Reisekostenabrechnung für Selbstständige

„Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erleben“ – während Arbeitnehmer ihre Belege der Geschäftsreise einfach beim Arbeitgeber vorlegen und erstattet bekommen, sieht das für Selbstständige und Freiberufler etwas anders aus. Die Gründe für Dienstreisen bei Selbständigen können ganz vielfältig sein: so absolvierst du beispielsweise eine Fortbildung, besuchst Messen oder baust Geschäftsbeziehungen aus.
Vor allem die Reisekostenreform aus dem Jahr 2014 hat das Abrechnen von Geschäftsreisen für Selbstständige und Freiberufler nicht gerade einfacher gemacht.
Damit du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, solltest du die folgenden Punkte bei deiner Reisekostenabrechnung beachten.

Reisekosten abrechnen – das solltest du wissen

Bei einer beruflich notwendigen Reise entstehen Kosten – für die Fahrt, die Übernachtung, die Verpflegung. Selbstständige und Freiberufler können diese Kosten als Reisekosten steuerlich absetzen oder können die Kosten dem Kunden in Rechnung stellen.

Reisekostenabrechnung für den Kunden

Dein Kunde erwartet dich zu einem persönlichen Treffen inklusive Projektbesprechung bei sich vor Ort. Bei einer vom Kunden oder Auftraggeber veranlassten Reise solltest du die Reisekosten mit ihm abrechnen. Sinnvoll ist es, dies im Vorfeld mit dem Kunden abzustimmen, damit du im Nachhinein keine böse Überraschung erlebst.
In manchen Fällen ist es vielleicht aber auch sinnvoll, auf die Weiterberechnung der Reisekosten zu verzichten, weil du nur wenige Minuten unterwegs warst oder du den Auftrag unbedingt haben möchtest.

Das gehört in die Reisekostenabrechnung für den Kunden

In die Rechnung, die du dem Kunden über die Reisekosten stellst, kommen die tatsächlich angefallenen Reisekosten: Zugticket, Hotelrechnung oder Straßenbahntickets. Bist du mit deinem eigenen PKW zum Kunden gefahren, stellst du ihm beispielsweise eine Kilometerpauschale in Rechnung. Diese ermittelst du selbst, indem du errechnest, ob deine Fahrtkosten mit 0,60 Euro oder eventuell 0,80 Euro pro gefahrenen Kilometer gedeckt sind. Zwar wird in vielen Bereichen noch mit 0,30 Euro pro Kilometer gerechnet, doch dieser Wert deckt die Kosten bei Weitem nicht mehr ab. Auf die Kilometerpauschale rechnest du ebenfalls die Umsatzsteuer drauf. Dabei ist der Steuersatz anzusetzen, zu dem du auch deine Arbeit berechnest.
Bei der Rechnungsstellung listest du alle Kosten auf, wobei es sein kann, dass du unterschiedliche Umsatzsteuersätze berechnen musst. Ob der Auftraggeber dein Frühstück bezahlt, solltest du im Vorfeld verhandeln.
Die Originalbelege deiner Reisekosten kannst du einscannen und mit der Rechnung zusammen an deinen Kunden senden.

Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in deinem Unternehmen ein durchlaufender Posten, wenn du diese an den Kunden weiter berechnest.

Reisekosten steuerlich absetzen

Um eine Dienstreise deines Unternehmens absetzen zu können, müssen zwei Punkte erfüllt sein:

  • Der Grund der Reise war ein betrieblicher, beziehungsweise beruflicher.
  • Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt

Die Ausgaben, die während deiner Dienstreise entstanden sind, können Betriebsausgaben sein. Hat die Reise allerdings auch einen privaten Anteil, handelt es sich die so genannten „gemischten Reisekosten“, die nur teilweise abgesetzt werden können.

Wichtig ist, dass du während deiner Dienstreise alle Belege, auch Bewirtungsbelege, sammelst, die du dann beim Finanzamt als Reisekosten absetzen möchtest.

Hinzu kommt, dass deine Reisekostenabrechnung aussagekräftig ist. Das heißt, sie muss folgende Angaben beinhalten:

  • Name der Person, die die Dienstreise gemacht hat
  • Reisedauer
  • Reisedaten
  • Reiseziel
  • Anlass
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsaufwand
  • Reisenebenkosten und
  • die steuerliche Zuordnung

Um den Anlass und das Reiseziel der Dienstreise zu dokumentieren und zu belegen, empfiehlt es sich, eine Messebroschüre oder einen Seminarkatalog der Reiseabrechnung beizulegen.

Bei den Fahrtkosten unterscheidet das Finanzamt dahingehend, ob du mit deinem privaten Fahrzeug, deinem Firmenfahrzeug, der Bahn, dem Flugzeug oder mit dem Taxi gefahren bist.
Nutzt du bei der Dienstreise deinen Firmenwagen, kannst du dies in vollem Umfang absetzen. Kosten für Tanken, Mautgebühren oder angefallene Reparaturen können komplett angegeben werden. Auch hier gilt: alle Belege aufheben.

Bei der Nutzung des privaten PKWs für die Reise, kannst du entweder nach der Kilometerpauschale oder einem Kilometersatz abrechnen. Bei der Kilometerpauschale rechnest du die gefahrenen Kilometer mal 0,30 Euro.
Der Kilometersatz errechnet sich aus den jährlich anfallenden Kosten für den PKW. Das heißt, hier fließen Reparaturen, Versicherungen, KFZ-Steuer, Reifen und Benzinkosten und die Abschreibung mit ein. All diese Kosten werden zu einer Gesamtsumme zusammengerechnet und durch die gefahrenen Kilometer dividiert. Für deine Reise wird der Kilometeranteil entsprechend ermittelt und angegeben.

Bei den Übernachtungskosten kannst du entweder nach Belegen oder einer Pauschale abrechnen. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro. Außerhalb von Deutschland gelten andere Pauschalen, welche du dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen kannst.

Möchtest du nach Belegen abrechnen, muss du diese entsprechend dem Finanzamt vorlegen.

Der Verpflegungsaufwand kann mit einer Inlandspauschale von 24 Euro pro Tag angegeben werden – bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden, kannst du 12 Euro als Pauschale geltend machen, was vor allem den Anreise- und Rückreisetag betrifft. Auch bei den Verpflegungspauschalen gelten im Ausland andere Pauschalen.

Beachte: Ist das Frühstück im Hotelzimmer-Preis enthalten und wird nicht gesondert ausgewiesen, bist du verpflichtet, pro Tag 20 % vom Verpflegungskostenmehraufwand abzuziehen.

Zu den Reisenebenkosten gehören unter anderem Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung und vieles mehr. Und auch hier gilt: für jede Ausgabe, die du geltend machst, muss ein Beleg vorliegen.

Mit diesen Tipps sollte bei deiner Reisekostenabrechnung nichts mehr schief gehen.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: So machst du es richtig
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