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Routineaufgaben KI: Wie es den Arbeitsalltag verändern wird

Du hast Aufgaben, die immer wieder auftreten? Dann kannst du diese Routineaufgaben von einer KI übernehmen lassen. Schau dir an, warum eine KI das kann und welche Aufgaben die Anwendungen übernehmen können.

Künstliche Intelligenz ist in der Lage, bestimmte Aufgaben zu automatisieren und effizient auszuführen, die wiederholt und vorhersehbar sind. Diese Routineaufgaben können beispielsweise die Verarbeitung von Daten, das Ausfüllen von Formularen, das Sortieren von Informationen oder das Beantworten einfacher Fragen sein. Die Übernahme von Routineaufgaben durch KI ermöglicht es den Menschen, sich auf komplexere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren, während die KI die wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben übernimmt.

Wieso kann KI Routineaufgaben übernehmen?

KI-Systeme funktionieren durch maschinelles Lernen und neuronale Netze, die Daten verwenden, um Muster zu erkennen und darauf basierende Entscheidungen zu treffen. Diese Systeme lernen eigenständig aus den ihnen vorliegenden Daten, wobei der Mensch die KI designt und bestimmt, was sie lernt. Der Mensch trainiert die neuronalen Netze der KI, indem er die KI trainiert und immer wieder Lerndaten vorlegt. Damit arbeitet die KI und versteht Abläufe.

Welche Routineaufgaben kann KI übernehmen?

Es gibt zwar viele verschiedene Aufgaben in einem Unternehmen, doch meistens gibt es welche, die jeder macht. Dafür könnte man KI nutzen, um diese Routineaufgaben anzugehen. Wir stellen dir vier Beispiele vor.

E-Mail-Verwaltung

Künstliche Intelligenz revolutioniert die E-Mail-Verwaltung, indem sie E-Mail-Gewohnheiten analysiert und die Verwaltung des Posteingangs optimiert. Sie automatisiert wiederkehrende Aufgaben und verbessert die E-Mail-Kommunikation. Durch die Nutzung von KI zur Priorisierung von E-Mails, basierend auf Benutzerverhalten und -präferenzen, wird eine effiziente Bearbeitung des Posteingangs ermöglicht. Die Vorsortierung von E-Mails in verschiedene Kategorien wie „wichtig“, „unerwünscht“ oder „Spam“ erleichtert ebenfalls die Bearbeitung des Posteingangs. Darüber hinaus kann Künstliche Intelligenz auch die Sprachanalyse nutzen, um den Ton und die Stimmung einer E-Mail zu erkennen und entsprechend zu reagieren. Die Integration von KI in die E-Mail-Verwaltung spart Zeit und Ressourcen, da die KI wiederkehrende Aufgaben automatisch angeht und die E-Mail-Kommunikation verbessert.

Terminplanung

KI-gestützte Systeme wie ein Chatbot optimieren die Terminplanung, indem sie automatisierte Koordination und Planung von Besprechungen direkt aus dem Posteingang ermöglichen. Mit vorgeschriebenen Vorschlägen und der Fähigkeit, Termine festzulegen, nimmt der Chatbot den lästigen Aufwand der Terminfindung aus den Händen der Nutzer. Dabei berücksichtigt das System die Verfügbarkeit der Teilnehmer und findet den optimalen Zeitpunkt für das Meeting. Durch diese Effizienzsteigerung spart der Chatbot wertvolle Zeit und sorgt für eine reibungslose Terminplanung, ohne dass Nutzer sich mit endlosen E-Mail-Ketten herumschlagen müssen.

Dokumentenmanagement und Analyse

Durch den Einsatz von KI in Dokumentenmanagementsystemen (DMS) können Dokumente effizienter erfasst, klassifiziert und analysiert werden. KI verbessert die Texterkennung und Inhaltsanalysen, was zu einer präziseren Dokumentenidentifizierung und optimierten Arbeitsabläufen führt. Die Lösungen ermöglichen eine schnelle Erschließung und Klassifizierung digitalisierter Dokumente, was dann nicht mehr händisch vorgenommen werden muss. Die Systeme sind in der Lage, relevante Informationen aus den Dokumenten automatisch zu extrahieren und zu strukturieren, was eine effiziente Suche und Wiederverwendung von Informationen ermöglicht.

Inventar- und Lagerverwaltung

Die Integration von KI-Technologien in die Lagerverwaltung ermöglicht eine effiziente Automatisierung von Prozessen wie Kommissionierung und Inventur. Durch den Einsatz von KI-gestützten Robotern können Lagerbestände in Echtzeit überwacht und Produkte für den Versand vorbereitet werden. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung von Kosten und Vorlaufzeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Automatisierung der Nachfrageprognose durch KI-Systeme eine genaue Vorhersage zukünftiger Bedarfe und eine optimierte Bestandsverwaltung. Insgesamt trägt die Integration von KI zu einer effizienten und reibungslosen Lagerverwaltung bei.

Tipps für die Auswahl und Implementierung von KI-Tools

Recherche und Auswahl geeigneter Tools

Bevor Unternehmen in KI-Technologien investieren, sollten sie eine klare Strategie entwickeln, die mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Es ist wichtig, diejenigen KI-Technologien und -Tools auszuwählen, die am besten zu den spezifischen Anforderungen des Unternehmens passen. Die Auswahl sollte auf einer gründlichen Marktanalyse basieren, bei der Funktionsumfang, Integration in bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit und Kosten berücksichtigt werden.

Integration in bestehende Systeme

Die erfolgreiche Implementierung von KI-Lösungen erfordert eine nahtlose Integration in die bestehenden Systeme des Unternehmens. Es ist entscheidend, dass die ausgewählten KI-Technologien und -Tools problemlos mit den vorhandenen IT-Infrastrukturen zusammenarbeiten können, um einen reibungslosen Workflow zu gewährleisten. Eine sorgfältige Planung und Koordination sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Implementierung erfolgreich verläuft und die KI-Lösungen effektiv genutzt werden können.

Erfolgskontrolle und Anpassung

Nach der Implementierung ist es wichtig, die Leistung der KI-Modelle regelmäßig zu überwachen und anhand klar definierter Metriken zu bewerten. Unternehmen sollten kontinuierlich Feedback sammeln und die KI-Systeme entsprechend den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen anpassen. Dies erfordert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und des Lernens, um die Anpassungsfähigkeit und Effizienz der KI-Systeme zu verbessern.

KI kann Routineaufgaben übernehmen

Die Einbindung von KI in unseren Arbeitsalltag zeigt, dass sie nicht nur eine Ergänzung, sondern eine essenzielle Erweiterung darstellt. Durch die automatisierte Übernahme von Routineaufgaben ermöglicht KI es Fachkräften, sich auf anspruchsvollere und kreativere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Die Vorteile reichen von gesteigerter Effizienz und Genauigkeit bis hin zu neuen Möglichkeiten für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit. Daher solltest du nicht zögern und dich so zügig wie möglich über KI-Lösungen in deinem Unternehmen informieren.

Event-Tipp: KI Transformation in Unternehmen vorantreiben

Bei diesem Live Event dreht sich alles um zwei große Themen: Künstliche Intelligenz und gelingendes Changemanagement. Die Veranstalter – Thomas Klußmann und Christoph J.F. Schreiber – geben Einblicke in bewährte Strategien zur Implementierung von KI in unterschiedlichen Unternehmensbereichen und erörtern diese anhand von praxisnahen Fallbeispielen.

Um diese Fragen wird es unter anderem gehen:

  • Was sind die Potenziale, Chancen und Risiken von KI für die Geschäftswelt?
  • Welche Use Cases eignen sich für die Anwendung von KI in unterschiedlichen Unternehmensbereichen?
  • Wie kann ich KI gelingend in meine Geschäftsprozesse integrieren, um meine Wertschöpfung zu steigern?
  • Welche Trends im Bereich KI sind real und was ist wirklich relevant?
  • Wie überzeuge ich meine Mitarbeiter von den notwendigen Veränderungen und gestalte gelingende Change-Management Prozesse?
  • Welche Strategien gibt es, um KI sinnvoll und rechtskonform einzuführen?
  • Wie lässt sich KI-Erfolg messen?

Die KI Transformation ist deine Chance, die Antworten auf diese Fragen zu erfahren und das Wissen auf deine eigene Situation zu übertragen.
Das Event richtet sich an Selbstständige, Unternehmer, Führungskräfte in leitenden Positionen, Change-Manager, Berater und KI-Enthusiasten aller Art.

Live. Online und & kostenlos am 03. Juli 2024.

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Über den Autor

Autorenprofil: Lea Minge

Lea Minge

Lea ist bei Gründer.de für die täglichen News zuständig. Im Bereich Wirtschaft, Startups oder Gründer hat sie den Überblick und berichtet von den neuesten Trends, Entwicklungen oder Schlagzeilen. Auch bei der Sendung “Die Höhle der Löwen” ist sie eine wahre Expertin und verfolgt für unsere Leser jede Sendung. Damit kennt sie die wichtigsten DHDL-Startups, -Produkte und Informationen zu den Jurymitgliedern. Daneben hat sie immer einen Blick auf die neuesten SEO-Trends und -Anforderungen und optimiert fleißig den Content auf Gründer.de. Neue Ideen für Texte bleiben da nicht aus. Schon früh interessierte sie sich fürs Schreiben, weshalb sie ein Studium in Germanistik und Kommunikations- und Medienwissenschaft in Düsseldorf absolvierte. Nach Abschluss ihres Bachelors macht sie seit Oktober 2022 ihr Volontariat in der Online-Redaktion von Gründer.de.

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