Kostenlose Zeiterfassungs-App: Clockify, Toggl oder Everhour?

Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung suchen immer mehr Unternehmen und Selbstständige nach effizienten digitalen Lösungen. Eine kostenlose Zeiterfassungs-App kann dir dabei helfen, Arbeitszeiten transparent zu dokumentieren, deine Produktivität zu steigern und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Doch welche App eignet sich für welchen Zweck? In diesem Artikel stellen wir dir die besten kostenlosen Zeiterfassungs-Apps vor und helfen dir bei der Auswahl der passenden Lösung für deine individuellen Bedürfnisse.

Warum eine digitale Zeiterfassung sinnvoll ist

Die Erfassung von Arbeitszeiten bietet zahlreiche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden wie Stundenzetteln oder Excel-Tabellen. Denn digitale Zeiterfassungs-Apps automatisieren den Prozess, minimieren Fehler und sparen wertvolle Zeit. Sie ermöglichen außerdem einen Echtzeit-Überblick über geleistete Arbeitsstunden, schaffen Transparenz und schützen vor unbezahlten Überstunden.

Für Personalabteilungen vereinfachen diese Tools die Lohnabrechnung erheblich. Die erfassten Daten können direkt in entsprechende Systeme übertragen werden, ohne lästigen Papierkram oder manuelle Eingaben. Auch für Freelancer sind diese Apps wertvoll, besonders wenn nach Stunden abgerechnet wird – sie dokumentieren präzise, welche Zeit in welches Projekt geflossen ist.

Moderne Zeiterfassungs-Apps bieten meistens:

• Automatische Pausenerfassung gemäß gesetzlicher Vorgaben
• Projektzuordnung für bessere Kostenkalkulation
• Auswertungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen
• Integration mit anderen Geschäftsanwendungen

Kostenlos oder kostenpflichtig: Was ist die richtige Wahl?

Bevor du dich für eine kostenlose Zeiterfassungs-App entscheidest, solltest du deine Anforderungen genau definieren. Kostenlose Versionen bieten oft grundlegende Funktionen wie:

• Einfache Arbeitszeit- und Pausenerfassung
• Begrenzte Projektzuordnung
• Grundlegende Berichte und Auswertungen
• Nutzung für Einzelpersonen oder kleine Teams

Diese Funktionen reichen für viele Selbstständige und kleine Unternehmen völlig aus. Allerdings kommen kostenlose Apps häufig mit Einschränkungen wie begrenzter Nutzerzahl, reduziertem Funktionsumfang oder fehlenden Integrationen.

Für größere Teams oder komplexere Anforderungen kann jedoch eine kostenpflichtige Lösung sinnvoller sein. Diese bieten zusätzliche Features wie:

• Unbegrenzte Nutzerkonten
• Erweiterte Berichterstellung
• Schichtplanung und Urlaubsmanagement
• Tiefere Integration mit Buchhaltungs- und Projektmanagementsystemen

Bei der Entscheidung solltest du auch Datenschutzaspekte berücksichtigen. Achte zum Beispiel auf DSGVO-Konformität und sichere Datenspeicherung – insbesondere bei kostenlosen Angeboten.

Clockify

Das Tool Clockify ist eine beliebte und auch kostenlose Zeiterfassungs-App auf dem Markt. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht unbegrenzte Zeiterfassung für unbegrenzt viele Nutzer – und das komplett kostenlos in der Basisversion.

Hauptfunktionen von Clockify

Mit Clockify kannst du Arbeitszeiten auf verschiedene Weisen erfassen: per Stoppuhr in Echtzeit, durch manuelle Eingabe oder über den Kalender.

Die App erlaubt die Kategorisierung nach Projekten und Kunden sowie das Hinzufügen von Beschreibungen zu jeder Zeiterfassung.

Clockify bietet darüber hinaus umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. Du kannst beispielsweise detaillierte Berichte erstellen, die zeigen, wie viel Zeit für welche Projekte aufgewendet wurde.

Diese lassen sich dann als PDF oder Excel exportieren – ideal für die Rechnungsstellung oder interne Analysen. Die App ist auf nahezu allen Plattformen verfügbar: als Webanwendung, Desktop-App für Windows und Mac sowie als mobile App für iOS und Android. Zudem gibt es eine Browser-Erweiterung für Chrome, Firefox und Edge.

Vor- und Nachteile von Clockify

Vorteile:

• Vollständig kostenlos für unbegrenzte Nutzer und Projekte
• Intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche
• Umfangreiche Berichtsfunktionen
• Verfügbar auf allen wichtigen Plattformen
• Offline-Nutzung möglich

Nachteile:

• Erweiterte Funktionen wie GPS-Tracking oder automatische Erinnerungen nur in der kostenpflichtigen Version verfügbar
• Keine automatische Pausenerkennung
• Eingeschränkte Integrationen in der kostenlosen Version

Toggl Track

Die App Toggl Track ist eine webbasierte Zeiterfassungssoftware, die sich besonders für Freelancer und kleine Teams eignet. Die App besticht außerdem durch ihre Einfachheit und Effizienz.

Hauptfunktionen von Toggl Track

Mit Toggl Track erfasst du Arbeitszeiten per Stoppuhr in Echtzeit oder durch nachträgliche Eingabe. Die App ermöglicht darüber hinaus eine übersichtliche Darstellung in Listen- oder Kalenderansichten. Besonders nützlich ist der integrierte Pomodoro-Timer, der dir hilft, fokussierte Arbeitsphasen mit kurzen Pausen zu kombinieren.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Offline-Funktionalität: Selbst ohne Internetverbindung kannst du deine Zeiten erfassen, die später automatisch synchronisiert werden. Die erfassten Daten werden in detaillierten Reportings aufbereitet, die dir wertvolle Einblicke in deine Zeitnutzung geben.

Toggl Track bietet zudem zahlreiche Integrationen mit beliebten Produktivitäts-Tools wie Asana, Trello oder Jira, wodurch du Aufgaben direkt aus diesen Anwendungen heraus tracken kannst.

Vor- und Nachteile von Toggl Track

Vorteile:

• Benutzerfreundliche, minimalistische Oberfläche
• Schneller Einstieg ohne lange Einarbeitungszeit
• Umfangreiche Integrationen mit anderen Tools
• Detaillierte Auswertungen und Reportings
• Kostenlos für bis zu 5 Nutzer

Nachteile:

• Begrenzung auf 5 Nutzer in der kostenlosen Version
• Keine Angabe von Stundenlöhnen oder Vorlagen
• Keine automatische Pausenerfassung
• Nur in englischer Sprache verfügbar

Everhour

Das Tool Everhour kombiniert Zeiterfassung mit Projektmanagement-Funktionen und eignet sich besonders für Teams, die ihre Projekte effizient planen und überwachen möchten.

Hauptfunktionen von Everhour

Die App ermöglicht eine präzise Zeiterfassung mit Start-Stopp-Timer oder mit manueller Eingabe. Bei dieser App gibt es die Möglichkeit einer nahtlosen Integration mit beliebten Projektmanagement-Tools wie Asana, Notion und Trello.

So kannst du direkt aus diesen Anwendungen heraus deine Zeit erfassen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Everhour bietet zudem umfassende Funktionen für die Teamverwaltung.

Als Teamleiter erhältst du daher einen Überblick über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter, kannst Budgets festlegen und den Projektfortschritt überwachen.

Die anpassbaren Berichtstools ermöglichen außerdem detaillierte Analysen der Zeitverteilung und Projektrentabilität. Ein weiteres Plus: Die Stundenzettel-Funktion optimiert den Zeiterfassungsprozess, indem sie Anwesenheit verfolgt sowie Arbeitsstunden und Budgets verwaltet.

Vor- und Nachteile von Everhour

Vorteile:

• Kostenloser Plan für bis zu fünf Nutzer
• Benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche
• Umfangreiche Integrationen mit Projektmanagement-Tools
• Detaillierte, anpassbare Berichte
• Budgetierungs- und Planungsfunktionen

Nachteile:

• Keine Offline-Version verfügbar
• Mobile App noch in der Entwicklungsphase
• Eingeschränkte Funktionen in der kostenlosen Version
• Steilere Lernkurve als bei reinen Zeiterfassungs-Apps

Kriterien für die Auswahl der richtigen Zeiterfassungs-App

Bei der Entscheidung für eine kostenlose Zeiterfassungs-App solltest du folgende Faktoren berücksichtigen:

1. Benutzerfreundlichkeit: Die App sollte intuitiv bedienbar sein und keine lange Einarbeitungszeit erfordern.
2. Funktionsumfang: Überlege auch, welche Funktionen du wirklich benötigst. Brauchst du nur eine einfache Zeiterfassung oder auch Projektmanagement-Features?
3. Teamgröße: Viele kostenlose Apps haben Begrenzungen bei der Nutzerzahl. Prüfe, ob die App für dein Team ausreicht.
4. Plattformunterstützung: Die App sollte auf allen von dir genutzten Geräten verfügbar sein (Web, Desktop, Mobile).
5. Integrationen: Wenn du bereits andere Tools nutzt, ist eine nahtlose Integration wichtig.
6. Datenschutz: Achte auf DSGVO-Konformität und sichere Datenspeicherung.
7. Skalierbarkeit: Kann die App mit deinem Unternehmen mitwachsen oder wirst du bald auf eine kostenpflichtige Version umsteigen müssen?

Fazit: Die richtige Zeiterfassungs-App für deine Bedürfnisse

Die Wahl der passenden, kostenlosen Zeiterfassungs-App hängt stark von deinen individuellen Anforderungen ab. Für Freelancer und Einzelpersonen sind einfache Tools wie Toggl Track oft ausreichend. Teams profitieren von kollaborativen Funktionen, wie sie Clockify oder Everhour bieten.

Bedenke, dass kostenlose Versionen in der Regel Einschränkungen haben. Für umfangreichere Anforderungen oder größere Teams kann der Umstieg auf eine kostenpflichtige Version sinnvoll sein. Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an – nutze diese, um verschiedene Lösungen zu vergleichen.

Mit der richtigen kostenlosen Zeiterfassungs-App gewinnst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch tiefere Einblicke in deine Arbeitsabläufe. Dies ermöglicht dir, Prozesse zu optimieren, Produktivität zu steigern und letztendlich erfolgreicher zu arbeiten.

Häufige Fragen (FAQ) zu kostenlose Zeiterfassungs-App