Produktiver werden: Mit diesen 5 Tipps gelingt dir und deinem Team mehr

Es mag nun nach einem Klischee klingen, aber manchmal stimmt der Satz: „Zeit ist Geld“ wahr. Besonders wenn du selbstständig bist, musst du dir deine Zeit gut einteilen und du kannst es dir nicht erlauben übermäßig viel deiner Arbeits- und Lebenszeit zu vertrödeln. Soweit in der Theorie. In der Praxis gestaltet sich das aber leider manchmal schwierig, weil doch immer wieder etwas dazwischenkommt und dir dann am Ende des Tages nicht das gelingt, was du dir vorgenommen hast. Das ist nicht nur für dich persönlich frustrierend, sondern sorgt auch auf die Dauer für ein nicht unerhebliches Loch in deinem Geldbeutel. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass es sich für dich lohnt, sich Gedanken darüber zu machen, wie du produktiver wirst!

Tipps um produktiver zu werden – bringen die wirklich etwas?

Immer wieder preisen Gurus ihre Techniken an und versprechen dir, dass sie das Geheimnis zur Effektivität gefunden haben. Das ist natürlich oft Unsinn und so wollen sie dich auf Glatteis führen und im Endeffekt dein Geld haben.

Produktivität hat viel mit deinem Mind-Set zu tun. Produktivität beginnt in deinem Inneren, beginnt in deinen Gedanken und mündet dann schließlich in sinnvollen Handlungen. Wenn du dir diese 5 Tipps immer wieder bewusst machst und dann auch (das ist ganz wichtig) danach handelst, dann hast du eine Chance, wirklich produktiver zu werden. Diese Tipps nur zu kennen bzw. benennen zu können, wird dir nicht helfen mehr Arbeit in weniger Zeit zu bewältigen.

Produktiv sein lässt sich lernen und es ist eine lohnende Sache Zeit zu investieren, denn einmal gelernt, kann das produktive Arbeiten in allen Lebensbereichen nützlich sein. Deine Zeit ist einfach zu kostbar um unnötig vergeudet zu werden!

1. Überlege dir, wann du ein Meeting brauchst und wann nicht

Vor allem wenn du Angestellte hast, dann wirst du wahrscheinlich immer wieder Meetings mit diesen haben und diese werden mehr oder weniger wie ein Ritual immer zu einer bestimmten Zeit stattfinden – oder zumindest in regelmäßigen Abständen. Bevor du nun aber das nächste Mal dieses Meeting einberufst, überlege dir gut, ob es wirklich notwendig ist. Die Möglichkeit Informationen per Online-Kommunikation zu verbreiten, erlaubt es dir Dinge – mit nur mäßiger Dringlichkeit – einfach und bequem an deine Mitarbeiter zu schicken. So müssen diese nicht jedes Mal, wenn eigentlich ein Meeting anstünde, ihre Arbeit unterbrechen.

Manchmal gibt es trotzdem Anlässe, bei denen man gerne zusammen ist und vielleicht einen gemeinsamen Sieg oder ähnliches feiert. Besonders in stressigen Zeiten, kann so etwas auf der einen Seite die Produktivität anheizen, aber auch durch die Unterbrechung zerstören. Hier könntest du dich für einen Mittelweg entscheiden, indem du eine digitale Konferenz einberufst, sodass jeder von dem Ort aus teilnehmen kann, an dem er ist. Die Möglichkeiten, des Audio- und Videochat, der Bildschirmübertragung und aller möglichen Tools die mit Online-Meetings zu tun haben, sorgen dafür, dass das digitale Meeting manchmal sogar noch produktiver ist, als das, bei dem alle anwesend sein müssen.

2. Verbessere deine Datenverarbeitung

Viele Menschen fürchten sich – zurecht – vor der so genannten Zettelwirtschaft. Heutzutage gibt es so viele relevante Dokumente, die man alle irgendwo ablegen muss. Nun hast du zwei Optionen: Entweder du machst es sehr ordentlich und kategorisiertest alles fein säuberlich oder du legst es einfach irgendwo ab und am Ende entsteht ein kleines Chaos. Dazu kommt nun auch noch, dass bestimmte Dokumente per Post kommen und manche per Mail…

Für dieses Problem bietet sich im digitalen Zeitalter nur eine Lösung an: Digitalisiere alles! Verwandle alles in ein digitales Dokument und speichere es auf deinem Computer, deinem Server oder deiner Cloud ab. Der Vorteil ist, dass du immer darauf zugreifen kannst, der Computer eine zuverlässige Suchfunktion hat und auch andere auf diese Dokumente zugreifen können. Außerdem kommt es nicht mehr zu Problemen wegen unsauberer Handschrift oder einem verspäteten Eintreffen der Post.

3. Nutze die Automatisierung für dich und dein Unternehmen

Jeder spricht darüber, aber nur die wenigsten nutzen sie auch effektiv für sich. Die Rede ist von der Automatisierung. Es gibt in jedem Unternehmen Möglichkeiten Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sei es in deiner Marketing-Abteilung, bei den Sales, im Online-Marketing oder sonst wo. Wenn du es schaffst gewisse Prozesse – wie zum Beispiel das Einpflegen von Adressen in deinen Newsletter – zu automatisieren, dann bleibt deinen Mitarbeitern mehr Zeit, um sich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmer, kreative Aufgaben zu übernehmen und eigene Visionen, die deinem Unternehmen zu Gute kommen zu verfolgen.

Es ist Fakt, dass der Computer gewisse Aufgabenbereiche einfach schneller und kostengünstiger erledigen kann. Wenn du mal drüber nachdenkst, dann findest du mit Sicherheit Arbeitsschritte, die derzeit noch ein Mitarbeiter übernimmt, die aber leicht an eine Maschine abgegeben werden könne, sodass dieser Mitarbeiter mit etwas anderem beauftragt werden könnte. Und ist die Automatisierung einmal eingerichtet, so läuft sie „wie von selbst“.

4. Teile deinen Tag in Blöcke ein

Wenn du dir deinen Tag in unterschiedliche Blöcke einteilst, dann hast du Zeitfenster, denen du eine bestimmte Aufgabe zuweisen kannst. Es hat sich herausgestellt, dass das ständige Wechseln zwischen unterschiedlichen Aufgaben dazu führt, dass du 40 % deiner Produktivität einbüßt. Das ist enorm viel und du kannst es verhindern.

Konzentriere dich pro Zeitblock auf eine bestimmte Sache und arbeite sie ab. Dabei solltest du nichts anderes tun. Um diesen Tipp erfolgreich anzuwenden, musst du dir am Anfang des Tages oder am Anfang der Woche Gedanken darüber machen, was wichtig und dringlich ist, um dann zu priorisieren. Dieser Prozess an sich steigert deine Produktivität.

Mach auch mal eine Pause und nutze diese aktiv für dich

Der Alltag eines Unternehmers ist manchmal stressig und die Aufgaben, die du bewältigen musst, scheinen schier unendlich. Nichtsdestotrotz ist es unerlässlich, dass du dir manchmal eine Pause gönnst. Diese Pausen geben dir die Zeit, die du brauchst, um dich zu regenerieren. Wenn du überarbeitet, müde und zu gestresst bist, wird dir weniger gelingen und das wird sich zwangsläufig negativ auf deine Produktivität auswirken.

Aktive Pause bedeutet nicht, dass du dich weniger wichtigen Aufgaben – innerhalb deines Unternehmens – widmen solltest, sondern es geht darum, dass du dich bewegst. Sport treiben, spazieren gehen und so weiter sorgt dafür, dass du den Kopf frei bekommst. Danach wird es dir besser gehen und du wirst wieder konzentriert und produktiv arbeiten können!