Für viele Unternehmen ist die jährliche Inventur ein leidiges Thema. Nahezu alle Warenbestände deines Unternehmens müssen nachgezählt werden. Das stört die Betriebsabläufe, ist müßig und kostet dich Zeit. Nichtsdestotrotz musst du diese Bestandsermittlung durchführen. Gerade bei großen Beständen besteht ein enormes steuerliches Risiko, wenn du Fehler dabei machst. Stellt ein Betriebsprüfer fest, dass hierbei geschlampt wurde, dann wird mal eben kräftig Bestand hinzugeschätzt. Resultat: Dein Jahresgewinn wird größer – und so auch deine Steuernachzahlung. Daher erklären wir dir im folgenden Artikel was du wann ermitteln musst und wie du es machen kannst. So bist du in dieser Hinsicht abgesichert.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer dazu verpflichtet, der zum Jahresabschluss eine Bilanz aufstellen muss. Dort findet der sogenannte Betriebsvermögensvergleich zum Vorjahr statt. Dieser wiederum hat Einfluss auf deinen tatsächlichen Gewinn, der zur Versteuerung herangezogen wird. Kaufst du viele Waren zum Jahresabschluss ein, lässt diese aber im Lager liegen, dann erhöhen sie zwar deinen Warenbestand, die Kosten dafür werden aber quasi nicht in diesem Jahr geltend gemacht. Schließlich hast du einen erhöhten Warenbestand, der als aktives Betriebsvermögen erfasst wird – und darüber wird dein erfasster Aufwand gemindert.

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Diese Arten der Inventur kannst du nutzen

Im Wesentlichen kannst du drei Arten der Inventur unterscheiden. Je nachdem, welche Art der Inventur du wählst, bieten sich dir verschiedene Vor- und Nachteile. Auch der Zeitpunkt der möglichen Durchführung hängt davon ab.

Hinweis: Ich werde der Einfachheit halber im Folgenden immer den 31.12. als Stichtag für den Jahresabschluss verwenden. Sollte die Bilanz mit einem abweichenden Wirtschaftsjahr – zum Beispiel vom 01.07. bis zum 30.06. – erstellt werden, unterscheidet sich natürlich auch der Stichtag.

Stichtagsinventur

Die Stichtagsinventur findet zwischen dem 31.12. und dem 10.01. statt. Diese Inventur ist relativ zeitnah am Stichtag und sorgt so für wenig Rechenbedarf im Nachhinein. Grundsätzlich müssen alle Warenzugänge zwischen dem Stichtag und dem Tag der Inventur nämlich manuell abgerechnet, alle Warenverkäufe in diesem Zeitraum hinzugerechnet werden. Je mehr Zeit also zwischen Stichtag und Inventur vergeht, umso mehr nachträgliche Arbeit durch bestandsverändernde Berechnungen entsteht. Diese Art der Inventur MUSS von allen Unternehmen genutzt werden, bei denen übermäßige, ungeplante und nicht kontrollierbare Abgänge ohne Verkauf stattfinden können. Das Paradebeispiel dafür sind verderbliche Waren.

Vorteile:

  • Sehr zeitnahe Bestandsermittlung
  • Wenig Nacharbeit durch Bestandsrechnungen

Nachteile:

  • Sehr eng gesteckter Zeitrahmen
  • Fällt zumindest zum Teil in eine klassische Urlaubs- und Feiertagszeit
  • Gerade Lager sind in dieser Zeit häufig stark ausgekühlt (nicht zu unterschätzen!)

Zeitverschobene Inventur

Möchtest du die Inventur nicht zeitnah um den Stichtag legen, hast du die Möglichkeit, auch eine zeitverschobene Inventur durchzuführen. Dafür hast du vom 01.10. bis zum 28.02. Zeit. Damit bist du für den Zeitpunkt der Inventur wesentlich flexibler, musst aber auch mehr Nachberechnungen für die hinzugekommenen und abgegangenen Waren zwischen Inventurzeitpunkt und Stichtag in Kauf nehmen. Außerdem darfst du diese Art der Inventur nur nutzen, wenn du nicht zu einer Stichtagsinventur verpflichtet bist.

Tipp: Wenn du dir nicht sicher bist, ob für dein Unternehmen eine zeitverschobene Inventur möglich ist, stelle eine schriftliche Anfrage bei deinem zuständigen Finanzamt. Mit einer schriftlichen Auskunft vom Finanzamt, dass du diese Inventurart für dich nutzen darfst, bist du abgesichert.

Vorteile:

  • Zeitlich wesentlich flexibler
  • Bessere Möglichkeiten, die Inventur sinnvoll in die Betriebsabläufe zu integrieren (umsatzschwache Phasen)

Nachteile:

  • Nicht von jedem Unternehmen nutzbar
  • Mehr nachträgliche Bestandsrechnungen notwendig

Permanente Inventur

Diese Art der Inventur wirst du häufig bei Handelsunternehmen finden. Grundlage dafür ist die elektronische Erfassung des Lagerbestandes, meist in Form einer Datenbank. Darüber werden alle Zu- und Abgänge von Waren wie in einer Buchhaltung erfasst. Du hast also weder Zu-, noch Abgänge, ohne dass diese Vorgänge elektronisch erfasst werden. Das ist definitiv die bequemste Variante, entbindet dich aber nicht von der Pflicht zur Inventur. Mindestens einmal im Jahr müssen nämlich auch hierbei alle Warenbestände körperlich erfasst werden. Allerdings bist du im Zeitpunkt der Durchführung völlig flexibel und sparst dir auch nachträgliche Bestandsrechnungen. Die Inventur hat dann eher einen korrigierenden Faktor aufgetretener Buchungsfehler oder fehlender Buchungen.

Vorteile:

  • Völlige Flexibilität beim Inventurzeitpunkt
  • Keine nachträglichen Bestandsrechnungen für den Jahresabschluss notwendig

Nachteile:

  • Möglichst hohe Präzision bei der Dokumentation und Buchung von Warenbewegungen erforderlich
  • Nicht ohne entsprechende Lagersoftware möglich

Mit dem Festwert nur noch alle drei Jahre eine Inventur?

Grundsätzlich ermöglicht das Handelsgesetz per Vereinfachung, eine Inventur auch nur alle drei Jahre durchzuführen. Das ist dann der Fall, wenn der Warenbestand eine nachrangige Bedeutung für das Unternehmen hat und sich von Jahr zu Jahr nur geringfügig ändert. In diesem Fall wird nach einer durchgeführten Inventur ein fester bilanzieller Wert gebildet, der auch in den nächsten zwei Jahren seine Gültigkeit hat. Die Inventur muss dann nur noch alle drei Jahre durchgeführt werden, um den Festwert zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Bester Ansprechpartner, ob die Bildung eines Festwertes infrage kommt, ist hierbei der eigene Steuerberater.

Was genau muss ich bei der Inventur ermitteln?

Laut Steuer- und Handelsgesetz musst du bei der Inventur alle Waren, Anlagegüter, Forderungen und Verbindlichkeiten einer körperlichen oder digitalen Bestandsaufnahme unterziehen. Forderungen und Verbindlichkeiten können dabei erst einmal außen vor gelassen werden. Die werden durch die entsprechenden Sachbearbeiter der Buchhaltung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten geprüft.

Prüfung des Anlagevermögens

Im Hinblick auf die Anlagegüter lässt sich das auch meist relativ einfach ermitteln. Dafür nimmst du dir das Anlagevermögen aus dem letzten Jahresabschluss plus eine Übersicht, was im nächsten Jahr dazugekommen bist. Dann gehst du diese Liste durch und prüfst, welche Anlagegüter bis zum Stichtag der Bilanz (meist der 31.12.) nicht mehr im Betriebsvermögen vorhanden waren. Je nach Größe des Unternehmens und deinem Überblick über das Anlagevermögen kannst du das theoretisch sogar ohne praktische Überprüfung tun. Empfehlenswert ist es jedoch immer, das einmal zuverlässig zu ermitteln.

Die größte Fehlerquelle hierbei: Du übersiehst, dass ein Anlagegut zum Stichtag gar nicht mehr im Betriebsvermögen war, und lässt es nicht aus dem Inventar ausbuchen. Das hat zumindest finanziell eher einen Nachteil für dich als für das Finanzamt, denn durch eine Sofortabschreibung kannst du immer den Restwert des Anlageguts komplett als Betriebsausgabe geltend machen. Das spart dir Steuern und wird im Einzelfall eher nicht zum Problem.

Prüfung der Warenbestände

Das ist das Herzstück der Inventur. Egal, ob Handelsunternehmen, Handwerker oder Gastro-Betrieb: Fast jedes Unternehmen hat in irgendeiner Form noch Waren auf Lager, die verkaufsfähig sind und genutzt werden können. Genau diese Warenbestände müssen ermittelt werden. Dabei stehen dir im Wesentlichen vier verschiedene Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung: Zählen, Wiegen, Messen und Schätzen. Letzteres sollte dich nicht dazu verleiten, jetzt einfach deinen gesamten Warenbestand zu schätzen, denn das darfst du nur in bestimmten Fällen. Wie genau du die Inventur am besten strukturierst, damit sie gut funktioniert, zeigen wir dir in den folgenden Absätzen.

So nutzt du die unterschiedlichen Ermittlungsmethoden

Zählen

Das manuelle Zählen erklärt sich eigentlich von selbst. Du zählst dabei alle Waren beziehungsweise jede Verpackungseinheit von Hand.

Wiegen

Wenn die Menge eines Produkts in den vier- bis fünfstelligen Bereich driftet, wird es müßig, sie zu zählen. Also ermittelst du das Gewicht einer Verpackungseinheit, wiegst alle Produkte und errechnest dann im Dreisatz den daraus folgenden Warenbestand. Gerade auch für Kleinmaterialien wie lose Schrauben oder Ähnliches bietet sich das absolut an.

Messen

Messen ist vor allem für Meterware interessant. Stell dir zum Beispiel die aufgerollten Teppiche in einem Möbelhaus vor. Da hast du dann in der Inventur nicht einen Teppich X, sondern zum Beispiel 25 Meter davon.

Schätzen

Das Schätzen kommt nur für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe infrage. Das können beispielsweise Waren für unfertige Produkte sein, die erst noch zusammengebaut werden müssen, oder aber Hilfsmaterialien für Handwerker wie Schrauben, Kabelbinder et cetera. Aber Achtung: Auch hier müssen die tatsächlichen Bestände mindestens alle drei Jahre ermittelt werden.

Bereite die Inventur strukturiert vor und plane sie

Das Wichtigste ist, den passenden Termin für die Inventur zu finden. Davon hängt auch der Ablauf aller vorbereitenden, exekutiven und nachbereitenden Tätigkeiten ab. In Abschätzung aller notwendigen Tätigkeiten solltest du diesen Zeitpunkt rechtzeitig vorher finden. Ich empfehle dir gerade für größere Warenbestände ein halbes Jahr im Voraus, mindestens jedoch drei Monate Vorlaufzeit. So setzt du dich gerade für die Vorbereitung zeitlich nicht unter Druck und hast mehr Spielraum, um die notwendigen Abläufe sinnvoll zu integrieren.

Die nächste Frage bezieht sich darauf, wer zählen soll. Bei uns im Unternehmen ist es so, dass dazu mittlerweile jährlich alle Mitarbeiter des Unternehmens herangezogen werden. Außerdem gibt es zu diesem Zeitpunkt eine Urlaubssperre für die beiden Inventurtage. Ich finde es vom System her auf jeden Fall sinnvoll, weil so die Mitarbeiter des Unternehmens den Bezug zu den Waren, die vertrieben werden, nicht völlig verlieren. Außerdem stärkt die Arbeit in Teams mit Mitarbeitern, die man nicht unbedingt täglich sieht, das Gemeinschaftsgefühl absolut. Und meist ist auch die Vertrauensbasis zu den eigenen Mitarbeitern größer als zu einem beliebigen Inventurteam, das keinen Bezug zum Unternehmen hat. Aber selbstverständlich gibt es auch diese Alternative, die Inventur durch Fremdpersonal durchführen zu lassen.

Und zuletzt ist auch die Beschaffung des nötigen Arbeitsmaterials eine wichtige Vorbereitungstätigkeit. Stell dir vor, du trommelst tatsächlich das ganze Unternehmen zusammen und stellst plötzlich fest, dass du noch irgendetwas besorgen oder ausdrucken musst, bis die Mitarbeiter anfangen können. Also decke dich auf jeden Fall ausreichend mit den folgenden Materialien und Hilfsmitteln ein:

  • Zähllisten
  • Stifte
  • Klemmbretter
  • Taschenrechner
  • Cutter-Messer für Lagerkartons und Schutzfolien
  • Klebebandabroller zum Wiederverschluss
  • Maschinen für höher gelagerte Paletten
  • Waagen für zu wiegende Bestände
  • Geeignete Messinstrumente für Meterware

Dadurch erleichterst du dir die Arbeit: Das solltest du vor der Inventur tun!

Je weniger Ware du zum Zählen im Lager hast, umso einfacher wird es für dich. Es gibt einige Sachverhalte, wie du das Lager geplant entschlacken kannst und so weniger zählen musst.

  • Hast du defekte oder verdorbene Ware im Lager, die verschrottet oder entsorgt werden soll? Dann koordiniere das möglichst vor dem Inventurzeitpunkt.
  • Besitzt du die Möglichkeit, noch große Warenlieferungen aus dem Lager vor den Inventurzeitpunkt zu legen? Dann tu das auf jeden Fall.
  • Hast du noch Retourenware auf Lager? Dann schicke überschüssige Bestände vor der Inventur zurück.

Tipp: Eine Ware gilt dann nicht mehr als dein Eigentum, wenn die Rechnung an den Kunden geschrieben und die Ware aus dem Lagerbestand ausgebucht ist. Solche Ware kann separat gestellt werden und muss nicht mehr gezählt werden.

Außerdem ist eine klare Trennung des aktiven Warenbestands und anderer Produkte sinnvoll. So musst du zum Beispiel Fremdware, die du nur lagerst, nicht erfassen. Gesondert erfassen solltest du Warenmuster sowie noch vorhandene defekte oder verdorbene Ware. Um das zu gewährleisten, ist es sinnvoll, diese Waren nicht zwischen allen anderen inventurrelevanten Gütern stehen zu haben. Möchtest du hingegen generell möglichst wenig mit den logistischen Abläufen zu tun haben, haben wir dir an anderer Stelle bereits aufgezeigt, wie Amazon die Lagerhaltung für dich übernehmen kann.

So führst du die Inventur durch

Idealerweise lässt du bei der Inventur in Teams arbeiten, die fest definierte Bereiche zählen müssen. Das können bestimmte Lager, bestimmte Regale oder bestimmte Räume sein. Jemand mit etwas Führungsqualität sollte jeweils die Leitung des Teams übernehmen und Ansprechpartner für den Inventurleiter oder das übergeordnete Kontrollteam sein. Der Teamleiter bekommt eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern zur Verfügung, die er bei der Zählung der Bestände koordiniert, und ist für die Führung der Listen zuständig. Diese sollten idealerweise sauber und präzise ohne ständige Korrekturen geführt werden. Andernfalls wirft das im Prüfungsfall Fragen nach der Sorgfalt bei der Durchführung der Inventur auf.

Bei einer permanenten Inventur hast du darüber hinaus den Vorteil, dass du Soll-Vorgaben hast, wie viel Ware eigentlich noch da sein müsste. Diese Vorgaben solltest du dem Zählteam nicht zur Verfügung stellen, denn das verleitet einfach dazu, den bestehenden Wert ohne exakte Prüfung abzuhaken. Stattdessen sollte diese Aufgabe ein Kontrollteam übernehmen, das die gezählten Werte mit dem Soll-Bestand abgleicht und bei Abweichungen noch einmal selbst nachzählt. So bekommst du eine Menge Präzision in die ermittelten Werte. Hast du keine Soll-Werte, kannst du alternativ auch einfach eine doppelte Zählung durch zwei Teams durchführen lassen. Gibt es Abweichungen, hat sich ein Team verzählt, und eine endgültige dritte Kontrolle wird notwendig.

Wichtig bei der Erfassung ist, dass du genau benennen kannst, was durch wen gezählt wurde. Daher solltest du auf den Listen mit Mitarbeiterkürzeln arbeiten, sobald ein Zählwert eingetragen wird. Teamnummer und Unterschrift des Teamleiters sollten die Zählliste komplettieren. So schaffst du maximale Transparenz, falls sich doch einmal jemand deine Inventurermittlung näher anschaut.

Diese Werte musst du für eine nachvollziehbare Erfassung ermitteln

  • Artikelname
  • Artikelnummer, falls vorhanden
  • Menge
  • Einkaufspreis
  • Produktalter, falls möglich

Der Einkaufspreis der Ware ist die wichtigste Grundlage für die Bewertung deines Inventurwertes im Jahresabschluss. Das bedeutet, dass du keinen Artikel ohne Preis erfassen kannst. Ist das nicht möglich, musst du nach bestem Wissen und Gewissen eine nachvollziehbare Preisermittlung durchführen und im äußersten Notfall schätzen.

Fazit

Allein an der Länge des Artikels lässt sich schon die Komplexität des Themas Inventur erkennen. Und es gibt auch kaum jemanden, der sie wirklich gerne macht. Nichtsdestotrotz hat sie gerade für die eigene Bilanz einen hohen Stellenwert und birgt steuerliche Risiken für Betriebsprüfungen, wenn sie nicht ordentlich durchgeführt wird. Daher solltest du vor allem auf einen organisierten und gut strukturierten Ablauf bei der Inventur einen großen Wert legen. Das ist auch das Entscheidende, was dir die ganzen Tipps in diesem Artikel vermitteln sollen: Gehst du es überlegt an, sorgst du für einen reibungslosen Ablauf, eine präzise Ermittlung und sparst dir und allen anderen eine Menge Arbeit. Dadurch wird das ganze Thema gleich deutlich entspannter.

Inventur in deinem Unternehmen – so ermittelst du den betrieblichen Besitz
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