Die Vorteile der papierlosen Alternative im Check

Digitaler Posteingang: Darum lohnt sich ein Umstieg

Wer kennt es nicht? Unternehmenspost wird verlegt, weggeworfen, wochenlang gestapelt oder versehentlich mit Kaffee übergossen. Dabei verschwinden wichtige Dokumente und lassen sich nicht wiederfinden. Die Bearbeitung von Post ist nicht nur anfällig für Fehler und intransparent, sondern kostet Zeit und somit Geld. Auch die derzeitige Corona-Krise stellt die Arbeitswelt mächtig auf den Kopf und verändert diese nachhaltig. Sie zwingt Unternehmen Rahmenbedingungen zu ändern und Prozesse an neue Gegebenheiten anzupassen. Das Chaos z.B. aus dem Homeoffice, ist dann leider oft vorprogrammiert. Um Zeit und Kosten zu sparen und dem Chaos entgegen zu wirken bietet sich ein digitaler Posteingang an.

Was ist ein digitaler Posteingang?

Die zentrale Aufgabe eines digitalen Posteingangs besteht darin, alle Poststücke eines Unternehmens tagesaktuell digital zu erfassen, bereitzustellen und zu archivieren. Damit wird die Papierpost zentral online zusammengeführt und die Eingangspostverarbeitung automatisierst. Anstatt eingehende Post physisch zu empfangen, zu sortieren, klassifizieren, verteilen und wieder zu archivieren wird dieser Prozess digitalisiert.

Die Vorteile des digitalen Posteingangs

Software-Produkte zur Digitalisierung der Unternehmenspost erleichtern Unternehmen heutzutage die Arbeit in vielerlei Hinsicht. Das sind die wichtigsten Vorteile:

Beschleunigung der Zustellung und Bearbeitung der Eingangspost

Deine Unternehmenspost wird in einer Weboberfläche tagesaktuell zur Verfügung gestellt. Mit geringem Aufwand lässt sich die Post sortieren, klassifizieren, verteilen und archivieren. Mithilfe von speziell entwickelten Maschinen wird die Post vollautomatisch geöffnet und anschließend eingescannt bis diese online verfügbar ist. Dafür ist nur die Umleitung der Poststücke von Nöten. Es helfen Highend-Scanning und eine übersichtliche Web-App, damit die Poststücke online und in bester Qualität durchblättert und eingesehen werden können. Dokumente müssen nicht gesucht werden, sondern können durch eine schnelle Volltextsuche gefunden werden.

Verfügbarkeit jederzeit, überall und für jeden

Ob im Homeoffice, weltweit unterwegs oder im Urlaub. Die Unternehmenspost kannst du über eine Weboberfläche öffnen, durchschauen und verwalten. Lediglich ein Zugang zum Internet ist nötig, um diese bearbeiten zu können. Aber auch wenn du das Original-Dokument benötigst, ist dies kein Problem und du kannst es ganz einfach anfordern.

Sicherheit steht an oberster Stelle

Die Unternehmenspost wird in gesetzeskonformen Archiven aufbewahrt, sodass diese nicht physisch im Büro eingelagert werden muss. Große Aktenschränke gehören der Vergangenheit an. In Hochsicherheitsarchiven mit Videoüberwachung sowie Alarm- und Brandmeldesystemen werden die Originaldokumente für 10 Jahre eingelagert und nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gesetzeskonform vernichtet.

Ebenso wird die Datensicherheit großgeschrieben. Die Daten werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gehostet und unter Beachtung höchster Datenschutzrichtlinien verarbeitet.

Eine digitale Alternative – nicht nur in Krisenzeiten

Dank dem digitalen Posteingang können Unternehmen die Digitalisierung immer weiter beschleunigen. Zu den Unternehmen, die einen solchen digitalen Posteingang in Deutschland anbieten zählt unter anderem dogado. In Zeiten von Corona und der Veränderung der Arbeitswelt hinsichtlich der Etablierung von Homeoffice, ist dies ein wichtiger Aspekt, um das eigene Business weiter vorantreiben zu können. Ob als Startup oder etablierter Unternehmer hilft dir der digitale Posteingang dein Büro papierloser zu gestalten. Die Software bietet dir eine Möglichkeit zeitgemäß zu arbeiten. Statt in Papierluft zu ersticken, werden neue Potentiale entdeckt. Es bleibt keine Post mehr unerledigt liegen und keine Fristen werden versäumt.

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