Alles zu den Kosten, Steuern und ein Leitfaden für eigene Weiterbildungen

5 Gründe, warum eine Weiterbildung für Mitarbeiter die Umsätze steigert

Wer ein langfristig erfolgreiches Unternehmen aufbauen möchte und sich gegen die Konkurrenz behauptet, braucht gut ausgebildete und verlässliche Mitarbeiter. Dabei reicht es nicht, sich auf das vorhandene Wissen der Angestellten zu verlassen und Abläufen blind zu vertrauen. Sondern immer wieder nach neuen Ansätzen zu suchen und dabei auch die Weiterbildung für Mitarbeiter zu ermöglichen. Der folgende Artikel beschreibt deshalb die Definition, die verschiedenen Formen der Mitarbeiter-Weiterbildung sowie fünf Vorteile. Hinzu kommen noch die Kosten und Tipps zur Umsetzung der Weiterbildungen.

Definition: Weiterbildung

Mit dem Begriff Weiterbildung ist die Vertiefung oder Erweiterung von Wissen und Kompetenzen gemeint, nachdem zuvor schon eine erste sogenannte Bildungsphase durchlaufen wurde. Damit ist zwar ein gewisser Wissensstand vorhanden, jedoch keine spezifischen Kenntnisse. Um diese Kompetenzen zu erweitern, existieren in Unternehmen bestimmte Bildungsangebote der Weiterbildung für Mitarbeiter, die vom Arbeitgeber und auch von speziellen Institutionen und Experten für Weiterbildungen angeboten werden.

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Die drei Formen der Weiterbildung für Mitarbeiter

Insgesamt sind drei Formen der Weiterbildung für Mitarbeiter vorhanden, die verschiedene positive und negative Aspekte beinhalten:

Interne Weiterbildungen

Bei der internen Weiterbildung übernimmst du selbst die Weiterbildung der Mitarbeiter und bietest zum Beispiel detailliertes Wissen über Betriebsabläufe oder Kunden an. Oder deine Mitarbeiter arbeiten selbst eine Präsentation für ihre Kollegen aus, um ihr Wissen zu teilen. Der Vorteil ist, dass diese interne Weiterbildung besonders günstig ist, weil kein externer Anbieter benötigt wird. Allerdings ist ein Nachteil, dass im Unternehmen kein neues Wissen vorhanden ist. Denn bestehende Kenntnisse werden einfach auf die Mitarbeiter verteilt.

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Unternehmensspezifische Weiterbildungen

Es gibt Weiterbildungen, die dem Unternehmen ganz gezielt nutzen, weil sie neue Methoden erklären oder innovative Ansätze vermitteln. Hierdurch vertiefen die Mitarbeiter erforderliches Wissen und bringen im Idealfall neue Erfahrungen und Abläufe mit ins Unternehmen ein. Zudem gilt für neu erworbenes Fachwissen: Je weniger andere Mitarbeiter es mit diesen spezifischen Kenntnissen gibt, desto wertvoller wird der Arbeitnehmer für das Unternehmen. Deshalb lohnt sich diese Form der Weiterbildung für Mitarbeiter, um Fachkräfte auszubilden und neue Ideen zu sammeln.

Soft-Skills-Weiterbildungen

In jedem Beruf existieren sogenannte Soft Skills, die zwar kein Fachwissen beinhalten, aber die Zusammenarbeit und Motivation im Unternehmen verbessern. Dazu gehören zum Beispiel Kommunikationsfähigkeit, Kritik- und Konfliktfähigkeit, Engagement, Durchsetzungsvermögen und Selbstdisziplin. Deshalb gibt es Weiterbildungen für Mitarbeiter, die zum Beispiel durch Rhetorik-Seminare und Verkaufstrainings diese Soft Skills ausbilden.

5 Gründe für eine Mitarbeiter-Weiterbildung

Im stressigen Alltag geht der Gedanke oft unter, sich aktiv um eine Weiterbildung für Mitarbeiter zu bemühen. Doch die folgenden Vorteile sprechen für eine Mitarbeiter-Weiterbildung:

1. Vorteil der Weiterbildung: Entscheidende Marktvorteile sichern

Du kannst dem ständigen technischen Wandel und den damit verbundenen Herausforderungen leichter begegnen und diese besser meistern. Durch Weiterbildungen schaffst du es, dass deine Mitarbeiter immer auf dem aktuellen Stand sind und damit das Wissen im Unternehmen kontinuierlich gesteigert wird. Dadurch besitzt du eine gute Grundlage, auch auf globaler Sicht bestehen zu können.

2. Vorteil der Weiterbildung: Eine starke Arbeitgebermarke aufbauen

Mit einer Weiterbildung für Mitarbeiter machst du nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch dein Unternehmen fit für die Zukunft und zeigst, dass du eine starke Marke besitzt. Denn so können nicht nur die Kunden, sondern auch zukünftige Bewerber sehen, dass dein Unternehmen in die Zukunft investiert und sich weiterentwickeln möchte.

3. Vorteil der Weiterbildung: Das Potenzial der Mitarbeiter besser nutzen

Durch Weiterbildungen baust du die Kompetenzen von Mitarbeitern aus und machst sie für dich flexibler einsetzbar. Außerdem lassen sich interne Abläufe oder Geschäftsprozesse schneller und effizienter verbessern, denn die Mitarbeiter bekommen durch die Weiterbildungsmaßnahmen eine andere Blickweise für ihre eigene Tätigkeit. Dadurch förderst du bisher ungenutzte Potenziale deiner Mitarbeiter.

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4. Vorteil der Weiterbildung: Langfristige Kosten einsparen

Zwar sind Investitionen nötig, um die Weiterbildung für Mitarbeiter zu organisieren, doch langfristig sind dadurch Kosteneinsparungen möglich. Denn du musst keine Zeit und kein Geld investieren, um für dein Unternehmen teure externe Fachkräfte einzustellen. Durch diesen Schritt entfallen für dich auch Personalbeschaffungskosten und die teuren Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter.

5. Vorteil der Weiterbildung: Die Mitarbeitermotivation steigern

Mit Weiterbildungsangeboten für deine Mitarbeiter steigerst du ihre Motivation und damit auch die Leistungsfähigkeit. Denn durch die Weiterbildung für Mitarbeiter entsteht ein neues Selbstwertgefühl, deine Mitarbeiter sind zufriedener und damit auch verlässlicher. Damit lassen sich dann auch die Krankenquoten innerhalb deines Unternehmens senken und weitere Kosten einsparen.

Kosten einer Weiterbildung für Mitarbeiter

Jede Form der Weiterbildung von Mitarbeitern kostet Geld. Vor allem dann, wenn externe Weiterbildungen anfallen. Man spricht hier von direkten und indirekten Kosten der Weiterbildung für Mitarbeiter, die es zu unterscheiden gilt:

  • Indirekte Kosten: Bei den indirekten Kosten handelt es sich um Kosten, welche durch die Freistellung des Mitarbeiters für eine Bildungsmaßnahme entstehen. Der Mitarbeiter fällt produktiv aus, muss aber natürlich für die Dauer der Schulung weiterbezahlt werden. Auch die Übernachtungs- und Reisekosten sind hier inbegriffen.
  • Direkte Kosten: Die direkten Kosten beinhalten all das, was für die Weiterbildung anfallen. Dies sind Kosten für Lehrmittel, die Kursgebühren, eventuell bestimmte Honorarzahlungen, die ab 500 Euro starten und bei bis zu 5.000 Euro liegen können.

Auch wenn eine Weiterbildung für Mitarbeiter hohe Kosten verursachen kann, lohnt sich diese Investition in die Zukunft. Denn nur durch eine entsprechende Qualifizierung deiner Mitarbeiter schaffst du es, auf die oft rasanten Entwicklungen der Arbeitswelt effektiv reagieren zu können.

Die Mitarbeiter-Weiterbildung steuerlich absetzen

Grundsätzlich gibt es Möglichkeiten, die anfallenden Kosten für eine Weiterbildung steuerlich geltend zu machen. Allerdings musst du als Unternehmer beweisen, dass die Schulungsmaßnahmen aus rein betrieblichem Interesse durchgeführt worden sind. Es besagt, dass du die Weiterbildung für deine Mitarbeiter als Arbeitsleistung siehst und diese auf die ganz normale Arbeitszeit angerechnet wird.

Dabei existieren drei Möglichkeiten zur steuerlichen Geltendmachung:

  • Du führst die Weiterbildung selbst in deinem Unternehmen durch und finanzierst diese Maßnahme.
  • Es entstehen Kosten für eine Schulung durch einen Fremdanbieter, die du dann erstattest.
  • Du erstattest deinem Mitarbeiter die Kosten, wenn er die Weiterbildung selbst finanziert hat.

Geltend machen kannst du sämtliche Kurs- und mögliche Prüfungsgebühren und alles, was an Schreibmaterial oder Fachliteratur nötig ist. Zusätzlich kannst du die Kosten für Übernachtung, Verpflegung, Fahrtkosten etc. mit den bestehenden Pauschalen für Dienstreisen geltend machen.

Eine eigene Weiterbildung für Mitarbeiter durchführen

Bei der Weiterbildung für deine Mitarbeiter kannst du viel Zeit und vor allem Geld sparen, wenn du Schulungsmaßnahme selbst durchführst. Gerade dann, wenn es dein Ziel ist, die Mitarbeiter kontinuierlich aus- oder weiterzubilden. Doch dafür müssen die Fortbildungen genau geplant sein, weshalb sich die folgenden Schritte anbieten:

  1. Ermittle genau, welcher Bedarf an einer Weiterbildung besteht und lege fest, welche Ziele du erreichen möchtest.
  2. Erstelle einen konkreten Weiterbildungsplan. Dabei lohnt sich eine Überprüfung, ob intern von einem Mitarbeiter das nötige Know-How vorhanden ist und er vielleicht die Rolle des Ausbilders oder Trainers übernehmen kann.
  3. Lege fest, wer von deinen Mitarbeitern an dieser Weiterbildung teilnehmen soll. Gibt es jemand, der es besonders verdient hat? Kann dieser später eventuell als Multiplikator dienen, also in der Lage ist, sein neu erlerntes Wissen an seine Kollegen weiterzugeben?
  4. Denk daran, für jeden Teilnehmer einer Weiterbildung auch Ersatz für die täglichen Aufgaben zu finden. Dabei solltest du schon bei Planung mögliche Urlaubszeiten mit einplanen.
  5. Stelle einen Kostenplan auf und informiere dich auch über mögliche Fördermöglichkeiten oder Zuschüsse der Regierung.

Nachdem du diese Schritte abgeschlossen hast, kannst du eine Mail oder ein Schreiben vorbereiten und somit deine Mitarbeiter zur  Weiterbildung einladen. Dabei sollten das Datum, die Uhrzeit, Dauer sowie die benötigten Unterlagen in der Einladung vorhanden sein.

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Fazit der Weiterbildung für Mitarbeiter

Insgesamt lohnt es sich für dich, eine Weiterbildung für Mitarbeiter zu organisieren und auch die benötigten Kosten zu investieren. Doch dabei solltest du bei externen Weiterbildungen nie das erstbeste Angebot annehmen. Vergleiche die Angebote und überprüfe die Inhalte, um deinen Mitarbeitern die bestmögliche Wissensvermittlung zu bieten. Langfristig macht sich diese Anstrengung dann bezahlt, wenn neue Ideen für Geschäftsabläufe entstehen und deine Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag motivierter angehen.

Häufige Fragen (FAQ) zur Weiterbildung für Mitarbeiter

Was ist eine Weiterbildung?

Mit dem Begriff Weiterbildung ist die Vertiefung oder Erweiterung von Wissen und Kompetenzen gemeint, nachdem jedoch zuvor schon ein erster Wissensstand erreicht wurde. Damit sind zwar gewisse grundlegende Kompetenzen vorhanden, jedoch keine spezifischen Kenntnisse.

Warum sollte ich eine Weiterbildung für Mitarbeiter anbieten?

Durch eine Weiterbildung der Mitarbeiter kannst du die Leistungsfähigkeit und die Motivation steigern, da neue Ideen und Ansätze hinzukommen. Außerdem lassen sich langfristig Kosten einsparen, wenn keine externen Fachleute nötig sind.

Welche Kosten entstehen bei Weiterbildungen?

Besonders hoch können die sogenannten direkten Kosten der Weiterbildungen für Mitarbeiter ausfallen. Dazu gehören die Kosten für Lehrmittel, Kursgebühren, eventuell Honorarzahlungen, die ab 500 Euro starten und bei bis zu 5.000 Euro liegen können.

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Über den Autor

Autorenprofil: Sascha Ahlers

Sascha Ahlers

Sascha Ahlers ist Geschäftsführender Gesellschafter bei What The Funnel GmbH und war zuvor von 2017 bis 2019 zuständig für die Projektleitung von Gründer.de. Für diese Aufgabe hat er zuvor 10 Jahre Erfahrung in der Berliner Startup-Szene gesammelt und war dort vor allem für das Marketing zahlreicher Unternehmen verantwortlich. Seit 2014 ist er zudem selbst Gründer und unterstützt Startups und KMUs im Online-Marketing.

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