So reisen du und deine Mitarbeiter entspannter
Die Vorteile eines Reisemanagements im Unternehmen
Featured image: Aleksej - stock.adobe.com
Fรผr die Planung einer Geschรคftsreise mรผssen viele organisatorische Aufgaben erledigt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Was versteht man unter Reisemanagement?
- Ein einheitliches System fรผr Geschรคftsreisen schaffen
- Was sind die organisatorischen Aufgaben des Reisemanagements?
- Vorteile eines optimalen Reisemanagements
Gesamtes Inhaltsverzeichnis anzeigen
Was versteht man unter Reisemanagement?
Unter Geschรคftsreisemanagement oder Travelmanagement versteht man alle organisatorischen Aufgaben und Schritte, die fรผr eine Dienstreise notwendig sind.
Grundsรคtzlich umfasst das die Vorbereitung sowie Buchung einer Geschรคftsreise, die Organisation der Reise selbst sowie die Unterstรผtzung des Reisenden wรคhrend des geschรคftlichen Aufenthalts sowie die Abrechnung der Reisekosten.
Insbesondere fรผr grรถรere Unternehmen lohnt es sich, hierfรผr einen Travel Manager zu beauftragen, der in einem Geschรคftsreisebรผro oder einer externen Organisation arbeitet. In kleineren Unternehmen รผbernehmen die organisatorischen Vor- und Nachbereitungen der Geschรคftsreisen meistens die Verwaltungsfachangestellten oder die Assistenten der Geschรคftsfรผhrung.
Ein einheitliches System fรผr Geschรคftsreisen schaffen
Um eine Grundlage fรผr jede Dienstreise zu schaffen, ist die Erstellung von Reiserichtlinien fรผr Unternehmen unerlรคsslich. Die Erstellung der Reiserichtlinien dient dazu, faire und einheitliche Bedingungen fรผr alle Reisenden sowie einen Leitfaden fรผr die Organisation der Geschรคftsreise zu schaffen. Diese sollten beispielsweise Informationen รผber das Budget, bevorzugte Hotelketten oder Airlines sowie alle sonstigen Aspekte einer Dienstreise enthalten. Sie ist praktisch das interne Regelwerk zur Abwicklung aller Prozesse einer Geschรคftsreise und sollte daher unbedingt befolgt werden. Etwaige Fragen, die wรคhrend der Vor- oder Nachbereitung einer Reise aufkommen kรถnnten, sollten ebenfalls durch einen Blick in die Reiserichtlinien beantwortet werden kรถnnen.
Was sind die organisatorischen Aufgaben des Reisemanagements?
Stehen die Reiserichtlinien fรผr das Unternehmen fest, kรถnnen auch schon die Vorbereitungen fรผr eine Geschรคftsreise starten. Der Vorteil ist nun, dass der zustรคndige Organisator sich an den Richtlinien orientieren kann und die erledigten Punkte abgehakt werden kรถnnen. So sollte das Reisemanagement komplett sein und nichts in Vergessenheit geraten. Einer reibungslosen Dienstreise kann also nichts mehr im Weg stehen.
Vorbereitung der Reise
Die Hauptziele des Reisemanagements sind die Reduzierung der Reisekosten und ein problemlos verlaufender geschรคftlicher Aufenthalt des Reisenden.
Daher sollte vor jeder anstehenden Geschรคftsreise zunรคchst geprรผft werden, ob der Antritt รผberhaupt notwendig ist. Heutzutage lassen sich auch in der Geschรคftswelt viele Dinge รผber Video- oder Telefonkonferenzen klรคren. Wichtige Geschรคftsabschlรผsse kรถnnen jedoch oftmals nur persรถnlich abgewickelt werden.
Zudem sollte kontrolliert werden, ob sich gegebenenfalls mehrere Dienstreisen zusammenlegen lassen. Das kann unnรถtig entstehende Kosten einsparen und ist daher effizienter fรผr das Unternehmen.
Der letzte Schritt der Reisevorbereitungen beinhaltet, dass Termine des Reisenden so gelegt oder gar verlegt werden, dass er wรคhrend und auch kurz nach dem Aufenthalt nichts verpasst.
Organisation des Aufenthalts
Auch der Aufenthalt des Reisenden muss grรผndlich durchgeplant sein. Die Reiserichtlinien sollten bereits vorgeben, wie hoch das Budget fรผr Hotel und Transportmittel sein darf und welche Anbieter bevorzugt gewรคhlt werden sollen. Auรerdem muss die zeitliche Taktung ebenfalls reibungslos sein, sodass der Reisende die Mรถglichkeit hat, Flรผge oder Zugfahrten pรผnktlich zu erreichen. Zudem sollte geklรคrt werden, ob ein Mietwagen vor Ort benรถtigt wird.
Unterstรผtzung wรคhrend des Aufenthalts
Damit der Reisende nicht auf sich allein gestellt ist, sollte er alle notwendigen Informationen รผber Reisezeiten, Buchungscodes, Zugรคnge, Sicherheitsvorschriften und Hygienemaรnahmen sowie Geschรคftstermine und Adressen erhalten. Auch รผber besondere Vorschriften oder Bestimmungen des jeweiligen Landes oder der Stadt sollte er in Kenntnis gesetzt werden. Am besten ist es, wenn der Reisende eine Mappe oder eine digitale Datei mit allen nรถtigen Informationen erhรคlt.
รberprรผfung der Buchungen
Bevor die Reise startet, sollte man sich รผber etwaige รnderungen wie Ausfรคlle oder Verspรคtungen der Buchungen informieren und dementsprechend agieren.
Abrechnung der Reisekosten
Auch die abrechenbaren Reisekosten sollten bereits in den Reiserichtlinien geregelt sein. Neben den Buchungskosten kรถnnen etwaige Spesen ebenfalls abgerechnet und dem Reisenden je nach Vereinbarung erstattet werden. Hierfรผr werden die vollstรคndigen Belege der gesamten Ausgaben benรถtigt, damit diese gegebenenfalls in der Steuererklรคrung geltend gemacht werden kรถnnen.
Vorteile eines optimalen Reisemanagements
โ Sicherheit
โ Transparenz
โ Flexibilitรคt
โ Individualitรคt
โ Fairness
โ Effizienz
DU willst deine KI-Skills aufs nรคchste Level heben?
WIR machen dich bereit fรผr die Revolution
KรNSTLICHE INTELLIGENZ!
- Praxisbeispiele โ sofort anwendbar fรผr dein Business
- Aktuelle KI-Tools im Check
- Expertentipps fรผr die neusten KI-Technologien
- Case Studies โ von E-Mail-Marketing bis Datenanalyse
Ja, ich mรถchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklรคrung.
รber den Autor
Redaktion
Hier schreibt das studierte Redaktionsteam aus Kรถln fรผr dich an den neusten News sowie Ratgebern- und Magazin-Artikeln aus der Grรผnder- und Startup-Szene.