Virtuell und doch existent – Das Modell der Zukunft?

Als Startup ein virtuelles Büro in einem Business Center zur Gründung mieten

In der Gründungsphase hat man heutzutage zahlreiche Optionen seinen Büroalltag zu gestalten. Zunehmender Beliebtheit erfreut sich daher das Konzept des virtuellen Büros. Dieses Model ist für Gründer interessant, die noch unsicher sind, wie sich das frisch gegründete Unternehmen entwickelt, oder solche, die die Kosten zunächst gering halten müssen. Denn eine ladungsfähige Geschäftsadresse ist in jedem Fall unumgänglich – auch für diejenigen Existenzgründer, die auf ein physisches Office verzichten können. Die genauen Hintergründe erfährst du in diesem Artikel.

Du bist Gründer und überlegst ein virtuelles Büro zu mieten? Dann solltest du unbedingt weiterlesen! Damit du einen besseren Überblick bekommst, gehen wir in diesem Artikel den folgenden Fragen nach:

Definition

Ein virtuelles Büro, oder auch Virtual Office, beschreibt eine Geschäftsadresse, an der du aber selbst nicht täglich arbeitest. Es handelt sich dabei also nicht um einen physischen Büroraum im klassischen Sinne, sondern um ein modernes Bürokonzept, dass sich hervorragend zu repräsentativen Zwecken nutzen lässt. Man mietet bei einem virtuellen Büro also keine Räume sondern ein Servicepaket, dass wiederum die Nutzung von Räumlichkeiten beinhalten kann.

Aufgaben eines virtuellen Büros

Welche Leistungen angeboten werden unterscheiden sich von Anbieter zu Anbieter. Hier ein kurzer Überblick über die üblichen Services, die du bei einem virtuellen Büro dazu mieten kannst:

  • Ladungsfähige Geschäftsadresse
  • Raumvermietung für Meetings
  • Telefonservice, zum Teil auch 24-Stunden-Hotline
  • Postannahme
  • Sekretariatsservices, oft auch Internationaler Service
  • Rezeption/Empfang
  • Weitere Zusatzleistungen

Übersicht über die Vor- und Nachteile

In diesem Abschnitt erklären wir dir, welche Vor- und Nachteile die Anmietung eines Virtual Office hat.

Vorteile

Der wichtigste Vorteil eines virtuellen Büros ist, dass du die Möglichkeit hast deine Firmenadresse an renommierten und angesehenen Geschäftsadressen bzw. in bekannten Businessvierteln zu platzieren. Das erzeugt eine positive Auswirkung und stärkt zudem das Vertrauen deiner Kunden in dein Unternehmen.

Zudem kannst du enorm an Kosten sparen und zwar direkt an mehreren Stellen:

  1. hast du keine hohen Vorinvestitionen wie z.B. in Marklerprivison oder Büro Ausstattung,
  2. kannst du deine Personalkosten geringhalten, da die Mitarbeiter des Anbieters viele administrative Aufgaben übernehmen, und
  3. hast sparst du enorm an Miete, da du die Büroräume flexibel und ganz nach Bedarf anmieten kannst.

Ein weiterer Vorteil ist, dass du an keine langen Vertragslaufzeiten gebunden bist. Mietverträge für Büroräume werden nämlich oftmals für längere Zeiträume geschlossen. Die Mietverträge für virtuelle Büros sind deutlich flexibler gestaltet.

Nachteile

Die Anmietung eines virtuellen Büros hat einen Nachteil: Da du selbst nicht vor Ort bist, können dich deine Kunden nicht persönlich an deinem Firmensitz antreffen. Dadurch haben manche Büros den Ruf einer Briefkastenadresse. Und du musst bedenken: Viele Kunden kennen den genauen Unterschied zu einem virtuellen Büro nicht.

Es ist zudem leider oftmals so, dass sich das Personal im virtuellen Büro nicht mit deinem Unternehmen identifiziert und somit Telefonate nicht so professionell entgegen nehmen kann wie eigene Mitarbeiter. Hier kann man jedoch mit Briefings und der Wahl eines festen Ansprechpartners entgegenwirken.

Virtuelles Büro mieten: Mit diesen Kosten musst du rechnen

Die meisten Anbieter bieten verschiedenen Leistungspakete für einen festen Monatspreis an. Diese Pakete lassen sich dann regelmäßig durch zusätzliche Services erweitern. In der Regel bestimmen diese Faktoren den Gesamtpreis:

  • Leistungsumfang
  • Standort
  • Vertragslaufzeit
  • Anbieter

Eine Geschäftsadresse inklusive Postservice erhältst du übrigens bereits für ca. 50 Euro im Monat. Umfangreicher Angebote liegen jedoch meistens bei 150 Euro oder mehr. Da sich die Tarife und Services von Anbieter zu Anbieter unterscheiden, macht es Sinn, dass du zunächst gut recherchierst, bevor du dich für ein Angebot entscheidest. Achte hierbei auch unbedingt auf die Kündigungsfristen.

Fazit: Wann es sich lohnt ein virtuelles Büro zu mieten

Gerade für Existenzgründer kann sich ein virtuelles Büro sehr lohnen. Denn eine Gründung ist kostenintensiv und kostet viel Zeit, und gerade daran mangelt es bei Existenzgründern. Anstatt die Privatadresse zu nutzen, macht es Sinn einen renommierten Firmensitz zu wählen, der zudem Büroräume für Meetings mit Investoren und Kunden anbietet. So bleibt das Unternehmen erreichbar und auch deine Post wird entgegen genommen. So kannst du dich in der Anfangszeit dem Kerngeschäft widmen.

Häufige Fragen (FAQ) zu virtuelles Büro mieten

Was ist ein virtuelles Büro?

Mit einem virtuellen Büro mietest du eine Geschäftsadresse, an der du allerdings nicht physisch arbeiten. Es handelt sich dabei um eine moderne Bürolösung, die meist von Business Centern angeboten wird. Diese stellen neben der reinen Anschrift eine Vielzahl an Bürodienstleistungen, wie z.B. Telefon-, Sekretariats- oder Empfangsservices zur Verfügung.

Ladungsfähige Geschäftsadresse – Was ist das?

Als ladungsfähige Anschrift wird in der juristischen Praxis der Wohnsitz bzw. Geschäftssitz einer juristischen Person verstanden. Es handelt sich also der Ort, an dem die juristische Person erreichbar ist.

Was versteht man unter Büroservice?

Büro-Service, auch Office-Service oder Sekretariatsservice genannt, meint die Dienstleistung eines Unternehmens, für andere Unternehmen Büroarbeiten zu übernehmen. Dazu zählen insbesondere typische Tätigkeiten eines Sekretärs.

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