Mahnungen schreiben

Für Selbstständige und Freiberufler sind säumige Zahler mit das Unangenehmste, was passieren kann. „Dem Geld hinterherlaufen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben, ist ganz schön lästig, nervig und zeitaufwändig. Und dann möchte man noch die richtigen Worte bei der Formulierung des Mahnungstextes finden, um den Kunden weiterhin als Kunden zu behalten. Und dennoch sollten die Worte entsprechend deutlich sein, damit du schnell an dein Geld kommst.
Im folgenden Beitrag möchten wir dir aufzeigen, wie du deine Mahnungen formulieren kannst, um den Kunden zur schnellstmöglichen Zahlung zu bewegen.

So geht es: die Formulierung der Mahnung

Nachzufragen, wo das Geld bleibt, kann schon sehr unangenehm sein. Doch solltest du dir überlegen, was die offene Rechnung für dich und dein Unternehmen bedeutet: der Zahlungsverzug schränkt deine Liquidität ein. Deine Leistung hast du erbracht und nun sollst und musst du auf dein Geld warten. Hinzu kommt der zusätzliche Aufwand, um die Zahlungserinnerung oder Mahnung zu schreiben. Also, wieso hast du Hemmungen?
Wenn deine Mahnung nett, und dennoch bestimmend formuliert ist, bis du ja nicht unfreundlich, sondern stellen einen nett gemeinten Service von dir dar. Der Kunde kann dies als freundliche Unterstützung ansehen, dass du ihm hilfst, dass er seine Finanzen besser geordnet bekommt. Zudem solltest du ihm auch klar machen, dass er mit Mehrkosten zu rechnen hat, je weiter er in Verzug kommt. Verzugszinsen und Mahnkosten bedeuten für den Kunden einen weiteren finanziellen Aufwand – für dich ist es dein gutes Recht.

Freundlich und bestimmt – deine Mahnung

In der Regel geht man von 3 Mahnungen aus:

  • beginnend mit der Zahlungserinnerung
  • dann folgt die 1. Mahnung und
  • danach kommt die letzte Mahnung.

Allerdings bist du nicht dazu verpflichtet, 3 Mahnstufen zu setzen. Allerdings hat es sich sozusagen eingebürgert, den säumigen Zahlern 3 Mahnungen zukommen zu lassen, denn man möchte den Kunden noch weiterhin als Kunden behalten. Und dann sind die Zahlungserinnerung mit den Mahnungen die bessere Variante, bevor man ein Inkassobüro oder einen Anwalt einschaltet.

Du bist nicht dazu verpflichtet, eine Zahlungserinnerung zu schreiben, sondern kannst theoretisch direkt die Mahnung schreiben. Mit der Zahlungserinnerung erinnerst du deinen Kunden an die Zahlung der Rechnung, ohne dass du ihm Mehrkosten berechnest. Erst mit der 1. Mahnung kommen Zusatzkosten auf ihn zu.

Muster zur Formulierung einer Zahlungserinnerung

Sehr geehrte/r Frau/Herr abc,

zu unserer Rechnung Nr. xxxx konnte ich bisher keinen Zahlungseingang feststellen. Deshalb möchte ich Sie bitten, die Zahlung schnellstmöglich, jedoch spätestens zum (Datum) vorzunehmen.
Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, sehen Sie dieses Schreiben als gegenstandslos an. Ich möchte Sie darauf hinweisen, dass bei einem weiteren Zahlungsverzug Ihnen Mehrkosten durch Verzugszinsen und Mahngebühren entstehen können.

Vielen Dank,
mit freundlichen Grüßen

Muster zur Formulierung einer 1. Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr abc,

leider kann ich nach meiner Zahlungserinnerung vom (Datum der Zahlungserinnerung) für die Rechnung Nr. xxxx noch keinen Zahlungseingang verbuchen. Sie haben bitte Verständnis, dass mit dieser 1. Mahnung eine Mahngebühr in Höhe von xxx Euro fällig wird.
Ich bitte Sie, den offenen Rechnungsbetrag inklusive der Mahngebühr, schnellstmöglich, jedoch spätestens zum (Datum) auf mein Konto zu überweisen.
Ich weise Sie darauf hin, dass durch einen weiteren Verzug zusätzliche Mahnkosten und Verzugszinsen fällig werden.

Vielen Dank,
mit freundlichen Grüßen

Muster zur Formulierung der letzten Mahnung

Sehr geehrte/r Frau/Herr abc,

leider kann ich nach meinen Zahlungserinnerungen vom (beide Daten) für die Rechnung xxxx noch keinen Zahlungseingang verbuchen.

Zur Zahlung stehen folgende Beträge offen:

Rechnungsbetrag:

Mahngebühren:

Verzugszinsen:

Gesamt:

Ich bitte Sie, die offene Rechnung inklusive der anfallenden Gebühren bis spätestens zum (Datum) zu überweisen.

Sollte die Zahlung bis zu diesem Termin nicht erfolgen, sehe ich mich leider gezwungen, rechtliche Schritte ohne eine weitere Ankündigung vorzunehmen.

Vielen Dank,
mit freundlichen Grüßen

Zu guter Letzt – die Mahnung, die es in sich hat

In der Regel ist die Mahnung ein formeller Text, was allerdings kein Zwang ist. Allerdings solltest du böse Erinnerungen nur dann versenden, wenn dies dem Umgangston zwischen deinem Kunden und dir entspricht. Wenn du dir also mit deiner Zahlungserinnerung so richtig Luft machen möchtest, dann kannst du natürlich ganz andere, bissige Formulierung wählen. Allerdings solltest du dir bewusst sein, dass böse Formulierungen zur Folge haben können, dass du deinen Kunden verlierst.
Bevor du also zu bösartigen Zahlungserinnerungen tendierst, lasse erst einmal deine Wut aus und überdenke dir dann die Formulierung.

Einfacher, leichter: die Mahnungen über die Buchhaltungssoftware

In den Buchhaltungsprogrammen, die du auf dem Markt erhältst, hast du die Möglichkeit, direkt aus dem Programm heraus, die Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu generieren. Dabei kannst du die Textbausteine entsprechend definieren, um deiner Mahnung die nötige Bestimmtheit zu verleihen. Das Programm kennzeichnet die angemahnten Rechnungen, so dass du stets deine offenen Forderungen im Blick hast.

Mahnungen schreiben: So kommst du schneller an dein Geld (mit Muster)
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