Rechnungsvorlage Kostenlos Nutzen Vor Und Nachteile

Rechnungsvorlage kostenlos nutzen – Vor- und Nachteile

Im Internet findest du heute nahezu alles, was du auch beruflich einsetzen kannst, und dazu meist noch kostenlos. So auch die Rechnungsvorlagen, die du als Freiberufler oder Unternehmer gratis herunterladen und einsetzen kannst. Doch sind diese Gratisangebote auch wirklich vorteilhaft oder können sie sich für dich auch nachteilig auswirken?

  1. Was ist eine Rechnungsvorlage?

Dabei handelt es sich um ein Dokument, mit dem du regelmäßig deine laufenden Ausgangsrechnungen erstellen kannst. Diese Rechnungen brauchst du später auch für deine Steuererklärung und musst das Original beziehungsweise deine Durchschläge oder Dateien 10 Jahre aufbewahren.

  1. Rechnung schreiben kostenlos aber wie?

Die kostenlosen Vorlagen kannst du aus dem Internet zum Download beziehen oder dir anhand einer Mustervorlage selbst erstellen. Erhältlich sind dabei meist folgende Formate:

Zum einen natürlich Word- und Excel-Dateien, da diese Programme am bekanntesten und beliebtesten sind. Es gibt aber auch editierbare pdf-Dateien, die angeboten werden oder Vorlagen für Access-Datenbanken, die eher selten genutzt werden, da sie weniger bekannt sind.

2.1 Rechnungsvorlage Word

Download Rechnungsvorlage Kleinunternehmer Word Mit Icon

Viele arbeiten lieber mit Word, weil damit meist auch Briefbögen gestaltet sind und es das typische Schreibprogramm ist. Es spricht auch nichts dagegen, die Rechnung in Word auszustellen.

Wichtig ist nur, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf der Rechnung enthalten sind. Manchmal wird als kleines Manko angeführt, dass man in Word nicht rechnen könnte. Nun, tatsächlich kann man über Formel sehr wohl Berechnungen in Word-Tabellen durchführen. Wer darin nicht geübt ist, empfindet das aber als ziemlich umständlich, da mit Formeln gearbeitet werden muss.

Einfache Rechnungen, bei denen es nur um einen Betrag geht, können jedoch problemlos mit selbst erstellten Vorlagen ohne Formeln ausgestellt werden. Wo Vorlagen zum Download angeboten werden, ist bei guten Vorlagen die Berechnungsmöglichkeit bereits berücksichtigt.

2.2 Rechnungsvorlage Excel

Download Rechnungsvorlage Kleinunternehmer Excel Mit Icon

Vorlagen in Excel sind genauso gut zu erstellen, vor allem haben Sie den Vorteil, dass man damit sehr gut auch lange Rechnungen mit mehreren Positionen automatisch berechnen kann.

Wenn du also lieber mit Excel arbeitest oder das für deine umfangreichen Rechnungen benötigst, ist es letztlich reine Geschmackssache, welches Programm du benutzen möchtest.

In Excel wirst du möglicherweise das Erstellen von Adressfeldern schwieriger empfinden, weil du nur Tabellen vor dir hast und die Korrespondenz in Word gewöhnt bist. Bei guten Vorlagen ist das jedoch überhaupt kein Problem, da die Felder selbstverständlich bereits vorbereitet sind.

  1. Rechnung schreiben mit einer Vorlage – Vorteile

Natürlich könntest du einfach statt einer Vorlage einen Rechnungsblock benutzen oder dich für jede Rechnung sogar an eine Schreibmaschine setzen. Beide Varianten sind durchaus erlaubt. Rechnungsvorlagen bringen jedoch einige Vorteile mit sich.

3.1 Nie wieder die Pflichtangaben vergessen

Vom Gesetzgeber sind verschiedene Pflichtangaben vorformuliert worden, die du bei deinen Rechnungen berücksichtigen musst. Wenn du mit einer Vorlage arbeitest, sind diese notwendigen Angaben schon berücksichtigt. Wenn du jede Rechnung auf ein leeres Blatt schreibst, könnte dir allerdings tatsächlich mal eine Angabe durch die Lappen gehen.

3.1.1 Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Angaben sind es denn, die du auf der Rechnung mindestens vermerken musst? Diese Pflichtangaben ergeben sich alle aus § 14 HGB in Verbindung mit §14a Abs. 5 UstG. Dazu gehören:

  • Dein vollständiger Name und deine Anschrift als Rechnungssteller sowie der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers.
  • Deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikations-Nr.
  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die du natürlich nur einmalig vergeben darfst!
  • Die genaue Aufstellung der gelieferten Gegenstände (Menge, Bezeichnung, Preise) oder die genaue Beschreibung der erbrachten Dienstleistung (Art, Umfang, auch Dauer, wenn ein Stundensatz abgerechnet wird).
  • Das Liefer- oder Leistungsdatum.
  • Der aufgeschlüsselte Betrag unter Nennung der Steuer (Steuersatz und Betrag).
  • Verabredete Minderungen (Rabatte, Skonto, Boni, sonstige Abzüge oder Reduzierungen).
  • Bei Verrechnungen oder reinen Gutschriften ein Hinweis darauf.
  • Eventuell ein Hinweis auf die Steuerschuld des Empfängers (falls § 13b UStG zutrifft)

3.2. Einfach die Platzhalter auf der Rechnungsvorlage ersetzen

Bei einer gut vorbereiteten Rechnungsvorlage musst du nur die oben aufgeführten Pflichtangaben in die entsprechenden vorbereiteten Felder einfüllen.

Dabei hast du natürlich in einer vorbereiteten Vorlage oder einer Softwarelösung zumindest deine eigenen Firmendaten bereits fest hinterlegt. Diese musst du nicht immer wieder neu ausfüllen.

Also beispielsweise kann die Vorlage deine Rechnungsnummer und das Tagesdatum automatisch mitzählen. Deine Adresse und dein Logo sowie deine Bankdaten und deine Zahlungsbedingungen sind ebenfalls fix hinterlegt.

Je nach Branche kann es sein, dass du ausschließlich ein einziges Produkt lieferst, dessen Name bereits vorbereitet in der Rechnung steht, beispielsweise „Heizöl“. Dazu kommt dann selbstverständlich, dass du dieses in Liter angeben möchtest, weswegen auch die Liefereinheit bereits vorbereitet sein kann.

3.2.1 Das sind die typischen Platzhalter

Die typischen Platzhalter sind die Daten, die die Vorlage oder Software nicht von selbst wissen kann.

Also die Kundendaten, Menge, Preis, Lieferdatum und Rabatte musst du jedes Mal selbst eintragen, sogar wenn dein Grundprodukt bereits fix hinterlegt ist. Lieferst du als Online-Händler verschiedene Produkte oder bietest du unterschiedliche Dienstleistungen an, musst du diese natürlich ebenfalls in jeder Rechnung genau auflisten. Gerade bei einer Lieferung ins Ausland ist das sehr wichtig für die Verzollung.

3.3 Du sparst dir viel Zeit

Nun stell dir vor, du würdest bei jeder Rechnung mit einem leeren Blatt Papier neu beginnen, alle Daten zu notieren. Das würde sehr lange dauern. Und da du im Idealfall natürlich mehrere Kunden hast und viele Rechnungen pro Tag ausstellen musst, ist der Aufwand immens.

3.3.1 Einschätzung der Zeitersparnis

Für die Berechnung einer Zeiteinsparung sind verschiedene Faktoren ausschlaggebend. Handwerker, die Rechnungen und Leistungsverzeichnisse für ganze Baustellen tippen müssen, brauchen länger als ein freiberuflicher Texter, der nur eine Wortzahl und den Namen des Artikels einzugeben hat.

Der Lehrstuhl für Betriebswirtschaftslehre in Frankfurt am Main hat 2014 in seinem „Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung –Grundlagen, Umsetzungsempfehlungen, Best Practices“ dargestellt, dass die Erstellung beziehungsweise Bearbeitung einer Papierrechnung (im Vergleich zu einer elektronischen Rechnung) 16 – 23 Minuten dauert. Die Zeitersparnis bei einer Umstellung würde immerhin 10 Minuten betragen.

Auch du kannst also davon ausgehen, dass so eine Vorlage dir die Hälfte der Zeit einsparen kann, die du bisher aufgewendet hast.

  1. Rechnung schreiben mit einer Vorlage – Nachteile

Da die Rechnungsvorlage es dir abnimmt, an alles denken zu müssen und dir zudem noch Zeit erspart, gibt es denn auch Nachteile?

4.1 §14 des HGB – gesetzliche Anforderungen werden nicht automatisch erfüllt

Wie oben bereits unter Pflichtangaben einer Rechnung aufgelistet, müssen deine Rechnungen viele gesetzliche Anforderungen erfüllen. Im Normalfall hast du alle wichtigen Vorgaben damit schon abgehakt.

Der Nachteil ist allerdings: wenn du dir einmal eine Vorlage erstellst oder irgendwo gratis herunterlädst und dann für die nächsten Jahre benutzt, dann ist diese nicht immer automatisch auf dem neuesten Stand.

Es kann also sein, dass du ein Jahr lang falsche Angaben in deine Rechnungen packst oder Neuerungen auslässt, die dann bei der nächsten Steuererklärung dem Steuerberater oder – schlimmer – direkt dem Finanzamt böse ins Auge stechen!

4.2 Die fortlaufende Rechnungsnummer nicht vergessen

Nutzt du ausschließlich Rechnungsvorlagen, dann musst du sie trotzdem stets pflegen und kontrollieren, ob du auch wirklich eine fortlaufende Nummer vergibst. Gerade, wenn du nicht mit Formeln oder einer Software arbeitest, musst du die Vorlage jedes Mal neu überschreiben. Dabei kann es passieren, dass du versehentlich gar keine Nummer oder eine doppelte (wenn du die von der alten Rechnung stehen lässt) vergibst. Das wird später zu einem Problem!

4.2.1 Was ist die fortlaufende Rechnungsnummer?

Die fortlaufende Nummer, die für jede Rechnung nur einmal vergeben wird, soll die Rechnung und den Aussteller der Rechnung (also dich) identifizieren. Du kannst die Nummern entweder vom Start deines Unternehmens an bis zu einem möglichen Verkauf oder einer Geschäftsaufgabe einfach durchlaufen lassen oder jährlich wieder bei 1 beginnen.

4.3 Du verlierst leicht den Überblick

Wenn du mit Vorlagen arbeitest, musst du dennoch dafür sorgen, dass alle ordnungsgemäß abgeheftet oder digital archiviert werden. Du musst kontrollieren, dass keine Nummern doppelt vergeben werden, Ein- und Ausgangsrechnungen trennen und vieles mehr.

4.3.1 Buchhaltungs- und Papierchaos im Büro

Sicherlich: wenn du Einzelunternehmer bist und ganz alleine als Freelancer startest, hast du zu Beginn noch keine großen Mengen an Buchhaltungsunterlagen und anderen Dokumenten zu archivieren. Aber das wird sich im Laufe der Zeit summieren.

Um kein Chaos in deinem Büro zu provozieren, müsstest du daher schon von Anfang an ein Ablagesystem einrichten, das du auch künftig bei größeren Papiermengen noch problemlos bewältigen kannst. Das wird aber meist nicht der Fall sein. Solange du deine Gratisvorlagen in Papierform nutzt oder wild irgendwo auf den Rechner speicherst, herrscht zu viel Chaos.

4.4 Das Rechnungsdesign repräsentiert dein Unternehmen

4.4.1 Individuelles Rechnungsdesign ist nicht immer möglich

Deine Rechnungen sind dein Aushängeschild. Darauf sollte auch dein Logo ersichtlich sein oder weitere Unternehmensdaten. Leider ist bei vorgefertigten kostenlosen Vorlagen nicht immer eine komplette Nachbearbeitung möglich, sodass du dort nicht alle Dinge unterbringen kannst.

Beispielsweise kann nicht überall ein Bild eingefügt werden oder es ist kein Platz für saisonale Hinweise auf Sommer- oder Weihnachtsurlaub oder spezielle Events, die auf der Rechnung gleichzeitig als Werbung dienen können.

Vielleicht kannst du aber auch nicht alles Wünschenswerte einsetzen, weil die Programme oder deine Fähigkeiten die Umsetzung nicht erlauben.

  1. Alternative Möglichkeiten

Aus diesem Grund kannst du früher oder später an deine Grenzen stoßen und musst dich auf die Suche nach Alternativen machen.

5.1 Buchhaltungsprogramm

Eine gute Lösung ist ein Buchhaltungsprogramm. Einer der beliebtesten Anbieter auf dem deutschen Markt ist aktuell sevDesk. Aber auch ein Blick auf ähnliche Anbieter kann sich lohnen.

Eine optimal auf dich zugeschnittene Softwarelösung, die auf dich und deine Branche passt und auch in Zukunft mitwachsen kann, hat gleich mehrere Vorteile:

Alle wichtigen Punkte hinsichtlich gesetzlicher Vorschriften werden automatisch berücksichtigt und auch laufend aktualisiert. Somit bist du immer auf dem neuesten Stand, den du dir selbst mit deiner privaten Vorlage nicht ständig erarbeiten würdest.

Das Programm hilft dir bei der Archivierung und reduziert noch weiter deinen Aufwand und deine Archivierungstätigkeiten. Außerdem ist es effektiv und platzsparend.

Du bist aufgrund des Service- und Wartungsangebotes nicht auf dich allein gestellt. Falls mal etwas schief läuft, hast du immer jemanden, der dir zur Seite steht.

Das Programm kann mitwachsen und sich nach deinen veränderten Wünschen erweitern lassen.

Alle Daten im Programm lassen sich gleichzeitig auch für den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer übernehmen und helfen dir bei der Bilanzerstellung, im Mahnwesen oder deinen Analysen und Auswertungen. Du kannst enorm viel Nutzen daraus ziehen, wenn eine Software alle Rechnungsdaten für dich auswertet.

Der Nachteil ist natürlich, dass eine Software und der dazu passende Service nicht kostenlos zu haben sind. Außerdem gibt es keine Software, die alle Wünsche gleichzeitig berücksichtigen kann. Oft musst du mit Standardmodulen auskommen, ansonsten sind spezielle Programmierungen notwendig, die einzig und allein für dich vorgenommen werden müssen – was meist gar nicht geht oder sehr teuer ist.

Allerdings kann dein Unternehmen fast gar nicht derart speziell sein, dass es für dich gar keine Lösung gäbe. Nur um die Kosten wirst du nicht herumkommen. Dafür bekommst du aber auch eine lohnenswerte Gegenleistung.

5.2 Rechnungen schreiben ohne Vorlage

Um Kosten zu sparen und gerade zu Beginn der Selbstständigkeit kannst du noch sehr gut auch ohne Vorlagen klarkommen. Vielleicht musst du zunächst nur einmal im Monat eine Rechnung erstellen? Das bleibt sehr übersichtlich und kann auch problemlos ohne Vorlagen bewältigt werden.

Wenn du ab einem gewissen Zeitpunkt umsteigen willst auf eine Software oder Vorlagen, die du anders archivierst und sammelst oder digitalisierst, musst du möglicherweise alle bereits geschriebenen Rechnungen nacherfassen und alles neu organisieren. Das ist umständlich und zeitraubend.

5.3 Weitere Alternativen

Du kannst auch deinen Steuerberater beauftragen, alle Rechnungen von vornherein für dich abzuwickeln. Sogar bei manchen Anwälten ist das mit einer kombinierten Inkassobeauftragung möglich. Aber eine solche Variante, die durchaus nützlich sein kann, weil du sichergehen kannst, dass alles pünktlich, richtig und rechtlich einwandfrei abgewickelt wird, ist hauptsächlich kostenintensiv.

  1. Fazit zum Thema Rechnungsvorlage

Es gibt verschiedene praktische und sinnvolle Möglichkeiten, wie du deine Rechnungen organisieren kannst. Vorlagen selbst erstellen ist am schnellsten und günstigsten, dafür hast du keine Rechtssicherheit. Eine tolle Alternative sind Buchhaltungsprogramme, die eine Vielzahl von Funktionen gleichzeitig erfüllen, dafür aber kostenpflichtig sind.

Gut wäre, wenn du dich einfach einmal umschauen und dich beraten lassen würdest. Dann könntest du am leichtesten feststellen, mit welchen Kosten und welchem Nutzen du rechnen kannst. Und darauf basierend eine sinnvolle Entscheidung treffen.