Firmenevent organisieren: Tipps für eine tolle Veranstaltung

Warum lohnen sich Firmenevents für Unternehmen?

Firmenevents schaffen abseits des gewöhnlichen Alltags ein besonderes Erlebnis. Als Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Betriebsausflug bieten sie deinen Mitarbeitern eine emotionale Plattform und erlauben einen regen Austausch. Kollegen können sich beispielsweise bei einem Kick-Off-Meeting besser kennenlernen, Botschaften lassen sich gezielt transportieren und vermitteln. Eine gelungene Veranstaltung besitzt daher einen hohen Erinnerungs- und Imagewert. Wenn du eine einzigartige Unternehmensveranstaltung organisierst, bringst du deiner Belegschaft Wertschätzung entgegen und bietest ihr ein attraktives Incentive an.

Gerade in Zeiten, in denen der Fachkräftemangel ein großes Problem darstellt, verbesserst du mit einer unterhaltsamen Firmenfeier dein Standing als Arbeitgeber. Du stärkst die Mitarbeiterbindung, steigerst die Mitarbeitermotivation und wirkst auf potentielle Fachkräfte als ein attraktiver Arbeitgeber. Darüber hinaus unterstützt du mit speziellen Teamspielen und Aufgabenstellungen das Teambuilding. Im Unternehmen profitierst du von einer verbesserten internen Kommunikation und einer stärkeren Zusammenarbeit deiner Angestellten.

Ganz nebenbei sollte auch der steuerliche Vorteil nicht außer Acht gelassen werden: Veranstaltest du ein Firmenevent für deine Mitarbeiter, kannst du dieses bis zu einem bestimmten Freibetrag pro Teilnehmer komplett als Betriebsausgabe absetzen.

Wie werden Firmenevents intern organisiert?

Am Anfang jeder Firmenfeier stehen Planung und Organisation. Egal, ob du eine Weihnachtsfeier, ein Sommerfest oder einen Betriebsausflug planst: Bevor du deine Belegschaft zu einem unvergesslichen Event einlädst, legst du das Budget, den Termin und den Veranstaltungsort fest. Darüber hinaus klärst du die Verantwortlichkeiten, erstellst die Gästeliste und verteilst die anfallenden Aufgaben unter deinen Mitarbeitern. Für eine Betriebsfeier fallen zahlreiche Aufgaben an, die von der Planung des Rahmenprogramms über die Organisation von Getränken und Speisekarte bis hin zur Einladung der Gäste reichen.

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Verantwortlichkeiten klären

Um deine Firmenfeier intern zu organisieren, beschäftigst du dich zuerst mit den Verantwortlichkeiten: Wer übernimmt welche Aufgabe? Um an alle Punkte zu denken, bietet sich eine umfassende Checkliste an, die im Planungsprozess Orientierung bietet. Es empfiehlt sich, deine Mitarbeiter in Gruppen einzuteilen. Möchtest du das Event von deinen Führungskräften, Azubis oder allen Kollegen gemeinsam planen lassen? Unabhängig von dieser Entscheidung benötigen die Beteiligten eine konkrete Aufgabenstellung, damit die Organisation der Firmenveranstaltung gelingt.

Budget festlegen

Als zweiten Punkt berücksichtigst du das Budget. Du legst fest, wie viel du ausgeben möchtest und vor allem wie viel du ausgeben kannst. Natürlich kannst du für ein außergewöhnliches Event wie ein Firmenjubiläum ein großzügiges Budget ansetzen. Alternativ kannst du dein Event günstig veranstalten.

Location wählen

Hast du die Verantwortlichkeiten und das Budget berücksichtigt, braucht deine Firmenfeier schließlich noch einen passenden Veranstaltungsort. Je nach Anlass kannst du auch einen Dresscode vorgeben.

Kleine Feierlichkeiten, die du in Form einer Büroparty veranstaltest, können oftmals in den Unternehmensräumen stattfinden. Planst du hingegen eine Großveranstaltung mit weitreichender Gästeliste, empfiehlt sich eine externe Eventlocation. Diese solltest du rechtzeitig und rund sechs Monate im Voraus reservieren.

Um den eingeladenen Gästen eine einfache Anreise zu deiner Betriebsfeier zu ermöglichen, solltest du dich zunächst in deiner Umgebung nach einem passenden Veranstaltungsort umsehen. In Frage kommen zum Beispiel restaurierte Industriekomplexe, Veranstaltungshallen oder Säle. Findet sich in deiner Stadt keine passende Location, dehnst du die Suche einfach auf die nähere Umgebung aus.

Event Ideen einholen: Mitarbeiter, Internet, eigene Konzepte

Stehen die Rahmenbedingungen für deine Betriebsfeier fest, rückt die Auswahl passender Event Ideen in den Vordergrund. Um eine einzigartige Firmenfeier zu organisieren, gehst du am besten auf die Interessen deiner Angestellten ein. Möchtest du deine Mitarbeiter direkt in den Planungsprozess einbinden, kannst du deine Belegschaft um Vorschläge bitten. Alternativ gibt auch eine Internet-Suche Aufschluss über mögliche Konzeptideen. Stehen dir ausreichend zeitliche Ressourcen zur Verfügung, kannst du eigene Konzepte entwickeln und deine Mitarbeiter mit einem unvergesslichen Firmenevent überraschen.

Firmenevent organisieren lassen: Was sind die Vor- und Nachteile?

Deine Firmenfeier kannst du entweder intern organisieren oder durch eine externe Event-Agentur ausrichten lassen. Beide Möglichkeiten verfügen über Vor- und Nachteile:

Firmenevent organisieren lassen: die Nachteile

Organisierst du deine Veranstaltung intern, fallen nur direkte Kosten für Raummiete, Catering, Speisekarte und ähnliches an. Eine externe Event-Agentur übernimmt zwar die gesamte Organisation, erhöht dadurch jedoch die Kosten. Insbesondere für kleine Gruppen hält sich der Kostenfaktor aber auch hier in Grenzen. Für Großveranstaltungen fällt der Planungsprozess hingegen komplexer aus, sodass sich die Beauftragung einer Agentur kostenintensiver gestaltet. Als Unternehmer investierst du dann zwar einen nicht unerheblichen Betrag in die Ausrichtung deiner Veranstaltung. Gleichzeitig stellst du mit einer externen Agentur aber sicher, dass am Veranstaltungstag alles nach Plan abläuft.

Viele Unternehmen haben zudem Bedenken, wetterabhängige Outdoor Events durch einen kostenpflichtigen Anbieter für Firmenevents veranstalten zu lassen. Einige Agenturen bieten jedoch Schlechtwetter-Garantien. Diese verhindern, dass dein Event wortwörtlich ins Wasser fällt und du die Veranstaltung absagen musst. Stattdessen kannst du dich darauf verlassen, dass du mit deinen Mitarbeitern wetterunabhängig eine unvergessliche Firmenveranstaltung verbringst.

Eine weitere Sorge vieler Unternehmen besteht in der Abhängigkeit vom Eventplaner. Dieses Problem besteht in der Regel nur bei einer unzureichenden Kommunikation zwischen dem Unternehmen und der Event-Agentur.

Vor der Planungsphase solltest du genau überlegen, was du dir von deinem Firmenevent erhoffst und welches Ziel du verfolgst. Wenn du diese Informationen klar an die Agentur kommunizierst, trägst du maßgeblich zu einer erfolgreichen Veranstaltung bei.

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Firmenevent organisieren lassen: die Vorteile

Neben den genannten Nachteilen bietet eine Event-Agentur zahlreiche Vorteile. So ersparst du dir, deinen Führungskräften und Angestellten einen hohen Aufwand.

Die Planung und Veranstaltung von Events kosten vor allem Zeit und Nerven. Beauftragst du eine externe Event Agentur, verfällst du nicht in Stress und kannst dich vollkommen auf dein Kerngeschäft konzentrieren. Währenddessen übernimmt die Agentur die vollständige Planung und Organisation deiner Betriebsfeier.

Ein weiterer Vorteil besteht in einer klaren Aufgabenverteilung und einer strukturierten Planung deiner Feier. Bei einer Event-Agentur kannst du dich darauf verlassen, dass alle Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

Langfristige Wirkung auf die Arbeitsmoral

In der Regel wird dein Event dann auch durch professionelles Personal begleitet, das dich gezielt beim Teambuilding unterstützt. Christoph Scheunemann, Gründer von younited®, einem Anbieter für Firmenevents, verrät: „Nach mehr als 13 Jahren Erfahrung im Event-Bereich kann ich sagen, dass sich die positiven Effekte eines Firmenevents durch das Mitwirken von geschulten Teambuilding-Experten beinahe potenzieren – das macht sich noch lange im Arbeitsalltag nach der Veranstaltung bemerkbar.“

Im Unternehmen verbesserst du mit einem effektiven Teambuilding also die Kommunikation in deinem Team, stärkst die intrinsische Motivation deiner Angestellten und unterstützt eine reibungslose Zusammenarbeit deiner Mitarbeiter. Eine Planungsagentur liefert dir hierfür nicht nur verschiedenste Event-Ideen, sondern ermöglicht dir auch die Umsetzung komplexer Eventkonzepte. Du profitierst zeitgleich von den externen Ressourcen und kannst auf benötigte Materialen, etablierte Eventlocations und dergleichen problemlos zurückgreifen.

Zusammenfassung: Firmenevents lohnen sich!

Ein gelungenes Firmenevent erfüllt zahlreiche Funktionen: Es unterstützt Teambuilding-Prozesse, stärkt den Teamgeist und den Teamzusammenhalt. Kollegen haben die Möglichkeit, sich besser kennenzulernen, wodurch sich das Betriebsklima verbessert. Die gestärkte Bindung zu den Kollegen trägt zur intrinsischen Motivation deiner Mitarbeiter sowie zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit bei.

Darüber hinaus präsentierst du dich mit einer gelungenen Firmenfeier als attraktiver Arbeitgeber, verbesserst dein Standing am Arbeitsmarkt und erhöhst die Mitarbeiterbindung an dein Unternehmen. Alles in allem steht somit fest: Firmenevents lohnen sich für dein Unternehmen in vielerlei Hinsicht! Worauf also wartest du noch?