Geschäftsreise USA: Das solltest du beachten

Gerade im IT-Bereich, den digitalen Dienstleistungssegmenten und allgemein internet- und computernahen Sektoren der Wirtschaft sind die USA ein wichtiger Baustein — wenn nicht gar der wichtigste. Früher oder später steht sie also für nahezu jeden Unternehmer mit Weisungsbefugnis an, die Reise in die Vereinigten Staaten. Insbesondere, wenn dein Geschäft noch nicht sehr groß ist, wirst du viel der Vorbereitungsarbeit allein stemmen müssen. Da kommt es doch gerade gelegen, dass unser kleiner Ratgeber hier zur Stelle ist. Wir zeigen dir im Folgenden, was du bei Deiner Reiseplanung unbedingt beachten musst, damit du dich voll und ganz auf das Wichtigste konzentrieren kannst, das eigentlich Business-Meeting vor Ort. Bereit? Dann los.

Digital als Königsweg

Dein Geschäftsplan sieht also die Erweiterung deiner Kontakte in Richtung USA vor. Kommen wir am besten gleich in medias res und gehen die Vorbereitungen deiner dazu nötigen Reise streng nach Plan an. Eine ESTA Registrierung gehört dazu, ebenso wie das richtige Gepäck. Doch der Reihe nach.

Schritt eins deiner Planung sollte sein, dass du dir eine zweigeteilte To-Do-Liste erstellst. Idealerweise speicherst du diese digital bei einem Anbieter mit Cloud-Speicher. Das hat den Vorteil, dass du die Liste überall mit Zugang zum Internet erweitern und verändern kannst und immer nur eine stets synchronisierte Version hast. Zudem wirst du sehen, dass sich viele Schritte bei nachfolgenden Reisen ähneln werden, selbst wenn es dann in ein anderes Land geht. Mit deiner digitalen Aufgabenliste bist du flexibel und kannst sie als Vorlage leicht kopieren. Reist du mit einem Geschäftspartner in die USA, so kannst du das Dokument auch leicht teilen und Ihr könnt gemeinsam Änderungen daran vornehmen.

Wir erwähnten, dass die Liste zweigeteilt sein sollte, doch was meinen wir damit? Ganz einfach, die eine Hälfte deiner Aufgaben betrifft dich persönlich, unabhängig vom Grund der Reise. Die andere Hälfte behandelt die Spezifika des Geschäftstreffens und alle Belange, die damit einhergehen. Wenn es jetzt noch sehr diffus klingt: Keine Sorge, wir bringen nun Stück für Stück Licht ins Dunkel.

Electronic System for Travel Authorization

Fangen wir bei der ersten Hälfte deiner To-Do-Liste an, der persönlichen. Hier notierst du alles, was du individuell für eine Reise benötigst, ob nun geschäftlich oder privat. Ein paar Anregungen dafür: Hast du alle nötigen Impfungen beisammen? Ist die Reiseapotheke gut gefüllt? Gibt es gerade Besonderheiten im Zielland, diedeine Reise durch hohes Verkehrsaufkommen (Feiertage etc.) beeinflussen können?

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Ein Tipp dazu wäre, dass du die gut recherchierte Seite des Auswärtigen Amtes zurate ziehst, um zusätzliche Hinweise zu bekommen. Ein weiterer Punkt für die persönliche Seite der Aufgabenliste ist der rechtliche Rahmen. Insbesondere die Frage nach einem Visum musst du klären. Für die USA besteht in den meisten Fällen für private und geschäftliche Reisen keine Visumspflicht. Hier etablierte sich 2008 das ESTA-Verfahren, was die Abkürzung für das Electronic System for Travel Authorization ist. Hiermit bekommst du die Gelegenheit, unkompliziert und schnell in die USA einreisen zu dürfen, ohne ein aufwändiges Visa-Verfahren einzuleiten. Insgesamt nehmen an diesem System für die Einreise in die USA 40 Länder teil, darunter neben Deutschland auch die Schweiz und Österreich. Du musst dafür essenzielle persönliche Angaben in ein Online-Formular eintragen und erhältst binnen 72 Stunden bereits eine Antwort.

Trotz der Vereinfachung solltest du auch hier Zeit in deiner Aufgabenliste einplanen, damit du alle notwendigen Dinge für den Antrag hast. Dazu gehören zum Beispiel eine Kreditkarte für die Gebühr sowie ein maschinenlesbarer Reisepass. Bis zu 90 Tage darfst du dich dann am Stück in den Vereinigten Staaten aufhalten und ein genehmigter ESTA-Antrag ist sogar zwei Jahre gültig. Benötigst du zudem Hilfe beim Ausfüllen, kannst du auch einen entsprechenden Service im Internet in Anspruch nehmen. Solche Dienste prüfen dann den fertigen Antrag sogar, bevor er an die US-Behörden übermittelt wird. Damit die Geschäftsreise gelingt, solltest du diesen Schritt am besten sehr zeitig in Angriff nehmen.

Der Business-Teil deiner To-Do-Liste

Die andere Hälfte Deiner To-Do-Liste betrifft den Business-Teil. Hier notierst Du alle Aufgaben, die mit dieser speziellen Reise zu tun haben, also mit dem Geschäftstreffen. Hast Du an ein Geschenk für den Gastgeber gedacht? Musst Du noch Gepflogenheiten recherchieren, damit Du Dich kulturell nicht blamierst? Gibt es geeignete Übernachtungsmöglichkeiten nahe dem Treffpunkt? Hast Du all diese Fragen notiert, ist Deine Aufgabenliste fertig und Du kannst Dich an die Arbeit machen, die Umsetzung. Und keine Sorge, wenn Du noch etwas vergessen hast, ergänze Dein Dokument einfach noch, das ist ganz normal.

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Die Umsetzung

Jetzt ist sie fertig, Deine To-Do-Aufgabenliste für die anstehende Geschäftsreise. Doch lohnt solch ein Aufwand wirklich? Weshalb nicht einfach die Dinge angehen, die gerade anstehen und so immer weiter vorankommen? Das hat psychologische Gründe. Eine Geschäftsreise zu planen, gehört definitiv zu jenen Aufgaben mit enormem Prokrastinierungs-Potenzial. Allein der Gedanke daran, was noch alles zu tun ist, bevor der Abflug passieren kann, ist lähmend und erschöpfend. Du wirst wahrscheinlich die lästige Mega-Aufgabe so lange hinausschieben, bis die Zeit derart stark drängt, dass es nicht mehr weiter zu verdrängen ist. Dann passieren in der Hektik leicht Fehler und du vergisst die Hälfte.

Hast du stattdessen Zeit in die theoretische Vorbereitung mittels einer Liste der Aufgaben gesteckt, ist die ehemalige Mega-Hürde in viele kleine, handliche To-Dos zusammengeschrumpft. Da ist der ESTA-Antrag eine Tätigkeit für einen freien Nachmittag. Später kannst du dich um ein Geschenk für den Geschäftspartner kümmern. Zu einer anderen Gelegenheit füllst du beim Einkauf nebenbei die Lücken Deiner Reiseapotheke und so weiter. Kurzum: Deine To-Do-Liste entfernt Unklarheiten bei der Planung und teilt die Mammutaufgabe Geschäftsreise in viele kleine und leicht zu schaffende Teilbereiche auf.

Und das Beste ist: Jede weitere Reise danach wird noch leichter für dich durchführbar, da du nun bereits auf ein Planungsgerüst zurückgreifen kannst, welches du lediglich noch justieren musst.