Externes Büro oder Homeoffice, was ist produktiver?

Gründer, aber auch Selbstständige und Freiberufler, die bereits seit etlichen Jahren einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen, stellen sich die Frage: heimisches Büro oder externes Büro, was ist besser? Dabei fällt die Antwort von Person zu Person unterschiedlich aus. Beide Varianten haben ihre gewissen Vorzüge und Vorteile, aber auch ihre Nachteile.

Als Existenzgründer macht es auf jeden Fall Sinn, über ein Büro außer Haus nachzudenken. Vor allem die klare Abgrenzung von dem privaten Umfeld schafft gewisse Freiräume, so dass du dich besser konzentrieren kannst und effizienter arbeiten kannst.

Externes Büro versus Homeoffice

In vielen Branchen stellt sich die Frage, ob ein Büro in den eigenen vier Wänden nicht zweckmäßiger und kostengünstiger als ein externes Büro ist. Gerade Texter, Freiberufler oder Büroservice-Inhaber(innen), deren Platzbedarf nicht sehr groß ist, können bequem von zu Hause arbeiten. Das Büro in den heimischen Gefilden ist auf jeden Fall günstiger als das externe Büro, bietet die Möglichkeit, den Berufsalltag individuell zu strukturieren und auch mal in der Jogginghose morgens „anzutreten“. Und abends kann man ja auch mal bisschen länger arbeiten, oder?
Du siehst, die Trennung von Arbeit und Privatleben ist im Homeoffice-Bereich nicht so einfach und kann schon als ein gewisses Risiko angesehen werden.
Und bei den Kosten, die du für das häusliche Arbeitszimmer geltend machen kannst, gelten gewisse steuerrechtliche Vorgaben und Einschränkungen.

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Externes Büro – mache deine Bürokosten steuerlich geltend

Dein externes Büro kannst du mit allen Kosten vollständig steuerlich geltend machen, während du das Büro zu Hause nur anteilig anrechnen kannst. In der Regel werden vom Finanzamt alle anfallenden Kosten, die in Verbindung mit dem externen Büro stehen, akzeptiert. Als absetzbare Kosten kommen in Frage:

• die Miete für dein externes Büro
• Kosten für Heizung, Wasser, Strom
• Grundsteuer
• Schornsteinfeger
• Müllgebühren
• Versicherungen wie beispielsweise eine Hausratversicherung
• Reparaturen
• Reinigungskosten
• Büromöbel
• und vieles mehr.

Hast du bei der Anmietung des Büros eine Kaution beim Vermieter zahlen müssen, kannst du diese nicht steuerlich absetzen. Die Kaution wird sozusagen „als Pfand“ vom Vermieter erhoben und wird in der Regel nach Ablauf der Vermietung an den Mieter zurückgezahlt. Sollte es jedoch so sein, dass die Kaution nicht mehr zurückgezahlt wird, ist diese als Betriebsausgabe anzugeben.

Befindet sich dein Büro in unmittelbarer Nähe zu deinem Wohnraum, ist es wichtig, dass das Büro über einen eigenen, externen Zugang verfügen muss. Nur dann kannst du es als externes Büro beim Finanzamt geltend machen.

Kosten sind nicht alles – wie sieht es mit der Konzentration aus?

Mal unabhängig von den Kosten, die die Anmietung eines Büros kostet – wie sieht es mit der Konzentration und der Effektivität des Arbeitens aus? Was auf der einen Seite kostengünstig und bequem ist, kann auf der anderen Seite allerdings ein Nachteil sein. Die räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatleben ist mit einem Büro in den heimischen vier Wänden oftmals nicht so einfach möglich. Da kann die Schmutzwäsche im Keller oder die Bügelwäsche im Schlafzimmer schon mal eine willkommene Ablenkung darstellen, um an diese eine, unschöne Arbeit für den Kunden nicht dran zu müssen. Im externen Büro kommst du erst gar nicht in die Versuchung, weil die Schmutzwäsche weit weg von dir ist und du dir nach Feierabend Gedanken darum machen kannst.

Wenn du dazu neigst, dich gerne ablenken zu lassen, dann ist ein externes Büro die bessere Wahl.

Natürlich musst du dir natürlich im Klaren sein, dass du die Kosten, die monatlich für die Anmietung deines Büros anfallen, auch erwirtschaften musst. Und oftmals bleibt es ja nicht nur bei den Kosten für das Büro im Allgemeinen – du musst ja auch von deiner Wohnung ins Büro kommen. Das heißt, da können natürlich Fahrtkosten anfallen, die ebenfalls jeden Monat bewältigt werden müssen.

Hinzu kommt die Fahrtzeit, die du täglich in deinen Faktor Zeit einkalkulieren musst. Während du in deinem heimischen Büro oftmals nur über den Flur laufen musst, um dein Büro zu erreichen, ist es beim externen Büro ganz anders. Du benötigst täglich eine gewisse Zeitspanne, um in dein Büro und wieder nach Hause zu gelangen. Das kann im Laufe der Zeit schon einiges an Zeit zusammenkommen – Zeit, die du im Homeoffice als Arbeitszeit hast.
Andererseits kann der Weg zur Arbeit dazu genutzt werden, um sich langsam in den Tag einzustimmen. Und auf dem Heimweg kannst du nochmals kurz den Tag Revue passieren lassen, um dann in den Feierabend zu gehen. Durch ein externes Büro ist der innere Abstand zum Berufsalltag eher gegeben als bei dem Büro zu Hause.

Familie und Homeoffice – ideale Bedingung oder eher ein Störfaktor?

Als Single mit Homeoffice muss man zwar mit Ablenkungen leben – beziehungsweise wissen und lernen, wie man damit umgeht, diese gegebenenfalls ausblenden kann. Wer Familie hat und im Homeoffice arbeitet, muss sich entsprechend organisieren oder kann die Vorteile des Ganzen für sich nutzen. Gerade Mütter, die im Home-Office arbeiten, finden die Kombination „von-zu-Hause-arbeiten“ und für das Kind oder die Kinder da sein, sehr angenehm. Wird beispielsweise das Kind krank und kann nicht nur Schule, bleibt es einfach zu Hause und du kümmerst dich neben der Arbeit um dein krankes Kind. Das kann zwar ein ganz schöner Spagat werden, doch wird dein Kind auch irgendwann wieder gesund sein.
Der Vorteil, wenn Mütter im Home-Office arbeiten, ist zudem, dass sie zwischendurch das Mittagessen kochen können. Während die Kartoffeln auf dem Herd kochen, wird der nächste Text oder ein Teil eines Projekts abgearbeitet. Kommt das Kind dann aus der Schule, ist das Essen fertig, man isst gemeinsam und dann geht es für das Kind an die Hausaufgaben, während die Mutter ihrer Arbeit weiter nachgeht.

Wichtig ist, dass du Home-Office und Familie unter einen Hut bekommst, und auch deinem Kind die Grenzen zeigst, dass es eben nicht ständig stören darf – auch wenn du eben nur im Raum nebenan sitzt.

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Kundenbesuche im Home-Office

Je nach Berufszweig kann der eine oder andere Kundenbesuch im Büro auf dem Terminkalender stehen. Möchtest du die Kunden in deinem Büro zu Hause empfangen und ihn vielleicht zwangsläufig durch deine Wohnung führen? Nicht jedermanns Sache, oder? Allerdings besteht die Möglichkeit, sich für diesen Termin einen Raum anzumieten, so dass das Treffen sozusagen auf neutralem Boden stattfindet.

Was letztendlich für dich besser ist, ob externes Büro oder Home-Office – das kannst nur du dir beantworten.