Pflichtenheft und Lastenheft

Pflichtenheft und Lastenheft sind für das Projektmanagement sehr wichtig – doch wo liegt der Unterschied in der Definition?

Das Pflichenheft und das Lastenheft – für ein Projekt und das Projektmanagement sind beide Dokumente immens wichtig, um erfolgreich und termingerecht zum Ziel zu kommen. Mit ihnen können sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer ihre Vorstellungen niederschreiben und dem anderen ihre Ziele verständlich näher bringen. So können Missverständnisse vermieden und das Projekt erfolgreich durchgeführt werden. Wo genau liegt also der Unterschied zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft?

Exkurs: Was ist ein Projekt?

Bei einem Projekt handelt es sich um ein einmaliges Vorhaben, das ein ganz bestimmtes Ziel verfolgt. Damit dieses Ziel erfolgreich erreicht werden kann, bedarf es gewisser Handlungen. Die Planung und Durchführung eines Projektes erfordert allerlei Knowhow, Engagement, Zeit und Ressourcen. Dabei werden neben einem Anfangs- und Endtermin die Ziele, Vorgaben und Arbeitsschritte genau definiert.

Projekte können ganz unterschiedlich aussehen, so ist für die Privatperson der Umzug in eine neue Wohnung ein Projekt, während der Neubau einer Halle für den Unternehmer das Projekt darstellt. Das Ziel beider Projekte ist allerdings das Gleiche – der erfolgreiche Abschluss zum vorgegebenen Zeitpunkt.

Für die Durchführung eines Projektes und das Projektmanagement sollten grundsätzlich ein Pflichtenheft und ein Lastenheft angelegt werden. Wer versucht, das Lastenheft und das Pflichtenheft als ein Dokument zusammenzufassen, wird oftmals kläglich scheitern: Sowohl bei der Erstellung als auch beim gesamten Projekt. Wieso das so ist, wird durch die Definition der beiden Begriffe und deren Unterschiede schnell klar.

Der Auftraggeber, also der Kunde, hat seine Anforderungen an das Projekt. Ebenso wie der Auftragnehmer seine Ideen hat, wie er das Projekt realisieren will. An dieser Stelle kommen das Lastenheft und das Pflichtenheft für das Projektmanagement ins Spiel.

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Lastenheft und Pflichtenheft – Die Definitionen

Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden in der Umgangssprache nicht selten „über einen Kamm geschert“. Viele Menschen wissen gar nicht, dass es einen Unterschied zwischen dem Pflichtenheft und dem Lastenheft gibt, sondern gehen davon aus, dass es sich um das ein und dasselbe Dokument handelt. Was ist also der Unterschied und die Definition von Lastenheft und Pflichtenheft ?

Definition Lastenheft – der Standpunkt des Kunden

In dem Lastenheft legt der Kunde fest, was er sich von dem Projekt erwartet. Er schreibt also alles nieder und definiert mit diesem seine gesamten Anforderungen an das Projekt. Demnach kann das Lastenheft auch als Kundenspezifikation oder Anforderungskatalog bezeichnet werden. Durch das Lastenheft wird der Kunde intensiv mit der Aufgabe konfrontiert. Er muss sich Gedanken darüber machen, was er eigentlich vom Auftrag erwartet und was er genau haben möchte. Das macht es dem Auftragnehmer leichter, auf das Ziel hinzuarbeiten, welches der Kunde sich wünscht. Dazu kann er immer wieder auf dieses Lastenheft zurückgreifen, wenn eine Frage mal nicht ganz klar ist. Demnach bietet das Lastenheft also die ideale Grundlage, auf dem das Projekt aufbauen kann.

Definition Pflichtenheft – Die Antwort auf das Lastenheft

Erst wenn vom Kunden das Lastenheft erstellt wurde, kann der Projektdurchführende (Auftragnehmer oder Dienstleister) das Pflichtenheft erstellen. Dieses bildet sozusagen die Antwort auf das Lastenheft. In dem Pflichtenheft stellt der Dienstleister in ganz konkreter Form dar, wie er das Projekt für den Auftraggeber umsetzen kann und würde. Dabei wird im Pflichtenheft das Ausschlussprinzip verwendet. Das heißt, konkrete Fälle werden entweder eingeschlossen oder ausgeschlossen, um die Grundlage für das weitere Vorgehen zu bilden.

Gerade wenn der Auftraggeber des Projektes ein externer Kunde ist, ist die Kommunikation über Lastenhefte und Pflichtenhefte wichtiger denn je. Denn hierüber erfolgt ein Großteil der Projektkommunikation. Befinden sich die beiden Projektbeteiligten in einem Unternehmen, ist die Erstellung des Pflichtenheftes noch relativ einfach.

Das heißt also: Lastenheft und Pflichtenheft sind die beiden Dokumente, die ganz wichtige Bestandteile innerhalb eines Projektes sind. Gegebenenfalls liegen sie als Bestandteil bei einem Vertragsabschluss zugrunde.

Ebenfalls ganz wichtig: Lastenheft und Pflichtenheft sind zwei vollkommen voneinander getrennte Dokumente! Durch die Erstellung der Dokumente im Vorfeld des Projektes können Missverständnisse unter Umständen bereits vorher aus dem Weg geräumt werden. Erst wenn der Auftraggeber dem Pflichtenheft zugestimmt hat, wird in der Regel mit der Umsetzung des Projektes begonnen.

Natürlich stellt sich bei der Projektplanung von beiden Seiten wohl die Frage, was in ein Lastenheft und Pflichtenheft gehört. Aus diesem Grund möchten wir dir im folgenden Abschnitt die Punkte nennen, die auf jeden Fall Bestandteil der beiden Dokumente sein sollen.

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So erstellst du das Lastenheft und Pflichtenheft

Im Lastenheft hat der Projektgeber sozusagen freie Hand und kann all seine Erwartungen, Anforderungen und Wünsche an das Projekt definieren. Aus dieser „Sammlung“ entsteht das Gesamtbild des Projektes und somit der Anforderungskatalog für den Auftragnehmer.

So sollte das Lastenheft aufgebaut sein:

  • Angaben über den Ist-Zustand: Welche Voraussetzungen sind bereits gegeben?
  • Definieren der groben Ziele
  • Zuständigkeiten genau angeben
  • Sammlung der Anforderungen in Muss- und Wunsch-Kriterien unterteilen
  • Festlegen der quantitativen Größen der Anforderungen,
  • Lastenschrift nach Schlagwörtern sortieren, um eine bessere Übersicht zu erhalten

So sollte das Pflichtenheft aufgebaut sein:

  • Die Ausgangssituation dokumentieren und die Ziele definieren
    Dabei werden die Muss-Kriterien entsprechend gekennzeichnet, ebenso die Wunsch-Kriterien und die Abgrenzungs-Kriterien im Detail aufgeführt.
  • Prozessabläufe beschreiben, Stärken und Schwächen sollten aufgeführt werden
  • Erstellung eines Soll-Konzeptes, in dem die Anforderungen des Auftraggebers beschrieben werden
  • Erstellung der Beschreibung der technischen Strukturen (wenn Technik erforderlich ist)
  • Tabellarische Übersicht mit wichtigen Daten, Anmerkungen und Notizen erstellen
  • Checklisten, Ablaufplane und gegebenenfalls Belege als Anhang dem Pflichtenheft beifügen

Ganz gleich, ob du ein Lastenheft oder ein Pflichtenheft erstellst: Je detaillierter die einzelnen Punkte ausgeführt sind, umso einfacher lassen sich die Zielkriterien exakt eingrenzen.

Fazit

Beim Pflichtenheft und beim Lastenheft gibt es somit einige entscheidende Unterschiede, die im Projektmanagement beachtet werden sollten. Bevor das Projekt in die Umsetzungsphase geht, eigentlich noch bevor Lastenhefte und Pflichtenhefte erstellt werden, sollten einige Fragen im Vorfeld geklärt werden. Dazu zählen unter anderem natürlich auch der finanzielle Rahmen, der innerhalb des Projektes zur Verfügung stehen wird. Ebenso sollten die Ist-Zustände von Hard- und Software, Schnittstellen und dergleichen mehr, auf jeden Fall im Vorfeld geklärt werden.

Wenn du mehr über erfolgreiches Projektmanagement lernen willst, lohnt sich ein Blick in unsere weiteren Artikel zum Thema.

6 Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Projektmanagement

 

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