Mitarbeiterbefragung: Wie du Schwachstellen im Unternehmen entdeckst

Doch was ist eigentlich eine Mitarbeiterbefragung? Darunter wird eine Befragung aller in einem Unternehmen beschäftigten Mitarbeitern verstanden. Diese werden im Rahmen dieser Mitarbeiterbefragung zu bestimmten Themen rund um deren Arbeitsumfeld befragt. Genau gesagt handelt es sich hier auch im eine systematische Erfassung von Meinungen und Wünschen deiner Mitarbeiter. In den meisten Fällen werden für eine Mitarbeiterbefragung Fragebögen eingesetzt, die sowohl offene als auch geschlossene Fragen enthalten. Du kannst eine Mitarbeiterbefragung aber auch in Form von Interviews durchführen.

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Mitarbeiterbefragung gehört zu moderner Unternehmensführung

Es sollte heute für jeden jungen und offenen Unternehmer wie dich eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein, dass du eine Mitarbeiterbefragung als Instrument moderner Unternehmensführung einsetzt. Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter und gerade als junger Unternehmer solltest du Wert auf die Meinung deiner Mitarbeiter legen. Die Mitarbeiterbefragung wird oft unterschätzt, was aber völlig falsch ist. Sie liefert die unglaublich wichtige Erkenntnisse in Bezug auf Daten, die wichtig für dich und die Steuerung deines Unternehmens sind.

Ein Unternehmen muss heute nicht nur erfolgreich geführt werden, sondern auch mitarbeiterorientiert. Wenn du daran interessiert bist, in deinem Unternehmen Dinge zu verbessern, dann brauchst du ein genaues Ergebnis, wie es mit dem derzeitigen Ist-Stand aussieht. Nur so bist du auch in der Lage, die nötigen Maßnahmen einzuleiten, um dein Unternehmen stetig zu verbessern und damit erfolgreich nach vorne bringen.

Welche Ziele kannst du mit einer Mitarbeiterbefragung verfolgen?

Mit einer Mitarbeiterbefragung, vorausgesetzt sie wird auch richtig durchgeführt, kannst du viele Ziele verfolgen. Es bringt sowohl deinen Mitarbeitern etwas, als auch dir selbst und deinem Unternehmen als Ganzes. Folgende Ziele kannst du verfolgen:

• Ermittle, wie es generell in deinem Unternehmen mit der Stimmung deiner Mitarbeiter aussieht. Wer unzufrieden ist, der leistet weniger und das schadet dir und deinem Unternehmen. Du kannst durch das Ergebnis der Mitarbeiterbefragung sehr früh, einer weiter sinkenden Unzufriedenheit vorbeugen. Du solltest nie vergessen, dass motivierte und zufriedene Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg sind.

• Mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung beziehst du diese aktive in das Geschehen in deinem Unternehmen mit ein. Dies sorgt dafür, dass diese sich mehr wertgeschätzt fühlen. Die Folge können ein besseres Arbeitsklima und eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter sein. Und dies wiederum führt zu einer Steigerung der Motivation und zu einer höheren Produktivität.

• Mit einer Mitarbeiterbefragung kannst du die Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern verbessern.

• Wer sich durch eine Mitarbeiterbefragung aktiv einbezogen fühlt, der ist deinem Unternehmen mehr verbunden. Sie kann also auch ein Instrument für eine bessere Mitarbeiterbindung sein.

• Als Unternehmer hast du eine ganze Fülle von Aufgaben und Problemen, die es jeden Tag für dich zu bewältigen gibt. So ist es nicht verwunderlich, wenn du die Nähe zu den täglichen Abläufen in deinem Unternehmen aus den Augen verlierst. Deine Mitarbeiter aber kennen die Abläufe durch die tägliche Arbeit genau. Mit einer Mitarbeiterbefragung ist es dir möglich, Schwachstellen besser zu erkennen und dann auch die entsprechenden Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.

• Die Mitarbeiterbefragung ist für dich ein wichtiges Instrument, um deine Prozesse im Unternehmen besser kontrollieren zu können und auch eingeleitete Maßnahmen zur Verbesserung effektiver steuern zu können.

• Der Markt ist hart umkämpft und die Konkurrenz schläft nicht. Mit einer Mitarbeiterbefragung kannst du Kennzahlen ermitteln, die du für einen Vergleich, also für eine Konkurrenzanalyse nutzen kannst.

Welche Formen der Mitarbeiterbefragung gibt es?

Ich hatte bereits oben erwähnt, dass eine Mitarbeiterbefragung nur dann für dich auch ein brauchbares Ergebnis liefert, wenn sie richtig durchgeführt wird. Die Mitarbeiterbefragung muss auf die Kultur deines Unternehmens angepasst sein und sie muss vor allem gut vorbereitet sein. Wenn dies nicht der Fall ist, kann sich der positive Effekt einer solchen Befragung schnell negativ auswirken. Mitarbeiter könnten die Mitarbeiterbefragung falsch verstehen, es wächst dir gegenüber das Misstrauen und Enttäuschung statt Motivation macht sich breit. Deshalb stehen dir für eine Mitarbeiterbefragung folgende Formen zur Verfügung:

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Die Meinungsumfrage

Eine Meinungsumfrage kannst du einsetzen, wenn du wissen möchtest, wie bestimmte Dinge von deinen Mitarbeitern gesehen werden. Mit der Meinungsumfrage bist du jederzeit in der Lage, dir ein generelles Bild über die vorherrschende Sichtweise deiner Mitarbeiter zu machen. Dafür ist es aber wichtig, dass diese Form der Mitarbeiterbefragung mit einem relativ großen Stichprobenumfang durchgeführt wird. Dies ist deshalb wichtig, weil du mit einer zu kleinen Beteiligung kein repräsentatives Ergebnis bekommst.

Die systematische Mitarbeiterbefragung

Diese Form der Mitarbeiterbefragung sollte von dir in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden. Mit ihr kannst du steuerungsrelevante Daten sammeln. Genau diese Daten brauchst du, um auch in der Lage zu sein, effektiv mit deinem Unternehmen zu arbeiten.

Die Mitarbeiterbefragung mit Rückspiegelung

Diese Form ist auch als Klimabefragung bekannt. Hier steht für dich vor allem die Reflexion der Ergebnisse aus dieser Befragung im Zentrum. Mit den Ergebnissen bist du in der Lage, schnelle Maßnahmen zur Verbesserung von Arbeitsklima und auch der Kommunikation im Unternehmen einzuleiten. Voraussetzung ist allerdings, dass die Ergebnisse auch gründlich analysiert werden.

Die Benchmarking-Umfrage

Diese Form unterscheidet sich von den anderen Arten der Mitarbeiterbefragung. Hier fragst du die Mitarbeiter nicht konkret nach deren Meinung. Hier steht die Ermittlung von Kennzahlen im Vordergrund, welche du für Vergleiche nutzen kannst. So kannst du beispielsweise mit der Benchmarking-Umfrage herausfinden, wie es bei dir an mehreren Standorten zwischen den einzelnen Abteilungen aussieht und welches Entwicklungspotenzial hier vorhanden ist. Sinnvoll ist dies aber nur für dich, wenn du diese Umfrage in regelmäßigen Abständen durchführen lässt.

Was muss beim Fragebogen für die Mitarbeiterbefragung beachtet werden?

Also in erster Linie muss dein Fragebogen gut konzipiert sein. Dazu ist es hilfreich, wenn vorher eine Art Leitfaden erstellt wird. Nur mit einem Fragebogen mit dem richtigen Konzept bekommst du auch Ergebnisse, die für dich auch aussagefähig sind. Ist dein Fragebogen unübersichtlich und die Fragestellungen sind nicht klar, dann führt dies dazu, dass die Mitarbeiter den Fragebogen nicht komplett ausfüllen oder auch völlig falsche Antworten geben.

Ein Fragebogen sollte zudem immer aus 3 Teilen bestehen. Dies sind einmal zur Einleitung ein allgemeiner Teil. Hier müssen Rahmenbedingungen beschrieben werden, wie beispielsweise

• Welche Ziele soll diese Mitarbeiterbefragung haben?

• Wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus?

• Bis wann soll der Fragebogen wieder abgegeben werden?

Der zweite Teil sollte dann der eigentliche Fragebogen sein, also die Fragen, die für dich wichtig sind. Abschließend sollten sich dort noch die folgende Daten erfassen lassen:

• Alter des Befragten oder der Befragten

• Geschlecht des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin

• Tätig in welcher Abteilung oder welchem Bereich des Unternehmens

Achte hier bei der Gestaltung des Fragebogens bitte darauf, dass es eine gute Strukturierung gibt. Am besten du baust ihn nach Themenfeldern auf. Außerdem muss eine klare und prägnante Formulierung vorhanden sein. Konkret heißt das für dich, dass du doppelte Verneinungen, eine Fülle von Fachbegriffen und auch mehrdeutige Begriffe vermeiden solltest.

Wie sieht die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung aus?

Wenn du eine Mitarbeiterbefragung durchführst, solltest du auf jeden Fall ein paar Grundsätze beachten. Diese sind wichtig, weil es ja in deinem Interesse sein sollte, dass die Befragung auch effektiv ist. Zu den Grundsätzen die du beachten solltest, gehören auf jeden Fall:

• Anonymität: Dies ist nicht nur wichtig für dich, um auch den Datenschutz zu beachten. Nur wenn die Mitarbeiterbefragung anonym durchgeführt wird, kannst du Ergebnisse bekommen, die hochwertig sind und mit denen du auch etwas anfangen kannst. Nur wenn die Mitarbeiter sich sicher sind, dass ihre Antworten anonym ausgewertet werden, sind sie ehrlich und offen und halten dann mit ihrer Meinung nicht hinter dem Berg.

• Freiwilligkeit: Eine Mitarbeiterbefragung darf niemals zu einer Zwangsveranstaltung werden. Wer freiwillig nach seiner Meinung gefragt wird, der antwortet ehrlich. Ansonsten kann es sein, dass die Antworten falsch sind und damit das komplette Ergebnis deiner Mitarbeiterbefragung verfälscht ist.

• Transparenz: Während des gesamten Prozesses der Mitarbeiterbefragung musst du für Transparenz sorgen. Die Mitarbeiter müssen verfolgen können, was genau passiert und die Auswertung auch glaubhaft für sie ist.

Wer kann eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Grundsätzlich kannst du eine Mitarbeiterbefragung intern durchführen lassen. Da diese aber sehr gut geplant, vorbereitet und der Fragebogen nicht so ganz einfach zu erstellen ist, kannst du eine Mitarbeiterbefragung auch von einem professionellen Unternehmen für Umfragen durchführen lassen. Gut, du wirst jetzt sicher den Einwand haben, dass dies dich einiges kosten wird. Außerdem findest du es nicht gut, wenn fremde Personen sich in deinem Unternehmen breit machen, obwohl sie keinerlei Kenntnisse von deinen Betriebsabläufen kennen.

Aber genau darin liegt für dich auch der größten Vorteil, den ein externes Unternehmen für Mitarbeiterbefragung mit sich bringt. Genau diese Distanz zu deinem Unternehmen sorgt dafür, dass keinerlei Betriebsblindheit auftreten kann und es möglich ist, dass die Bewertung und Analyse der Mitarbeiterbefragung auch objektiv durchgeführt wird. Außerdem solltest du bedenken, dass solch eine Befragung für diese Unternehmen Alltag sind und die Befragung deutlich schneller durchgeführt werden kann, als dies bei einer intern durchgeführten Mitarbeiterbefragung der Fall ist.

Fazit

Eine Mitarbeiterbefragung darf in der heutigen Zeit in keinem Unternehmen fehlen. Sie ist ein sehr effektives Instrument, um zum einen die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Du kannst damit das Arbeitsklima verbessern und letztendlich natürlich deine Geschäftsabläufe zu verbessern, nachjustieren und damit dein Unternehmen noch erfolgreicher gestalten. Eine Mitarbeiterbefragung kann für dich sehr wichtig sein, um dich und dein Unternehmen nachhaltig am Markt zu positionieren.