Minijobber einstellen: Mitarbeiter für die Gründungsphase

Als Personaler wirst du nicht an Minijobbern vorbeikommen. Dabei sind im Gegensatz zu Ausbildungs-, oder Vollzeitstellen einiges zu beachten. Wie meldest du einen gewerblichen Minijobber an? Voraussetzungen für die Anmeldung, wie diese funktioniert und noch mehr erfährst du in diesem Artikel.

Definition: Was ist ein Minijob?

Bei Minijobs handelt es sich um geringfügige Beschäftigungen mit höchstens 538 Euro (vormals 450 Euro) monatlichem Arbeitsentgelt oder einem Arbeitseinsatz von maximal 70 Tagen pro Jahr. Bis 31. Dezember 2023 lag die Grenze bei 520 Euro monatlich. Zum 1. Oktober 2023 wurde die Geringfügigkeitsgrenze auf 538 Euro im Monat angehoben. Das entspricht einer Verdienstgrenze von 6.456 Euro im Jahr für das Jahr 2024.

Abgaben des Arbeitgebers bei Einstellung eines Minijobbers:

• Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung: 13 Prozent
• Pauschalbeitrag Arbeitgeber zur Rentenversicherung: 15 Prozent

Somit belaufen sich die Sozialversicherungsabgaben für einen Minijobber auf pauschal 28 Prozent. Hinzu kommt eine pauschale Steuer von 2 Prozent.

Der Minijobber selbst hat Abgaben von 3,6 Prozent als Anteil des Minijobbers bei der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung. Wer regelmäßig im Monat mehr als 520 Euro, aber höchstens 2.000 Euro verdient, gilt als Midijobber und zahlt etwas mehr Sozialversicherungsbeiträge als ein Minijobber, aber weniger, als ein Angestellter. Überschreitet der Arbeitnehmer die monatliche Arbeitsentgeltgrenze innerhalb des maßgebenden Jahres in mehr als drei Monaten, liegt keine geringfügige Beschäftigung mehr vor.

Eine Ausnahme gibt es jedoch, wenn der Minijobber, nach dem du ihn eingestellt hast, aus unvorhersehbaren Gründen die Entgeltgrenze überschreitet. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn er einen Vollzeitbeschäftigten vertritt, der länger ausfällt. Dann gilt die Beschäftigung trotz Überschreitung der Grenze als geringfügig entlohnt, wenn ein gelegentliches unvorhersehbares Überschreiten für höchstens drei Monate im Jahr vorliegt.

Vorteile und Nachteile von Minijobbern

Das Einstellen eines oder mehrerer Minijobber kann sich für dein Unternehmen durchaus lohnen. Gerade wenn sich dein Unternehmen noch in der Gründung- oder Wachstumsphase befindet. In dieser Zeit können Minijobber durchaus Vollzeitjobber ersetzen oder ergänzend zu diesen eingesetzt werden.

Vorteile

• spontanes Einstellen von Minijobbern kann für Arbeitsentlastung sorgen
• sie lassen sich flexibel einsetzen, beispielsweise am Wochenende
• bürokratische Aufwand beim Einstellen von Minijobbern ist geringer
• Arbeitgeber können Mitarbeiter durch einen Minijob besser kennenlernen, bevor sie diese als Vollzeitkraft einstellen

Nachteile

• Minijobber sind nicht so in das Unternehmen integriert wie Vollzeitkräfte
• Arbeitsumfang von Minijobbern ist begrenzt
• Anzahl an Arbeitsstunden wird jedes Jahr weniger, da der Mindestlohn immer weiter angehoben wird
• Arbeitgeber müssen Minijobbern fast den gleichen Arbeitsschutz gewähren wie den Vollzeitmitarbeitern

Minijob richtig anmelden

Damit deine Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung angemeldet werden können, musst du als Personaler die entsprechende Betriebsnummer anfordern. Das gilt auf für das Einstellen von Minijobbern. Die Betriebsnummer bekommst du beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken. Die Bundesagentur für Arbeit lässt dir dann einen Personalfragebogen zukommen, die der zukünftige Mitarbeiter ausfüllen muss. Mit diesem Fragebogen wird ermittelt, ob eine versicherungsfreie geringfügige Beschäftigung ausgeschlossen wird oder ob entsprechende Beiträge zu zahlen sind. Anschließend muss du den Minijobber zur Sozialversicherung anmelden. Dies geschieht ebenfalls über die Minijob Zentrale. Dann sind die ersten Beiträge zu zahlen, wodurch die Beschäftigung offiziell beginnt.

Arbeitsrecht im Minijob

Nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz gelten Minijobber als Teilzeitbeschäftigte. Deswegen haben sie im Arbeitsrecht grundsätzlich die gleichen Rechte wie Vollzeitbeschäftigte. Zu diesen gehören unter anderem folgende:

• Kündigungsschutz
• Entgeltfortzahlung bei Krankheit des Kindes
• Arbeitszeugnis
• Vergütung an Sonn- und Feiertagen
• gesetzliche Unfallversicherung bei einem Arbeits- oder Wegeunfall
• besonderer Schutz für schwerbehinderte Menschen
• schriftliche Informationen über die wesentlichen Vertragsbedingungen

Genauso wie andere Arbeitnehmer haben auch Minijobber einen Anspruch auf Urlaub. Wie viele Urlaubstage das jährlich sind, hängt davon ab, wie viele Tage der Arbeitnehmer in der Woche arbeitet. Der Urlaubsanspruch wird wie folgt berechnet:

Individuelle Arbeitstage pro Woche x Urlaubsanspruch in Werkstagen / übliche Arbeitstage

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Krankenversicherung in Minijob

Viele Arbeitgeber, die Minijobber einstellen wollen, fragen sich, wer für die Krankenversicherung des Minijobbers zuständig ist. Stellt ein Arbeitgeber einen Minijobber ein, hat er zusätzlich zum maximalen Lohn von 520 Euro monatlich einige Pauschalbeiträge zur Renten– und Krankenversicherung zu leisten. So kommt es aufsummiert für den Arbeitgeber zu einem Lohnkostenplus von bis zu 30 Prozent pro Mitarbeiter. Davon entfallen maximal 15 Prozent auf die Rentenversicherung, 13 Prozent auf die Krankenversicherung und zwei Prozent auf Steuern.

Doch auch wenn Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge abführen, heißt das nicht, dass Minijobber dann automatisch krankenversichert sind. Bei einer geringfügigen Beschäftigung bis 520 Euro müssen Minijobber sich anderweitig krankenversichern. Hierbei können die Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie eine gesetzliche oder private Krankenversicherung abschließen wollen. Hat der Arbeitnehmer also seine Krankenversicherung abgeschlossen, hat er jedoch nicht das gleiche Anrecht auf Krankengeld und erhält lediglich eine Lohnfortzahlung von bis zu sechs Wochen.

Den Arbeitsvertrag aufsetzen

Auch wenn ein Mitarbeiter als Minijobber auf 538-Euro-Basis eingestellt wird, muss hierfür ein Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. Schließlich haben auch Minijobber das Recht auf bezahlten Urlaub und Rentenansprüche. Und diese müssen mit einem Arbeitsvertrag geregelt werden. Zum einen wird im Arbeitsvertrag die Vereinbarung über die Aufgaben des Mitarbeiters getroffen und diese unter den geltenden Konditionen erläutert. Es gibt generell keine bestimmte Form, wie der Arbeitsvertrag aussehen sollten, dennoch ist es zu empfehlen, einige gängige Vereinbarungen zu treffen, damit keine Missverständnisse aufkommen. Zudem ist es auch hier, wie bei einem normalen Arbeitsvertrag auch, wichtig, die Lauf- und Arbeitszeit des Mitarbeiters festzuhalten.

Minijobs in Privathaushalten

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Bei der Einstellung von Minijobbern in Privathaushalten handelt es sich um eine spezielle Form der geringfügigen Beschäftigung. Zum einen zahlt der Arbeitgeber hier geringere Pauschalbeiträge als für gewerbliche Minijobs. Diese belaufen sich auf höchstens 14,74 Prozent. Zum anderen wurden für Minijobs in Privathaushalten besondere Steuerermäßigungen für Haushaltshilfen eingeführt. Dadurch kannst du als Arbeitgeber jährlich 20 Prozent der entstandenen Kosten, höchstens 510 Euro, von deiner Steuerschuld abziehen. Monatlich sind das im Durchschnitt 42,50 Euro. Die Steuerermäßigung lässt sich in der Einkommenssteuererklärung unter der Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen beantragen.

Minijobber und Mindestlohn

Zum 1. Januar 2024 wurde der gesetzliche Mindestlohn von 12 Euro auf 12,41 Euro pro Stunde erhöht. Somit haben Unternehmen ihren Minijobbern seit dem 1. Januar 2024 mindestens einen Stundenlohn von 12,41 Euro brutto zu zahlen. Dieser neue Mindestlohn gilt für Minijobs im gewerblichen Bereich, aber auch für Minijobs in Privathaushalten. Zuvor betrug der gesetzliche Mindestlohn für Minijobber 12 Euro bzw. 10,50 pro Stunde.

Die korrekte Lohnabrechnung für Minijobber

Minijobber haben ebenso wie Teilzeit- und Vollzeitangestellte einen Anspruch auf eine regelmäßige Lohnabrechnung. Mit modernen Lohnprogrammen lässt sich die korrekte Lohnabrechnung für Minijobber automatisch erstellen.

Dennoch ist es wichtig zu wissen, welche Pflichtangaben darin enthalten sein müssen. Denn im Gegensatz zu Festangestellten müssen Minijobber zwar selbst keine Sozialbeträge und oftmals auch keine Lohnsteuer bezahlen, dennoch müssen auf der Abrechnung laut § 108 Abs. 1 der Gewerbeordnung zumindest die folgenden Angaben enthalten sein:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID
• Beginn der Beschäftigung
• Zeitraum der Bescheinigung
• Bruttogehalt bzw. Bruttolohn
• Sachbezüge und geldwerte Vorteile
• Vermögenswirksame Leistungen
• Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge (nur wenn vorhanden)
• Steuerfreibeträge
• Gegebenenfalls Abzug der Kirchensteuer
• Sozialversicherungsbeiträge
• Persönliche Abzüge
• Aufwandsentschädigungen
• Auszahlungsbetrag

Wer sich nicht sicher ist, findet im Internet zahlreiche Vorlagen und Beispielabrechnungen von Minijobbern und kann mit Hilfe von Tools wie beispielsweise Minijob-Rechnern alle relevanten Posten ablesen.

Minijobber sind selbst von der Zahlung der Sozialversicherung befreit. Ihre Beiträge werden vom Arbeitgeber bezahlt. Dabei werden 13 Prozent des Gehalts als Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung und 15 Prozent als Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung an die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft gezahlt.

Wichtige Ausnahme: Sind die Minijobber jedoch bei einer privaten Krankenkasse versichert, dann muss der Arbeitgeber diese Beiträge nicht übernehmen.

Darüber hinaus besteht für Minijobber eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung. Der Anteil beträgt dabei 3,6 %. Es ist jedoch auch möglich, sich von der Versicherungspflicht befreien zu lassen. Allerdings gehen damit auch die Leistungsansprüche verloren. Wer vor dem 1. Januar 2013 als Minijobber eingestellt wurde, ist rentenversicherungsfrei.

Eine Blanko-Lohnabrechnung könnte in etwa mit den folgenden Angaben gestaltet werden:

• Bruttolohn: 520,00 Euro
• Lohnsteuer: 0 %
• Solidaritätszuschlag: 0 %
• Kirchensteuer: 0 %
• Rentenversicherung: 0 % bzw. 3,6 % (= 18,72 Euro)
• Krankenversicherung: 0 %
• Pflegeversicherung: 0 %
• Arbeitslosenversicherung: 0 %

Fazit: Perfekt für dein Anfang

Das Einstellen eines Minijobbers kann sich für dich als Arbeitgeber vor allem in der Gründungs- und Wachstumsphase deines Unternehmens lohnen. Die Mitarbeiter lassen sich ohne großen bürokratischen Aufwand spontan einstellen und flexibel einsetzen. Hier solltest du aber natürlich abwägen, ob sich das für dich als Arbeitgeber lohnt, da die Arbeitszeit der Minijobber begrenzt ist und diese nicht zu hundert Prozent im Unternehmen integriert sind. Doch so lassen sich Angestellte besser kennenlernen und der Übergang in eine feste Anstellung kann leichter erfolgen. Mache dich also mit den Bedingungen vertraut, die bei einem Minijob gelten und nutze diese Regelung für dein Unternehmen, wenn es zu deinem Geschäftsmodell passt.

Häufige Fragen (FAQ) zu Minijobber einstellen