Sämtliche Reisetätigkeiten werden unter dem Begriff „beruflich bedingte Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst. Es wird also nicht zwischen Geschäfts- bzw. Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit oder Fahrtätigkeit unterschieden. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn du vorübergehend außerhalb deiner Wohnung und an keiner deiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wirst, also z.B. einen Kunden oder Geschäftspartner aufsuchst, eine Einkaufsfahrt unternimmst, eine Messe besuchst oder zu einem Seminar fährst. Die Grundregeln für die Absetzbarkeit einer solchen Auswärtstätigkeit sind relativ einfach.

Du kannst folgende Kosten geltend machen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungs-Pauschalen, wenn du mindestens 8 Stunden abwesend bist (nicht aber Ihren tatsächlichen Mehraufwand durchs Essengehen auf Reisen)
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten wie z.B. Parkgebühren.

Was genau bei diesen Positionen zu beachten ist und einige kleine „Tricks“, mit denen Sie einen möglichst hohen Betrag absetzen können, zeige ich Ihnen auf den folgenden Seiten. Komplizierter wird es im Reisekostenrecht immer, wenn

  • die Reise nicht rein betrieblich, sondern privat mitveranlasst war, oder
  • die Tätigkeitsstätte, zu der du reist, als eine deiner regelmäßigen Arbeitsstätten gewertet wird. Der Kostenabzug kann dir dann – teilweise – gestrichen werden.

Übrigens: In diesem Beitrag wird die Absetzbarkeit deiner eigenen Geschäftsreisen erklärt. Wenn du einem deiner Arbeitnehmer Reisekosten wie hier dargestellt ersetzen willst, sind das für dich Betriebsausgaben, und es fallen dafür weder für dich noch für den Mitarbeiter Lohnsteuer oder Sozialabgaben an.  Achtung: Rechnungen müssen dabei auf den Namen Ihres Unternehmens lauten!

2017: So machst du deine Fahrtkosten geltend

Machst du eine Geschäftsreise, entstehen dir zunächst Fahrtkosten. Berechne die Beträge nach den folgenden Regeln. Trage sie dann in deine Reisekosten-Abrechnung ein, die du für jede Geschäftsreise erstellen solltest.

Fahrtkosten laut Ticket/Quittung/Rechnung

Ganz einfach ist es, wenn du per Flugzeug, Bahn, Bus, Taxi, Schiff/Fähre etc. oder mit einem Mietwagen unterwegs warst. Dann hast du die Tickets, Quittungen oder Rechnungen als Belege für deine Fahrtkosten. Bist du umsatzsteuerpflichtig, hole dir die ausgewiesene Umsatzsteuer zurück und setze die Netto-Beträge als Betriebsausgabe ab – ansonsten die Brutto-Beträge.

Bei Fahrten innerhalb von 50 km mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxen muss die Umsatzsteuer (dann 7 %) nicht in den Tickets/Quittungen ausgewiesen sein.Du darfst sie aber trotzdem ziehen (Brutto-Betrag x 7 : 107 = Umsatzsteuer). Versäumst du das, verschenkst du bares Geld!

Fahrten mit dem Geschäftswagen

Warst du mit einem Auto auf Geschäftsreise, das du ohnehin als Geschäftswagen absetzt? Dann darfst du die Fahrtkosten nicht zusätzlich geltend machen. Diese Position entfällt also in der Reisekosten-Abrechnung.
Führst du ein Fahrtenbuch, trage die auf der Geschäftsreise zurückgelegten Kilometer unter den betrieblichen Fahrten ein. Einen eventuell privat veranlassten Umweg musst du dabei als Privatfahrt ausweisen, da du dessen Kosten nicht absetzen kannst.

Fahrten mit einem Privatwagen oder einem anderen Fahrzeug

Warst du mit deinem Privatauto unterwegs oder hast dir ein solches von jemandem geliehen, kannst du die Fahrtkosten entweder pauschal oder in tatsächlicher Höhe absetzen.

Fahrtkosten pauschal absetzen

  • Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 € bei einem Auto, 0,20 €/pro Kilometer bei einem Motorrad, Motorroller, einem Moped und Mofa.
  • Notiere die Zahl der Kilometer der Geschäftsreise hin und zurück (eventuell privat veranlasste Umwege rechnest du heraus).
  • Nehme die Kilometerzahl mit der Kilometerpauschale mal, dann hast du den absetzbaren Betrag

Du bist zum Abzug von Vorsteuer berechtigt? Aus einem Pauschalbetrag wie der Kilometerpauschale kann keine Umsatzsteuer gezogen werden. Auf folgendem Weg geht es aber: Du darfst die Vorsteuer ziehen, die unmittelbar und ausschließlich auf die Verwendung des Autos für eine bestimmte, von übrigen Fahrten genau abgrenzbare Geschäftsreise entfällt

Tatsächliche Fahrtkosten absetzen

Statt der Kilometerpauschale kannst du auch die tatsächlichen Fahrtkosten absetzen, die dir durch die Geschäftsreise entstanden sind. Das insgesamt recht aufwändige Verfahren kann sich lohnen, wenn dein Privatauto teuer ist (hoher Anschaffungspreis, häufige Reparaturen, hoher Verbrauch etc.) und du damit viele Kilometer geschäftlich fährst.

Du musst hierfür

  • die Gesamtkosten zusammenrechnen, die das Auto in dem Jahr verursacht hat (z.B. für Benzin, Reparaturen, Garage, Kraftfahrzeugsteuer, Versicherungsprämien, „gedachte“ Abschreibung des Kaufpreises oder Leasing-Raten, Zinsen etc.) und
  • durch die insgesamt in dem Jahr laut Tacho gefahrenen Kilometer teilen – dann hast du den tatsächlichen Betrag pro Kilometer, den du absetzen kannst.

Zur Abrechnung Ihrer Geschäftsreisen darfst du dann den Kilometersatz zugrunde legen, den du so für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelt hast (also z.B. für das letzte Jahr) – und zwar so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Das ist praktisch wichtig, weil du ansonsten deine tatsächlichen Fahrtkosten für eine Geschäftsreise ja erst nach Jahresende konkret ermitteln und auch dann erst in die Reisekosten-Abrechnung schreiben könntest.

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Die Verpflegung auf deiner Geschäftsreise absetzen

Musst du dich auswärts verpflegen, ist das meist teurer als zu Hause. Diesen Mehraufwand darfst du steuerlich geltend machen. Der Fiskus akzeptiert es zwar nicht, dass du deine tatsächlichen Kosten für Speisen und Getränke absetzt. Aber er gesteht dir je nach Dauer Ihrer Geschäftsreise pauschale Absetzungsbeträge zu. Vorsteuer darfst du aus den Pauschalen nicht ziehen.

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (Inland):

  • weniger als 8 Stunden Abwesenheit 0 €
  • mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 12 €
  • 24 Stunden Abwesenheit (von 0 bis 24 Uhr auf mehrtägigen Reisen): 24 €

Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen (Ausland):

Die Pauschalen je nach Land findest du im Internet unter bundesfinanzministerium.de

Auch wenn du deine tatsächlichen Verpflegungskosten nicht absetzen darfst, solltest du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer sämtliche Rechnungen/Quittungen für Speisen und Getränke auf Geschäftsreisen sammeln. Daraus darfst du nämlich die Vorsteuer ziehen.

Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag

Bist du an einem Tag mehrfach auswärts tätig, rechne die Abwesenheitszeiten zusammen. Beginnt deine Reise an einem Tag nach 16 Uhr und kehrst du vor 8 Uhr des folgenden Tages zurück, ohne zu übernachten? Dann rechne die gesamte Abwesenheitsdauer dem Tag der überwiegenden Abwesenheit zu. (Beispiel: Du bist ab Mittwoch, 17 Uhr, bis Donnerstag, 1 Uhr, unterwegs. Damit kommst du auf 8 Stunden Abwesenheit, da die Zeit nach Mitternacht noch mitzählt, und kannst für Mittwoch und Donnerstag die Pauschale von 12 € geltend machen.) Startest du vor 16 Uhr oder kommst nach 8 Uhr des Folgetages zurück, beginnt um 0 Uhr die Zeit neu zu laufen und du kannst jeweils die Pauschale von 12 € geltend machen. Führt deine Reise dich an einem Tag ins Inland und ins Ausland, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgeblich. Das ist unabhängig davon, wo du länger warst. Bei Flugreisen gilt ein Land zu dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden.

3-Monats-Zeitraum beachten

Dauert dieselbe Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate, darfst du die Pauschalen für deinen Verpflegungsmehraufwand dann nicht mehr geltend machen. Erst eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen führt zum Neubeginn der 3-Monats-Frist. Der Fiskus geht aber nicht von derselben Auswärtstätigkeit aus, wenn du die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 1 bis 2 Tagen pro Woche aufsuchst. Das gilt auch bei Fortbildungen, die du besuchst.

Übernachtungskosten richtig von der Steuer absetzen

Übernachtest du während einer Geschäftsreise auswärts, kannst du

  • im Inland Ihre tatsächlichen Kosten laut Rechnung absetzen und
  • im Ausland Nacht für Nacht entweder dasselbe tun oder die für das Land geltende Übernachtungspauschale geltend machen (das sind z.B. in Frankreich (Paris) 135 €, in Österreich 104 € – siehe www.bundesfinanzministerium.de ).

Ist in der Hotelrechnung ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen extra mit einem Betrag ausgewiesen, darfst du diese Position nicht absetzen – für deine Verpflegung machst du ja schon die Pauschalen geltend. Für Übernachtungskosten „inklusive Verpflegung“ gelten folgende Regelungen:

  • Übernachtungskosten inklusive Frühstück sind um 20 % der Verpflegungspauschale für 24 Stunden zu kürzen. Die beträgt in Deutschland derzeit 24 €, sodass du also 4,80 € weniger absetzt.
  • Werden dir anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, musst du jeweils (Mittag- und/oder Abendessen) 40 % der Verpflegungspauschale für 24 Stunden (= je 9,60 €) kürzen.

Beachte: Das Gesagte gilt unabhängig davon, dass du für die Dauer Ihrer Abwesenheit die Verpflegungspauschalen selbst geltend machen darfst!

Es geht hier nur um die Kürzung der Übernachtungskosten, wenn darin Anteile für die Verpflegung enthalten sind, die nicht herausgerechnet werden können. Bist du umsatzsteuerpflichtig, kannst du aus dem Brutto-Rechnungsbetrag für eine Übernachtung im Inland die volle Vorsteuer ziehen – unabhängig davon, ob du den Betrag noch wegen darin enthaltener Mahlzeiten kürzt!

Reisenebenkosten steuerlich absetzen

Als Reisenebenkosten absetzbar sind deine tatsächlichen Aufwendungen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Maut, Straßenbenutzungsgebühren und Parkplatzkosten, Telefonate, aber auch Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen, wenn diese Kosten infolge deiner Geschäftsreise anfallen. Sammel sämtliche Belege zusammen mit der Reisekostenabrechnung. Du kannst ggf. auch die Vorsteuer daraus ziehen.

Nicht abzugsfähig sind Kosten für Bekleidung, Koffer und andere Reiseausrüstungen. Auch Strafzettel und Bußgelder, die du dir während einer Geschäftreise einhandelst, trägst du rein privat.

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3 Tipps, wie Sie Zweifelsfälle in den Griff bekommen

Tipp 1: Dokumentieren Sie den betrieblichen Reisezweck genau

Kosten für eine Auswärtstätigkeit sind nur dann absetzbar, wenn es für deine Reise einen konkreten betrieblichen Anlass gibt. Dokumentiere deshalb genau, wen du wann aus welchem geschäftlichen Grund und an welchem Ort (genaue Adresse) besucht hast. Notiere das am besten in einer Reisekosten-Abrechnung, die du für jede einzelne Geschäftsreise anfertigen solltest.

Allgemeine Gründe wie „Recherchefahrt“, „Verschaffung eines Marktüberblicks“ oder „Informationsreise“ sind nicht konkret genug. Damit verbundene Kosten wird der Fiskus nicht als Betriebsausgaben anerkennen. Du musst dann damit rechnen, dass ein trotzdem vorgenommener Abzug im Rahmen einer Betriebsprüfung wieder gestrichen wird.

Tipp 2: Trenne die Kosten im Zweifel in privat und betrieblich veranlasste auf

Problematisch kann die Anerkennung deiner Reisekosten werden, wenn deine Reise erkennbar aus einem privaten Grund mitveranlasst war. Dann gilt:

  • Gingst du Privatangelegenheiten in einem „geringfügigen Umfang“ nach, ist das unschädlich. Du kannst trotzdem die vollen Reisekosten absetzen. (Beispiel: Besuch einer privaten Abendveranstaltung nach einem 8-stündigen Seminartag.)
  • War der Privatanteil mehr als „geringfügig“, musst du die Reisekosten in einen betrieblich absetzbaren und einen privat veranlassten und somit nicht absetzbaren Teil trennen.
  • Ist die Trennung nicht leicht und einwandfrei möglich – auch nicht durch Schätzung –, erlaubt das Finanzamt keinen Kostenabzug (§ 12 EStG), was aber umstritten ist

Praxis Tipp: Bewerte das Problem der privaten Mitveranlassung nicht über. Es gibt zwar eine Fülle von Urteilen hierzu. Trotzdem brauchst du den Abzug von Reisekosten nicht in „vorauseilendem Gehorsam“ zu unterlassen. Eindeutig betriebliche Aufwendungen (z.B. Seminargebühren) sind ohnehin voll abziehbar. Gemischt veranlasste Kosten (z.B. ein Bahnticket, wenn du nach dem Seminar noch einen Urlaubstag angehängt hast) kannst du z.B. nach dem Zeitfaktor aufteilen. Das muss dir der Fiskus erst einmal streitig machen!

Tipp 3: Vermeide, dass ein anderer Ort zu deiner regelmäßigen Arbeitsstätte wird

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn du vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und nicht an einer deiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wirst. Hast du ein außerhäusliches Büro, ein Geschäft, einen Handwerksbetrieb, ist das natürlich eine regelmäßige Arbeitsstätte für dich. Deine Tätigkeit dort ist keine Auswärtstätigkeit.

So sind deine Kosten für „Reisen“ von der Privatwohnung in den Betrieb nur im Rahmen der Entfernungspauschale absetzbar, aber nicht nach den Regeln für Geschäftsreisen.

Erledigst du Aufträge typischerweise an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten, also z.B. bei deinen Kunden vor Ort oder auf Baustellen etc.? Das betrifft z.B. viele Handwerker, mobile Fußpfleger, Pizza-Lieferanten etc.

Deine Einsatzorte werden dann nicht zu deinen regelmäßigen Arbeitsstätten, auch dann nicht, wenn du länger als 3 Monate an einer solchen Arbeitsstätte tätig sind.

Es kommt aber nicht auf das abstrakte Berufsbild an, sondern auf die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit. Die Folgen:

  • Fährst du von deinem Betrieb aus zu den Kunden oder Baustellen, kannst du deine Fahrtkosten, deinen Verpflegungsmehraufwand, eventuelle Übernachtungskosten und Reisenebenkosten nach den in diesem Beitrag beschriebenen Reisekosten-Regeln geltend machen.
  • Das gilt genauso, wenn du von deiner Privatwohnung direkt zum Einsatzort fährst (die frühere 30km-Grenze gilt nicht mehr). Nur wenn du von zu Hause aus erst in den Betrieb und dann weiter zum Kunden fährst, darfst du die Reisekosten erst ab der Wegfahrt vom Betrieb ansetzen.

Auch wenn du deine selbstständige Tätigkeit auf einem Fahrzeug ausübst, z.B. als selbstständiger Lkw-Fahrer, sind deine Fahrten für Auftraggeber Auswärtstätigkeiten und nach den Reisekosten-Regeln absetzbar.

Problematisch wird es immer dann, wenn du eine Arbeit nicht typischerweise an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten ausführen, also z.B. als selbstständiger Programmierer über Monate unbefristet an einem Projekt im Betrieb deines Kunden mitarbeiten oder als selbstständiger Handelsvertreter regelmäßig das Büro Ihres Auftraggebers zur Abstimmung und Abrechnung aufsuchst.

Der aufgesuchte Ort kann zu einer deiner regelmäßigen Arbeitsstätten werden, wenn deine Tätigkeit dort auf Dauer angelegt ist. Das gilt bereits, wenn du die Arbeitsstätte durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufsuchst. Dann kannst du deine „Reisekosten“ dorthin nur noch im Rahmen der Entfernungspauschale geltend machen oder – wenn du auswärts übernachten musst – nach den Regeln für eine doppelte Haushaltsführung. Das schränkt vor allem die Absetzbarkeit deiner Fahrtkosten erheblich ein.

Ausweg: Arbeite für deinen Auftraggeber nur vorübergehend (z.B. auf Basis eines befristeten Vertrags), ist deine Tätigkeit dort nicht auf Dauer angelegt, und der Ort wird nicht zu einer deiner regelmäßigen Arbeitsstätten. Achte also ggf. auf eine solche Vereinbarung, um dir den Abzug deiner Fahrtkosten etc. nach den Reisekosten-Regeln zu sichern.

Dieser Artikel wurde von BWRmed!a bereitgestellt.
Autor: Sabine Feuersänger (M.A.)

Selbstständig, BWR Med!a, VNR Verlag

Reisekosten von der Steuer absetzen – So geht es
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