Die Vorteile eines Reisemanagements im Unternehmen

Was versteht man unter Reisemanagement?

Unter Geschäftsreisemanagement oder Travelmanagement versteht man alle organisatorischen Aufgaben und Schritte, die für eine Dienstreise notwendig sind.

Grundsätzlich umfasst das die Vorbereitung sowie Buchung einer Geschäftsreise, die Organisation der Reise selbst sowie die Unterstützung des Reisenden während des geschäftlichen Aufenthalts sowie die Abrechnung der Reisekosten.

Insbesondere für größere Unternehmen lohnt es sich, hierfür einen Travel Manager zu beauftragen, der in einem Geschäftsreisebüro oder einer externen Organisation arbeitet. In kleineren Unternehmen übernehmen die organisatorischen Vor- und Nachbereitungen der Geschäftsreisen meistens die Verwaltungsfachangestellten oder die Assistenten der Geschäftsführung.

Ein einheitliches System für Geschäftsreisen schaffen

Um eine Grundlage für jede Dienstreise zu schaffen, ist die Erstellung von Reiserichtlinien für Unternehmen unerlässlich. Die Erstellung der Reiserichtlinien dient dazu, faire und einheitliche Bedingungen für alle Reisenden sowie einen Leitfaden für die Organisation der Geschäftsreise zu schaffen. Diese sollten beispielsweise Informationen über das Budget, bevorzugte Hotelketten oder Airlines sowie alle sonstigen Aspekte einer Dienstreise enthalten. Sie ist praktisch das interne Regelwerk zur Abwicklung aller Prozesse einer Geschäftsreise und sollte daher unbedingt befolgt werden. Etwaige Fragen, die während der Vor- oder Nachbereitung einer Reise aufkommen könnten, sollten ebenfalls durch einen Blick in die Reiserichtlinien beantwortet werden können.

Was sind die organisatorischen Aufgaben des Reisemanagements?

Stehen die Reiserichtlinien für das Unternehmen fest, können auch schon die Vorbereitungen für eine Geschäftsreise starten. Der Vorteil ist nun, dass der zuständige Organisator sich an den Richtlinien orientieren kann und die erledigten Punkte abgehakt werden können. So sollte das Reisemanagement komplett sein und nichts in Vergessenheit geraten. Einer reibungslosen Dienstreise kann also nichts mehr im Weg stehen.

Vorbereitung der Reise

Die Hauptziele des Reisemanagements sind die Reduzierung der Reisekosten und ein problemlos verlaufender geschäftlicher Aufenthalt des Reisenden.

Daher sollte vor jeder anstehenden Geschäftsreise zunächst geprüft werden, ob der Antritt überhaupt notwendig ist. Heutzutage lassen sich auch in der Geschäftswelt viele Dinge über Video- oder Telefonkonferenzen klären. Wichtige Geschäftsabschlüsse können jedoch oftmals nur persönlich abgewickelt werden.

Zudem sollte kontrolliert werden, ob sich gegebenenfalls mehrere Dienstreisen zusammenlegen lassen. Das kann unnötig entstehende Kosten einsparen und ist daher effizienter für das Unternehmen.

Der letzte Schritt der Reisevorbereitungen beinhaltet, dass Termine des Reisenden so gelegt oder gar verlegt werden, dass er während und auch kurz nach dem Aufenthalt nichts verpasst.

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Organisation des Aufenthalts

Auch der Aufenthalt des Reisenden muss gründlich durchgeplant sein. Die Reiserichtlinien sollten bereits vorgeben, wie hoch das Budget für Hotel und Transportmittel sein darf und welche Anbieter bevorzugt gewählt werden sollen. Außerdem muss die zeitliche Taktung ebenfalls reibungslos sein, sodass der Reisende die Möglichkeit hat, Flüge oder Zugfahrten pünktlich zu erreichen. Zudem sollte geklärt werden, ob ein Mietwagen vor Ort benötigt wird.

Unterstützung während des Aufenthalts

Damit der Reisende nicht auf sich allein gestellt ist, sollte er alle notwendigen Informationen über Reisezeiten, Buchungscodes, Zugänge, Sicherheitsvorschriften und Hygienemaßnahmen sowie Geschäftstermine und Adressen erhalten. Auch über besondere Vorschriften oder Bestimmungen des jeweiligen Landes oder der Stadt sollte er in Kenntnis gesetzt werden. Am besten ist es, wenn der Reisende eine Mappe oder eine digitale Datei mit allen nötigen Informationen erhält.

Überprüfung der Buchungen

Bevor die Reise startet, sollte man sich über etwaige Änderungen wie Ausfälle oder Verspätungen der Buchungen informieren und dementsprechend agieren. 

Abrechnung der Reisekosten

Auch die abrechenbaren Reisekosten sollten bereits in den Reiserichtlinien geregelt sein. Neben den Buchungskosten können etwaige Spesen ebenfalls abgerechnet und dem Reisenden je nach Vereinbarung erstattet werden. Hierfür werden die vollständigen Belege der gesamten Ausgaben benötigt, damit diese gegebenenfalls in der Steuererklärung geltend gemacht werden können.

Vorteile eines optimalen Reisemanagements

✔ Sicherheit

✔ Transparenz

✔ Flexibilität

✔ Individualität

✔ Fairness

✔ Effizienz