Lass Externe deine Bürotätigkeiten übernehmen

Büroservice: Mehr Zeit für dein Kernbusiness

Besonders in der Anfangsphase von Startups, haben Gründer neben ihrem Kernbusiness kaum Zeit, die dennoch wichtigen und notwendigen Büroaufgaben zu erledigen. Denn mit einem stetig wachsenden Unternehmen, kommen auch neue administrative Aufgaben hinzu. Wenn du deine Zeit mit diesen oftmals nervigen To-Do‘ s nicht „verschwenden“ möchtest, kannst du einen Büroservice beauftragen. Doch welche Aufgaben übernimmt dieser externe Dienstleister? Wo finde ich geeignete Büroservices? Und mit welchen Preisen muss ich rechnen? Diese Fragen klären wir in diesem Artikel.

Dienstleistungen eines Büroservice

Ein Büroservice ist ein Dienstleister, der für Unternehmen verschiedene Bürotätigkeiten übernimmt. Welche Aufgaben unter das Leistungsspektrum eines Büroservice fallen, können sich je nach Anbieter unterscheiden. Doch üblicherweise erledigen sie genau die Aufgaben, die ein Sekretariat ausführen würde. Diese Tätigkeiten können von überall aus erledigt werden, sodass du für den Büroservice keine Arbeitsplätze bereitstellen musst. Vielmehr arbeitet der Dienstleister extern, sodass dein Sekretariat quasi ausgelagert ist.

Wie bereits erwähnt, unterscheiden sich die Aufgaben von Büroservices je nach Anbieter. Doch grundsätzlich kannst du davon ausgehen, dass ein Büroservice folgende Aufgaben für dich übernehmen kann:

  • Telefonservice
  • Terminvereinbarung
  • Postannahme bzw. externes Postfach
  • Dokumentation
  • Textarbeiten
  • Assistenzaufgaben, wie Korrespondenzen und Vorzimmerfunktion
  • (digitale) Datenpflege
  • Organisation von Meetings, Seminaren und Events
  • Bereitstellung einer Geschäftsadresse

Für wen ist ein Büroservice interessant?

Grundsätzlich ist ein Büroservice besonders für Startups und kleine Unternehmen interessant, die sich die Personalkosten nicht leisten können, aber trotzdem einen Sekretariatsservice brauchen. Denn eine Geschäftsadresse und ein Sekretariat steigern die Qualität der Arbeit und auch die Außenwirkung. Darüber hinaus können die Dienstleistungen eines Büroservices für verschiedene Auftragssteller interessant sein. Nicht nur Startups, sondern generell jedes Unternehmen, jeder Freiberufler, jede Privatperson und auch Vereine, Institutionen und Verbände können von einem Büroservice profitieren. Denn diese Art des Outsourcings ist für alle geeignet, die in diesem Bereich die Kosten senken möchte. Hier zahlst du somit nur für die Zeit, in der du die Dienstleistung auch wirklich in Anspruch nimmst. Nebenbei sparst du dir zusätzlich Kosten bei Krankheitsfällen oder Urlauben.

Weitere Vorteile

Neben dem entscheidenden Kostenfaktor, ermöglicht dir ein Büroservice flexiblere Arbeitszeiten und Arbeitsprozesse. Denn du bist nicht von bestimmten Mitarbeitern abhängig und musst dich um diese auch nicht kümmern. Du musst weder einen Arbeitsplatz anbieten noch dafür sorgen, dass du zu ganz bestimmten Zeiten anwesend bist. Unliebsame administrative Aufgaben können sofort abgegeben werden, sodass keine „Zeitfresser“ deinen Tagesplan durchkreuzen können.

Darüber hinaus bist du permanent erreichbar. Kunden, Partner und sonstige Anrufer werden stets von deinem Telefonservice entgegen genommen und an dich weitergeleitet. Anrufer können ihr Anliegen erst einmal erklären, sodass der Telefonservice einschätzen kann, wie wichtig die Nachrichten sind. Dies hat den Vorteil, dass dich auch nur wichtige Anrufe erreichen und der Telefonservice sozusagen als Filter fungiert.

Der größte Vorteil ist jedoch, dass du neben allen Bequemlichkeiten endlich mehr Zeit hast, dich auf dein Kernbusiness zu fokussieren. Bei vielen Gründern rückt der Spaß an ihrer Geschäftsidee zu arbeiten in den Hintergrund, weil zu viele neue Aufgaben im Weg stehen. Denn je mehr das Unternehmen wächst, desto mehr Aufgaben kommen hinzu. Deshalb kann sich das Outsourcing spezieller Aufgaben für Unternehmer in der anfänglichen Gründungsphase besonders lohnen.

Voraussetzungen für eine gute Zusammenarbeit

Je nach Dienstleister, werden verschiedene Pakete oder auch Einzeldienstleistungen angeboten. Bevor du dich für einen Dienstleister entscheidest, solltest du dir über die Rahmenbedingungen Gedanken machen. Was möchtest du maximal ausgeben? Wie viel Arbeit soll dir der Büroservice abnehmen? Welche Aufgaben möchtest du unbedingt outsourcen und welche selbst übernehmen?

Wenn du eine genaue Vorstellung hast, solltest du zusammen mit dem Dienstleister die Aufgaben durchgehen und die Rahmenbedingungen vertraglich festhalten. An dieser Stelle klärt sich also, wie viel Arbeit dir der Büroservice abnehmen kann. Denn im Anschluss geht es darum, die entsprechenden Personen zu briefen und in die Thematik sowie einzelnen Aufgaben einzuweisen.

So findest du den passenden Büroservice

Egal ob Berlin, Hamburg oder Köln – in fast jeder Stadt hast du die unterschiedlichsten Anbieter von Büroservices, mit unterschiedlichen Leistungspaketen. Du kannst auf verschiedenen Wegen einen Büroservice finden. Entweder du suchst nach Anbietern in deiner Nähe oder nach den gefragtesten Dienstleistern. Es gibt viele Webseiten im Internet, die dir die Suche vereinfachen und gebündelt Dienstleister vorstellen. Du kannst aber auch über Gründernetzwerke an Büroservices kommen und dabei schon erste Meinungen von anderen erlangen. Denn auch hier sind Erfahrungen anderer wichtige Indizien dafür, dass die Dienstleistungen zur Zufriedenheit ausgeführt wurden. Denn solche Aufgaben an Externe abzugeben beutetet auch, dass diese sehr zuverlässig arbeiten müssen

Fazit: Besonders Startups profitieren davon

Nun hast du einen guten Überblick darüber, wieso sich ein externer Büroservice lohnen kann. Besonders für Startups bieten die Anbieter dieser Bürotätigkeiten die besten Voraussetzungen, um als Gründer seinen Fokus auf das eigentliche Kerngeschäft zu richten. Solltest du also vorhaben, einen Büroservice zu nutzen, informiere dich über die angebotenen Dienstleistungen und die entsprechenden Konditionen.

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Über den Autor

Autorenprofil: Lisa Goldner

Lisa Goldner

Nach ihrem Abitur 2013 entschied sich Lisa für ein Studium des Journalismus als auch der Unternehmenskommunikation und konnte durch den nahen Praxisbezug ein breit gefächertes Repertoire an Kenntnissen beider Branchen sammeln. Während des Studiums arbeitete sie als Assistenz der Öffentlichkeitsarbeit in einem öffentlich-rechtlichen Kulturbetrieb und erlernte somit auch essenzielle Aufgaben des Eventmanagements. Im Anschluss begann sie in Kiel den Masterstudiengang ”Angewandte Kommunikationswissenschaft“, in dem sie ihre Erfahrungen durch Projekte und wissenschaftliche Arbeiten besonders in den Bereichen Journalismus und Marketing ausbauen konnte. Seit Januar 2020 ist Lisa Volontärin in der Online-Redaktion von Gründer.de.

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