Das Format des Geschäftsbriefes folgt genormten Regeln. Nichtsdestotrotz bleibt genügend Platz, durch einen individualisierten Briefkopf und hochwertiges Briefpapier eigene Ansprüche an Design und Image zu transportieren. Auch die Verwendung hochqualitativer Briefkuverts und Briefhüllen wertet die Postsendung auf.

Welches Briefpapier für welche Zwecke

In den Normen der DIN 5008 sind alle Standards für das Formatieren eines geschäftlichen Anschreibens vermerkt. Diese betreffen auch den Briefkopf. Die Norm betrifft den Geschäftsbrief auf einem Brief im DIN A4 Format. Für wichtige geschäftliche Briefe sollte hochwertiges Briefpapier mit einer hohen Grammatur verwendet werden. Je höher die Grammatur desto dicker und wertiger ist das Briefpapier. Briefe auf recyceltem Fasern transportieren zwar eine umweltfreundliche Message, sie schrecken jedoch anspruchsvolle Kunden häufig ab.

Für Massenmailings kann auch ein günstiges, helles Briefpapier – beispielsweise mit einer Grammatur von 80g/m2 verwendet werden. Das graue, unattraktive, ungebleichte Papier, welches Ämter lange Zeit verwendet haben, hat in der Geschäftskorrespondenz ausgedient. Farbiges Briefpapier oder Briefpapier mit Motiv kann eine originelle Marketingidee sein, welche dann jedoch auch zum Design der Briefhüllen passen muss. Ein stimmiges oder auch auffallendes Farbkonzept gibt den Mailings eine individuelle Note. Eine große Auswahl an farbigen Briefhüllen und Kuverts bietet beispielsweise Blanke Briefhüllen.

Briefkuverts und Briefhüllen als Marketinginstrument

Neben dem Briefpapier spielt die Wahl der Briefkuverts eine große Rolle dabei, wie ein Schreiben wahrgenommen wird. Bunte, individuell gestaltete Briefkuverts und Briefhüllen bleiben dem Empfänger eher im Gedächtnis. Auch Briefkuverts und Briefhüllen sind DIN-genormt. Ausnahmen bilden ungewöhnliche exotische Formate, wie sie für Einladungen zu Feiern oder besonderen Anlässen zum Einsatz kommen. Am häufigsten werden Briefkuverts und Briefhüllen in der DIN Lang verwendet. Ein normaler Brief auf A4 Briefpapier wird zum Versenden in diesen Umschlägen dreifach gefalzt. Soll das Schreiben nicht gefalzt werden und ohne Knicke und Beschädigungen den Empfänger erreichen, eignen sich Umschläge im C4 Format. Eine mit Pappkarton verstärkte Rückwand bietet zusätzliche Stabilität.

Schlichte weiße Briefkuverts und Briefhüllen eignen sich für äußerlich neutrale Post am ehesten. Akzente lassen sich hier setzen, indem ein farbiges Innenfutter, beziehungsweise ein farbiger Motivdruck im Innenraum, gewählt wird. Versenden Sie häufig geschäftliche Post in einem bestimmten Stil, sollte diese Art Briefkuverts und Briefhüllen immer wieder genutzt werden, um den Kunden bereits beim Empfangen und vor dem Öffnen den Impuls zu geben, dass es sich um ein Schreiben von Ihnen handelt. Dieser Wiedererkennungswert ist als Marketinginstrument nicht zu unterschätzen.

Anlegen des Briefkopfes

Der Briefkopf ist das Erste, was der Kunde von Ihrem Anschreiben sieht. Er beginnt laut DIN 5008 bei 16,9mm vom oberen Rand und umfasst maximal 7 Zeilen. Auf der linken Heftseite beginnt der Briefkopf nach 25mm Rand, auf der rechten Seite bei 10mm. Die Zeile für die Anschrift und der Bereich für postalische Vermerke schließen sich auf dem Briefpapier bei Zeile 11 von oben an. In den Briefkopf gehören traditionell Name und Anschrift des Unternehmens beziehungsweise Absenders. Auch wenn Sie diese bereits auf den Briefkuverts und Briefhüllen vermerkt haben, müssen sie im Schreiben vorkommen. Telefonnummern und Email-Adressen finden im Briefkopf ebenfalls Platz. Wird ein Logo platziert, kann es rechts des Briefkopfes oder mittig aufgebracht werden. Ein Logo auf der linken Seite ist ungewöhnlich, außer es bezieht alle Adressangaben automatisch ein.

 

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