Wie die Kommunikation auf Distanz gelingt
Telefonkonferenz organisieren in 5 Schritten
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Inhaltsverzeichnis
- Telefonkonferenz organisieren: Planung und Durchführung in 5 Schritten
- Fazit: Telefonkonferenz organisieren
- Dich interessieren mehr solcher Themen? Dann komm zur DRX 2024!
- Häufige Fragen (FAQ) zu Telefonkonferenz organisieren
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Telefonkonferenz organisieren: Planung und Durchführung in 5 Schritten
Da besonders in den jetzigen Zeiten durch die Ausbreitung des Coronavirus das Homeoffice und virtuelle Konferenzen immer wichtiger werden, wird verstärkt auf Konferenz-Tools zurückgegriffen. Die Nutzung dieser ist wichtig, um Meetings trotz Distanz wahrzunehmen und möglicherweise Deadlines im Team einhalten zu können. Daher wollen wir dir nützliche und wertvolle Tipps geben, wie das Organisieren von Telefonkonferenzen und die reibungslose Durchführung dieser gelingen kann.
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1. Alle wichtigen Voraussetzungen schaffen
Um eine Telekonferenz durchführen zu können, musst du erst einmal für alle notwendigen Voraussetzungen sorgen. Damit sind vor allem die technischen Gegebenheiten gemeint. Du solltest sicher gehen, dass alle Teilnehmer mit einem Laptop oder Computer, einem Smartphone oder einer anderen Hardware versorgt sind. Je nachdem mit welchem Programm oder Anbieter man die Konferenz durchführen möchte, werden die Zugangsdaten oder Telefonnummern unterschiedlich bereitgestellt. Hat man allerdings diese Daten, sind die gröbsten Voraussetzungen erfüllt.
Wenn du im Homeoffice die Telekonferenz organisierst und durchführst, solltest du zudem beachten, dass ein ruhiger Ort bei dir zu Hause zur Verfügung steht. Hier sollte dich nichts ablenken oder laute Geräusche verursachen. Eine geschäftliche Telefonkonferenz ist nicht etwa ein Plausch mit der besten Freundin. Entsprechend ernst sollten die Teilnehmer die Telefonkonferenz auch nehmen. Das heißt, dass ein ruhiges Umfeld die Grundvoraussetzung für eine gelungene Telefonkonferenz ist.
2. Termin, Dauer und Uhrzeit festlegen
Damit alle Teilnehmer wissen, wann sie sich die Zeit für die Telefonkonferenz nehmen müssen, solltest du mit ausreichend Zeit im Voraus den Termin festlegen und diesen mit der genauen Uhrzeit und der angesetzten Dauer kommunizieren. Da die Organisation einer Telefonkonferenz mehr Zeit in Anspruch nimmt, als sich mal eben mit seinen Zugangsdaten einzuwählen, sollte mindestens ein paar Tage vorher, der Termin für alle ersichtlich sein. Denn je nach Thema der Konferenz, müssen sich die einzelnen Teilnehmer darauf vorbereiten – Konzepte vorstellen, Daten bereit legen haben oder Fragen formulieren. Am besten du kommunizierst den Termin über ein Tool, in dem die Teilnehmer zu- oder absagen können, sodass du einen Überblick behältst, wer kann und wer nicht. So kannst du dann ermessen, ob es sich lohnt einen neuen Termin zu veranschlagen.
3. Themenagenda vorbereiten
Zum Organisieren einer Telefonkonferenz gehört auch das Erstellen einer Themenagenda dazu. Denn bestenfalls sollten sich alle auf die Themen vorbereiten, die in der Konferenz besprochen werden. Dies bietet dir und allen Teilnehmern Orientierung und ihr geht nicht das Risiko ein, dass ein wichtiges Thema unter den Tisch fällt. Besonders im Hinblick darauf, dass man sich eben nicht kurz im Büro treffen kann, sondern durch die Distanz weniger Chancen auf ein sofortiges Meeting bekommt.
Diese Themenliste hilft dir zusätzlich als Organisator und Moderator durch die Konferenz zu führen. Denn die Kommunikation am Telefon ist nicht ganz so flüssig, wie sie es bei einem persönlichen Gespräch wäre. Daher ist eine Moderation hilfreich, weil somit klar ist, wer von Thema zu Thema führt und die wichtigsten Ergebnisse zusammenfasst. Sehr nützlich kann in diesem Zusammenhang auch das Zusenden von Themenschwerpunkten an alle Teilnehmer vor der Konferenz sein.
4. Teilnehmer einladen
Im weiteren Schritt musst du den Teilnehmern die notwendigen Daten zuschicken. Wie du diese Zugangsdaten zur Telefonkonferenz den Teilnehmern zukommen lässt, solltest du im Voraus bereits kommuniziert haben. So können sich diese Personen auf die Situation vorbereiten und verzögern den Start des Meetings nicht. Nichts ist für alle Beteiligten nerviger, als wenn die Technik einiger Teilnehmer nicht funktioniert. Da du als Organisator die Telefonkonferenz startest, musst du als Erster die Einwahlmodalitäten hinter dich bringen und darfst dann im virtuellen Konferenzraum warten, bis sich die einzelnen Gesprächspartner nacheinander einwählen. Dies kann normalerweise einige Minuten dauern.
Die 7 wichtigsten Homeoffice-Regeln für Produktivität
Homoffice-Regel #1 : Umfassende Vorbereitung
Wer zuhause arbeiten möchte, kann sich nicht einfach hinsetzen und starten, sondern sollte die Homeoffice-Regeln zur Vorbereitung beachten. Dazu gehören zum Beispiel die passenden Programme für den Computer – für die Organisation, zur Aufgabenverteilung oder für die Kommunikation. Aber auch die persönliche Vorbereitung für das Homeoffice ist wichtig. Hunger bremst jegliche Konzentration und jedes Mal einkaufen gehen, kostet wertvolle Zeit. Deshalb am besten schon bei der Vorbereitung gesunde Snacks einplanen.
Homeoffice-Regel #2: Arbeitsatmosphäre schaffen
Zuhause existiert keine Kleidervorschrift und niemand sieht, von wo und wie du arbeitest. Doch eine feste Arbeitsstruktur ist entscheidend für die Konzentration. Deshalb ist ein wichtiger Teil der Homeoffice-Regeln, an den morgendlichen Abläufen festzuhalten. Pünktlich aufstehen, duschen und frühstücken. Auch die Kleidung sollte passen, denn sie entscheidet unbewusst wie wir mit Menschen kommunizieren. Außerdem stellt auch der Arbeitsbereich, beispielsweise der aufgeräumte Schreibtisch, eine wichtige Grundlage dar.
Homeoffice-Regel #3: Arbeitszeiten festlegen
Auch wenn in den eigenen vier Wänden keine konkreten Arbeitszeiten vorgegeben sind, lohnen sich feste Homeoffice-Regeln für die Zeiteinteilung. Denn auch dort gilt die vertraglich festgelegte Stundenanzahl. Das heißt, zwischendurch drei Stunden shoppen gehen und die Zeit als Arbeitszeit aufschreiben, funktioniert nicht. Viele Arbeitgeber nutzen deshalb auch Zeiterfassungsprogramme. Wer hingegen die Uhrzeit selbst bestimmt, sollte herausfinden, zu welcher Tageszeit die Produktivität am höchsten ist. Natürlich sind gemeinsame Meetings mit den Kollegen oder Kundengespräche trotzdem einzuhalten, deshalb ist ein Gespräch mit dem Arbeit- oder Auftraggeber über die genauen Einsatzzeiten sinnvoll.
Homeoffice-Regel #4: Aufgabenlisten befolgen
Den Computer hochfahren, Emails beantworten, dann ein Anruf und danach schnell einen Text schreiben. Viele kleine Aufgaben, die alle im Kopf bleiben müssen. Doch wenn es dann zum Beispiel an der Tür klingelt, ist der geplante Schritt schnell vergessen. Deshalb macht es Sinn, sich auch im Homeoffice eine Aufgabenliste zu schreiben. Erledigte Aufgaben werden abgehakt und das hilft wiederum bei der eigenen Überprüfung.
Homeoffice-Regel #5: Ablenkungen vermeiden
Oft ist der Wille zum Befolgen der Homeoffice-Regeln da, aber dann tauchen die kleinen Ablenkungen auf. Diese kosten viel Zeit und stören die Konzentration. Deshalb sollte allen Freunden und Verwandten klar sein, dass Homeoffice keine durchgehende Ansprechbarkeit bedeutet. Auch Aufgaben im Haushalt werden nach dem Homeoffice erledigt. Und besonders beim Smartphone sind strikte Regeln notwendig.
Homeoffice-Regel #6: Pausen einlegen
Wer produktiv arbeitet und die Homeoffice-Regeln befolgt, verliert sich möglicherweise in dieser Atmosphäre und lässt die Stunden verstreichen. Doch Pausen sind für die Produktivität sehr wichtig, da sich die Arbeit auch noch einmal aus einem anderen Blickwinkel betrachten lässt. Zudem schaffen sie neue Energie für kommende Aufgaben. Die Pausenzeit sollte nach vier Stunden mindestens bei 30 Minuten liegen, noch besser ist ein Spaziergang im Freien.
Homeoffice-Regel #7: Erfolge belohnen
Besonders nach einigen Tagen oder Wochen im Homeoffice, ist es schwer, die Motivation durchgehend hoch zu halten. Die abgehakte Aufgabenliste sorgt für Zufriedenheit, doch einen noch größeren Motivationsschub lösen Belohnungen aus. Eine frische Tasse Kaffee für eine besonders gut erledigte Aufgabe. Oder eine verlängerte Pause nach der kniffligen Problemlösung. Kleine Entschädigungen über den Tag verteilt, zeigen wie wertvoll die eigene Arbeit ist und erhöhen den Ehrgeiz.
5. Durchführung der Telefonkonferenz
Als Moderator, der die Telefonkonferenz initiiert hat, begrüßt du die Teilnehmer und stellst sie kurz vor. Alternativ kann sich auch jeder Gesprächsteilnehmer selbst kurz vorstellen. Dies passiert häufig dann, wenn es um Gespräche mit vielen Geschäftspartnern, Lieferanten oder Dienstleistern zugleich geht. Wenn sich das Projektteam schon kennt, ist dies natürlich überflüssig.
Der Moderator hat nun die Aufgabe, sein Ziel vorzustellen.
- Was soll das Ergebnis der Telefonkonferenz sein?
- Welche Teilschritte führen zu diesem Ziel?
- Welche Aufgaben/Informationen müssen andere zusteuern?
- Was ist der aktuelle Projektstand?
Diese doch recht allgemein gehaltenen Fragen können hier gut als Leitfragen fungieren, um eine Telefonkonferenz auch inhaltlich wertig zu gestalten.
Zudem ist es absolut tabu, für dich als Organisator und auch für alle Teilnehmer, nebenher WhatsApp-Nachrichten zu schreiben, Facebook-Kommentare zu checken oder E-Mails zu schreiben. Selbst wenn man mit der Technik der Touch-Tastaturen nicht mehr durch lautes Tippen enttarnt wird, so ist man doch nicht klar aufs Thema fokussiert. Das merken auch die Gesprächspartner. Apropos: Essen und Rauchen ist ebenfalls tabu. Denn das hört man nämlich sehr wohl.
Fazit: Telefonkonferenz organisieren
Wer diese fünf Grundregeln, die bei einer Telefonkonferenz gelten, beachtet, kann auch über viele Kilometer oder gar über Kontinente hinweg erfolgreiche Konferenzen führen. Zudem sollte das Schreiben eines Protokolls jemand übernehmen – entweder du oder ein Mitarbeiter, der dafür extra beauftragt wurde. Mithilfe dieses Protokolls ist dann für jeden nachvollziehbar, was die Ergebnisse sind sowie die nächsten Maßnahmen, sodass auch Personen, die nicht anwesend waren, über die Fortschritte informiert werden.
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Häufige Fragen (FAQ) zu Telefonkonferenz organisieren
Eine Telefonkonferenz wird meistens dann regelmäßig organisiert, wenn Teammitglieder an unterschiedlichen Orten arbeiten oder auch im Homeoffice sitzen. Eine Telefonkonferenz ersetzt demnach ein Meeting vor Ort im Büro.
Viel Vorbereitungszeit braucht eine Telefonkonferenz eigentlich nicht. Je nachdem, ob die Teammitglieder einen vollen Zeitplan haben und daher Termine weit im Voraus planen müssen, kann die Organisation einer Telefonkonferenz auch etwas länger geplant werden müssen.
Beliebte Softwares bzw. Tools für Telefonkonferenzen oder auch Video-Meetings sind bspw. Zoom, Google Hangouts oder GoToMeeting.
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Über den Autor
Lea Minge
Lea machte von Oktober 2022 bis Oktober 2024 ihr Volontariat bei Gründer.de. Sie war für die täglichen News zuständig. Im Bereich Wirtschaft, Startups oder Gründer hat sie den Überblick und berichtete von den neuesten Trends, Entwicklungen oder Schlagzeilen. Auch bei der Sendung “Die Höhle der Löwen” zeigte sie eine wahre Expertise und verfolgte für unsere Leser jede Sendung. Damit kennt sie die wichtigsten DHDL-Startups, -Produkte und Informationen zu den Jurymitgliedern. Daneben hatte sie immer einen Blick auf die neuesten SEO-Trends und -Anforderungen und optimiert fleißig den Content auf Gründer.de. Neue Ideen für Texte blieben da nicht aus. Schon früh interessierte sie sich fürs Schreiben, weshalb sie ein Studium in Germanistik und Kommunikations- und Medienwissenschaft in Düsseldorf absolvierte.