Die wichtigsten Kriterien und eine praktische Checkliste

Scheinselbständigkeit: Warnsignale erkennen und hohe Strafen verhindern

Wer als Freelancer arbeitet und keine Mitarbeiter einstellt, ist selbstständig und kann nebenbei Geld verdienen. Doch die Gefahr ist groß, dass genau diese Tätigkeit von den Behörden als Scheinselbständigkeit eingestuft wird. Dann drohen unter anderem hohe Strafen und Nachzahlungen. Der folgende Artikel erklärt deshalb die Definition der Scheinselbständigkeit sowie die wichtigsten Kriterien. Außerdem werden die möglichen Auswirkungen und eine Checkliste aufgeführt, um diese Einstufung durch die Behörden zu vermeiden.

Definition

Der Begriff Scheinselbständigkeit beschreibt Erwerbstätige, die laut Vertragsverhältnis selbstständig tätig sind, sich aber tatsächlich in einem sozialversicherungspflichtigen, abhängigen Beschäftigungsverhältnis befinden. Weil damit die Zahlung von Lohnsteuer und Sozialbeiträgen vermieden wird, drohen bei einer Scheinselbständigkeit hohe finanzielle Strafen. Für die Feststellung einer solchen Tatsache gibt es zahlreiche Kriterien, die sich überprüfen lassen. Dabei kann jede Branche für eine mögliche Scheinselbständigkeit in Frage kommen. Denn sowohl bei Beratern, Kreativen, Maklern, aber auch zum Beispiel bei Ärzten und Krankenschwestern kommt dieses Vergehen vor.

Kriterien einer Scheinselbständigkeit

Eine Prüfung der Scheinselbstständigkeit wird hauptsächlich von der Deutschen Rentenversicherung, einem Arbeitsgericht, dem Finanzamt oder Sozialversicherungen durchgeführt. Auch ein Auftragnehmer oder ein Auftraggeber können die Prüfung der Scheinselbstständigkeit verlangen, beispielsweise wenn ein Auftragnehmer Kündigungsschutz einklagt oder ein Auftraggeber das Vertragsverhältnis beenden möchte. Insgesamt müssen bei jeder Prüfung jedoch bestimmte Kriterien erfüllt sein, um jemanden der Scheinselbstständigkeit beschuldigen zu können.

Beispiel einer Prüfung der Scheinselbstständigkeit

Wenn eine deutsche Behörde eine mögliche Scheinselbständigkeit überprüfen möchte, werden dafür bestimmte Kriterien herangezogen, die eine Entscheidung erleichtern sollen. Die folgenden Kriterien sind dabei wichtig:

  • Der Überprüfte arbeitet alleine und beschäftigt keine Mitarbeiter.
  • Der Überprüfte ist regelmäßig oder über lange Zeit für nur einen Auftraggeber tätig.
  • Es werden 85 Prozent der gesamten Umsätze durch einen einzigen Auftraggeber eingenommen.
  • Der Überprüfte war vorher als Arbeitnehmer angestellt und hat in diesem Zeitraum dieselbe Tätigkeit ausgeführt oder im selben Arbeitsbereich gearbeitet.
  • Die Arbeit findet hauptsächlich an einem Arbeitsplatz im Unternehmen statt.
  • Die unternehmerische Entscheidungsfreiheit ist eingeschränkt oder nicht vorhanden, weil Preise zum Beispiel immer vom Auftraggeber vorgegeben werden.
  • Alle Aufträge des Auftraggebers müssen übernommen und können nicht abgegeben werden.
  • Der Auftraggeber gibt die Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Details zur Ausführung der Tätigkeit vor.
  • Der Überprüfte ist bei der Arbeitsorganisation des Unternehmens dabei, zum Beispiel durch die Teilnahme an Meetings.
  • Der Überprüfte setzt keine eigene Marketing-Maßnahmen um.

Wenn eines dieser Kriterien erfüllt ist, weist das allerdings nicht automatisch auf eine Scheinselbständigkeit hin. Denn letztendlich entscheidet eine individuelle Prüfung, die alle Abläufe und aktuellen Umstände berücksichtigt.

Auswirkungen einer Scheinselbständigkeit

Wer einer Scheinselbständigkeit überführt wird, muss mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen rechnen. Die folgenden Auswirkungen ergeben sich dabei für Auftraggeber und Auftragnehmer:

Auswirkungen für Auftraggeber

Ein Auftraggeber muss bei einer Scheinselbstständigkeit rückwirkend allen sogenannten Haftungs- und Zahlungsverpflichtungen nachkommen, die für reguläre Angestellte anfallen. Das heißt, dass der Auftraggeber die Beiträge zur Sozialversicherung für bis zu vier Jahre rückwirkend nachzahlen muss. Auch die Ausweisung der Umsatzsteuer auf den Rechnungen des Scheinselbstständigen wird unwirksam. Somit gilt der Vorsteuerabzug als unzulässig und die abgezogenen Vorsteuerbeträge müssen zurückgezahlt werden.

Außerdem kann das Finanzamt bei einer Scheinselbstständigkeit die Lohnsteuernachzahlungen rückwirkend einfordern, ebenfalls für bis zu vier Jahren. Wird dann eine vorsätzliche Handlung nachgewiesen, sind auch Bußgelder, Gefängnisstrafen und Rückzahlungsforderungen für bis zu 30 Jahre möglich. Allerdings muss für alle Maßnahmen ein klares Ergebnis vorliegen, also die Scheinselbständigkeit muss ganz klar bewiesen sein.

Auswirkungen für Auftragnehmer

Als erste Auswirkung der Scheinselbständigkeit, bekommt der Auftragnehmer den Status des Arbeitnehmers. Dieser gilt nachträglich zum Beginn des Beschäftigungsverhältnisses. Bei einem freien Mitarbeiter muss damit auch das Gewerbe beim Gewerbeamt abgemeldet werden und die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer endet zu diesem Zeitpunkt. Da der Auftraggeber und Auftragnehmer als sogenannte Gesamtschuldner gelten, kann der Auftraggeber die Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge vom zukünftigen Gehalt abziehen. Auch bisher ausgestellte Rechnungen sind bei einer festgestellten Scheinselbstständigkeit zu berichtigen. Somit gilt die angegebene Umsatzsteuer als ungültig und die Vorsteuer muss an das Finanzamt zurückgezahlt werden.

Checkliste, um Scheinselbständigkeit zu vermeiden

Wer sich eine lästige Prüfung oder rechtliche bzw. finanzielle Konsequenzen ersparen möchte, sollte bestimmte Maßnahmen ergreifen und damit vorbeugend handeln. Die folgende Checkliste hilft, um die Scheinselbständigkeit zu vermeiden:

1. Den Vertrag ganz genau prüfen

Die ersten Anzeichen einer Scheinselbständigkeit lassen sich schon im Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer erkennen. Deshalb lohnt es sich, diesen Vertrag genau zu prüfen. Tauchen dort zum Beispiel nur Tätigkeiten auf, die ebenfalls von einem regulären Angestellten durchgeführt werden, weist dieser Vertrag auf eine Scheinselbständigkeit hin.

2. Keine Anweisungen zur Ausübung der Tätigkeit akzeptieren

Wer selbstständig ist, muss gewisse Anweisungen nicht akzeptieren. Zum Beispiel entscheidet ein Freelancer selbst, wo er seine Arbeit ausübt und muss zum Beispiel auch nicht an einem Firmen-Meeting mit allen anderen Mitarbeitern teilnehmen. Sobald der Auftraggeber eine solche Anweisung ausspricht, sollte er an die bestehenden Vertragsdetails erinnert werden, um eine Scheinselbständigkeit zu vermeiden.

3. Keine zusätzlichen Vorgaben zum Zeitmanagement hinnehmen

Natürlich ist oftmals vertraglich festgehalten, bis wann ein bestimmter Auftrag erledigt sein muss. Aber die genauen Arbeits- und Abwesenheitszeiten entscheidet der Selbstständige selbst. Auch die Urlaubszeiten sind dabei inbegriffen, denn diese kann jeder Freelancer oder freie Mitarbeiter selbst bestimmen. Kommen also wiederholt Vorgaben zum Zeitmanagement, steigt das Risiko für eine mögliche Scheinselbständigkeit.

4. Eigenes Design verwenden

Jeder Selbstständige sollte ein eigenes Firmenlogo verwenden, um die Wahrscheinlichkeit für eine Scheinselbständigkeit zu minimieren und als Unternehmer wahrgenommen zu werden. Deshalb wäre das Firmenlogo des Auftraggebers auf den eigenen Visitenkarten zum Beispiel fehl am Platz. Gleichzeitig sollte der eigene Name nicht auf der Website des Auftraggebers auftauchen, auch nicht als externer Berater, denn das spricht ebenfalls für eine dauerhafte Zusammenarbeit.

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5. Marketingmaßnahmen anwenden

Wer selbstständig ist, muss im Normalfall auch Marketingmaßnahmen einleiten, um neue Kunden zu bekommen. Wenn diese Ausgaben komplett fehlen, kann das auf eine Scheinselbständigkeit hinweisen. Allerdings lässt sich diese Vorgehensweise auch begründen, wenn zum Beispiel finanzielle Probleme und damit kein Budget für Marketing vorhanden sind.

6. Eigene Technik verwenden

Wenn sich die Arbeit eines Freelancers oder freien Mitarbeiters nur mit dem technischen Equipment des Auftraggebers erledigen lässt, weist diese Tatsache auf eine vorhandene Abhängigkeit hin. Noch extremer wäre es, wenn dieses Equipment sogar eine Kontrollfunktion beinhaltet. Deshalb ist es wichtig, möglichst eigenständig zu arbeiten, eigene Technik zu besitzen und damit dieses Kriterium für eine Scheinselbständigkeit zu vermeiden.

7. Klare Absprachen durch persönliche Gespräche

Egal ob Auftraggeber oder Auftragnehmer, beide Seiten tragen die Verantwortung für eine Scheinselbstständigkeit. Deshalb macht es Sinn, bei aufkommenden Problemen oder Missverständnissen sofort das Gespräch zu suchen. Denn so lassen sich im besten Fall nicht Prüfungen vermeiden, sondern auch Folgeprobleme umgehen.

Schutz gegen den Vorwurf einer Scheinselbständigkeit

Wer sich vorsorglich absichern gegen den Vorwurf einer Scheinselbständigkeit absichern möchte, kann ein sogenanntes Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen. In einem kostenlosen Formular müssen der Auftraggeber und Auftragnehmer zunächst Angaben zum Beschäftigungsverhältnis machen. Anschließend wird der Status dann von der Deutschen Rentenversicherung geprüft. Somit lassen sich dann Zweifel bei der Einordnung beseitigen und der festgelegte Status kann sich auch positiv für die Suche nach weiteren Auftraggebern auswirken.

Fazit

Insgesamt ist es schwierig, eine klare Grenze zwischen Selbstständigkeit und Scheinselbständigkeit zu definieren. Denn oftmals sind zwar Kriterien für eine Selbständigkeit erfüllt, jedoch lassen sich diese auch begründen und führen deshalb noch nicht zu rechtlichen oder finanziellen Konsequenzen. Wer sich komplett absichern möchte, sollte daher das Statusfeststellungsverfahren beantragen oder sich von einem Anwalt für Arbeitsrecht beraten.

Über den Autor

Autorenprofil: Insa Schoppe

Insa Schoppe

Direkt nach dem Abitur entschied sich Insa für ein „Multimedia Production“-Studium in Kiel, danach folgten praktische Erfahrungen in einer Fernsehproduktionsfirma. Anschließend startete sie ein Volontariat in der Redaktion eines Radiounternehmens und wurde als Redakteurin übernommen. Zu ihren Aufgaben gehörten neben der Recherche und Texterstellung auch tägliche Nachrichten sowie die Verantwortung für mehrere Magazine. Im März 2020 wechselte Insa von der Radio-Redaktion in die Online-Redaktion von Gründer.de und unterstützt seitdem das Team als Junior-Online-Redakteurin.