Als Freiberufler erfolgreich Rechnungen schreiben

Warum ist die korrekte Rechnungsstellung für Freiberufler so wichtig?

Sobald du deine Lieferung verschickt oder deine Leistung erbracht hast, rechnest du ab. Der Beleg dafür ist die Rechnung. Behalte dabei im Hinterkopf: Du schreibst als Freiberufler deine Rechnung für zwei Anspruchsgruppen – für deinen Auftraggeber und für das Finanzamt. Denn die Rechnungen dienen der Behörde als Nachweis für deine Einnahmen. Fehlende oder falsche Angaben können dazu führen, dass das Finanzamt die Belege nicht anerkennt. Im schlimmsten Fall drohen hohe Nachforderungen.

Rechnung schreiben: Das sollten Freiberufler beachten!

Natürlich schwingt bei der Rechnungsstellung immer ein bisschen Vorfreude mit. Schließlich kommst du so an die wohlverdienten Früchte deiner Arbeit. Der Haken an der Sache ist: Die zusätzliche Büroarbeit kostet Zeit. Denn bei der Rechnungsstellung gibt es mehr zu beachten, als du vermutlich denkst:

• Ausstellungsfrist: Für die Ausstellung deiner Rechnung hast du maximal sechs Monate Zeit. Die Zeit läuft, sobald das Projekt abgeschlossen ist.
• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD): GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das bedeutet: Du bist verpflichtet deine Rechnungen ordnungsgemäß zu archivieren. Übrigens sollte darauf achten, dass die Rechnung per Word sowie Excel oft nicht den GoBD entsprechen.  
• Rechtsgültigkeit: Es ist egal, ob du deine Rechnung per Mail oder per Post verschickst. Solange es sich um ein schriftliches Dokument handelt, ist die Rechnung rechtsgültig. Eine Rechnung gilt übrigens auch dann als Rechnung, wenn das Wort „Rechnung“ fehlt. Darauf musst du achten, wenn du als Freiberufler eine Rechnung schreibst.
• Vollständigkeit: Eine Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, die sogenannten Pflichtangaben, enthalten. Welche das sind, das erfährst du im nächsten Abschnitt.

Pflichtangaben auf der Freiberufler-Rechnung

Es gibt einige Pflichtangaben, die auf deiner Rechnung nicht fehlen dürfen. Zum einen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Und zum anderen, damit sich die Zahlung deines Kunden nicht verzögert. Ist deine Rechnung nämlich falsch ausgestellt, so kann dein Auftraggeber eine Korrekturrechnung anfordern und muss bzw. sollte erst nach Erhalt dieser die ausstehende Summe bezahlen.

Folgende Angaben müssen deine Rechnung unbedingt enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers,
• vollständiger Name und Anschrift des Empfängers,
• Ausstellungsdatum der Rechnung,
• (fortlaufende) Rechnungsnummer,
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers,
• Menge und Art des ausgelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum, in dem die Dienstleistung erbracht wurde,
• Netto-Betrag für die Ware oder Dienstleistung (nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt),
• Umsatzsteuerbeträge,
• eventuell vereinbarte Boni, Rabatte, Skonto,
• eventuell Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)
• Bei Rechnung an Privatpersonen: Nennung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Hinweis: Diese Angaben betreffen nur Rechnungen mit einem Gesamt-Bruttobetrag von mehr als 250 Euro. Für sogenannte Kleinbetragrechnungen gelten andere Regelungen. Beispielsweise muss hier kein Rechnungsempfänger angegeben werden.

Tipps fürs Rechnung schreiben als Freiberufler

So viel zur Pflicht. Jetzt kommt die Kür. Denn wie so oft sind es die kleinen Dinge, die den Unterschied machen. Mit den richtigen Tipps werden deine Rechnungen schneller bezahlt und du sparst dir und deinem Auftraggeber Aufwand. 

Preisgestaltung offenlegen

Es ist wichtig, dass du deinem Kunden alle Preise und Gebühren in deiner Rechnung verständlich präsentierst. So kannst du Missverständnisse und Rückfragen vermeiden. Deine Rechnung enthält normalerweise einen Bruttobetrag, der sich aus Umsatzsteuer und Nettobetrag zusammensetzt. Das solltest du dementsprechend in deiner Rechnung – am besten untereinander – darstellen. Es sei denn, du bist Kleinunternehmer. Dann bist du verpflichtet auf die Befreiung der Umsatzsteuer hinzuweisen (§19 Abs. 1 UStG). Auch auf sonstige Steuern und Abgaben musst du hinweisen, wenn sie im Rechnungsbetrag enthalten sind.

Zahlungsfristen und -methoden kommunizieren

Die Zahlungsfrist gehört zwar nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung als Freiberufler, wir empfehlen dir dennoch, ein klares Datum anzugeben bis wann die Zahlung erfolgt sein muss. Der Hintergrund: Ohne Fristangabe gelten die gesetzlichen Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Demnach ist dein Kunde bei Nicht-Zahlung erst 30 Tage nach dem Rechnungsdatum in Zahlungsverzug. Eine ganz schön lange Wartezeit für dich und dein Konto. Grundsätzlich gilt: Du darfst das Zahlungsziel als Freiberufler selbst festlegen. Üblich ist ein Zeitraum von 14 Tagen. Es ist aber aber möglich einen kürzeren oder längeren Zeitraum zu vereinbaren.

Damit dein Kunde weiß, wohin er das Geld für die Rechnung überweisen soll, dürfen deine Kontodaten nicht fehlen. Biete ihm – wenn möglich – mehrere Zahlungsoptionen an, also klassische Überweisungen oder auch Online-Zahlungen per PayPal. Teilweise kann es auch sinnvoll sein, zusätzlich die Zahlung per Kreditkarte und Debitkarte zu ermöglichen. Das beschleunigt den Bezahlprozess.

Richtiger Umgang mit verspäteten Zahlungen

Zahlungsziel hin oder her: Es kann vorkommen, dass ein Kunde deine Rechnung nicht oder verspätet bezahlt. Die Gründe dafür sind vielfältig: Die zuständige Person ist im Urlaub, die Rechnung ist untergegangen oder wurde vergessen. Oftmals reicht es schon, freundlich nachzuhaken und den Auftraggeber an das Zahlungsziel zu erinnern.  Zum Beispiel so:

Sehr geehrte/r XY,

nach Durchsicht meines Geschäftskontos habe ich festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitstermin für das Projekt A noch nichts beglichen wurde. Ich möchte Sie deshalb darum bitten, Ihre Zahlung zu überprüfen und gegebenenfalls den fälligen Betrag in Höhe von XY Euro bis zum XX.XX.XXXX auf das unten angegeben Konto zu überweisen.

Mit freundlichen Grüßen

Freiberufler

Keine Reaktion? Dann bleibt dir nichts anderes übrig als nach Ablauf der neuen Frist eine Mahnung – mit einer weiteren Frist – zu schreiben. Am besten verschickst du diese per Einschreiben mit Rückschein. So verhinderst du, dass der Schuldner behauptet er habe die Mahnung nicht erhalten. Bleibt die erste Mahnung erfolglos, verschickst du eine zweite Mahnung. Im Notfall sogar eine dritte. Im letzten Schritt wird es richtig ernst. Das heißt: Du schaltest einen Anwalt ein. Das kommt – zum Glück – aber eher selten vor.

Übrigens: Du kannst Zahlungsverzögerungen vorbeugen, indem du einen „Jetzt bezahlen“-Button in deine Rechnungen einbaust. Über den hinterlegten Link kann dein Kunde schnell und einfach z.B. per PayPal bezahlen.

Rechnungsdokumentation und -verwaltung

Wie gesagt: Der Gesetzgeber pocht auf eine ordnungsgemäße Verwaltung deiner Rechnungen. Grundlage dafür sind die Richtlinien der GoBD. Sie besagen unter anderem, dass

• du verpflichtet bist, alle Rechnungen zehn Jahre lang revisionssicher aufzubewahren. Revisionssicher bedeutet,dass deine Daten unveränderlich sind. Alle Rechnungen müssen also im Original vorhanden sein.
• du dafür zu sorgen hast, dass deine Dokumente jederzeit und lückenlos verfügbar sind. Das gilt insbesondere für den Fall einer Betriebsprüfung.

Wir empfehlen dir daher, alle Rechnungen an einem festgelegten Ort aufzubewahren. Gut geeignet ist beispielsweise die Cloud. Ihr Vorteil ist, dass sie sich automatisch um regelmäßige Backups kümmert. Achte außerdem darauf, dass du deine Rechnungsnummern fortlaufend vergibst. Du darfst auch Buchstaben verwenden, zum Beispiel: RE-1000. Wichtig ist nur, dass deine Rechnungen nachvollziehbar bleiben und du sie schnell wiederfindest.

Kontaktdaten angeben

Eine gute Beziehung zum Kunden ist die Basis für deinen Erfolg. Deshalb solltest du bei Fragen oder Problemen erreichbar sein. Biete deinem Kunden auf der Rechnung verschiedene Möglichkeiten an: Standard ist die Angabe von Telefonnummer, Handynummer und Mail-Adresse. Aber auch ein Hinweis auf deinen Social-Media-Account oder deine Homepage kann in manchen Fällen sinnvoll sein. Falls du einen Mitarbeiter beschäftigst, solltest du außerdem den zuständigen Ansprechpartner auf der Rechnung nennen. So weiß dein Kunde gleich, an wen er sich wenden kann.  

Du steckst gerade mitten in einem anderen Projekt, als dich die Nachricht eines Kunden erreicht? Warte trotzdem nicht zu lange mit deiner Antwort. Auch wenn du gerade keine Zeit hast – bestätige wenigstens den Erhalt der Anfrage. So weiß dein Kunde, dass seine Nachricht angekommen ist und du dich zeitnah um sein Anliegen kümmerst. Gehe anschließend freundlich und ausführlich auf die Frage deines Kunden ein. Biete an, für weitere Fragen jederzeit zur Verfügung zu stehen. So hinterlässt du einen professionellen Eindruck.

Tipp: Nutze die Rechnung, um dich für den abgeschlossenen Auftrag zu bedanken. Zum Beispiel so:

„Vielen Dank für Ihren Auftrag. Ich berechne Ihnen für folgende Leistungen …“

Tipps zur Buchführung und Dokumentation

Hier sind einige Tipps zur Buchführung und Dokumentation:

• Lege Kunden- und Lieferantenrechnungen getrennt ab.
• Viele deiner Kunden zahlen in bar? Dann macht es Sinn, ein Kassenbuch für Bartransaktionen anzulegen.
• Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben sofort nach Zahlungseingang beziehungsweise Zahlungsausgang. So sparst du bei der Umsatzsteuervoranmeldung und Einkommenssteuererklärung Zeit.
• Nutze für deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung einen Vordruck aus dem Elster-Portal oder eine professionelle Buchhaltungssoftware.
• Doppelt hält besser: Scanne Buchungsbelege in Papierform ein und speichere diese zusätzlich digital ab. Beachte dabei immer die Aufbewahrungsfristen!

Was sollten Freiberufler über Steuern und Rechnungen wissen?

Sofern du keinen Steuerberater hast, solltest du dich auch mit Steuern beschäftigen. Nicht alle Abgaben haben jedoch direkte Auswirkungen auf deine Rechnungen.

Einkommenssteuer

Für Freiberufler gilt – wie für jeden anderen Selbstständigen – die Einkommenssteuerpflicht. Wie der Name schon sagt, orientiert sich die Steuer an der Höhe deines Einkommens. Das Finanzamt schaut dabei auf deinen Gewinn, also Umsatz minus Kosten. Grundsätzlich gilt: Je höher dein Gewinn, desto höher der Steuersatz. Du bist deshalb verpflichtet, deine Selbstständigkeit dem Finanzamt mitzuteilen.  Die Behörde schickt dir daraufhin einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Unser Tipp: Bleib bei der Frage nach deinen zu erwartenden Einnahmen realistisch. Sonst zahlst du möglicherweise einen zu hohen Steuerbetrag. Wie viel du am Ende des Jahres tatsächlich verdient hast, zeigen deine Rechnungen.

Umsatzsteuer

Wenn du als Freiberufler erfolgreich Rechnungen schreiben möchtest, gibt es eine weitere Steuer, die du beachten musst – nämlich die Umsatzsteuer. Sie ist im Alltag besser als Mehrwertsteuer (MwSt.) bekannt. Grundsätzlich muss diese von jedem Unternehmer erhoben werden. Es gibt aber eine Ausnahme: Du bist freiberuflicher Kleinunternehmer. Dann hast du Glück gehabt und bist von der Umsatzsteuer befreit. Kleinunternehmer bist du als Freiberufler dann, wenn

• dein Umsatz im Vorjahr beträgt nicht mehr als 22.000 Euro.
• Dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr beträgt (voraussichtlich) nicht mehr als 50.000 Euro.

Für alle anderen Freiberufler gilt: Du musst die Umsatzsteuer von 19 Prozent auf deine Leistungen aufschlagen und diese auch auf der Rechnung im Rechnungsbetrag angeben – und zwar unabhängig davon, ob du deine Preise netto oder brutto ausweist. Bei bestimmten Artikeln wie Büchern und Lebensmitteln sind es lediglich 7 Prozent. Darauf solltest du bei der Rechnungsstellung unbedingt achten.

Du fragst dich, was mit den zusätzlichen Einnahmen durch die Umsatzsteuer passiert? Wir müssen dich enttäuschen: Du darfst das Geld nicht behalten. Es fließt direkt ans Finanzamt. Grundlage dafür ist die sogenannte Umsatzsteuervoranmeldung, die du monatlich oder quartalsweise erstellen und einreichen musst.

Wichtiger Hinweis: Die Umsatzsteuer gilt nur für Umsätze, die im Inland getätigt wurden!

Vorsteuer

Die gute Nachricht ist: Es gibt noch eine Steuer für Freiberufler, die sogenannte Vorsteuer. Diese Steuer darfst du mit der Umsatzsteuer verrechnen (Vorsteuerabzug). Wenn du dir beispielsweise einen neuen Drucker kaufst, ist in dieser Anschaffung Vorsteuer enthalten, da der Lieferant seinerseits eine Rechnung inklusive Umsatzsteuer ausstellt. Der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer ist also nur die Perspektive. Damit du die Vorsteuer auch wirklich abziehen kannst, muss die Eingangsrechnung korrekt ausgestellt sein. Als Nachweis ist es wichtig, dass du alle Belege für Geschäftsausgaben sorgfältig aufbewahrst

Ganz schön viele Vorschriften, oder? Da passieren schnell Fehler – vor allem, wenn du deine Rechnungen in Word und ohne Vorlage erstellst. Deshalb ist es sinnvoll, als Freiberufler ein Rechnungsprogramm zu nutzen. Damit sehen deine Rechnungen nicht nur professioneller aus, Rechnungsprogramme kennen auch die neuesten gesetzlichen Regelungen und arbeiten mit automatisierten Prozessen. Damit sind deine Rechnungen weniger fehleranfällig. Und was noch viel wichtiger ist: Du sparst Zeit und Nerven.

Rechnungen schreiben: Die Wahl der richtigen Rechnungssoftware für Freiberufler

Es gibt einige Rechnungsprogramme, die auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten sind. Ein Rechnungsprogramm für Freiberufler zeichnet sich dadurch aus, dass es leicht und intuitiv bedienbar ist. Das heißt: Du musst kein Buchhaltungsexperte sein, um als Freiberufler GoBD-konforme Rechnungen schreiben zu können. Diese Programme sind auch für Laien verständlich aufgebaut und kümmern sich z.B. darum, dass du keine Pflichtangaben vergisst.

Es gibt verschiedene Anbieter, die sich auf Freiberufler spezialisiert haben. Zum Beispiel:

• sevDesk
• Fastbill
• Lexoffice
• Papierkram
• Zervant
• OrgaMAX

Die Programme unterscheiden sich in erster Linie im Funktionsumfang. Wie so oft gilt daher: Vergleichen lohnt sich! Achte darauf, dass dir die Software so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Nur so schaffst du es in Zukunft effizienter zu arbeiten. Die folgenden Funktionen sollten im Programm deiner Wahl enthalten sein:

• Aus dem Rechnungsprogramm heraus Auftragsbestätigungen verschicken,
• Mit wenigen Klicks Angebote in GoBD-konforme Rechnungen umwandeln,
• Stornorechnungen, Abschlagsrechnungen und Gutschriften schreiben,
• Rechnungen per E-Mail oder per Post verschicken,
• Große Auswahl von verschiedenen Designs und Vorlagen,
• Offene Rechnungen überwachen,
• Möglichkeit einen Bezahl-Link in die Rechnungen einzubauen,
• Zahlungserinnerungen versenden.

Vorsicht bei kostenlosen Programmen: Es kann sein, dass neben deinem Logo auch das Branding des Anbieters auf jeder Rechnung auftaucht. Das wirkt wenig professionell. Außerdem fehlen oft wichtige Funktionen für Freiberufler, zum Beispiel die Möglichkeit Abschlagsrechnungen zu erstellen oder Auftragsbestätigungen zu verschicken. Auch bei Service und Support musst du in der Regel Abstriche machen.

Gute Programme für Freiberufler sind kostenpflichtig. Um sie nutzen zu können, musst du ein Abonnement abschließen. Als Neukunde kannst du eine kostenlose Testversion nutzen, die nach ein paar Wochen oder Monaten abläuft. Danach zahlst du pro Monat einen festen Betrag. Eine gute Lösung ist beispielsweise sevDesk. Hier findest du drei Tarife: „Rechnung“, „Buchhaltung“ und „Warenwirtschaft“. Der kleinste Tarif „Rechnung“ kostet bei 24 Monaten Laufzeit nur 8,90 Euro im Monat und beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die du brauchst. Überzeuge dich selbst und teste sevDesk 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich!

Automatisierung von Rechnungsprozessen: Spare Aufwand und Zeit!

Der größte Vorteil von Rechnungsprogrammen ist: Du sparst dank automatisierter Prozesse bei Routineaufgaben viel Zeit. Deine Rechnung ist schon nach wenigen Klicks versandbereit.

Die Software stellt dir verschiedene Musterrechnungen bereit. Sie merkt sich wichtige Daten – zum Beispiel Adresse und Bankdaten – und fügt sie automatisch an der richtigen Stelle ein. Du musst sie also nicht jedes Mal aufs Neue eingeben. Dabei behält das Rechnungsprogramm alle Pflichtangaben im Blick und weist dich auf mögliche Fehler hin.

Darüber hinaus berücksichtigen Rechnungsprogramme die Kleinunternehmerregelung beziehungsweise den Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung und archivieren deine Rechnungen nach den GoBD-Vorgaben.

Fazit: Als Freiberufler unkompliziert Rechnungen schreiben

Korrekte Rechnungen zu schreiben ist für Freiberufler essenziell, nicht nur um für erbrachte Leistungen bezahlt zu werden, sondern auch um Problemen mit dem Finanzamt aus dem Weg zu gehen. Sie enthält alle notwendigen Pflichtangaben, berücksichtigt die Umsatzsteuer (wenn nicht die Kleinunternehmerregelung gilt) und ist im besten Fall auch noch leicht verständlich für den Kunden. Klare Zahlungsfristen und eine gute Kommunikation können dafür sorgen, Missverständnisse oder verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Um bei der Rechnungsstellung Zeit zu sparen, solltest du als Freiberufler unbedingt eine passende Rechnungssoftware nutzen. So kannst du viele Schritte automatisieren, wodurch der Aufwand verringert und potenzielle Fehlerquellen minimiert werden. Das Ziel ist es, den Rechnungsprozess so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten, damit mehr Zeit für dein eigentliches Kerngeschäft bleibt.