Zeitmanagement: So nutzt du deine Zeit sinnvoll!

Definition: Was bedeutet Zeitmanagement?

Das Zeitmanagement beschreibt eine Reihe von Vorgehensweisen und Methoden, die das Organisieren von Terminen und Aufgaben unterstützen. Die Vorgehensweisen und Methoden helfen dem Anwender dabei, die bevorstehenden Aufgaben bestmöglich zu organisieren und so das Maximum aus seiner Zeit herauszuholen. Das Ziel des Zeitmanagements mit Systemen wie der Tic-Toc-Methode ist somit, die persönliche Effizienz zu erhöhen, um so Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit erledigen zu können. So bleibt am Ende mehr von deiner Freizeit übrig, die du für die Sachen nutzen kannst, die dir besonders Spaß machen.

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Zeitmanagement mit der Tic-Toc-Methode

Es gibt viele verschiedene Modelle und Zeitmanagement-Methoden, mit denen du deine Zeit ideal aufteilen kannst. Das Pareto-Prinzip und Promodoro sind dabei nur zwei Beispiele, von denen du wahrscheinlich schon mal gehört hast. Eine Methode, die dabei auch sehr effizient ist, ist die Tic-Toc-Methode.

Bildquelle: Destina - stock.adobe.com

Bei der Tic-Toc-Methode handelt es sich um eine Produktivitätstechnik, die von Rafael Frenk geprägt wurde. Hierbei geht es darum, mit den Aufgaben zu beginnen, die am schnellsten erledigt werden können. Dadurch hast du direkt am frühen Morgen Erfolgserlebnisse und schüttest Dopamin, also Glückshormone aus. Dadurch erhöht sich die Chance, dass du besser in einen Rhythmus kommst und alle Aufgaben erledigt bekommst. Somit ist die Tic-Toc-Methode im Grunde das Gegenteil der „Eat The Frog-Methode“ bei der du die unangenehmste Aufgabe direkt als erstes erledigst, um sie hinter dir zu haben.

Aber was hat nun der Name Tic-Toc damit zu tun? Tic-Toc beschreibt das Ticken einer Uhr. Dazu gehört, dass du am Vorabend alle Aufgaben, die für den nächsten Tag anstehen, auf eine To-Do-Liste schreibst. Daneben schreibst du deine geschätzte Zeit, wie lange du vermutlich für diese Aufgabe brauchen wirst.

Wenn du dich am nächsten Tag an die Aufgabe setzt, stoppst du die Zeit und siehst so, wie lange du wirklich für die Aufgaben brauchst. Dadurch bekommst du nochmal einen Ansporn, die Aufgabe wirklich in der Zeit zu schaffen und hast sogar mehr Spaß daran.

Effektives Zeitmanagement: 5 Tipps für mehr Produktivität

Wer seine Zeit sinnvoll nutzen will, um alle Aufgaben innerhalb der Arbeitszeit erledigen zu können, der sollte sich einen genauen Plan zurechtlegen. Die Tic-Toc-Methode ist dabei eine Technik, die man für sein Zeitmanagement nutzen kann. Falls du nun aber noch weitere Tipps brauchst, haben wir hier noch 5 weitere Tipps, die dir zu mehr Produktivität verhelfen.

1. Delegiere Aufgaben

Gerade wenn du im Team arbeitest, solltest du dir bewusst sein, dass du nicht alles erledigen kannst und musst. Wenn du Aufgaben auf deiner Liste entdeckst, bei denen du weißt, dass sie eigentlich für einen anderen Kollegen besser geeignet sind, habe keine Scheu davor, sie zu delegieren. Nur so kannst du mit deinem Team zielführend arbeiten und ihr könnt alle das Beste aus dem Projekt und eurer Zeit herausholen.

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2. Monotasking statt Multitasking

Viele Menschen behaupten, dass sie super im Multitasking sind. Sprich, dass sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen können. Klingt erstmal super. Schließlich können so viele Aufgaben gleichzeitig erledigt werden und man spart sich Zeit. Doch leider sieht die Realität anders aus. Wer sich mit mehreren Aufgaben gleichzeitig beschäftigt, kann sich auf keine Aufgabe komplett konzentrieren. Und darunter leidet die Produktivität. Widme dich also nach und nach den Aufgaben auf deiner Liste. Erst wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, kannst du dich dann der nächsten widmen. Nur so lässt sich deine Zeit sinnvoll nutzen. 

3. Große Aufgaben durch gutes Zeitmanagement in kleinen Schritten erledigen

Jeder kennt das: Es steht eine große Aufgabe oder ein großes Projekt an und man weiß einfach nicht, wo man da anfangen soll. Man drückt sich gerne vor der Aufgabe und schiebt sie vor sich hin. So lange bis es nicht mehr geht und man Zeitdruck hat. Nicht die optimale Vorgehensweise. Hier kann es dir sehr gut helfen, wenn du die Aufgabe in einzelne Meilensteine unterteilst. Schaue dir an, aus welchen kleinen Aufgaben das große Projekt besteht. Schreibe dir diese Meilensteine einzeln auf und arbeite sie Schritt für Schritt ab. So wirkt das Projekt gar nicht mehr so enorm und da kannst viele Erfolgserlebnisse verzeichnen. Und das wird dir ein super Gefühl geben.

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4. Schalte alle Ablenkungen ab

Social Media, E-Mails, Smartphone – all das wirkt sehr verlockend. Gerade wenn man zu Hause am Schreibtisch sitzt und nur mal eben die neusten Nachrichten lesen will. Verständlich, jedoch nicht zielführend. Versuche deswegen, alle Ablenkungen abzuschalten. Beende dein E-Mail-Programm und schalte dein Smartphone auf Flugmodus oder ganz aus. Oder aber du lädst dir eine App runter, die dich beim produktiven Zeitmanagement unterstützt.

Sehr praktisch ist hierbei die App „Forest“. Mit dieser kannst du dir einen Timer stellen, in dem Zeitraum du einen kleinen virtuellen Baum pflanzt, beispielsweise 30 Minuten. Während dieser Zeit darfst du die App nicht beenden, da sonst der Baum kaputt geht. Was du davon hast? Je mehr Bäume du beim produktiv arbeiten gepflanzt hast, desto mehr Münzen verdienst du. Und mit diesen kannst du echte Bäume pflanzen lassen. Die App hilft dir also nicht nur dabei produktiv zu sein, sondern du tust mit ihr auch noch was Gutes für die Umwelt.

5. Bleibe realistisch

Es bringt dir nichts, wenn du dir viel zu viele Aufgaben für den kommenden Tag vornimmst. Überlege dir daher realistisch, wie lange du für eine Aufgabe brauchst und strukturiere so deinen Tag durch. Wenn du dir zu viele Aufgaben vornimmst, baut das einen Druck in dir auf, dem du kaum gerecht werden kannst. Schaue also genau, welche Aufgaben du erledigen musst und stelle die unwichtigeren Aufgaben hinten an.

6. Stoppe Multitasking

Viele behaupten, dass sie sehr gut im Multitasking sind, also gut mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten können. Allerdings kann man sich besser konzentrieren, wenn man nicht mehrere Aufgaben auf einmal macht, sondern diese nach und nach abarbeitet. Erstelle dir also eine Prioritätenliste mit den Aufgaben, die du abarbeiten willst und mache diese nach und nach. So wirst du mit den einzelnen Aufgaben schneller fertig, ohne dich zu viel Stress auszusetzen.

Fazit zum Thema Zeitmanagement

Du siehst also, dass das richtige Zeitmanagement nur auf der richtigen Planung aufgebaut ist. Organisiere deinen Tag also genau durch und überlege dir, was du realistisch an diesem Tag erledigt haben willst. Die restliche Zeit des Tages gehört dann nur dir und du kannst sie flexibel als deine Freizeit gestalten. So kannst du sicher sein, dass du jeden Tag produktiv bist aber nicht zu viel deiner Freizeit zurückstellen musst.

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Häufige Fragen (FAQ) zum Zeitmanagement