Bei steigendem Arbeitsaufkommen geraten Unternehmen und gerade Start-ups in Sachen Projekt- und Aufgabenmanagement schnell an ihre Grenzen. Auf dem Schreibtisch und im Mail-Postfach herrscht Chaos, Projekte werden mit unübersichtlichen Excel-Tabellen organisiert, deren Stand oft veraltet ist. Hinzu kommen Chat-Verläufe in Slack, Post-its auf Schreibtischen und verschollene Präsentationen in einem unbekannten Ordner.

Das kommt dir bekannt vor? Mit der richtigen Projektmanagement-Software kannst du der Unordnung endlich ein Ende setzen. Klare Aufgabenstellungen, nachvollziehbare Prioritäten, zielgerichtete Zeitplanung und eindeutige Zuständigkeiten. Alle Mitarbeiter sind auf dem gleichen Stand und jeder weiß, was zu tun ist, und kann entscheiden, welche Aufgabe besonders wichtig ist.

So ist es nicht verwunderlich, dass der Markt an PM-Software wächst. Inzwischen gibt es weit über 700 Apps für das Aufgaben- und Projektmanagement, die Büro-Organisation und die Zusammenarbeit im Team. Um hier den Überblick zu behalten, stellen wir dir die 10 besten Tools vor.

factro – Überblick pur im Projektmanagement

Die in Bochum entwickelte Projektmanagement-Software factro ist perfekt auf agile Team-Arbeit zugeschnitten. Die intuitive und leichte Bedienung ermöglicht dir einen direkten Start und schnelle Erfolge: Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und gemeinsam mit dem Team loslegen. Der Projektstrukturbaum eignet sich dazu am besten und bietet dir Überblick pur.

Mit nur einem Klick kannst du die Projektansicht wechseln und ins Kanban Board, Gantt Chart oder die Tabelle gehen. Bei Aufgaben in mehreren parallelen Projekten hilft dir das übergreifende Dashboard, alle To-Dos immer im Blick zu behalten. Das clevere Benachrichtigungssystem warnt dich außerdem rechtzeitig, wenn deine Deadlines zu reißen drohen oder es Terminkonflikte gibt. Dank der offenen REST-API können Daten mit Drittsystemen ausgetauscht werden.

factro ist in der Basic Cloud für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Gastnutzer können in allen Tarifen kostenfrei und unbegrenzt eingeladen werden. Für größere Projekte empfehlen wir dir eine der kostenpflichtigen Editionen mit erweitertem Funktionsumfang. Los geht’s mit der Team Cloud für 7,99 Euro pro Nutzer und Monat. factro bietet zudem bereits ab der Basic Cloud einen kostenfreien Support per E-Mail, Telefon oder Chat sowie volle DSGVO-Konformität mit deutschem Server-Standort und Datenschutz.

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Trello – Kanban, Karten und Co.

Das ebenfalls webbasierte PM-Tool Trello ist ideal für alle Kanban-Liebhaber und unterstützt dich bei einer extrem agilen und projektbezogenen Arbeitsweise. Die Boards erscheinen in Kanban-Optik und sind absolut flexibel und frei definierbar. Aufgaben werden durch einzelne Karten visualisiert, die du ebenfalls individuell nach deinen Ansprüchen gestalten kannst.

Trello, das seine Daten auf US-Servern hostet, bietet eine Basic-Variante, in der du 10 Teamboards gleichzeitig nutzen kannst. Pro Nutzer kannst du unbegrenzt viele Boards erstellen, allerdings ist die Dateigröße auf 10 MB je Anhang beschränkt. Außerdem musst du für die meisten Funktionen wie Berechtigungen sogenannte Power-ups bezahlen.

Trello Business kostet bei einem Jahresvertrag ca. 10 $ pro Nutzer und Monat. Der Preis für den Enterprise-Tarif beläuft sich auf knapp 21 $ pro Nutzer und Monat und wird preiswerter, je mehr Nutzer die Lizenz umfasst. Das geht bis zu knapp 6 $ pro Nutzer bei 5.000 Anwendern.

Meistertask – Leichtfüßiges Kanban-Board

Die Projektmanagement-Software Meistertask setzt wie Trello auf das Kanban Board und eignet sich daher ideal für agile Teams. Zudem ermöglicht das Board eine einfache Aufgabenverwaltung mit viel Übersicht. Dank individueller Status kannst du deinen eigenen Workflow umsetzen.

Die Bedienung geht leicht von der Hand. Neben einer Browser-Version steht die App auch für Android und iOS bereit. Die Oberfläche und der Funktionsumfang von Meistertask sind zurückhaltend und schlank, dabei aber nicht so schlicht wie es etwa bei Trello der Fall ist.

Meistertask steht in einer kostenfreien Basisversion bereit, die bis zu 3 Projekte und Dateianhänge mit einer Größe von bis zu 20 MB ermöglicht. Der Tarif „Pro“ kostet monatlich 8,25 Euro pro Nutzer und erweitert den Funktionsumfang um eine unbegrenzte Anzahl an Projekten, Integrationen anderer Dienste und Dateianhänge mit bis zu 200 MB. Noch mehr Funktionen gibt es für 20,75 pro Nutzer und Monat im Business-Tarif. 

Airtable – Datenbanken neu gedacht

Auf den ersten Blick wird dich die Projektmanagement-Software Airtable sofort an Excel erinnern. Im Unterschied zum Tabellenkalkulationsprogramm werden deine Daten allerdings in eine optisch ansprechende Form verwandelt, um auch komplexe Projekte einfach mit deinem Team zu organisieren.

Die Zellen kannst du dabei auf über 20 verschiedene Arten formatieren und zudem nicht nur mit Text, sondern auch mit Checkboxen, Auswahlfeldern oder Barcodes befüllen. Durch das einfach zu verstehende Datenbanken-System lassen sich die Tabellen leicht miteinander vernetzen, um Relationen herzustellen und Daten z.B. mit Informationen zu Projekten und Kunden zu verknüpfen.

Die kostenfreie Basis-Version beinhaltet 1.200 Zeilen pro Dokument und 2 GByte Dateispeicher. Airtable Pro kostet 20 $ pro Nutzer und bietet neben einem höheren Speicher auch sog. „Blocks“. Hierbei handelt es sich um eine Art kreativer Add-ons, mit denen du die PM-Software stärker individualisieren und deine Workflows noch besser auf dein Team anpassen kannst.

Wunderlist / Microsoft To Do – Klassische To-do-Listen zum Abhaken

Wunderlist ist der Klassiker unter den Aufgaben-Apps. Zwar wurde die populäre To-do-App 2015 von Microsoft für viele Millionen gekauft, um sie in das eigene Tool „To Do“ zu integrieren. Dieser Versuch scheiterte augenscheinlich, sodass Wunderlist immer noch online ist und sogar mehr Downloads als Microsoft To Do verzeichnet.

Mit Wunderlist steht dir eine sehr einfache, übersichtliche und leicht zu benutzende Software zur Aufgabenverwaltung zur Verfügung, die in 33 Sprachen verfügbar ist. Du kannst Aufgaben erstellen, verwalten und zu Listen hinzufügen. Diese kannst Du mit deinen Freunden, Kollegen oder Partnern teilen und so zusammen daran arbeiten.

In der Freeware von Wunderlist sind Zuweisungen, Dateianhänge und Unteraufgaben begrenzt. Wunderlist Pro für Unternehmen kostet 4,49 Euro pro Nutzer und Monat und bietet außerdem eine einfache Administration und flexible Teamgrößen. Du musst aber beachten: Microsoft hat angekündigt, das Wunderlist ab dem 6. Mai 2020 abgestellt wird. Dann kannst du deine Daten nicht mehr synchronisieren. Eine neue Registrierung funktioniert nur noch für Microsoft To Do.

Asana – Entwicklung aus dem Hause Facebook

Eine der international beliebtesten Projektmanagement-Softwares ist das US-Tool Asana, das von Facebook Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickelt wurde und an vielen Stellen sichtbar die Facebook-Handschrift trägt. Der Fokus liegt dabei auf Einfachheit, Team-Kommunikation und einigen Gimmicks. So belohnt dich Asana für erledigte Aufgaben mit bunten Fabelwesen, die blitzschnell über den Bildschirm huschen.

Asana gibt es inzwischen seit rund 2 Jahren auch in deutscher Sprache. Mit der mobile App für Android und iOS kannst du deine Projekte auch von unterwegs steuern. Die aufgeräumte Oberfläche ist sehr gelungen und das Interface gut an die Smartphone-Größe angepasst. Hier ist das minimalistische Konzept dieser PM-Software ein klarer Vorteil.

Die Basis-Version eignet sich für Teams mit bis zu 15 Nutzern und enthält 5 kostenlose Projekte. Der Business-Tarif für Unternehmen liegt bei rund 19 Euro pro Nutzer und Monat, muss allerdings für mindestens 5 User gebucht werden. Eine Erhöhung der User-Zahl erfolgt in 5er bzw. ab 30 Usern in Zehnerschritten.

monday.com – Anpassbare Optik und einfache Bedienung

Das PM-Tool monday.com aus Israel legt viel Wert auf eine ansprechende und personalisierbare Optik. Die Darstellung von Projekten erfolgt z.B. mit einem Kanban Board oder einer Zeitleiste. Mit sogenannten Widgets kannst du die Oberfläche um eigene Felder erweitern, sodass alle gewünschten Informationen jederzeit ersichtlich sind.

Um keine Deadlines zu verpassen, benachrichtigt dich monday.com, wenn die rechtzeitige Fertigstellung gefährdet ist. Eine Wochenvorschau informiert dich zudem über die anstehenden Aufgaben deines Teams. Die Bedienung ist sehr einfach und die Oberfläche ansprechend. Zudem ist die Projektmanagement-Software auch als mobile App verfügbar.

Achtung: Anders als die meisten Tools gibt es monday.com nicht in einer kostenlosen Variante, sondern in vier Tarifen mit verschiedenen Features. Auch die Nutzerzahlen sind gestaffelt und können nicht selber festgelegt werden. Eine Erhöhung der User erfolgt zwischen 5 und 30 Nutzern in Fünferschritten, darüber gibt es Optionen für 40, 50, 100 und über 200 Nutzer. Der kleinste Tarif mit 5 Nutzern startet bei 39 Euro monatlich.

awork – Schlanke App mit Offline-Funktion

Die Projektmanagement-Software awork konzentriert sich auf die wesentlichsten Funktionen, wodurch die Bedienung einfach ist. Projekte werden als Liste, auf einem Kanban Board oder in einem Gantt Chart dargestellt.

Zu den Besonderheiten von awork zählen die integrierte Zeiterfassung sowie die Offline-Funktionalität. Du kannst Änderungen auch ohne Internetverbindung vornehmen. Sobald du wieder im Netz bist, startet die Synchronisierung. Reicht dir der kompaktere Funktionsumfang nicht aus, kannst du auch andere Services wie Slack oder Jira einbinden.

Die kostenlose Version von awork funktioniert mit bis zu 10 Nutzern und maximal 3 Projekten. Du musst aber beachten, dass du keines deiner angelegten Projekte löschen kannst, wenn du nicht den Premium Tarif nutzt. Dieser kostet bei jährlicher Zahlung 10 Euro pro Nutzer und Monat. Mit enthalten sind dann auch unbegrenzt viele Projekte.

Bitrix24 – Umfassende Lösung für Projekte und mehr

Bitrix24 ist eine umfangreiche Software, die Projektmanagement mit zusätzlichen Funktionen wie CRM oder einem Onlineshop kombiniert. Dadurch wird Bitrix24 zu einem Schweizer Taschenmesser, das sich für viele Einsatzzwecke und Unternehmen eignet. Als mobile App gibt es die Software auch für unterwegs.

Zu den Merkmalen von Bitrix24 zählen zudem vielfältige Kommunikations-Features wie ein Chat, Intranet sowie Videokonferenzen. Für kollaboratives Arbeiten legt die Software besonderen Wert auf eine präzise Aufgabenverwaltung. Du kannst Aufgaben als (Wieder-)Vorlage speichern, Teammitgliedern verschiedene Rollen zuteilen und die Effizienz nachverfolgen.

Bitrix24 gibt es als Cloud-Version, aber auch On-Premise zur Installation auf dem eigenen Server. Die kostenlose Cloud-Version enthält bis zu 12 Nutzer und „Basic“-Funktionen. Noch mehr Funktionen gibt es in einem der fünf kostenpflichtigen Tarife. Die Selbstinstallation liegt je nach Umfang und Tarif zwischen 1.400 Euro und 60.000 Euro.

MS Project – Alter Hase im Projektmanagement

MS Project ist das Urgestein in Sachen Projektmanagement-Software. Seit 1984 gibt es die Anwendung in verschiedenen Ausführungen. Dank der umfangreichen Funktionen kann MS Project für verschiedenste Aufgaben und Projekte genutzt werden, die Bedienung ist für Neueinsteiger aber sehr kompliziert.

Für die Aufgaben- und Projektverwaltung stehen dir u.a. eine Listenansicht, ein Kanban Board und ein Gantt Chart bereit. MS Project kann zudem Reportings erstellen, sodass Prozesse fortlaufend optimiert werden können. Außerdem ist eine Kompatibilität mit den gängigen Microsoft Office-Apps vorhanden, was den Datenaustausch erleichtert.

MS Project gibt es wie Bitrix24 als Cloud- und On-Premise-Variante. Die Cloud-Version kostet je nach Tarif und Umfang monatlich zwischen 8,40 Euro und 46,40 Euro pro Nutzer. Die On-Premise-Version des Typs „Standard“ kostet 849 Euro, die Professional-Variante liegt bei 1.509 Euro.

Fazit: Mit Projektmanagement-Software erfolgreich zusammenarbeiten

Excel-Sheets und E-Mails alleine reichen nicht aus, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Sie sind als Kollaborations-Tool sehr eingeschränkt, veraltet und ineffizient. Mit einer Projektmanagement-Software ersparst du dir unnötige Mails, reduzierst Meeting-Zeiten, räumst mit Unklarheiten auf und verbesserst so die Kommunikation im Team. So sparst du viel Zeit und Geld, sorgst für erstklassige Ergebnisse, zufriedene Kunden und – glückliche Mitarbeiter!

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