Bei steigendem Arbeitsaufkommen geraten Unternehmen und gerade Start-ups in Sachen Projekt- und Aufgabenmanagement schnell an ihre Grenzen. Der Schreibtisch ist voll, das Mail-Postfach quillt über, Projekte werden mit unübersichtlichen Excel-Tabellen organisiert, deren Stand oft veraltet ist. Hinzu kommen Chat-Verläufe in Slack, Post-its auf Schreibtischen und nicht auffindbare Präsentationen, die sich in einem verschachtelten Unterverzeichnis befinden.

Das kommt dir bekannt vor? Mit der richtigen Projektmanagement-Software kannst du dem Chaos endlich ein Ende setzen. Klare Aufgabenstellungen, abgestimmte Timings, eindeutige Zuständigkeiten und Prioritäten. Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand und jeder weiß, was zu tun ist und kann entscheiden, welche Aufgabe Vorrang hat.

So ist es nicht verwunderlich, dass der Markt an Projektmanagement-Software wächst. Inzwischen gibt es weit über 700 Tools für das Aufgaben- und Projektmanagement, die Büro-Organisation und die Zusammenarbeit im Team. Um hier den Überblick zu behalten, stellen wir dir die 5 besten Projektmanagement-Softwares vor.

PM-Software 1: factro – Überblick pur im Projektmanagement

Die in Bochum entwickelte Projektmanagement-Software factro ist perfekt auf agile Team-Arbeit zugeschnitten. Die intuitive und leichte Bedienung ermöglicht dir einen direkten Start und schnelle Erfolge: Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und gemeinsam mit dem Team loslegen. Der Projektstrukturbaum eignet sich dazu am besten und bietet dir Überblick pur.

Mit nur einem Klick kannst du die Projektansicht wechseln und ins Kanban Board, Gantt Chart oder die Tabelle gehen. Bei Aufgaben in mehreren parallelen Projekten hilft dir das übergreifende Dashboard, alle To-dos immer im Blick zu behalten. Das clevere Benachrichtigungssystem warnt dich außerdem rechtzeitig, wenn deine Deadlines zu reißen drohen oder es Terminkonflikte gibt.

factro ist in der Basic Cloud für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Gastnutzer können in allen Tarifen kostenfrei und unbegrenzt eingeladen werden. Für größere Projekte empfehlen wir dir eine der kostenpflichtigen Editionen mit erweitertem Funktionsumfang. Los geht’s mit der Team Cloud für 7,99 Euro pro Nutzer und Monat. factro bietet zudem bereits ab der Basic Cloud einen kostenfreien Support per E-Mail, Telefon oder Chat sowie volle DSGVO-Konformität mit deutschem Server-Standort und Datenschutz.

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PM-Software 2: Trello – Kanban, Karten und Co.

Die ebenfalls webbasierte Projektmanagement-Software Trello ist das ideale Tool für alle Kanban-Liebhaber und unterstützt dich bei einer extrem agilen und projektbezogenen Arbeitsweise. Die Trello-Boards erscheinen in Kanban-Optik und sind absolut flexibel und frei definierbar. Aufgaben werden durch einzelne Karten visualisiert, die du ebenfalls individuell nach deinen Ansprüchen gestalten kannst.

Trello, das seine Daten auf US-Servern hostet, bietet eine Basic-Variante, in der du 10 Teamboards gleichzeitig nutzen kannst. Pro Nutzer kannst du unbegrenzt viele Boards erstellen, allerdings ist die Dateigröße auf 10 MB je Anhang beschränkt. Außerdem musst du für die meisten Funktionen wie Berechtigungen sogenannte Power-ups bezahlen.

Trello Business kostet bei einem Jahresvertrag ca. 10 $ pro Nutzer und Monat. Der Preis für Trello Enterprise beläuft sich auf knapp 21 $ pro Nutzer und Monat und wird preiswerter, je mehr Nutzer die Lizenz umfasst. Das geht bis zu knapp 6 $ pro Nutzer bei 5.000 Anwendern.

PM-Software 3: Airtable – Datenbanken neu gedacht

Auf den ersten Blick wird dich die PM-Software Airtable sofort an Excel erinnern. Im Unterschied zum Tabellenkalkulationsprogramm werden deine Daten allerdings in eine optisch ansprechende Form verwandelt, um auch komplexe Projekte einfach mit deinem Team zu organisieren.

Die Zellen kannst du dabei auf über 20 verschiedene Arten formatieren und zudem nicht nur mit Text, sondern auch mit Checkboxen, Auswahlfeldern oder Barcodes befüllen. Durch das einfach zu verstehende Datenbanken-System lassen sich die Tabellen leicht miteinander vernetzen, um Relationen herzustellen und Daten z.B. mit Informationen zu Projekten und Kunden zu verknüpfen.

Die kostenfreie Basis-Version beinhaltet 1.200 Zeilen pro Dokument und 2 GByte Dateispeicher. Airtable Pro kostet 20 $ pro Nutzer und bietet neben einem höheren Speicher auch sog. „Blocks“. Hierbei handelt es sich um eine Art kreativer Add-ons, mit denen du das Tool stärker individualisieren und deine Workflows noch besser auf dein Team anpassen kannst.

PM-Software 4: Wunderlist – Klassische To-do-Listen zum Abhaken

Wunderlist ist der Klassiker unter den Aufgaben-Apps. Zwar wurde die populäre To-do-App 2015 von Microsoft für viele Millionen gekauft, um sie in das eigene Tool „To-do“ zu integrieren. Dieser Versuch scheiterte augenscheinlich, sodass Wunderlist immer noch online ist und sogar mehr Downloads als Microsoft To-do verzeichnet.

Mit Wunderlist steht dir eine sehr einfache, übersichtliche und leicht zu benutzende Software zur Aufgabenverwaltung zur Verfügung, die in 33 Sprachen verfügbar ist. Du kannst Aufgaben erstellen, verwalten und zu Listen hinzufügen. Diese kannst Du mit deinen Freunden, Kollegen oder Partnern teilen und so zusammen daran arbeiten.

In der Freeware von Wunderlist sind Zuweisungen, Dateianhänge und Unteraufgaben begrenzt. Wunderlist Pro für Unternehmen kostet 4,49 Euro pro Nutzer und Monat und bietet außerdem eine einfache Administration und flexible Teamgrößen.

PM-Software 5: Asana – Entwicklung aus dem Hause Facebook

Eine der international beliebtesten Projektmanagement-Softwares ist das US-Tool Asana, das vom Facebook Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickelt wurde und an vielen Stellen sichtbar die Facebook-Handschrift trägt. Der Fokus liegt dabei auf Einfachheit, Team-Kommunikation und einigen Gimmicks. So belohnt dich das Tool für erledigte Aufgaben mit bunten Fabelwesen, die blitzschnell über den Bildschirm huschen.

Asana gibt es inzwischen seit fast 2 Jahren auch in deutscher Sprache. Mit der Mobile App für Android und iOS kannst du dein Projektmanagement auch von unterwegs steuern. Die aufgeräumte App-Oberfläche ist sehr gelungen und das Interface gut an die Smartphone-Größe angepasst. Hier ist das minimalistische Konzept dieser Projektmanagement-Software ein klarer Vorteil.

Die Basis-Version eignet sich für Teams mit bis zu 15 Nutzern und enthält 5 kostenlose Projekte. Der Business-Tarif für Unternehmen liegt bei rund 19 Euro pro Nutzer und Monat, muss allerdings für mindestens 5 User gebucht werden. Eine Erhöhung der User-Zahl erfolgt in 5er bzw. ab 30 Usern in Zehnerschritten.

Fazit: Mit Projektmanagement-Software erfolgreich zusammenarbeiten

Excel-Sheets und E-Mails alleine reichen nicht aus, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Sie sind als Kollaborations-Tool sehr eingeschränkt, veraltet und ineffizient. Mit einer Projektmanagement-Software ersparst du dir unnötige Mails, reduzierst Meeting-Zeiten, räumst mit Unklarheiten auf und verbesserst so die Kommunikation im Team. So sparst du viel Zeit und Geld, sorgst für erstklassige Ergebnisse, zufriedene Kunden und – glückliche Mitarbeiter!

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