Scrum - Projektmanagement

Immer mehr Unternehmen in Deutschland, auch junge Gründer und Startups, setzen bei ihren Projekten auf agile Projektmanagement-Methoden. Immer mehr an Beliebtheit gewinnt dabei Scrum, auf den mittlerweile die meisten setzen. Scrum ist vor allem im Bereich IT nicht mehr wegzudenken und sowohl für IT-Entwickler als auch Software-Programmierer ist dieses Vorgehensmodell Alltag geworden. Doch mehr und mehr setzt sich die Scrum Methode auch in anderen Projekten durch und findet nicht nur im Bereich IT seine Anwendung.

Was ist Scrum eigentlich genau?

Scrum nennt man eine Vorgehensmodell im Bereich Projektmanagement und Produktmanagement. Entstanden ist dieser Prozess eigentlich in der Entwicklung von Software. Hinter dem Konzept von Scrum steht die grundlegende Erfahrung, dass es Projekte für die Entwicklung gibt, die einfach zu komplex und auch zu vielschichtig sind, um sie nur in einem einzigen Projektplan zu erfassen. Der Begriff Scrum selbst stammt eigentlich aus dem Rugby-Sport und bedeutet übersetzt soviel wie Gedränge. Mittlerweile hat sich Scrum im Bereich agiles Projektmanagement absolut einen Namen gemacht und wird von immer mehr Unternehmen verwendet. Für dich ist es von Vorteil, dass du diese Methode nicht nur im Bereich Software-Entwicklung nutzen kannst. Nimmt man Deutschland als Grundlage, so wird branchenübergreifend Scrum mittlerweile zu 79 Prozent von Unternehmen genutzt.

Vor allem gewinnt die Scrum Methode im Bereich Marketing immer mehr an Bedeutung. Willst du einen Online-Shop umsetzen? Oder planst du den Launch einer neuen Webseite? Dann solltest du dich auch mal mit der Scrum-Methode befassen.

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Die Funktionsweise von Scrum

Die Funktionsweise von Scrum beruht auf den Prinzipien des agilen Arbeitens. Des weiteren gibt es bei Scrum nur wenig Regeln, es gibt drei Rollen und fünf Aktivitäten. Die drei Rollen, auch Stakeholder genannt, sind im Prozess der Produkt Owner, der Scrum Master und das Team. Wichtig zu beachten ist, dass diese Scrums immer nur für Teams von drei bis maximal neun Mitarbeitern ausgelegt sind. Diese kleinen Teams organisieren sich selbst, bestimmen autonom ihre Taktik und legen fest, wie sie gemeinsam ihr Ziel erreichen möchten.

  • Der Produkt Owner: Er steht bei Scrum für den Auftraggeber. Er gibt fachliche Anordnungen vor, welche nach Priorität gestaffelt werden.
  • Der Scrum Master: Er in seiner Rolle ist für die Koordination des Teams verantwortlich. Des weiteren kümmert er sich um das Projektmanagement, beseitigt Hindernisse und hält dem Team in jeder Situation den Rücken frei.
  • Das Team: Hier im Team von maximal neun Leuten gibt es keine hierarchischen Strukturen. Das bedeutet aber nicht, dass nicht verschiedene Spezialisten zusammenarbeiten, welche jederzeit von jedem Teammitglied dessen Aufgaben übernehmen können.

Jegliche Anforderungen welche an das Projekt gestellt werden, sind im sogenannten „Product Backlog“ zu dokumentieren. Mehr über die einzelnen Rollen und die Wichtigkeit vom Product Backlog kannst du auch in diesem Artikel nachlesen.

Vor dem Projekt steht die Planung

Wie bereits oben erwähnt, wird Scrum in vielen Unternehmen immer beliebter und nicht nur im Bereich IT. Auch für dich im Bereich Marketing hat dieses Modell einiges an Vorteilen zu bieten. Doch bevor du dein Marketingprojekt mit der Scrum Methode angehst, gilt es für dich erst einmal darum, dass du nachfolgende Prozesse planen und durchführen musst.

Du musst die Projektvision und messbare Ziele definieren

Im Vorfeld eines Projektes mit Scrum musst du zunächst einmal deine Vision des Projektes definieren. Außerdem besteht deine Aufgabe darin, messbare Ziele festzulegen. Bleiben wir bei den Beispielen neuer Online-Shop und neue Webseite. Dazu musst du für dich zunächst folgende Fragen klären:

  • Welche Ziele willst du mit deinem Online-Shop verfolgen?
  • Was willst mit deiner neuen Webseite erreichen?

Wichtig sind für dich auf jeden Fall messbare Zahlen. Hier spricht man auch von KPIs, den Key Performance Indicators. Als Beispiel können dies für dich die Kundenanfragen sein oder auch Downloads, je nachdem was du im Shop anbietest.

Bau dir einen Backlog auf

Für Scrum ist der Backlog sehr wichtig. Deshalb musst auch du vor dem Start deines Projektes einen solchen aufbauen. Hier muss du alle deine Ideen und Anforderungen schriftlich festhalten. Diese Anforderungen müssen für jeden einfach und verständlich formuliert sein. Am besten ist es, wenn du es aus Benutzersicht und mit dem jeweiligen Nutzen beschreibst.

Prioritäten im Backlog setzen

Wenn du, aber auch deine Mitarbeiter alle Ideen und Anforderungen im Backlog beschrieben haben, dann geht es darum, diese Punkte mit Prioritäten zu versehen. Verzichte aber dabei auf die häufig angewendete Methode der A-B-C-Einteilung. Besser ist es, wenn du in Zahlenfolge diese Priorisierung vornimmst. Nur so stellst du auch sicher, dass wirklich das Wichtigste als erstes umgesetzt wird. Hilfreich ist für dich bei dieser Reihenfolge auch, wenn du parallel zur Priorisierung eine Kosten-Nutzen-Aufstellung machst. Das bedeutet, höchste Prio bekommen die Punkte, die bei niedrigsten Kosten den größten Nutzen bringen. Diese festgelegte Liste wird dann bei der Scrum Methode von oben nach unten abgearbeitet.

Die Scrum Methode braucht gewisse Voraussetzungen

Scrum bietet dir viele Vorteile. Damit du diese aber für dich auch alle nutzen kannst, musst du gewisse Voraussetzungen schaffen. Folgende Punkte gilt es für dich zu klären:

  • Zeitliche Ressource vom Product Owner: Scrum hat den Vorteil, dass die Planung, die Konzeption und die Abstimmung von einem Projekt deutlich weniger Zeit erfordert, als du es von herkömmlichen Projekten kennst. Allerdings darfst den Zeitaufwand während des Projektes dann nicht unterschätzen. Der Product Owner muss regelmäßige Meetings durchführen, die vom täglichen Statusmeeting, über wöchentliche Sprint-Meetings beis zum Review-Treffen reichen. Du solltest deshalb für die Arbeit des Projekt Owners bis zu 50 Prozent seiner normalen Arbeitszeit für das Projekt mit der Srum Methode einplanen.
  • Kompetenz und Verantwortung: Beim Projektmanagement nach der Scrum-Methode muss der Produkt Owner auch die nötige Kompetenz und Verantwortung mitbringen. Es geht nicht, dass du jemanden für diese Aufgabe einsetzt, der dann bei jeder Entscheidung deine Einwilligung einholen muss. Das ist nicht der Sinn von Scrum. Der Prozess Owner braucht deshalb die nötige Kompetenz und Verantwortung und dies mit deiner vollen Unterstützung und Rückendeckung.
  • Zusammenarbeit muss flexibel und abteilungsübergreifend sein: Im Scrum Verfahren ist es so, dass alle benötigten Teammitglieder zusammenarbeiten, egal aus welchen Bereichen sie kommen. Nur so ist es möglich, dass beispielsweise eine Fehlentwicklung oder Nachbesserungen schneller erkannt werden. Das heißt, dass du als Unternehmer hier die besten aus den verschiedensten Bereichen unter Selbstorganisation zusammen arbeiten lässt.

Fazit

Scrum ist sicherlich eine Methode, mit der sich Projekte schnell und zeitsparend umsetzen lassen. Dennoch muss dir bewusst sein, dass Scrum nicht nur Vorteile hat. Die Scrum Methode muss vor allem gut und durchdacht vorbereitet werden. Nur so kannst du dir die vielen Vorteile zu Nutzen machen. Gerade bei noch sehr kleinen Unternehmen sollte gut überlegt werden, ob diese Methode die richtige für ein effektives Projektmanagement ist. Du solltest auch nie vergessen, dass die Grundvoraussetzung hier ein eigenverantwortliches Handeln erfordert. Dazu muss du ein Team bestens zusammenstellen. Nur dann wirst du Scrum erfolgreich nutzen können. Für größeres Unternehmen hingegen führt an dieser Methode kaum ein Weg vorbei.

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