Klare Regeln und eine gute Ausstattung

Mitarbeiter im Homeoffice richtig unterstützen: Die besten Tipps

Verantwortungsbewusste Arbeitgeber haben ihren Mitarbeitern schon länger die Möglichkeit zum Homeoffice während der Corona-Pandemie eingeräumt. Für alle anderen kam am Mittwoch, dem 27.01.2021 die Pflicht. Damit die Arbeit von zu Hause aus problemlos laufen kann, sollten beide Seiten einiges beachten. Worauf es ankommt, haben wir in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

Was bedeutet die neue Pflicht zum Homeoffice für Arbeitgeber?

Die Corona-Infektionsraten sind trotz immer weiter verschärftem Lockdown in den letzten Wochen nicht wirklich stark gesunken. Ein Problemfeld ist nach wie vor der Arbeitsplatz. Nachdem noch immer zu viele Arbeitgeber ihre Angestellten ins Büro beorderten, obwohl theoretisch auch Homeoffice möglich war, setzte das Bundesministerium für Arbeit und Soziales eine Verschärfung der Corona-Arbeitsschutzverordnung durch. Vorerst befristet bis zum 15.03. gilt damit eine Art Verpflichtung zum Homeoffice sofern dieses möglich ist.

Der Arbeitgeber muss nun begründen, warum der Arbeitnehmer unbedingt im Büro anwesend sein soll. Außerdem muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass den Mitarbeitern im Homeoffice alle Mittel zur Verfügung stehen, um ihre Berufstätigkeit weiter ausüben zu können. Was bedeutet dies nun konkret?

Die Einrichtung des Homeoffice

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Einrichtung des Homeoffice zu finanzieren. Dies bedeutet natürlich nicht, dass sich der Angestellte nun eine Luxuseinrichtung samt Massivholzregalen und motorisiertem höhenverstellbaren Schreibtisch bestellen darf. Ein regulärer Schreibtisch und ein ergonomischer Schreibtischstuhl gehören jedoch dazu. Eventuell lassen sich auch individuelle Absprachen treffen. Wünscht sich der Arbeitnehmer beispielsweise einen höhenverstellbaren Schreibtisch für zu Hause, kann der Arbeitgeber einen Zuschuss gewähren, dessen Höhe dem Preis eines normalen Schreibtischs entspricht.

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Weiterhin ist natürlich Büroausstattung erforderlich. Dies beginnt bei einem arbeitstauglichen Computer und endet bei scheinbaren Kleinigkeiten, die sonst ohne viel Nachdenken aus dem Materialraum des Büros genommen werden: Tintenpatronen für den Drucker zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter zu Hause geschäftliche Dokumente oder Kundenbriefe ausdrucken muss. Daneben sollte der Arbeitgeber auch Briefumschläge und ähnliche Papierwaren zur Verfügung stellen.

Aber Vorsicht: Diese Dinge müssen dann wirklich für die Arbeit verwendet werden. Es ist nicht zulässig, dass der Arbeitnehmer dann mit der vom Chef finanzierten Druckertinte die letzten 500 Urlaubsfotos privat ausdruckt.

Gemeinsame Regeln bieten Orientierung

Grundsätzlich sollten gemeinsame Regeln für das Homeoffice festgelegt werden. So kann der Arbeitgeber auch Bürogeräte wie Laptops, Drucker und Telefon leihweise zur Verfügung stellen. Diese sollte der Mitarbeiter dann ausschließlich für die Arbeitszeit nutzen. Für den Mitarbeiter hat dies den Vorteil einer noch klareren Trennung zwischen „Büro“ und „Freizeit“, als wenn der eigene Computer mit vorinstallierter privater Software, Games und ähnlichem für die Arbeit genutzt werden muss. Allerdings gilt dann auch, dass auf dem (möglicherweise technisch besser ausgestattete) Firmen-Laptop keinerlei private Software installiert werden darf. Ganz egal, wie sehr es den Mitarbeiter in den Fingern juckt, endlich mal das neue PC-Spiel auszuprobieren, für das der eigene Rechner zu schwach ist.

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Ein weiterer Vorteil der klaren Trennung: Aktuelle beliebte Kommunikationstools wie Zoom, Slack und Moodle bleiben auf dem Firmen-Laptop. Wird dieser nach Feierabend heruntergefahren, ist der Arbeitnehmer genauso wenig erreichbar, wie wenn er normalerweise das Büro verlässt. Allerdings sollten beide Seiten auch hier klare Regeln treffen. Müssen die regulären Arbeitszeiten eingehalten werden, weil der Mitarbeiter telefonisch und per E-Mail für Kunden erreichbar sein muss oder darf er flexibel sein? Gerade Angestellte mit Kindern wissen flexible Arbeitszeiten sehr zu schätzen. Denn viele müssen sich aktuell aufgrund der geschlossenen Schulen und Kitas der Kinderbetreuung widmen. Abends können sie sich dann wesentlich konzentrierter auf die Arbeit fokussieren. Je mehr Chef und Mitarbeiter aufeinander zugehen und die Bedürfnisse des anderen berücksichtigen, umso harmonischer kann die Zeit im Homeoffice verlaufen.

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