierungsentwurf kann das strukturierte elektronische Format der elektronischen Rechnung auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Allerdings müssen aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format die nach dem UStG erforderlichen Angaben korrekt und vollständig in ein Format extrahiert werden können, das der oben genannten europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E). Wenn dies der Fall ist, sind beispielsweise auch über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen zulässig, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Die gewählte Formulierung ist technologieoffen und gilt daher auch für weitere – möglicherweise neue – elektronische Rechnungsformate.

Was hat der Bundestag verabschiedet?

Der Bundestag hatte das Wachstumschancengesetz am 17.11.2023 verabschiedet. Der Bundesrat hatte zu dem Gesetz am 24.11.2023 den Vermittlungsausschuss angerufen. Die nachfolgenden Ausführungen berücksichtigen den Stand des Vermittlungsergebnisses vom 21.2.2024, der sich hinsichtlich der Regelungen zur elektronischen Rechnung jedoch inhaltlich nicht von der am 17.11.2023 vom Bundestag verabschiedeten Fassung unterscheidet. Um in Kraft treten zu können, muss das geänderte Gesetz nochmals durch den Bundestag und (vs. am 22.3.2024) durch den Bundesrat, dessen Zustimmung jedoch nicht sicher ist.

Was wurde im Bezug auf die elektronische Rechnung beschlossen?

Das Wachstumschancengesetz wurde am 17.11.2023 vom Bundestag verabschiedet. Der Bundesrat hat am 24.11.2023 den Vermittlungsausschuss zu dem Gesetz angerufen. Die folgenden Ausführungen berücksichtigen den Stand des Vermittlungsergebnisses vom 21.2.2024, der in Bezug auf die Regelungen zur elektronischen Rechnung identisch mit der vom Bundestag am 17.11.2023 verabschiedeten Fassung ist. Das geänderte Gesetz muss noch einmal vom Bundestag und (voraussichtlich am 22.3.2024) vom Bundesrat verabschiedet werden, dessen Zustimmung jedoch nicht sicher ist.

Was gilt dann ab 2025?

Ab dem 01.01.2025 besteht die allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Aufgrund der zu erwartenden hohen Umsetzungskosten für Unternehmen wurden jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 eingeführt (§ 27 Abs. 38 UStG-E). Diese Übergangsregelungen sind in der vom Bundestag verabschiedeten Gesetzesfassung etwas großzügiger als im Regierungsentwurf.

Bis Ende 2026 haben Unternehmen weiterhin die Möglichkeit, Papierrechnungen für B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 durchgeführt werden, zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind ebenfalls zulässig, jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Diese Regelung gilt auch für das Jahr 2027. Ab 2028 müssen die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen und ihre Übermittlung jedoch zwingend eingehalten werden. Zusätzlich wurde eine Ermächtigung für das Bundesministerium der Finanzen (BMF) aufgenommen, um das strukturierte elektronische Format der Rechnungen genauer festzulegen. Diese Maßnahmen dienen der Umsetzung des im Koalitionsvertrag vorgesehenen Meldesystems und den EU-weit geplanten ViDA-Maßnahmen.

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