Als Selbstständiger die Lohnsteuer abführen

In diesem Artikel wollen wir unter anderem folgende Fragen für dich beantworten:

• Was ist die Lohnsteuer?
• Muss ich die Lohnsteuer zahlen?
• Wie wird die Lohnsteuer vom Gehalt berechnet?
• Wie viel Steuern muss ich zahlen?

Definition: Lohnsteuer

Die Lohnsteuer ist im Prinzip keine eigenständige Steuer. Sie ist vielmehr eine spezielle Form der Einkommensteuer, die auf Einkünfte von Arbeitnehmern aus nicht selbstständiger Arbeit erhoben wird. Dementsprechend erheben Arbeitgeber diese Steuer vom Bruttogehalt der Mitarbeiter und zahlen sie dann an das Finanzamt. Mit dieser Zahlung wird eine Vorauszahlung auf die Einkommenssteuer gewährleistet, die für ein Steuerjahr erwartet wird. Die Höhe dieser Steuer richtet sich nach gewissen Faktoren, wie die Steuerklasse des jeweiligen Arbeitnehmers sowie dessen monatliches Einkommen. Doch was gilt es beim Abführen der Lohnsteuer zu beachten?

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Wer muss die Lohnsteuer zahlen und wer abführen?

Jeder Arbeitnehmer muss die Lohnsteuer zahlen, der Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit bezieht. Daher betrifft diese Steuer die meisten von uns und als Gründer in besonderer Form. Denn als Gründer und Arbeitgeber musst du diese von den Gehältern deiner Mitarbeiter einbehalten. Dabei ist die Anmeldung beim Finanzamt verpflichtend, an welches du als Arbeitgeber die Lohnsteuer wiederum abführen musst.

Lohnsteuer abführen

Für die Abführung der Lohnsteuer an das Finanzamt musst du beachten, dass du diese Steuer an das zuständige Finanzamt deines eigenen Unternehmens abführst und nicht an das des Arbeitnehmers. Für die Abführung reichst du dann regelmäßig und elektronisch eine Lohnsteueranmeldung ein, in der die Zusammensetzung der Beträge ersichtlich dargestellt sind. Die Lohnsteuer musst du als Arbeitgeber entweder monatlich, vierteljährlich oder auch nur jährlich abführen.

Um die Lohnsteuer ordnungsgemäß beim Finanzamt abzuführen, solltest du dort regelmäßig eine elektronische Lohnsteueranmeldung einreichen, in der die Beträge und die entsprechende Zusammensetzung dieser aufgeführt sind. Denn inzwischen läuft die Abführung über das System „Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale“ (ELStAM). Für dieses ELStAM-Verfahren benötigst du folgende Angaben, um alle relevanten Informationen bereitzustellen: die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum, das Startdatum des Beschäftigungsverhältnisses und die Angabe, ob ein zusätzliches Dienstverhältnis vorliegt.

An dieser Stelle kommen für viele Unternehmer und Selbstständige ein Steuerberater ins Spiel. Besonders für Einsteiger und junge Gründer kann ein Experte sehr hilfreich sein, damit alle Anforderungen erfüllt werden und jede Steuer ordnungsgemäß ans Finanzamt angeführt wird. Wenn du deine Abrechnungen jedoch selbst in die Hand nehmen möchtest, solltest du wissen, wie genau die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt und von welchen Faktoren die Höhe der Steuer abhängt.

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Berechnung der Lohnsteuer

Die Lohnsteuer setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die sich von Arbeitnehmer zu Arbeitnehmer unterscheiden. Für die Höhe der Steuer sind vor allem folgende Faktoren ausschlaggebend:

• Höhe des Einkommens
• Steuerklasse
• Kinderfreibeträge
• Steuerfreibetrag
• Hinzurechnungsbetrag
• Beiträge für private Kranken- und Pflegeversicherung
• Angaben zur Vermeidung von Doppelbesteuerung
• Konfession bzw. Kirchenzugehörigkeit für den Abzug der Kirchensteuer

Anhand dieser Merkmale wird dann die Lohnsteuer berechnet, die ebenfalls von dem Einkommen abgezogen wird. Dabei gibt es diverse Lohnsteuerrechner, die diese Berechnung für dich durchführen. Nach der Eingabe dieser Angaben wird dann dein Nettolohn berechnet, sodass du die Höhe der Lohnsteuer direkt als monatlichen Abzug einsehen kannst.

Steuerklassen

Besonders wichtig für die Berechnung der Lohnsteuer ist die Steuerklasse. In diese Steuerklassen werden Personen hauptsächlich nach dem Familienstand eingeordnet, sodass je nachdem in welcher Steuerklasse sich die Mitarbeiter befinden, auch die Höhe der Lohnsteuer unterschiedlich ausfällt. Daher wollen wir dir alle Steuerklassen vorstellen und deren Merkmale hervorheben.

• In Steuerklasse 1 werden alle Personen eingeordnet, die ledig, unverheiratet, geschieden oder verwitwet sind. Auch ledige Personen mit Kindern, die nicht im selben Haushalt leben, fallen unter die erste Klasse, sowie beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer.
• Steuerklasse 2 werden Alleinerziehende, Ledige, Verwitwete und Geschiedene, zugeordnet, die mit Kindern leben. Damit sie finanziell entlastet werden, gibt es den Entlastungsbeitrag.
• Die Steuerklasse 3 richtet sich an Verheiratete sowie eingetragene Lebenspartner, die Allein- oder Doppelverdiener sind und bei denen der gering verdienende Partner in Steuerklasse 5 eingeordnet ist.
• Zur Steuerklasse 4 gehören Verheiratete sowie eingetragene Lebenspartner die Doppelverdiener sind und ungefähr gleich viel verdienen.
• Steuerklasse 5 ist lediglich verheirateten oder eingetragenen Lebenspartnern vorbehalten, die ein geringes Einkommen haben. Diese Steuerklasse kann jedoch nur in Kombination mit Steuerklasse 3 gewählt werden, sodass der Partner in Steuerklasse 3 deutlich mehr verdient.
• In Steuerklasse 6 sind Personen, die ein weiteres bzw. zweites Dienstverhältnis vorweisen. Geht ein Arbeitnehmer also neben dem Hauptberuf noch einer anderen Beschäftigung nach, wird er neben seiner bisherigen Steuerklasse ebenfalls in die Steuerklasse 6 eingeordnet.

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Freibeträge

Zur Absicherung der Lebensgrundlage gibt es sogenannte Steuerfreibeträge. Diese Beträge stellen einen Teil des Einkommens vom Arbeitnehmer steuerfrei. Diese Freibeträge richten sich nach den Steuerklassen und dementsprechend nach den jeweiligen familiären Situationen. Grundsätzlich ist dieser Freibetrag also dazu da, den jeweiligen Arbeitnehmer zu entlasten. Denn dieser Freibetrag wird von deinem Brutto-Einkommen abgezogen und nicht besteuert. Doch je nach Steuerklasse ergeben sich auch unterschiedliche Steuerfreibeträge. Damit du den Überblick behältst, listen wir die Freibeträge der jeweiligen Steuerklasse kompakt auf.

• In Steuerklasse 1 liegt der Grundfreibetrag 2022 bei 9.984 Euro im Jahr. Zusätzlich können weitere steuerliche Vergünstigungen hinzukommen. Zum einen Werbekostenpauschale von 1.000 Euro, Sozial- bzw. Sonderausgabenpauschbetrag von 36 Euro oder auch der Kinderfreibetrag mit bis zu 8.388 Euro pro Kind.
• Der Freibetrag für die Steuerklasse 2 unterscheidet sich nicht von dem in Steuerklasse 1. Auch die Werbekostenpauschale, die Sonderpauschbetrag oder Kinderfreibetrag ändern sich nicht. Doch zusätzlich kann der Alleinerziehendenentlastungsbetrag beantragt kann, sodass zusätzlich noch 1.908 Euro veranschlagt werden.
• Der Grundfreibetrag in Steuerklasse 3 ist doppelt so hoch wie in Steuerklasse 1. Die anderen Freibeträge sind jedoch mit denen aus Steuerklasse 1 identisch.
• Auch in Steuerklasse 4 ist der Freibetrag mit dem aus Steuerklasse 1 identisch und unterscheidet sich lediglich im Kinderfreibetrag. Dieser liegt bei 4.194 Euro pro Partner, sodass sich in der Summe auch hier der volle Betrag aus Steuerklasse 1 ergibt.
• In Steuerklasse 5 gibt es keine Freibeträge, weshalb hier die Abzüge am höchsten sind. Freibeträge bekommen Personen in dieser Steuerkasse nur durch den Partner in Steuerklasse 3, da diese beiden Klassen nur in Kombination auftreten.
• Steuerklasse 6 zählt zu den ungünstigsten aller Steuerklassen, da hier alle Freibeträge entfallen. So muss hier bei jeden Gehalt, unabhängig von der Höhe, alles versteuert werden.

In welcher Steuerklasse sind meine Mitarbeiter?

Wenn Mitarbeiter und du selbst in einer bestimmten Steuerklassen eingeordnet sind, heißt das nicht, dass man dort konstant bleibt. Denn sobald sich familiär etwas ändert, man bspw. heiratet oder Kinder bekommt, ändert das Finanzamt automatische die Steuerklasse und ordnet die Personen den neuen Steuerklassen zu. Doch es kann sein, dass sich daraus nicht immer finanziell die besten Optionen bieten, sodass man auch einen Steuerklassenwechsel beantragen kann.

Als Arbeitgeber musst du dich zwingend mit diese Thematik auseinander setzen, da du für Fehler bei der Abführung der Lohnsteuer verantwortlich bist. Daher solltest du wissen, wie du an die Lohnsteuer-Infos deiner Mitarbeiter kommst. Dafür benötigst du die Steuer-Identifikationsnummer jedes Mitarbeiters und das Geburtsdatum. Um diese Informationen zu bekommen, muss du den Mitarbeiter beim Finanzamt anmelden.

Fazit: Lohnsteuer abführen

Sobald du also Mitarbeiter beschäftigst, musst du dich ausgiebig mit der Lohnsteuer auseinandersetzen. Besonders da du im Falle von einer fehlerhaften Abführung selbst haftest. Wenn du vielleicht keine Kapazitäten die Einarbeitung hast oder dir die Erstellung der Lohnbuchhaltung zu komplex erscheint, dann ist Beschäftigung eines Steuerberaters eine gute Möglichkeit. Denn gerade am Beginn einer Unternehmung müssen Gründer sehr viel neue Fachbereiche kennenlernen und sich in verschiedene Thematiken rund um Steuern einlesen. Nutze also Hilfe von Experten, die du jederzeit oder auch nach einer Phase der Einarbeitung wieder nicht mehr in Anspruch nehmen musst.

Häufige Fragen (FAQ) zu Lohnsteuer abführen