Telefonkonferenz organisieren in 5 Schritten

Telefonkonferenz organisieren: Planung und Durchführung in 5 Schritten

Da besonders in den jetzigen Zeiten durch die Ausbreitung des Coronavirus das Homeoffice und virtuelle Konferenzen immer wichtiger werden, wird verstärkt auf Konferenz-Tools zurückgegriffen. Die Nutzung dieser ist wichtig, um Meetings trotz Distanz wahrzunehmen und möglicherweise Deadlines im Team einhalten zu können. Daher wollen wir dir nützliche und wertvolle Tipps geben, wie das Organisieren von Telefonkonferenzen und die reibungslose Durchführung dieser gelingen kann.

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1. Alle wichtigen Voraussetzungen schaffen

Um eine Telekonferenz durchführen zu können, musst du erst einmal für alle notwendigen Voraussetzungen sorgen. Damit sind vor allem die technischen Gegebenheiten gemeint. Du solltest sicher gehen, dass alle Teilnehmer mit einem Laptop oder Computer, einem Smartphone oder einer anderen Hardware versorgt sind. Je nachdem mit welchem Programm oder Anbieter man die Konferenz durchführen möchte, werden die Zugangsdaten oder Telefonnummern unterschiedlich bereitgestellt. Hat man allerdings diese Daten, sind die gröbsten Voraussetzungen erfüllt.

Wenn du im Homeoffice die Telekonferenz organisierst und durchführst, solltest du zudem beachten, dass ein ruhiger Ort bei dir zu Hause zur Verfügung steht. Hier sollte dich nichts ablenken oder laute Geräusche verursachen. Eine geschäftliche Telefonkonferenz ist nicht etwa ein Plausch mit der besten Freundin. Entsprechend ernst sollten die Teilnehmer die Telefonkonferenz auch nehmen. Das heißt, dass ein ruhiges Umfeld die Grundvoraussetzung für eine gelungene Telefonkonferenz ist.

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2. Termin, Dauer und Uhrzeit festlegen

Damit alle Teilnehmer wissen, wann sie sich die Zeit für die Telefonkonferenz nehmen müssen, solltest du mit ausreichend Zeit im Voraus den Termin festlegen und diesen mit der genauen Uhrzeit und der angesetzten Dauer kommunizieren. Da die Organisation einer Telefonkonferenz mehr Zeit in Anspruch nimmt, als sich mal eben mit seinen Zugangsdaten einzuwählen, sollte mindestens ein paar Tage vorher, der Termin für alle ersichtlich sein. Denn je nach Thema der Konferenz, müssen sich die einzelnen Teilnehmer darauf vorbereiten – Konzepte vorstellen, Daten bereit legen haben oder Fragen formulieren. Am besten du kommunizierst den Termin über ein Tool, in dem die Teilnehmer zu- oder absagen können, sodass du einen Überblick behältst, wer kann und wer nicht. So kannst du dann ermessen, ob es sich lohnt einen neuen Termin zu veranschlagen.

3. Themenagenda vorbereiten

Zum Organisieren einer Telefonkonferenz gehört auch das Erstellen einer Themenagenda dazu. Denn bestenfalls sollten sich alle auf die Themen vorbereiten, die in der Konferenz besprochen werden. Dies bietet dir und allen Teilnehmern Orientierung und ihr geht nicht das Risiko ein, dass ein wichtiges Thema unter den Tisch fällt. Besonders im Hinblick darauf, dass man sich eben nicht kurz im Büro treffen kann, sondern durch die Distanz weniger Chancen auf ein sofortiges Meeting bekommt.

Diese Themenliste hilft dir zusätzlich als Organisator und Moderator durch die Konferenz zu führen. Denn die Kommunikation am Telefon ist nicht ganz so flüssig, wie sie es bei einem persönlichen Gespräch wäre. Daher ist eine Moderation hilfreich, weil somit klar ist, wer von Thema zu Thema führt und die wichtigsten Ergebnisse zusammenfasst. Sehr nützlich kann in diesem Zusammenhang auch das Zusenden von Themenschwerpunkten an alle Teilnehmer vor der Konferenz sein.

4. Teilnehmer einladen

Im weiteren Schritt musst du den Teilnehmern die notwendigen Daten zuschicken. Wie du diese Zugangsdaten zur Telefonkonferenz den Teilnehmern zukommen lässt, solltest du im Voraus bereits kommuniziert haben. So können sich diese Personen auf die Situation vorbereiten und verzögern den Start des Meetings nicht. Nichts ist für alle Beteiligten nerviger, als wenn die Technik einiger Teilnehmer nicht funktioniert. Da du als Organisator die Telefonkonferenz startest, musst du als Erster die Einwahlmodalitäten hinter dich bringen und darfst dann im virtuellen Konferenzraum warten, bis sich die einzelnen Gesprächspartner nacheinander einwählen. Dies kann normalerweise einige Minuten dauern.

5. Durchführung der Telefonkonferenz

Als Moderator, der die Telefonkonferenz initiiert hat, begrüßt du die Teilnehmer und stellst sie kurz vor. Alternativ kann sich auch jeder Gesprächsteilnehmer selbst kurz vorstellen. Dies passiert häufig dann, wenn es um Gespräche mit vielen Geschäftspartnern, Lieferanten oder Dienstleistern zugleich geht. Wenn sich das Projektteam schon kennt, ist dies natürlich überflüssig.
Der Moderator hat nun die Aufgabe, sein Ziel vorzustellen.

• Was soll das Ergebnis der Telefonkonferenz sein?
• Welche Teilschritte führen zu diesem Ziel?
• Welche Aufgaben/Informationen müssen andere zusteuern?
• Was ist der aktuelle Projektstand?

Diese doch recht allgemein gehaltenen Fragen können hier gut als Leitfragen fungieren, um eine Telefonkonferenz auch inhaltlich wertig zu gestalten.

Zudem ist es absolut tabu, für dich als Organisator und auch für alle Teilnehmer, nebenher WhatsApp-Nachrichten zu schreiben, Facebook-Kommentare zu checken oder E-Mails zu schreiben. Selbst wenn man mit der Technik der Touch-Tastaturen nicht mehr durch lautes Tippen enttarnt wird, so ist man doch nicht klar aufs Thema fokussiert. Das merken auch die Gesprächspartner. Apropos: Essen und Rauchen ist ebenfalls tabu. Denn das hört man nämlich sehr wohl.

Fazit: Telefonkonferenz organisieren

Wer diese fünf Grundregeln, die bei einer Telefonkonferenz gelten, beachtet, kann auch über viele Kilometer oder gar über Kontinente hinweg erfolgreiche Konferenzen führen. Zudem sollte das Schreiben eines Protokolls jemand übernehmen – entweder du oder ein Mitarbeiter, der dafür extra beauftragt wurde. Mithilfe dieses Protokolls ist dann für jeden nachvollziehbar, was die Ergebnisse sind sowie die nächsten Maßnahmen, sodass auch Personen, die nicht anwesend waren, über die Fortschritte informiert werden.

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