Firmensitz mieten: Warum lohnt sich ein virtueller Geschäftssitz?

Definition: Firmensitz

Jedes Unternehmen kann mehrere Geschäftsadressen und unselbstständige Zweigstellen besitzen, jedoch nur eine einzige Firmensitzadresse als Hauptsitz des Unternehmens anmelden. Dabei existiert eine Besonderheit für Kapitalgesellschaften, denn dort muss der Firmensitz nicht dem tatsächlichen Sitz der Geschäftsleitung entsprechen. Somit müssen am Firmensitz keine geschäftlichen Entscheidungen getroffen werden. Allerdings legt die Finanzbehörde einige Voraussetzungen fest, um am entsprechenden Hauptsitz auch eine steuerliche Anmeldung vornehmen zu können. Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, erfolgt dann eine öffentliche Eintragung der Adresse ins Handelsregister.

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Voraussetzungen beim Firmensitz mieten

Damit eine Adresse als rechtlich gültiger Firmensitz für Kapitalgesellschaften geeignet ist, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Es muss eine Geschäftsanschrift sein, unter der dem Unternehmen Geschäfts- und Rechtskorrespondenz sowie sonstige Dokumente per Post zugestellt werden können.
2. Es sollten physische Personen anzutreffen sein.
3. Unter dieser Adresse muss das Unternehmen über eine eigene Telefon- und Faxnummer sowie einem gut sichtbaren Firmenschild verfügen.
4. Es muss eine feste Einrichtung vorhanden sein, um wichtige Firmenunterlagen und Dokumente sicher aufbewahren zu können.
5. Es muss ein physischer Büroraum zur Verfügung stehen, an dem der Geschäftsführer seine Geschäftsentscheidungen treffen kann und die Verwaltung des Unternehmens ihren Sitz hat.
6. Ein Unternehmen erhält nur mit einem Firmensitz, der diese Voraussetzungen erfüllt, die entsprechenden Anmeldungen und Eintragungen.

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Einen Firmensitz mieten – am Beispiel von OfficeStars

Wer einen Firmensitz mieten möchte, sollte einige Abläufe und Anforderungen beachten. Die folgenden Schritte sind notwendig, um einen virtuellen Geschäftssitz einrichten zu können:

Schritt 1: Auswahl des passenden Büroservice-Partners

Ein passender virtueller Büroservice sollte alle Voraussetzungen eines Firmensitzes erfüllen und weitere Dienstleistungen optional anbieten. Deshalb hat sich der Büroservice OfficeStars aus Hamburg zum Beispiel darauf spezialisiert, einen umfassenden Service anzubieten und alle Anforderungen eines Firmensitzes abzudecken. Die folgenden Leistungen sind bei OfficeStars inklusive:

• eine ladungsfähige Geschäftsadresse in einer attraktiven Lage mit der Möglichkeit für eine steuerliche Anmeldung
• Bereitstellung von Tagesbüros & Konferenzraumes
• Empfangsservice
• garantierte Post- und Paketannahme
• Post-Weiterleitung jeden Freitag (zzgl. Porto)
• Firmenschild (außen)
• Gratis Lokale oder 0800 Telefonnummer
• Gratis Faxnummer

Bildquelle: Pressefoto Office Stars

Schritt 2: Den Firmensitz offiziell mieten

Nach der Auswahl des passenden virtuellen Büroservice-Partners fehlt nur noch die Buchung, um den Firmensitz offiziell zu mieten. Dieser Vorgang lässt sich bei OfficeStars, dem Bürodienstleister in Hamburg, zum Beispiel innerhalb weniger Minuten über die Website erledigen. Dabei buchen die Unternehmen den Firmensitz online und können je nach Belieben noch Zusatzleistungen auswählen. Danach werden über  ein Neukundenformular noch alle rechtlichen Nachweise übermittelt. Im letzten Schritt überprüft OfficeStars noch einmal alle rechtlichen Dokumente und wenn alles in Ordnung ist, wird der Firmensitz offiziell erteilt.

Schritt 3: Das eigene Unternehmen eintragen lassen

Um einen offiziellen Firmensitz mieten zu können, muss das eigene Unternehmen im Handelsregister, der Handelskammer und/oder beim Gewerbeamt eingetragen sein. Dabei ist eine Gewerbeanmeldung vollständig online möglich. Wer jedoch einen Eintrag bei der Handelskammer vornehmen lassen möchte, muss dafür persönlich bei einem Notar erscheinen und seinen Personalausweis vorzeigen. Danach übernimmt der Notar die Weiterleitung der Daten an die Handelskammer.

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Kosten beim Firmensitz mieten

Beim Firmensitz mieten lassen sich im Vergleich zu einer teuren Stadtmiete zahlreiche Kosten einsparen. Die folgenden Gebühren sollten Unternehmer jedoch für einen Firmensitz einplanen:

Monatliche Kosten

Ein rechtlich gültiger Firmensitz für Kapitalgesellschaften kann monatlich bis zu 200 Euro kosten. Der Hamburger Büroservice OfficeStars berechnet hingegen nur 99 Euro netto monatlich. Damit sind alle Bestandteile eines Firmensitzes abgedeckt, wie der Büroraummietvertrag zur Anmeldung beim Finanzamt sowie ein hochwertiges Firmenschild, eine Lokale oder 0800 Telefonnummer, eine Faxnummer und vieles mehr.

Einrichtungsgebühr und Portokosten

Wer einen Firmensitz mietet, muss bei vielen Anbietern über 100 Euro an Einrichtungsgebühr zahlen. Doch es geht auch günstiger – beim Hamburger Büroservice OfficeStars werden nach Vertragsschluss mit der ersten Rechnung 59 Euro als Einrichtungsgebühr fällig, um die entsprechenden Firmenschilder und Telefon- sowie Faxnummern einzurichten. Hinzu kommen noch Portokosten für die Post-Weiterleitung, wobei nur die tatsächlich angefallenen Portokosten als Auslage berechnet werden, ohne Aufpreise.

Vorteile beim Firmensitz mieten

Wenn sich eine Kapitalgesellschaft für die Miete eines Firmensitzes entscheidet, kann das Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren. Dabei bieten sich für diesen Schritt laut Natalie Meissner, Geschäftsführerin von OfficeStars, besonders deutsche Großstädte an: „Hamburg ist eine der führenden Wirtschaftsmetropolen in Deutschland und der Welt. Mit einem Firmensitz in Hamburgs Innenstadt gewinnt ein Unternehmen an Ansehen und kann sich so Vorteile im Wettbewerb verschaffen.“ Aber auch zahlreiche weitere Vorteile sprechen für das Firmensitz mieten:

• Der Firmensitz schützt die Privatsphäre, indem er Geschäfts- und Privatadresse trennt.
• Die Adresse lässt sich im Impressum auf der Firmenwebsite angeben.
• Ein eingetragener Geschäftssitz sorgt für ein besseres Ranking bei Google.
• Der Post- und Telefondienst spart viel Zeit.
• Die Kosten sind im Vergleich zu einem fest angemieteten Geschäftsraum und Personal verhältnismäßig niedrig.
• Es gibt kein finanzielles Risiko einer langen Büromiete.
• Die Anschrift und die angebotenen Dienste lassen sich sofort nutzen.

Fazit

Ein repräsentativer Firmensitz sorgt für ein hohes Ansehen und kann dir einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil bieten. Dabei existieren zahlreiche Angebote, doch der ideale Anbieter sollte möglichst umfassende Serviceleistungen anbieten. Außerdem lohnt es sich auf eine schnelle und einfache Umsetzung zu achten, damit dein virtueller Geschäftssitz sofort einsatzbereit ist und du dich schnellstmöglich um weitere geschäftsrelevante Abläufe deines Startups kümmern kannst.