Was Gründer bei der virtuellen Geschäftsadresse beachten sollten

Geschäftsadresse mieten: Alle Infos zur virtuellen Firmenadresse

Zu einem eigenen Unternehmen gehören ein Büro und eine Adresse, allerdings passt diese Grundausstattung bei vielen Startups nicht ins Budget. Deshalb ist es möglich, eine Geschäftsadresse zu mieten und so auch Unterlagen zu empfangen. Doch Gründer sollten ein paar Regeln beachten, damit aus der seriösen Geschäftsadresse keine Briefkastenfirma entsteht. Der folgende Artikel beschreibt Vor- und Nachteile einer gemieteten Firmenadresse, erklärt die Kosten und gibt wichtige Hinweise zur Miete. 

Abgrenzung Geschäftsadresse mieten und virtuelles Büro

Die virtuelle Geschäftsadresse ist eine Anschrift, unter der ein Unternehmen auf dem Postweg zu erreichen ist. Dadurch ist es möglich, die Melde- und Firmenadresse zu trennen oder auch ein Gewerbe unterwegs zu betreiben. Da Gründer oftmals noch kein Budget für eigene Büroräume besitzen, ist es besonders bei Startups beliebt, Geschäftsadressen zu mieten. Es muss vor Ort kein Mitarbeiter anzutreffen sein, trotzdem bieten sich seriöse Adressen und Standorte an. Wer bloß einen Briefkasten anmietet und ansonsten keinen weiteren Bezug zum Unternehmen herstellt, kann Kunden und Geschäftspartner damit abschrecken.

Wichtig ist, dass eine „ladungsfähige Adresse“ als Geschäftsadresse genutzt wird. Das heißt, dass der Mieter jederzeit postalisch erreichbar sein sollte. Es gibt zahlreiche Dienstleister, die Firmenadressen anbieten und auch weitreichende Bürotätigkeiten übernehmen. Hinter der virtuellen Geschäftsadresse verbirgt sich allerdings erst einmal nur eine Adresse. Werden zusätzlich auch Bürotätigkeiten angeboten, lautet die Bezeichnung „virtuelles Büro“. Dort sind dann tatsächlich Mitarbeiter vor Ort, die zum Beispiel die Post bearbeiten oder den Telefonservice übernehmen.

Geschäftsadresse mieten – Die Kosten

Wer eine Geschäftsadresse mieten möchte, sollte vorher die exakten Kosten kalkulieren. Die Miete für eine sogenannte ladungsfähige Adresse liegt bei ca. 70 Euro pro Monat. Bei einem zusätzlichen Telefonservice kommen noch einmal ca. 100 Euro dazu.

Meistens werden die Geschäftsadressen in einem virtuellen Büro zu einem Komplettpreis angeboten.

Für 200 Euro Miete pro Monat erhalten Kunden in Düsseldorf beispielsweise folgende Serviceleistungen:

  • individuelle Telefon- und Faxnummer
  • Postservice
  • Empfangsdame für Besucher
  • Voicemail
  • Vorzugspreise für Bürobedarf
  • kostenloser Kaffee und Tee vor Ort

Es macht Sinn, die Angebote zu vergleichen, da sie sich regional auch sehr stark unterscheiden.

Vorteile einer virtuellen Geschäftsadresse

Eindrucksvolle Adresse

Oftmals machen es große Firmen mit eindrucksvollen Gebäuden möglich, Geschäftsadressen zu mieten. Auf dem Briefkopf der eigenen Firma steht somit eine attraktive Anschrift, die nicht auf die tatsächliche Größe des eigenen Unternehmens schließen lässt. Für Gründer und Einmannbetriebe daher ideal und ein großer Vorteil im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern.

Virtuelle Geschäftsadresse mieten Hamburger Hafencity
Wer seine Kunden in Hamburg beeindrucken will, kann in der HafenCity eine Geschäftsadresse mieten.

Schutz vor Privatsphäre

Wer Berufliches und Privates trennen möchte, kann ebenfalls eine Geschäftsadresse mieten und von diesem Vorteil profitieren. Gerade wer anfangs noch Zuhause oder beruflich generell nur im Homeoffice arbeitet, kann so trotzdem den privaten Raum komplett aus den Geschäften raushalten. Die Kunden und Geschäftspartner können trotzdem wichtige Informationen mitteilen, ohne versehentlich eines Tages vor der Haustür zu stehen.

Geringes finanzielles Risiko

Bei der Firmengründung ein eigenes Büro einrichten, kann teuer werden. Denn es entstehen Kosten für Schreibtische, Stühle, Büromaterial, Beleuchtung, Grundausstattung für Getränke und vieles mehr. Die Rechnung liegt dann schnell bei mehreren hundert Euro, zusätzlich fällt noch die Miete für die Räumlichkeiten an. Sollten dann die Einnahmen ausbleiben, geraten besonders Startups schnell in finanzielle Notlagen. Bei der virtuellen Geschäftsadresse ist dieses Risiko geringer, was einen großen Vorteil darstellt. Denn es entstehen vorerst keine Kosten für die Büroeinrichtung und auch oftmals keine langen vertraglichen Verpflichtungen.

Mehr Service möglich

Wer anfangs nur eine Geschäftsadresse mieten will, dann aber doch einen Büroraum braucht, kann oftmals sein gebuchtes Servicepaket problemlos erweitern. Dann wird die mobile Firmenadresse zum virtuellen Büro, mit beispielsweise einem Empfangsraum für Kunden oder Meetings mit den Mitarbeitern. Diese Flexibilität ist ein großer Vorteil, da die Entscheidung nicht schon zu Beginn getroffen werden muss.

Nachteile einer virtuellen Geschäftsadresse

Schlechter Ruf durch Verwechselung

Schlecht informierte Kunden oder Geschäftspartner könnten negativ reagieren, wenn sie von der virtuellen Geschäftsadresse erfahren. Denn oftmals wird diese Adresse mit einer Briefkastenfirma gleichgesetzt, die dazu genutzt wird, um die Identität eines Geschäftsinhabers bewusst zu verschleiern oder illegale Geschäfte abzuwickeln. Natürlich ist es in solchen Fällen sinnvoll, die Fakten zu erklären, doch die allgemeine Wahrnehmung kann sich trotzdem als Nachteil herausstellen.

Großes Vertrauen in unbekanntes Personal

Wer sich dazu entschließt, eine Geschäftsadresse zu mieten, muss dem Personal vor Ort komplett vertrauen. Denn es gibt keine langen Mitarbeitergespräche oder Bewerbungsverfahren. Der Service wird gebucht und damit repräsentieren die Angestellten der Geschäftsadresse das eigene Unternehmen. Dabei die Post zu bearbeiten sollte noch kein Problem darstellen. Doch besonders beim engen Kundenkontakt, kann sich daraus ein Nachteil entwickeln.

Wichtige Hinweise

Vor der Vertragsunterzeichnung und damit der endgültigen Entscheidung, eine Geschäftsadresse zu mieten, steht die Überprüfung einiger Merkmale.

Die Firmenadresse sollte folgende Kriterien erfüllen:

  • Sie befindet sich an einem seriösen Ort. Eine Besichtigung der Geschäftsadresse gehört somit zur Vorbereitung.
  • Anbieter aller regionalen Anbieter wurden verglichen. Die gewählte Geschäftsadresse hat das beste Preis-Leistungs-Angebot.
  • Es handelt sich bei dem Service um ein individuelles Paket. Alle nötigen Leistungen sind inbegriffen, es kommen keine versteckten Kosten dazu.
  • Die Vertragslaufzeit für die Geschäftsadresse liegt bei weniger als 12 Monaten, besser ist eine monatliche Kündigungsfrist, um zeitlich flexibel zu bleiben.

Fazit: Geschäftsadresse mieten als Übergangslösung

Wenn du ein Startup gründest oder finanziell kein großes Risiko eingehen möchtest, macht eine Geschäftsadresse mieten durchaus Sinn. Doch es funktioniert nur als kurzzeitige Übergangslösung. Besonders bei häufigem Kundenkontakt und großem Firmenwachstum kannst du mit einem eigenen Büro und deinen eigenen Mitarbeitern besser punkten. Generell lassen sich online die verschiedenen Anbieter für Firmenadressen gut vergleichen, zusätzlich kannst du noch weitere Erfahrungsberichte einholen. Mit einer guten und seriösen Geschäftsadresse hast du dann eine gute Basis für dein erfolgreiches Unternehmen.

Über den Autor

Autorenprofil: Insa Schoppe

Insa Schoppe

Direkt nach dem Abitur entschied sich Insa für ein „Multimedia Production“-Studium in Kiel, danach folgten praktische Erfahrungen in einer Fernsehproduktionsfirma. Anschließend startete sie ein Volontariat in der Redaktion eines Radiounternehmens und wurde als Redakteurin übernommen. Zu ihren Aufgaben gehörten neben der Recherche und Texterstellung auch tägliche Nachrichten sowie die Verantwortung für mehrere Magazine. Im März 2020 wechselte Insa von der Radio-Redaktion in die Online-Redaktion von Gründer.de und unterstützt seitdem das Team als Junior-Online-Redakteurin.

Eine Antwort

  1. Ich habe vor Kurzem mein eigenes Unternehmen gegründet und das mit den Geschäftsräumen ist tatsächlich ein Problem. Hoffentlich kann ich bald ein richtiges Büro haben, aber für den Moment muss ich von Zuhause aus arbeiten. Gut zu wissen, dass man auch Teilzeitbüro oder Meetingräume mieten kann. Das würde mir mit den Kundenmeetings sehr helfen.

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