Excel-KI: 4 einfache Wege, deine Tabellen zu optimieren

Als Unternehmer oder Führungskraft wirst du um Tabellen zur Auswertung deines Business nicht herumkommen. Dieses Dateiformat ist die beste Form, um das Erreichen von Zielen, KPIs und andere Faktoren übersichtlich zu dokumentieren, zu analysieren und letztendlich auch auszuwerten. Je größer und umfangreicher die Tabellen, desto größer ist jedoch der Aufwand, diese zu pflegen. Mit Künstlicher Intelligenz hast du nun aber die Möglichkeit, dir mehrere umständliche Zwischenschritte abnehmen zu lassen. Stattdessen setzt du auf nützliche Tools, die deine Prozesse beschleunigen und effizienter machen. In diesem Artikel stellen wir dir 4 Möglichkeiten vor, in Excel mit KI erfolgreicher zu arbeiten.

Formula Bot: die Excel-KI für Formeln und Erklärungen

Formula Bot ist eine Künstliche Intelligenz, die speziell für das Arbeiten mit Excel und Google Sheets konzipiert wurde. In der kostenlosen Version kannst du fünf Abfragen pro Monat (insgesamt für alle Funktionen) durchführen. In der kostenpflichtigen Version (Monatsabo: 10,99 $) hast du diesbezüglich freie Hand. Aber wie kann dir diese Excel-KI nun genau bei deinen Tabellen helfen?

1. Formeln erstellen und erläutern lassen

Es liegt im Namen: Formula Bot kann dir anhand deiner eigenen Erklärungen funktionierende Formeln für deine Tabelle erstellen. Dabei kannst du auswählen, ob du für Google Sheets oder Dateien in Excel Input der KI benötigst, da sich die Formeln hier teilweise unterscheiden. Das hilft dir ganz besonders, wenn du Tabellen auswerten möchtest, dir aber das Know-how für die Formeln fehlt – denn diese sind mitunter sehr kompliziert und schon der kleinste Tippfehler macht sie ungültig. Dieser Vorgang funktioniert zudem auch umgekehrt. Findest du beispielsweise in einer Tabelle eine Formel, deren Zweck du nicht verstehst, kopiere sie in das Textfeld bei Formula Bot und das Tool gibt dir eine Erläuterung, was die Funktion des Codes ist.

2. Anleitungen durch Excel-KI

Aber nicht nur in Sachen Formeln hat uns Formula Bot im Test überzeugt, sondern auch mit seinen Anleitungen. Ähnlich wie bei der Formel-Funktion erklärst du dem Bot via Textfeld, was genau du in einer Tabelle anpassen möchtest. Die Excel-KI generiert dir anschließend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Gerade, wenn du Anfänger in Sachen Excel bist, kann dir das Tool somit helfen, Basic-Funktionen besser kennenzulernen.

SheetGPT: Kommandos in zahlreichen Varianten

SheetGPT ist genau das, wonach es klingt: eine Excel-KI, die Tabellen und die Funktionen von ChatGPT vereint. So lässt sich diese KI als Addon für Google Sheets installieren und eröffnet dir die Möglichkeit, Kommandos wie bei ChatGPT in Tabellen einzubinden. Das kann dir vor allem in einem Punkt besonders helfen:

3. Texte in mehreren Varianten generieren lassen mittels Excel-KI

Indem du die Funktionen von ChatGPT in eine Tabelle implementierst bzw. eine Schnittstelle schaffst, kannst du Kommandos (Prompts) in zahlreichen Varianten schnell und übersichtlich erstellen lassen. Nehmen wir an, du möchtest einen Artikel auf Social Media – in diesem Fall Xing, Twitter, Facebook und LinkedIn – teilen und benötigst für jede Plattform einen eigenen Teaser-Text. Dann schreibst du in der Tabelle ein Prompt wie im Feld von ChatGPT. Dabei trennst du die variablen Aspekte wie etwa Zeichenlänge oder Plattform durch neue Spalten von den fixen Teilen deines Prompts, die sich nicht verändern. So können am Ende mehrere Prompts dort stehen, die die Excel-KI auffordern, einen Teaser mit 150, 200 oder 250 Zeichen zum Thema XY zu schreiben.

Besagte Variablen kannst du natürlich auch erweitern und so beispielsweise Faktoren wie Zielgruppe oder Ansprache im Prompt ergänzen. Durch die Eingabe der Formel „=GPT(A1:A4)“ gibst du der Tabelle das Kommando, die Werte aus den Zeilen A1 bis A4 an ChatGPT zu übertragen. In der Zelle, die du mit dieser Formel gefüllt hast, erscheint kurz darauf das Ergebnis, zum Beispiel ein Teaser-Text für Xing. So kannst du in wenigen Minuten bereits große Mengen an Texten und Formulierungen erhalten, die sich inhaltlich ähneln, in der Formulierung aber immer andere Nutzen erfüllen.

Die eingebaute KI in den Tabellen nutzen

Ja, auch die Anwendungen selbst haben das Potenzial, dir mit ihrer eingebauten KI zu helfen. Zwar ist diese nicht ganz so weit entwickelt wie es die bereits genannten Beispiele sind, dennoch zeigt sich hier bereits viel Potenzial für die Datenverarbeitung der Tabellen. Ein Beispiel aus Excel möchten wir dir hierbei noch vorstellen.

4. Eigene Excel-KI für Datenanalyse

Hast du große Tabellen, in denen du potenzielle Muster erkennen möchtest? In Excel lässt sich das ganz einfach mit der Funktion „Datenanalyse“ bewerkstelligen. Du findest das Feld unter dem Reiter Start und dann ganz rechts. Befindest du dich in einer Tabelle bzw. hast den zu analysierenden Bereich markiert, erkennt die in Excel eingebaute KI Muster. Hast du beispielsweise eine Liste all deiner Mitarbeiter mit verschiedenen Daten wie Alter, Betriebszugehörigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit, kann das Tool diese Daten analysieren. Und was noch praktischer ist: Es eröffnet dir direkt die Möglichkeit, ausgewertete Daten unter bestimmten Gesichtspunkten (z. B. Aufteilung nach Alter) in Diagrammen und Charts zu visualisieren. Darüber hinaus erkennt die KI potenzielle Zusammenhänge, was zum Beispiel bei der Buchhaltung mit Excel nützlich sein kann, um Muster bei Zahlungsproblemen zu erkennen.

Fazit: Excel mittels KI optimieren geht bereits heute!

Wir haben dir jetzt lediglich vier der beliebtesten Beispiele vorgestellt. Die Möglichkeiten, in Excel durch KI effizienter zu arbeiten und auch als Laie mehr zu erreichen, sind aber bereits da. Der große Vorteil: Die genannten Funktionen sind in Teilen kostenlos verfügbar, sodass du sie auch erst einmal ausprobieren kannst, ohne dir Gedanken um etwaige Kosten zu machen. Doch das Potenzial ist riesig. Erleichtere dir deine Arbeit mit Tabellen durch nur wenige überlegte Einsätze von Künstlicher Intelligenz!

KI Days

KI Hacks, Tools & Workflows
Für Teams und entscheider

17. & 18. 04. 2024 - online live event

Jetzt kostenlos anmelden

KI Days

Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

17. & 18. April 2024 - Online Live Event

Jetzt kostenlos anmelden

KI Business Evolution

• Deine Geschäftschancen am Billionenmarkt KI

• 13. & 14.05.2024
• Live aus dem Gründer.de Studio
• 5 Top KI-Speaker

JETZT GRATIS TICKET SICHERN