Es spielt keine Rolle, ob du noch in der Gründungsphase steckst oder schon für für dein Business Erweiterungen planst. Wenn du damit Erfolg haben willst und effizient Arbeiten möchtest, dann musst du dich mit dem Thema Projektmanagement befassen. Hier gibt es einiges zu beachten, es kann viel falsch gemacht werden und jedes Projekt kann dann schnell zu einem zeitlichen, aber auch finanziellen Problem werden. Deshalb zeigen wir dir hier in unserem Ratgeber Projektmanagement, auf was es ankommt und auf was du im Besonderen achten musst.

Ratgeber Projektmanagement für den Erfolg deiner Projekte

Egal ob du allein oder im Team ein Ziel verfolgst, ein Problem lösen willst oder eine besondere Aufgabe bewältigen willst, es ist dafür immer eines dafür notwendig. Du brauchst ein gutes Projektmanagement. Es ist bei vielen Unternehmen festzustellen, dass Projektarbeit immer mehr an Bedeutung gewinnt und selbst kleine Unternehmen können damit bessere Ergebnisse erreichen. Was jetzt vielleicht so klingen mag, dass Projektmanagement der Schlüssel für jeglichen Erfolg ist, der irrt sich aber. Wer erfolgreich sein möchte, der braucht die richtigen Voraussetzungen, es bedarf einer konsequenten Umsetzung und das alles geht nur, wenn auch das Projektmanagement dementsprechend zur Verfügung steht. Mit diesem Ratgeber Projektmanagement will ich dir zeigen, auf was du achten musst, was du tun musst und welche Fehler du vermeiden solltest.

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Was bedeutet Projektmanagement eigentlich?

In der heutigen Zeit gehört das Projektmanagement in modernen Unternehmen, vom kleinen Startup bis hin zum Konzern zum festen Teil der Arbeitsabläufe und der Arbeitsorganisation. Deshalb sollte auch für dich dies eine gewisse Bedeutung haben, wenn du dauerhaft erfolgreich sein möchtest. Beim Projektmanagement handelt es sich um Aufgaben, die in vier verschiedene Aufgaben gegliedert werden:

  • Projektdefinition: Bei der Projektdefinition wird das Ziel definiert, die Ist-Situation analysiert, eine grobe Planung vorgenommen und ein Kick-off durchgeführt.
  • Projektdurchführung: In diesem Teilschritt wird die Feinplanung vorgenommen, die einzelnen notwendigen Aufgaben an das Projektteam vergeben, die Teamentwicklung und die Teamsteuerung festgelegt.
  • Projektcontrolling: In diesem Arbeitsschritt wird der Erfolg des Projekts laufend kontrolliert, die durchgeführten Schritte und Arbeiten werden dokumentiert und es wird ein Qualitätsmanagement eingesetzt.
  • Projektabschluss: Zum Abschluss erfolgt beim Projektmanagement die Endabnahme des Projektes, es für die sogenannte Entlastung der Projektbeteiligten gesorgt und entsprechende Berichte über das Projekt werden angefertigt.

Projektmanagement hat immer das Ziel, dass Projekte richtig geplant und gesteuert werden. Beim Projektmanagement ist es wichtig, dass Risiken begrenzt werden, Chancen genutzt werden und die Ziele eines Projekt nicht nur pünktlich sondern auch im Rahmen der veranschlagten Kosten erreicht werden.

Projektmanagement bringt dir Vorteile

Projektmanagement bringt dir einige Vorteile, vor allem auch in Bezug auf deine Mitarbeiter. Für deine Mitarbeiter sind Projekte und die Mitarbeit an diesen Projekte immer eine willkommene Abwechslung zum normalen Tagesgeschäft.

  • Projektarbeit sorgt für Abwechslung. Mit Projekten ist es immer möglich, neue Erfahrungen zu sammeln. Dies gilt für dich und deine Mitarbeiter. Mit Projektarbeit ist es für dich möglich, auch die Teamfähigbeit bei deinen Mitarbeitern zu fördern und zu stärken.
  • Projektarbeit sorgt für Motivation. Gerade wenn du und deine Mitarbeiter jeden Tag die gleichen Arbeiten verrichten, kann schnell der Blick für langfristige Ziele verloren gehen. Man arbeitet für den kurzfristigen Erfolg und vergisst den Blick über den Tellerrand. Das gilt für dich gleichermaßen wie für deine Mitarbeiter. Doch bei Projektarbeiten kann durch das Erreichen von Teilzielen und Teilergebnisse immer neue Motivation geschöpft werden und damit steigt auch das Selbstbewusstsein.
  • Projektarbeit kann Organisation verbessern. Du hast bereits in den ersten Teilen dieses Artikels erkennen können, dass für das Projektmanagement und die Projektarbeit sehr viel und vor allem sehr gut geplant werden muss. Doch genau dies kann für dich auch zu einem großen Vorteil sein bzw. werden. Wenn du eine gründliche Planung im Rahmen von Projektmanagement machst, dann überträgt sich diese Ordnung und diese Struktur auch auf die Arbeitsbereiche und auch auf deine Mitarbeiter. Damit kann auf längere Sicht gesehen die gesamte Leistungsfähigkeit deines Unternehmens gesteigert werden.

Grundlagen für dein erfolgreiches Projektmanagement

Es gibt Studien und Statistiken die besagen, dass rund 40% aller Projekte scheitern. Sehr oft liegt dieses Ergebnis am sogenannten Whiscy-Syndrom. Dies hat aber nichts damit zu tun, dass während eines Projektes zu viel Whiskey getrunken wird. Der Begriff bedeutet vielmehr „Why Isn´t Sam Coding Yet und beschreibt einfach die Außergewöhnlichkeit, dass ein Projekt voller Energie und Tatendrang begonnen wird, aber vorher einfach nicht die Ziele genau definiert worden sind. Also hast du schon gelernt jetzt, dass du vor einem Projektbeginn deine Ziele ganz genau und deutlich festlegen musst.

Beachte auch die 72-Stunden-Regel: Diese Regel besagt, dass du innerhalb von 72 Stunden den ersten Schritt machten musst, wenn du dir etwas vorgenommen hast. Je länger du wartest, desto kleiner werden für dich die Chancen, dass du dieses Projekt auch wirklich anfängst.

Zu einem erfolgreichen Projektmanagement gehören grundsätzlich zwei sehr wesentliche Dinge, welche du berücksichtigen musst:

  • du brauchst ein genau durchdachtes Ziel

  • beginne in kurzer Zeit mit der Umsetzung bzw. der Realisierung

Du musst konkrete Ziele formulieren

Wie bereits oben angesprochen, so ist es für dich sehr wichtig, dass du ein konkretes Ziel formulierst. Dies solltest du nicht mit einem Wunsch verwechseln. Wenn du also beispielsweise sagst, dass du eine neue Online Marketing Kampagne starten willst, dann ist dies zwar lobenswert, ist aber kein konkretes Ziel. Du musst deshalb dieses Ziel mit konkreten Fakten festlegen:

  • Was alles gibt es zu tun?

  • Wie viel Zeit steht für diese Aufgaben zur Verfügung?

  • Wie soll das ablaufen?

  • Wer steht für die Umsetzung zur Verfügung?

  • Wie hoch dürfen die Kosten für dieses Projekt sein?

  • Warum kann dir dieses Ziel weiterhelfen?

Diese 10 Maßnahmen musst du für ein erfolgreiches Projektmanagement einleiten

Um dein Projekt effektiv und erfolgreich gestalten zu können, musst du mit klarer Struktur und verbindlichen Vorgaben herangehen. Dafür will ich dir 10 Maßnahmen vorstellen, die für dich wichtig sind, damit dein Projektmanagement auch erfolgreich ist.

Setze konkrete Ziele

Zunächst musst du festlegen, welche Ziele du für dein Projektmanagement hast. Legen fest, wie die derzeitige Situation ist, also eine Ist-Analyse durchführen. Lege fest, was du erwartest, aber auch was deine Kunden von dir erwarten. Danach kannst du dein Projektmanagement auch klar definieren.

Verwalte die Aufgaben

Du musst immer festlegen, welche anfallenden Aufgaben in deinem Unternehmen auch als Projekt bezeichnet werden können. Nicht alle notwendigen Maßnahmen in deinem Unternehmen sind mit einem Projekt gleichzusetzen. Grundsätzlich sollte alles, was außergewöhnliche Aufgaben sind, die für dich und dein Unternehmen eine strategische oder eine wirtschaftliche hohe Bedeutung haben, sollten als Projekt eingestuft werden. Du muss dabei auch definieren, wo du hier die Mindestgrößen in Bezug auf Budget und Ressourcen siehst. Helfen kann dir hier die Beachtung von folgenden Punkten:

  • Dein Ziel oder deine Teilziele musst du immer fest im Blick haben. Termine und Kosten musst du immer einhalten, denn nur so kannst du dein Projekt erfolgreich gestalten
  • Du musst mit Struktur, mit der nötigen Professionalität und mit dem nötigen Wissen an die Sache herangehen. Bitte nicht übertreiben und denken, dass du jetzt mit super modernen Methoden arbeiten musst.

Schaffe Verantwortlichkeiten

Du musst klare Verantwortlichkeiten schaffen. Für den Erfolg im Projektmanagement ist es wichtig, dass Entscheidungen schnell getroffen werden. Um eine einfache Projektorganisation möglich zu machen, kannst du ruhig mit einer Blaupause arbeiten. Du solltest für jede Verantwortung bzw. jeden Verantwortungsbereich in einem Projekt auch nur eine Person benennen. Diese Personen musst du mit klaren Aufgaben, mit klaren Verantwortlichkeiten und mit klar festgelegten Kompetenzen ausstatten. Aber du musst auch klar stellen, dass du jeden Verantwortlichen auch in die Pflicht nimmst. Nur wenn in einem Projektmanagement klar festgelegt ist, wohin die Richtung führt, kann es auch gelingen. Am besten gelingt dir das, wenn von dir klare Leitlinien definiert werden. Doch Vorsicht! Du darfst bei der Verteilung der Projektaufgaben das Tagesgeschäft nicht vergessen, denn das muss ja auch noch weiterlaufen.

Wähle einen Projektleiter

Du musst einen Projektleiter auswählen. Natürlich hast du in deinem Projektmanagement die Hauptverantwortung. Trotzdem ist es ratsam, dass du einen Projektleiter einsetzt. Doch die Auswahl dafür muss von dir sorgsam getroffen werden. Auch wenn als Unternehmer natürlich über allem stehst, so spielt ein Projektleiter, vor allem in einem größeren Projekt, eine sehr zentrale und damit auch sehr wichtige Rolle. Dieser Projektleiter den du auswählst, muss einige Anforderungen erfüllen. Er muss nicht nur fachlich, sondern auch menschlich dazu fähig sein, ein Projekt zu leiten. Bei der Auswahl solltest du deshalb folgendes beachten:

  • Fachwissen ist nicht alles. Ein Projektleiter braucht dieses natürlich, doch auch die soziale Komponente muss gegeben sein, was heißt, dass er auch mit Menschen umgehen kann. Ein reiner Theoretiker, der Menschen nicht mitnehmen und begeistern kann, wird dir als Projektleiter keine große Hilfe sein.
  • Du musst deinem „Auserwählten“ auch genügend Zeit und auch die nötigen Kompetenzen geben, damit er seine an ihn gestellten Aufgaben auch erledigen kann.
  • Die Zusammenarbeit zwischen dir und ihm muss passen. Was will er? Was willst du? Das muss vorher geklärt sein, denn sonst führt das schnell zu Konflikten.
  • Die musst ihn so unterstützen, dass diese Unterstützung auch den anderen Teammitgliedern im Projektmanagement klar und bewusst ist.

Leitfaden erstellen

Die nächste Maßnahme die für dich ansteht, ist die Erstellung von einem Leitfaden und zwar für jede Phase deines Projektes. Gerade wenn das Thema Projektmanagement für dich noch nicht so zu den Standardaufgaben gehört, ist dies besonders wichtig. In diesen Leitlinien fasst du die wichtigsten Standardfragen für deinen Projektleiter zusammen. Was muss wann mit wem getan werden? In diese Leitlinie solltest du, so jedenfalls mein Tipp an dich, noch eine Checkliste packen. Die macht das ganze noch ersichtlicher und einfacher verständlich. In diese Leitlinien packst du alles rein und zwar vom Antrag, über die Entscheidung, die Durchführung und die Steuerung. Am Ende sollte stehen, welcher Nutzen dadurch entsteht. Jeder, der Verantwortung in deinem Projektmanagement trägt, beispielsweise auch für Teilprojekte, muss darin eingebunden werden.

Zielzustand festlegen

Diese Maßnahme ist ganz wichtig für dich, denn hier musst du klare Ziele formulieren, was du von deinem Projektmanagement und dem Projekt erwartest. Lege fest, wie der Zielzustand aussehen soll. Ich hatte ja bereits weiter oben in meinem Artikel bereits erwähnt, dass die meisten Projekte dann scheitern, wenn die Ziele und die Vorgaben nicht klar definiert sind und jeder eine andere Vorstellung vom Projekt und dem Projektmanagement hat. In diese Zielformulierung solltest du zusammen mit deinem Projektleiter erfassen, wie der Zielzustand aussehen soll. Erfasst werden muss, was dafür wichtig und was nötig ist. Was kann vernachlässigt werden? Wichtig ist auch, dass du gewisse Risiken definierst, die während der Projekt-Phase auftreten können.

  • Für die Zieldefinition solltest du nach dem SMART-PRINZIP vorgehen. Hinter diesem Prinzip steht die Idee, dass Ziele präziser formuliert werden können, dass Ziele messbar sind und dass die Ziele auch von jedem im Projektteam angenommen werden. Es gibt sowohl klar definierte und erreichbare Ziele und klare Zeitvorgaben.
  • Definiere deine Ziele, die Zeitvorgaben und alle wichtigen Details in deinem Projektmanagement nicht selbst. Am besten ist es, du machst dies mit deinem Projektleiter oder anderen wichtigen Menschen, die eine Schlüsselrolle in deinem Projekt einnehmen. So kannst du möglichen Fehlplanungen schon frühzeitig entgegensteuern.
  • Setze ruhig auch Arbeitstechniken ein, die intuitiv sind. Im Projektmanagement eignen sich dafür sehr gut Mind-Maps, damit du auch in der Lage bist, Zusammenhänge, die etwas komplexer sind, verständlicher darzustellen.

Die grobe Startplanung

Ganz wichtig ist für dich die Startplanung beim Projektmanagement. Diese Planung ist vor allem sehr zeitaufwändig und in der Praxis stellt sich immer wieder heraus, dass diese erste Planung immer wieder geändert werden muss. Das kostet nicht nur zusätzliche Zeit, sondern auch Ressourcen und Geld. Deshalb solltest du dich darauf konzentrieren, als Startplanung nur eine grobe Planung zu machen. Diese kannst du dann nach und nach noch verfeinern, was für dich auch viel einfacher ist. Messlatte für dich sollten aber immer die Ziele und die zu erreichenden Ergebnisse sein. Wie detailliert deine Planung sein muss, hängt auch immer von den Notwendigkeiten ab. Mach dich frei von dem Gedanken, dass deine Planung zu detailverliebt ist, denn damit sparst du dir nicht nur Zeit und Geld sondern auch viele Nerven. Es gibt nichts Ärgerliches, als gleich kurz nach dem Projektstart feststellen zu müssen, dass sich einige Punkte deiner Detailplanung schon wieder erledigt haben.

Erstelle Zwischenberichte

In Rahmen des Projektmanagement will ich dir in diesem Ratgeber Projektmanagement nahelegen, immer wieder Zwischenberichte zu erstellen. Aktualität ist ein Muss bei Projekten. Diese Zwischenberichte müssen aber aussagefähig sein und ermöglichen, dass frühzeitig Korrekturen vorgenommen werden können. In diesen Zwischenbericht muss stehen, ob du im Zeitplan bist oder ob es eher kritisch ist, was den zeitlichen Ablauf betrifft. Ich empfehle dir hier, die Ampelfunktion zu nutzen:

  • Rot immer dann, wenn es ernsthafte Probleme gibt und hier dringender Handlungsbedarf bzw. Korrekturbedarf besteht
  • Gelb immer dann, wenn es Probleme gibt, die aber unter Umständen von den Teammitglieder selbst nach Rücksprache mit dem Projektleiter schnell gelöst werden können
  • Grün immer dann, wenn nur kleinere Probleme bestehen, aber keine Ziele gefährdet sind

Halte Meetings

Führe regelmäßige Meetings und Jour fixes durch. Meetings sind nicht immer beliebt, das weiß ich. Vielleicht denkst du auch, dass diese nur unnötige Zeit in Anspruch nehmen. Aber im Rahmen von Projektmanagement sind diese Meetings sehr wichtig. Du musst nur darauf achten, dass sie kurz sind und die Inhalte knackig und aussagefähig sind. Mehr braucht es nicht. Du solltest dafür nicht mehr als eine Stunde dafür ansetzen und für Diskussionen, die dann möglicherweise ins kleinste Detail ausarten, darf kein Platz sein. Zu jedem Meeting sollte dann auch ein Protokoll angefertigt werden, was später in die Projektunterlagen übernommen wird. Für diese Meetings solltest du folgende Punkte beachten:

  • Halte die Meetings in einem kleinen Teilnehmerkreis ab. Wer nicht unbedingt dabei sein muss, der sollte aber auf jeden Fall das Protokoll erhalten.
  • Erzähle nicht nur du bei den Meetings, sondern fördere das Bewusstsein, dass auch Entscheidungen nicht immer nur von dir getroffen werden müssen.
  • Im Protokoll muss alles Wichtige detailliert festgehalten werden inklusive von Verantwortlichkeiten bei der Vergabe von ToDo`s.

Bilde eine Unternehmenskultur

Wenn du erfolgreich Projektmanagement betreiben willst, dann gehört dazu eine gewisse Art von Unternehmungskultur. Nur dann sind Projekte erfolgreich und auch das Tagesgeschäft wird sich verbessern. Du solltest immer vermitteln, dass Mitmachen und Vormachen sehr wichtig sind und das dies zu Werten in deinem Unternehmen gehört.

So kannst du das Scheitern von einem Projekt verhindern

Du musst dir klar darüber sein, dass es viele Gründe geben kann, die ein Projekt scheitern lassen. D kannst eine noch so gute Planung gemacht haben und alle 10 oben beschriebenen Maßnahmen eingeleitet haben. Dennoch gibt es Faktoren, die für dich entscheidend sein können, ob du mit deinem Projekt Erfolg hast oder dein Projekt scheitert. Deshalb hier in diesem Ratgeber Projektmanagement noch Punkte, die du unbedingt beachten musst.

Dies muss von dir UNBEDINGT beachtet werden

  • Du musst die Mitarbeiter für dein Projekt genau aussuchen. Hier ist kein Platz für Sentimentalität oder persönlicher Bevorzugung. Egal ob Projektleiter, Teilprojektleiter oder sonstige Teammitglieder. Fachwissen, soziale Kompetenz und die Fähigkeit zur Teamarbeit sind grundlegende Voraussetzungen.
  • Du darfst NIE die Kommunikation vernachlässigen. Gerade in einem Projekt, wo mehrere Menschen an einer Aufgabe arbeiten, ist Kommunikation das A und O und mit der wichtigste Faktor, ob ein Projekt gelingt oder in die Hose geht. Regelmäßige Meetings, Zwischenberichte und News gehören hier zum Alltagsgeschäft. Du selbst bist dafür verantwortlich, dass zu jeder Zeit des Projekt alle auf dem gleichen Kenntnisstand sind.
  • Halte dich nicht für den wichtigsten Menschen im gesamten Projekt. Du musst während eines Projektes deinen Mitarbeitern immer wieder klarmachen, wie wichtig sie für dich und für das Projekt sind. Deshalb sollten sie von dir auch in Entscheidungsprozesse, je nach Verantwortlichkeiten, einbezogen werden. Mach jedem klar, wie wichtig sein Beitrag für das Projekt ist und vor allem auch warum. Wenn jemand im Team genau weiß, welche Rolle er im Projekt einnimmt, kannst du auch dessen Motivation noch weiter steigern.

Daran solltest du IMMER denken

Neben den oben genannten Punkten, welche du unbedingt verhindern solltest, kommen noch weitere Punkte hinzu, welche du im Hinterkopf haben solltest und beachten musst.

  • Unterschätze niemals den zeitlichen Aufwand. Wenn du ein Projekt organisieren und erfolgreich durchführen willst, dann musst du die Zeit genau planen. Das betrifft sowohl die zeitlichen Abläufe innerhalb des Teams als auch die benötigte Zeit für das Abarbeiten von Aufgaben. Diese zeitliche Planung ist nicht ganz einfach und deshalb solltest du immer einen Sicherheitspuffer einbauen. Termine, sowohl Teiltermine als auch den Zieltermin, muss man bei Projektmanagement einhalten. Also lieber nicht zu knapp kalkulieren.
  • Starte nie zu viele Projekte. Immer eines nach dem anderen. Wenn du gleichzeitig zwei oder mehrere Projekte durchführen willst, dann bist du zum Scheitern verurteilt. Wichtig ist, dass man nie auf mehreren Baustellen gleichzeitig arbeiten sollte. Immer eines nach dem anderen abarbeiten, denn sonst verlierst du ganz schnell den Überblick. Außerdem leidet dann die Qualität darunter und du wirst langfristig gesehen mit dem Ergebnis nicht zufrieden sein.

Das darfst du NIE vergessen

Abschließend noch zwei Punkte, die eine große Rolle in Bezug oder Misserfolg eines Projektes spielen. Du solltest deshalb diese beiden Punkte nie vergessen.

  • Schenke deinen Mitarbeitern immer das nötige Vertrauen. Es ist zwar klar, dass ein Projekt in Sachen Zielerreichung immer überwacht werden muss. Aber deine Mitarbeiter sollten von dir nicht das Gefühl vermittelt bekommen, dass ihre Arbeit nun von dir auf Schritt und Tritt überwacht wird. Wenn sie das Gefühl haben, ist es in Sachen Motivation und Leistungsfähigkeit gleich vorbei und du kannst aufhören. Zeige ihnen, dass du ihnen vertraust und das du ihre Arbeit innerhalb des Projektes schätzt. Gibt deshalb immer Feedback, auch wenn mal Anlass zur Kritik besteht. Aus Fehlern lernt man. Aber du musst auch darauf achten, dass sie ihre eigenen Vorschläge einbringen können und du nicht nur bestimmst und sie müssen deine Befehle ausführen.
  • Wenn Menschen zusammenarbeiten und vor allem dann, wenn dies vielleicht auch noch unter einem gewissen Zeitdruck der Fall ist, kann es zu Konflikten kommen. Dies ist etwas ganz normales und im Projektmanagement keine Seltenheit. Der eine fühlt sich schnell nicht wertgeschätzt, wenn er eine Aufgabe bekommt, die seiner Meinung nach nicht den Stellenwert wie die Aufgaben des Kollegen haben. Diese Risiken musst du erkennen und mögliche Brandherde für Konflikte frühzeitig erkennen. Zeige immer wieder auf, dass alle ein gemeinsames Ziel verfolgen und dies nur gemeinsam zu schaffen ist.

Weitere Tipps zum Thema Projektmanagement

Du kannst im Bereich Projektmanagement natürlich auch Tools nutzen, die dich in vielen Dingen bei einem Projekt unterstützen. Welche Tools dir hier zur Verfügung stehen, kannst du in unserem Artikel „Die Top 10 kostenlosen Projektmanagement-Tools im Vergleich“ nachlesen. Da ist sicher auch etwas dabei, was dir von Nutzen sein kann.

Kurz und knackig kannst du auch noch in unserem Beitrag „6 Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Projektmanagement“ nachlesen, welche Fehler du unbedingt vermeiden musst und was die wichtigsten Faktoren sind, um ein Projekt erfolgreich zu gestalten.

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