Pflichtenheft Lastenheft Unterschied

Pflichtenheft und Lastenheft – für ein Projekt eine ganz wichtige Geschichte, um erfolgreich und termingerecht zum Ziel zu kommen. Bevor wir dir das Pflichtenheft und Lastenheft näher erläutern und die Unterschiede aufzeigen, machen wir noch einen kleinen Exkurs in die Definition des „Projektes“.

Was ist ein Projekt?

Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, das ein ganz bestimmtes Ziel verfolgt. Um dieses Ziel erfolgreich zu erreichen, bedarf es gewisser Handlungen. Dabei erfordert die Planung und Durchführung eines Projektes allerlei Knowhow, Engagement, Zeit und Ressourcen. Dabei werden neben einem Anfangs- und Endtermin die Ziele, Vorgaben und Arbeitsschritte genau definiert.

Projekte können dabei ganz unterschiedlich aussehen, so ist für die Privatperson der Umzug in eine neue Wohnung ein Projekt, während der Neubau einer Halle für den Unternehmer das Projekt darstellt. Das Ziel beider Projekte ist allerdings das Gleiche – der erfolgreiche Abschluss zum vorgegebenen Zeitpunkt.

Die Definition eines Projekts dürfte so ziemlich jedem klar sein, doch weiß jeder, was ein Pflichtenheft, was ein Lastenheft ist und worin die Unterschiede zwischen diesen beiden Dokumenten liegen?
Für die Durchführung eines Projektes sollten grundsätzlich ein Pflichtenheft und ein Lastenheft angelegt werden. Versuche, dass das Lastenheft auch das Pflichtenheft sein soll, werden oftmals kläglich scheitern – also nicht nur der Versuch, sondern das gesamte Projekt.
Wieso das so ist, wird durch die Definition der beiden Begriffe und deren Unterschiede schnell klar.

Der das Projekt in Auftrag gebende, also der Kunde, hat seine Anforderungen an das Projekt. Diese werden im Bereich des Projektmanagements auch als „Customer Requirements“ bezeichnet. Und dies ist die klassische Ebene des Lastenheftes.

Lastenheft und Pflichtenheft – die Definitionen

Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden in der Umgangssprache nicht selten sozusagen „über einen Kamm geschert“. Etliche Personen wissen gar nicht, dass es einen Unterschied zwischen dem Pflichtenheft und dem Lastenheft gibt, sondern gehen davon aus, dass es sich um das ein und selbe Dokument handelt.

Das Lastenheft kann also demnach kurz mit dem Begriff „Ich-wünsch-mir-was“ aus Sicht des Kunden, umschrieben werden. Nämlich er legt in dem Lastenheft fest, was er von dem Projekt erwartet. Der Auftraggeber definiert mit dem Lastenheft seine gesamten Anforderungen an das Projekt. Demnach kann das Lastenheft auch als „Kundenspezifikation“ bezeichnet werden.

Das Pflichtenheft dagegen wird vom Projektdurchführenden (Auftragnehmer oder Dienstleister) erstellt und ist sozusagen die Antwort auf das Lastenheft. In dem Pflichtenheft stellt der Dienstleister in ganz konkreter Form dar, wie er das Projekt für den Auftraggeber umsetzen würde und kann. Dabei wird im Pflichtenheft das Ausschlussprinzip verwendet, das heißt, konkrete Fälle werden entweder eingeschlossen oder ausgeschlossen, um die Grundlage für das weitere Vorgehen zu bilden.

Gerade wenn der Auftraggeber des Projektes ein externer Kunde ist, ist die Kommunikation über Lastenhefte und Pflichtenhefte wichtiger denn je. Denn hierüber erfolgt ein Großteil der Projektkommunikation.
Befinden sich die beiden Projektbeteiligten in einem Unternehmen, ist die Erstellung des Pflichtenheftes noch relativ einfach.

Das heißt also: Lastenheft und Pflichtenheft sind die beiden Dokumente, die ganz wichtige Bestandteile innerhalb eines Projektes sind und gegebenenfalls als Bestandteil bei einem Vertragsabschluss zugrunde liegen.

Und ganz wichtig: Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei vollkommen voneinander getrennte Dokumente! Durch deren Erstellung im Vorfeld des Projektes können Missverständnisse unter Umständen bereits im Vorfeld aus dem Weg geräumt werden.
Erst wenn der Auftraggeber dem Pflichtenheft zugestimmt hat, wird in der Regel mit der Umsetzung des Projektes begonnen.

Natürlich stellt sich bei der Projektplanung von beiden Seiten wohl die Frage, was in ein Lastenheft gehört und was in das Pflichtenheft. Wir möchten dir im folgenden Abschnitt die Punkte nennen, die auf jeden Fall Bestandteil der beiden Dokumente sein sollen.

So erstellst du Lastenheft und Pflichtenheft

Im Lastenheft hat der Projektgeber sozusagen freie Hand und kann all seine Erwartungen, Anforderungen und Wünsche an das Projekt definieren. Aus dieser „Sammlung“ entsteht das Gesamtbild des Projektes, und somit der Anforderungskatalog für den Auftragnehmer.

So sollte das Lastenheft aufgebaut sein:

  • Definieren der groben Ziele
  • Sammlung aller Anforderungen
  • Anforderungen in Muss- und Wunsch-Kriterien unterteilen
  • Festlegen der quantitativen Größen der Anforderungen,
  • Lastenschrift nach Schlagwörtern sortieren, um eine bessere Übersicht zu erhalten

So sollte das Pflichtenheft aufgebaut sein:

  • Die Ausgangssituation dokumentieren und die Ziele definieren
    Dabei werden die Muss-Kriterien entsprechend gekennzeichnet, ebenso die Wunsch-Kriterien und die Abgrenzungs-Kriterien im Detail aufgeführt.
  • Prozessabläufe beschreiben, Stärken und Schwächen sollten aufgeführt werden
  • Erstellung eines Soll-Konzeptes, in dem die Anforderungen des Auftraggebers beschrieben werden
  • Erstellung der Beschreibung der technischen Strukturen (wenn Technik erforderlich ist)
  • Tabellarische Übersicht mit wichtigen Daten, Anmerkungen und Notizen erstellen
  • Checklisten, Ablaufplane und gegebenenfalls Belege als Anhang dem Pflichtenheft beifügen

Ganz gleich, ob du ein Lastenheft oder ein Pflichtenheft erstellst, je detaillierter die einzelnen Punkte ausgeführt sind, umso einfacher lassen sich die Zielkriterien exakt eingrenzen.

Und bevor das Projekt in die Umsetzungsphase geht, eigentlich noch bevor Lastenhefte und Pflichtenhefte erstellt werden, sollten einige Fragen im Vorfeld geklärt werden. Dazu zählen unter anderem natürlich auch der finanzielle Rahmen, der innerhalb des Projektes zur Verfügung stehen wird. Und auch die Istzustände von Hard- und Software, Schnittstellen und dergleichen mehr, sollten auf jeden Fall im Vorfeld geklärt werden.

Pflichtenheft & Lastenheft: Das ist der Unterschied und so erstellst du sie
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