Unbegrenzte Zuschauerzahlen für dein Event

Präsenzveranstaltung und Streaming kombinieren – die Power von hybriden Events

Gastautor: Sebastian Knoll

Veranstaltungen und Events spielen in vielen Wirtschaftsbereichen eine entscheidende Rolle bei der Kundenbindung. Die perfekte Symbiose bilden hybride Events, denn sie befinden sich zwischen Präsenzveranstaltung und Streaming, ein Modell, was als zukunftsträchtig gilt und immer weiter expandiert. Wenn aus zwei Welten die besten Möglichkeiten zusammengefügt werden, entstehen neue, technologische Highlights, die mehr bieten, als zuvor denkbar war. Aber was macht hybride Events aus? Worauf kommt es an, wenn Streaming und Präsenz miteinander fusionieren?

Was ist eine hybride Veranstaltung?

Immer häufiger wird in der Eventszene von hybriden Veranstaltungen gesprochen. Doch was verbirgt sich dahinter? Es handelt sich um die Kombination aus lokalen Veranstaltungen vor Ort und digitalen Komponenten. Es finden zwei Veranstaltungen statt, fusioniert zu einem Event. Letztlich ist jede Übertragung von Sport eine hybride Veranstaltung. Das Geschehen findet auf dem Sportplatz statt, ein Teil der Zuschauer sitzt im Stadion, der größere Teil befindet sich zu Hause und nimmt via Live-Übertragung vor dem Fernseher teil.

In den letzten beiden Jahren hat sich die Veranstaltungswelt rapide verändert. Durch äußere Umstände waren Unternehmen dazu gezwungen, die Digitalisierung voranzutreiben. Allerdings ist Deutschland alles andere als ein Spitzenreiter auf diesem Gebiet, zumindest auf staatlicher Ebene. Die Eventbranche hingegen konnte einen gewaltigen Sprung hinlegen und hat damit bewiesen, dass mehr möglich ist, wenn man sich selbst mehr zutraut!

Die hybride Veranstaltung ist also eine Veranstaltung, die einerseits in Präsenz abgehalten, andererseits aber virtuell durch die Zuschauer verfolgt werden kann. Mittels Videocalls, Chatrooms und Liveschalte ist es auch für die Zuschauer zu Hause möglich, mit den Veranstaltern zu interagieren. Die wenigen vor Ort befindlichen Zuschauer sind weder im Vor- noch im Nachteil.

Die hybride Veranstaltung mit vielen Vorteilen

Der Wechsel aus der Präsenz in die hybride Veranstaltung hat bereits gezeigt, dass sich viele Vorzüge auftun! Nicht umsonst sind Experten überzeugt davon, dass die Eventbranche sich dahingehend revolutionieren wird. Künftig können mehr Events aus dem Heimbereich besucht werden.

Unbegrenzte Zuschauerzahlen machen Events lohnend

Bei jeder Präsenzveranstaltung sind die Zugangskapazitäten begrenzt. Ob im gewerblichen Bereich oder in der Unterhaltungsbranche, wenn der Saal voll ist, können keine weiteren Zuschauer eingelassen werden. Und auch aus sicherheitsrelevanten Aspekten ist eine Überfüllung des Zuschauerraums nicht empfehlenswert! Durch hybride Veranstaltungen sind keine Teilnehmerbegrenzungen nötig, da keine Flächenengpässe entstehen können.

Hinzu kommt, dass die Kosten für Anreise und Unterbringung entfallen, sodass auch Referenten aus anderen Ländern hinzugeschaltet werden können, ohne dass für die Veranstalter horrende Kosten entstehen. Das fördert einerseits die Nachhaltigkeit (Vermeidung von Flügen) und sorgt so für die Einsparung von Ressourcen.

Zielgerichtete Optimierung von Events

Hybridveranstaltungen bieten außerdem die Möglichkeit, die zuschauende Zielgruppe optimal anzusprechen. Während die Dekoration von Eventräumen immer nur begrenzt möglich ist, lässt sich im virtuellen Raum ein ideal auf die Zuschauer zugeschnittenes Design schaffen. Durch die Implementierung beliebter Interaktionsmöglichkeiten lassen sich Chats, AR-Anwendungen und auch Blitzumfragen nutzen. Dadurch ist das Event noch näher an die Bedürfnisse des Zuschauers angepasst.

Softwarelösungen, die hybride Veranstaltungsformate für den Zuschauer zugänglich machen und Kommunikationsmöglichkeiten bieten, sind mittlerweile auf höchstem technischen Stand und bieten Unterhaltung und Interaktion ohne Einbrüche und relevante Schwierigkeiten.

Hohe Reichweite durch hybride Events

Die Entscheidung für oder gegen die Teilnahme an einem Präsenzevent wird von vielen Gästen nicht aufgrund des Interesses am Thema, sondern aufgrund der Beschwerlichkeiten bei der Anreise getroffen. Je mehr Aufwand erforderlich ist, um zum Event zu gelangen, desto weniger Motivation ist vorhanden, den Aufwand tatsächlich auf sich zu nehmen. Durch digitale Elemente und die Kombination von Präsenz und digitaler Übertragung können Menschen künftig an Events teilnehmen, ohne sich um Anreise, Platzwahl und weitere Planungsschritte zu kümmern.

Damit bekommt der Veranstalter vor allem eines: Reichweite! Globale Interaktion auf Veranstaltungen wird möglich, wenn sich Zuschauer aus der ganzen Welt zur Veranstaltung zuschalten können. Bei der Standortwahl für die Veranstaltung ist nicht mehr auf Infrastruktur und Zugänglichkeit zu achten. Denn wenn Zuschauer keine Parkplätze, keine barrierefreien Zugänge und keine Versorgung mit Getränken und Snacks benötigen, ist die Wahl des Veranstaltungsorts noch wesentlich freier.

Kostenersparnis durch hybride Events

Allein durch den Wegfall von Dienstreisen konnten deutsche Unternehmen mehr als 11  Milliarden Euro einsparen. Ein erhebliches Sparpotenzial geht auch von hybriden Veranstaltungsformaten aus. , Hier kann gleich in mehreren Bereichen gespart werden. Die Planung einer Veranstaltung frisst Ressourcen. Bei Großveranstaltungen sind in der Regel Security-Teams zu organisieren. Diese sind für die Sicherheit der Gäste verantwortlich. Catering-Services kümmern sich um Getränke und Snacks, Reinigungskräfte sorgen am Ende der Veranstaltung für Ordnung.

All diese Kosten lassen sich sparen, wenn sich das Event in Live-Übertragung zu Hause am Laptop besuchten lässt. Für Getränke und Snacks sind die Zuschauer selbst verantwortlich, wobei viele Firmen hier Gutscheine und Promotionen zur Verfügung stellen. Es braucht kein Security-Personal und auch die Räumlichkeiten des Events können deutlich kleiner gewählt werden. Es macht einen Unterschied, ob beim Event nur Redner und Veranstalter vor Ort sind oder ob tausende Zuschauer ebenfalls einen Platz finden müssen.

Hinzu kommt, dass die Effizienz erhöht werden kann. Waren bestimmte Events auf eine gewisse Teilnehmerzahl begrenzt, können hybride Events für unbegrenzte Zuschauerzahlen durchgeführt werden. Für Firmen hat das den Vorteil, dass es keine Doppelveranstaltungen braucht, weil die Kapazitäten der Vorführung erreicht sind. Alle eingeladenen Personen können zeitgleich teilnehmen, es muss nur ein Durchgang geplant werden.

Die Vorteile im Überblick:

  • geringere Kosten als bei gewöhnlichen Events
  • neue Zielgruppen werden erreichbar
  • unbegrenzte Teilnehmerzahl
  • zielgerichtete Optimierung der Events
  • geringerer Aufwand
  • mehr Nachhaltigkeit

Hybrid Event oder Live-Stream – was unterscheidet die Möglichkeiten?

Live-Streams mit Direktübertragung nach Hause sind bereits aus der Gaming-Szene gut bekannt. Das Hybrid-Event ist jedoch mehr als nur eine Live-Übertragung, die Zuschauer des Events werden zu Teilnehmern und dank vielfältiger Interaktionsmöglichkeiten können sie auch tatsächlich teilhaben. Je nach Ausrüstung lassen sich Zuschauer mit Hologrammen auf die Bühne holen. Sogar Produkte lassen sich per AR-Steuerung vorstellen. So haben Teilnehmer aus der Ferne das Gefühl, wirklich live vor Ort im Veranstaltungssaal zu sitzen.

Für Hybridevents sind nahezu alle Eventformate geeignet, sofern das nötige Equipment und das technische Knowhow bereitsteht. Ob kleinere Meetings oder große Produktpräsentation, die virtuelle Zusammenkunft von Kunden, Mitarbeitern, Verkäufern und Sponsoren ist nicht nur ein relevanter Schritt der Globalisierung, sondern auch ein relevanter Schritt in Sachen virtueller Vernetzung. Ob Mittelstand oder Großunternehmen, wer jetzt nicht auf den Umschwung in die digitale Welt setzt und die Digitalisierung vermeidet, verliert möglicherweise den Anschluss an die neue Industrie.

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