Effektive Prozessoptimierung mit einem unverzichtbaren Werkzeug

Warenwirtschaftssystem im Handel: Grundlagen, Vorteile und Funktionen

Ein Warenwirtschaftssystem ist schon lange nicht mehr ein Tool, welches lediglich in Großkonzernen festen Fuß fasst. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und des steigenden (globalen) Wettbewerbs ist es mittlerweile ein mächtiges und unverzichtbares Werkzeug sowohl für kleine als auch mittelständige Unternehmen. Prozessoptimierung und Schnelligkeit sind hier die treibenden Kräfte, um sich langfristig von der Konkurrenz abzuheben. Maßgebliche Unterstützung bekommen Unternehmen durch ein modernes Warenwirtschaftssystem. Im Folgenden erfährst du alles Grundlegende zu den Funktionen, Vorteilen und Kosten.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Im Bereich des Einzelhandels und für Onlineshops sind Warenwirtschaftssysteme (WaWi) elementar für eine langfristig erfolgreiche Führung des Unternehmens. Die Systeme dienen zur Organisation sämtlicher Prozesse. Vom Warenfluss über die Bestellung bis hin zum Verkauf und zuletzt möglicher Rücknahmen. Dadurch gibt es zu jeder Zeit einen Datenüberblick zum Lagerort und den Verkaufszahlen der bestehenden Artikel.

Für wen ist ein Warenwirtschaftssystem geeignet?

Warenwirtschaftssysteme werden schon lange nicht mehr nur von Handelsketten und Großhändlern eingesetzt. Unabhängig vom Vertriebskanal und Sortiment greifen immer mehr kleine und mittlere Händler auf ein modernes System zurück. Die Gründe dafür sind einfach und leicht nachvollziehbar: Zu Beginn scheinen logistische Abläufe und der Überblick der Waren noch mit einfachen Sheets überschaubar. Doch sobald es zu einem schnellen Wachstum kommt, geht schnell ein anscheinend sicherer Überblick in der Lagerverwaltung verloren. Die Folge sind Unzufriedenheit der Kunden bis hin zu Beschwerden. Empfohlen wird deshalb, ab einer Lagerung von mehr als 100 verschiedenen Artikel sowie beim Betreiben von E-Commerce die Waren korrekt in einem System zu verwalten.

Ziele und Aufgaben

Das Ziel eines Warenwirtschaftssystem ist es, maßgeblich den Erfolg eines Unternehmens zu steigern. Im Fokus steht die ganzheitliche Prozessoptimierung bezüglich der Verfolgung sämtlicher Warenbewegungen. Umfassend werden hier alle Daten aus verschiedenen Absatzkanälen gesammelt: Vom stationären Geschäft über die betriebenen E-Commerce Kanäle, wie der eigene Online Shop oder externe Anbieter wie Amazon. Im Folgenden bekommst du einen genaueren Überblick über die zentralen Ziele und Aufgaben der Warenwirtschaft:

  • Zentrale Datensammlung
    Durch einen zentralen „Ort“ an dem alle Informationen zu deinen Artikeln liegen schaffst du automatisch eine höhere Qualität und reduzierst den Aufwand der Datenpflege
  • Zeitersparnis
    Hier gilt: Je automatisierter und optimierter Abläufe sind, desto geringer ist der zeitliche Aufwand für jeden Suchenden Informationen über bestimmte Artikel in deinem Angebot zu erfahren.
  • Einfachheit der Datensuche
    Mithilfe eines einheitlichen und modernen Warenwirtschaftssystem ist es möglich, schnell und einfach Daten zu suchen und zu finden.
  • Transparenz & Schnelligkeit
    In Echtzeit kann jeder Nutzer die Daten im aktuellsten Stand abrufen. Anhand der Transparenz gibt es schnellere Abläufe und Fehlerminimierung.
  • Effizienter Einkauf
    Moderne Warenwirtschaftssysteme ermöglichen einen effizienteren Einkauf. Vor allem können sich Mitarbeiter in wenigen Schritten einen Überblick über notwendige Nachbestellungen schaffen und das System dies automatisch durchführen.
  • Übergreifender Verkauf
    Schnell und einfach können verschiedene Schnittstellen zu anderen Shopsystemen hergestellt werden, wodurch der Austausch der Daten verschiedener Channel (z.B. Store und Onlineshop) miteinander verknüpft sind.
  • standardisierte Abwicklung von Aufträgen
    Ob Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Retouren. Durch moderne Warenwirtschaftssysteme werden häufige Aufgaben deutlich schneller durchgeführt und standardisiert.
  • Optimierung der Marketingstrategie
    Als weiterer Punkt gilt: Wir sind nicht unsere Kunden! Wir brauchen hauptsächlich Daten um wirklich zu verstehen, was unsere Kunden wollen. Auch hierfür liefert ein WaWi die ideale Grundlage. Folglich werden dadurch Marketingstrategien und die Performance verschiedener Strategien besser ausgewertet und optimiert.

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten variieren je nach Unternehmensgröße, Anforderungen und den verschiedenen Abrechnungsmodellen (monatliche Abomodelle vs. Einmalzahlung) der Softwareanbieter. Insgesamt gibt es mittlerweile eine große Preisspanne bei den Anbietern. Es gibt bereits Lösungen für unter 100 Euro, während spezifische Individuallösungen in Einmalzahlungen bei über 1.000 Euro liegen können. Gleichzeitig müssen laufende Kosten wie z.B. Wartungskosten berücksichtigt werden. Genauere Orientierungen ergeben sich in Form einer Bedarfsanalyse.

Branchenspezifische Anbieter

Mittlerweile gibt es eine große Bandbreite an Anbietern für Warenwirtschaftssysteme im Einzelhandel oder im E-Commerce. Jedes Unternehmen muss analysieren, welche Lösungen sie benötigen um ihre Warenprozesse zu optimieren. Zur Orientierung gibt es bereits Branchenspezifische Systeme:

Gastronomie

  • Gastronovi
  • Minervas
  • GastroControl
  • ROP10

Apotheke

  • ADG
  • awinta
  • CIDA

Spielwaren

  • Signum
  • KISS
  • VEPOS

Schuhe

  • Signum
  • Cashtex

Textilbranche

  • Soft
  • Vario
  • WWS
  • MODE PROFI

7 Tipps für die erfolgreiche Implementierung

Tipp 1: Ziele und Zwischenziele definieren

Bevor es in die Anwendung eines Warenwirtschaftssystems geht, ist es zuerst notwendig Ziele und Zwischenziele zu definieren und kommunizieren. Die Ziele sollten dabei nach dem SMART-Prinzip immer zeitgebunden und messbar sein.

Tipp 2: Das Warensystem sinnvoll aufbauen

Zweitens, sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass logische Waren-und Anzeigengruppen angelegt werden. Dadurch wird ein Überblick über alle Warenarten sichergestellt. So gehört beispielsweise zu einem Schuhgeschäft die Warengruppe „Damenschuhe“. Dementsprechend wären dann mögliche zugehörige Artikelgruppen „Sandalen“, „Sneaker“, „Stiefeletten“.

Tipp 3: Reports und Dashboards einrichten

Die Datenanalyse und Optimierung sind häufig unterschätzte Goldgruben, wenn es um Prozessoptimierung geht. Daher sollten von Beginn an Reportings und Dashboards eingerichtet werden. Dadurch wird der Erfolg des Warenwirtschaftssystems stets im Auge behalten.

Tipp 4: Schnittstellen konfigurieren

Gerade im E-Commerce und mit dem Ziel Multi-Channel oder Omni-Channel Marketing zu betreiben, sind gut verknüpfte Systeme die treibende Kraft für einen erfolgreichen Handel. Daher ist es bedeutend alle notwendigen Schnittstellen sicherzustellen, um einen reibungslosen Datenfluss zu ermöglichen.

Tipp 5: Ausreichend und intensiv testen

Bevor ein neues System implementiert wird und offiziell live geht, sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, um alle Prozesse zu testen. Infolgedessen werden die Fehlerquoten der eingerichteten Prozesse minimiert.

Tipp 6: Mitarbeiter schulen

Was bringt es einem Unternehmen, wenn das System einwandfrei funktioniert, aber die Mitarbeiter nicht wissen, wie sie es (richtig) bedienen? Eine intensive Schulung und Klärung aller Rückfragen sollte dementsprechend mit eingeplant werden. Es ist hierbei stets sinnvoll nicht nur die Theorie zu erklären, sondern darüber hinaus den Mitarbeitern die Zeit zu geben, sich mit dem System praktisch vertraut zu machen.

Tipp 7: Regelmäßig Lagerstichproben vornehmen

Auch wenn es nicht gerne ausgesprochen wird, so lautet hier das Stichwort: Diebstahl. Dies ist im stationären Einzelhandel ein nicht seltenes Problem. Anhand der Warenwirtschaft kann gezielt durch Stichproben diesem Laster besser Einhalt geboten werden.

Fazit: Das moderne Warenwirtschaftssystem als unverzichtbarer Begleiter

Abschließend, lässt sich sagen, dass ohne Warenwirtschaft bei einem umfangreichen Lager Einzelhandel und E-Commerce nicht funktioniert. Doch ebenfalls bei kleineren Unternehmen und Startups zahlt sich die frühe Implementierung einer passenden Lösung langfristig aus. Die Vorteile sind umfangreich und reichen von einem umfassenden Überblick, Datenanalyse bis hin zur Prozessoptimierung. Folglich profitieren Unternehmen langfristig von solchen Lösungen. Zuletzt muss stets die passende Lösung für das Unternehmen gefunden oder darauf zugeschnitten werden. Hier gilt folglich: Ausführlich informieren und beraten lassen.

Über den Autor

Autorenprofil: Céline Anger

Céline Anger

Céline Isabel Anger studierte ihren Bachelor in Medienpsychologie an der Universität Köln, sowie ihren Master in International Marketing und Media Management an der Rheinischen Fachhochschule Köln. Nach dem Masterabschluss startete sie im November 2019 ihre Stelle als Produkt-und Projektmanagerin mit Schwerpunkt Online Marketing bei Digital Beat und Gründer.de. Neben ihren Hauptaufgaben im Projektmanagement schreibt sie ebenfalls Artikel für die Online-Redaktion von Gründer.de.