Datapine, Geckoboard und Co. im Vergleich

KPI Dashboard: Mit diesen 6 Tools behältst du den Überblick

Jeder Unternehmer, egal ob kleines oder großes Unternehmen, sollte seine wichtigsten KPI’s kennen. Diese zeigen nämlich nicht nur den aktuellen Stand des Unternehmens auf, sondern auch, ob eine verfolgte Strategie erfolgreich durchgeführt wurde. Um aus diesen Zahlen auf einen Blick schlau zu werden, gibt es einige Tools, die dir dabei helfen. Doch was genau sind KPI’s eigentlich? Wie nützen sie dir? Und welche Softwares sind gut geeignet? Diese Fragen wollen wir dir in diesem Artikel beantworten.


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Definition

KPI ist die Abkürzung des Begriffes „Key Performance Indikator“ und kann auch mit Leistungskennzahl übersetzt werden. Mit dieser Art des Monitorings kann überwacht werden, ob ein vorher definiertes Ziel auch erreicht wurde. So kann bspw. erkannt werden, wie die geplante Social Media-Strategie auf Facebook verläuft, wie sich die Umsätze des eigenen Online-Shops entwickeln oder wie hoch die Besucherzahlen der Webseite in den vergangenen Wochen waren. KPI’s sind wichtige Hilfsmittel, um ein Unternehmen zu steuern und zu mehr Wachstum zu führen. Mit diesen Kennzahlen kannst du als Unternehmer für dich, aber auch für deine Mitarbeiter einen ganz klaren Fokus darauf legen, was für dein Unternehmen wichtig ist. Eine klare Setzung von KPI’s zeigt immer, worauf die Prioritäten zu legen sind, damit du dein Unternehmen stetig nach vorne bringen kannst.

Damit du diese Zahlen aber messen kannst, brauchst du ein KPI Dashboard. Damit kannst beobachten, schnell handeln, wenn es in deinem Business Probleme gibt und auch einfach Mal etwas Neues ausprobieren. Zudem erkennst du, welche Gelegenheiten sich dir bieten, deinen Umsatz zu steigern und damit ein stärkeres Wachstum zu erreichen. In diesem Artikel stellen wir dir die sechs gängigsten und meist genutzten Tools vor, sodass du für dich selbst entscheiden kannst, mit welchem du arbeiten möchtest.

Was gehört auf das KPI Dashboard?

Es besteht in der heutigen Zeit mit den Möglichkeiten der Informationstechnologie die Gefahr, dass eine Unmenge von Zahlen und Daten jeden Tag bereitgestellt werden. Vor allem in den großen Unternehmen sind ganze Abteilungen damit beschäftigt, jeden Tag Unmengen von Reports und Ergebnissen bereitzustellen, die eigentlich gar kein Mensch braucht. Deshalb ist es für dich vor dem Aufbau von einem KPI Dashboard wichtig, dass du deine wirklich wichtigen Ziele kennst. Deshalb sollten für dich Kennzahlen in deinem KPI Dashboard im Fokus steht, mit denen du folgende Möglichkeiten hast:

  • Du kannst jederzeit Chancen, aber auch Risiken erkennen.
  • Du siehst sofort welche Potenziale du nutzen kannst.
  • Es ist für dich möglich, Fehlentscheidungen schnell korrigieren zu können
  • Mit den Zahlen bist du immer in der Lage, Entscheidungen treffen zu können
  • Du kannst konkrete Maßnahmen ableiten

Ziel ist es, dass die Arbeit mit KPI’s zu deinem täglichen Geschäft gehören sollte. Daher dein KPI Dashboard muss so aufgebaut sein, dass die Zahlen einfach und klar zu erkennen sind.

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Aufbau des KPI Dashboards

Um ein KPI Dashboard optimal nutzen zu können, solltest du wissen, worauf es beim Aufbauen des Dashboards ankommt. Welche Informationen gehören hier hin? Das kann von Unternehmen zu Unternehmen total unterschiedlich sein. Je nachdem, wohin du deinen Fokus legen möchtest. Folgend zeigen wir dir auf, worauf du achten solltest.

1. Mach eine Bestandsaufnahme

Für den Aufbau von einem effektiven KPI Dashboard musst du zunächst eine Bestandsaufnahme machen. Wenn du bereits mit Reports und Berichten arbeitest, solltest du dir bewusst sein, welche du schon jetzt regelmäßig zur Verfügung hast. Arbeitest du täglich damit, nur einmal die Woche oder einmal im Monat? Welche der Informationen sind für dich wichtig, die du daraus erhältst?

Mit dem Aufbau von deinem KPI Dashboard solltest du dir immer als Ziel vor Augen halten, dass es dir einen schnellen Überblick über kritische Kennzahlen deines Unternehmens liefert, aber auch aus einzelnen Bereichen. Dein Dashboard sollte immer aktuelle Daten verwenden und die Entwicklung stets in Echtzeit darstellen. Historische Daten sind zwar auch interessant, sollten von dir aber nur ergänzend eingebunden werden. Vielmehr ist für dich bedeutend, dass du von deinem Business-Cockpit immer eine Bewertung der Daten geliefert bekommst. Dies kannst du mit Hilfe von Ampeln (rot, gelb, grün), Tachometern oder mit farblichen Markierungen erreichen. Um dir dies anzuzeigen, sollte von deinem KPI Dashboard immer ein Vergleich zwischen Ist- und Soll-Zustand gezogen werden oder aus Werten die aktuell und von früher abbilden.

2. Wähle Kennzahlen aus

Die Kennzahlen für dein KPI Dashboard müssen natürlich zu deinem Business passen. Das bedeutet, dass du für deinen Blog andere Kennzahlen definieren musst, als beispielsweise ein Betreiber von einem Online-Shop. Allerdings müssen die Kennzahlen immer so sein, dass sie dir die oben beschriebenen Möglichkeiten bieten, unabhängig von deinem Business. Doch du wirst feststellen, dass sich die Anforderungen an dein KPI Dashboard mit der Zeit stetig ändern und du dann weitere Kennzahlen hinzufügen musst.

Versuche nun auf folgende Punkte zu achten:

  • Packe auf dein Dashboard nicht zu viele Daten. Damit verlierst du die Übersichtlichkeit, wodurch wertvolle Informationen von dir viel leichter übersehen werden können.
  • Deine Kennzahlen müssen aussagefähig sein, damit sie auch die Fragestellungen genau abbilden.
  • Nutze anschauliche Darstellungsformen, um schnell und gezielt Informationen ablesen zu können.
  • Pass gut darauf auf, welche Vergleichszahlen du für dein KPI Dashboard verwendest. Du musst darauf achten, dass die aktuellen Zahlen immer in Bezug zu aussagefähigen Zahlen aus der Vergangenheit stehen. Es hilft dir als Beispiel nichts, wenn du im Juli Verkaufszahlen von Winterjacken mit den Zahlen aus dem letzten Dezember vergleichst.

3. Stimme dein KPI Dashboard auf Unternehmensbereiche ab

Mit deinem KPI Dashboard bist du auch in der Lage, mehrere Perspektiven, also Sichten auf bestimmte Bereiche abzubilden. Dies ist möglich für folgende Bereiche:

  • Finanzen
  • Kunden
  • Unternehmensprozess
  • Mitarbeiterentwicklung

Die Kennzahlen und Daten in deinem Dashboard kannst du dir dann aus der jeweiligen Perspektive anzeigen lassen, sodass du wichtige Entwicklungen der verschiedenen Bereiche sofort erkennst. Dies hat zudem den Vorteil, dass du für deine unterschiedlichen unternehmensinternen Bereiche direkt die wichtigsten Daten parat hast. Wer also alles braucht in deinem Unternehmen Kennzahlen aus dem Business-Cockpit? Dein Mitarbeiter im Marketing braucht andere Kennzahlen, als die Mitarbeiter im Vertrieb oder der Buchhaltung. Selbst wenn dein Unternehmen noch recht klein ist und du erst am Anfang stehst, kann dies wichtig sein. Schließlich steht für dich sicherlich auch Wachstum auf deiner Liste der Ziele, die du gerne erreichen möchtest.

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6 KPI Dashboard-Tools

Wir wollen dir nun sechs gängige Softewares vorstellen, mit denen du ein KPI Dashboard erstellen kannst. Je nach Tool ergeben sich unterschiedliche Funktionen, daher werden alle sieben nun vergleichend vorgestellt, sodass du auf einen Blick die wichtigsten Optionen erkennst.

Datapine

Datapine richtet sich als KPI Dashboard vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen. Für die Firma aus Berlin steht vor allem die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund. Dazu gehört das Prinzip von Drag&Drop genauso wie eine Bedienung, für die keinerlei SQL-Kenntnisse erforderlich sind. Die Reportingfunktionen von Datapine sind automatisiert und einfach zu bedienen. Diese KPI Dashboard unterstützt Datenquellen wie Google Drive, Google Analytics und Dropbox, sodass du alle wichtigen Daten aus unterschiedlichen Programmen bzw. Quellen hier vereinen kannst. Mit interakiven Elementen werden die Kennzahlen dann so aufbereitet, dass sie auch in Reportings übersichtlich dargestellt werden. Je nach Bereich, bietet Datapine darauf zugeschnittene Vorlagen und Muster-Dashboards an. Die Software bietet bezüglich der Preisgestaltung vier verschiedene Pakete an. Interessant dürfte für dich vielleicht das Startup-Paket ab 219 Euro pro Monat sein. Das teuerste Paket wird für 999 Euro monatlich angeboten.

  • für Einsteiger und Fortgeschrittene
  • umfassende Analysefunktionen
  • vereint verschiedene Datenquellen
  • leichte Bedienung durch Drag-and-Drop-Oberfläche
  • integrierte Vorlagen sortiert nach Unternehmensbereiche
  • kostenpflichtig

Geckoboard

Im Bereich KPI Dashboard gehört Geckobard zu einem der bekanntesten Anbietern. Die Dienste sind flexibel erweiterbar und setzen sich aus Widgets zusammen. Geckoboard ist webbasiert und macht es dir möglich, Daten aus den unterschiedlichsten Webdiensten auszulesen und auch graphisch aufzubereiten.  Die Software gibt es für den Desktop, für das iPhone oder das iPad.

Der Fokus dieses Tools liegt aber ganz eindeutig, auf der schnellen Datenanalyse bzw. -Anzeige in Echtzeit. Vor allem die Anzeige der Kennzahlen auf Fernsehbildschirmen wird von Geckoboard unterstützt, sodass das Team die anschaulichen Messdaten sofort lesen und damit arbeiten kann. Dadurch können in Echtzeit Entwicklungen verfolgt und Fortschritte ersichtlich werden. Auch hier bietet das Unternehmen Geckoboard vier Preis-Pakete an. Wenn du mit mehreren zusammenarbeiten möchtest, lohnt sich für dich wahrscheinlich erst die Mannschaft-Variante, die 127 US-Dollar im Monat beträgt und dafür auch sehr viel mehr Funktionen ermöglicht.

  • Echtzeit-Daten
  • automatisches Update der Kennzahlen
  • Fokus auf aktuelle Entwicklungen
  • Anzeige über unbegrenzte Fernsehgeräte
  • flexible Erweiterung der Widgets
  • kostenpflichtig

Dasheroo

Auch beim Erstellen eines Dashboards über Dasheroo kannst du Daten aus anderen Quellen ganz einfach hier einfügen. Zwar bietet Dasheroo im Vergleich zu anderen Anbietern, eher weniger Widgets an, aber dafür ist es ideal für Einsteiger. Mit Vorlagen und übersichtlichen Grafiken, aber auch intelligenten Analysefunktionen, bietet das Tool alle grundlegenden Features.

Das Besondere an Dasheroo ist die Möglichkeit der Gruppenarbeit. Hier kannst du mit mehreren an einem Dashboard arbeiten und Ergebnisse sofort in einem Chat kommentieren. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn du bspw. zusammen mit einem Partner ein Unternehmen leitest und ihr euch dann direkt über die Software austauschen könnt. Darüberhinaus ist Dasheroo eine Freeware und damit kostenlos. Hier musst du keine Lizenz kaufen oder Abos erwerben, sondern kannst direkt nach dem Download starten.

  • für Einsteiger geeignet
  • benutzfreundliche Oberfläche
  • grundlegende Funktionen
  • Gruppenarbeit
  • anschauliche Grafiken
  • kostenlos

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Cyfe

Cyfe bietet dir ein KPI Dashboard an, welches durchaus als All-in-One bezeichnet werden kann. Mit diesem Tool werden sowohl Marketer, Dienstleister im E-Commerce-Bereich und Startsups gleichermaßen angesprochen. Eine API für die individuelle Anpassung der Daten gehört ebenso zu den Kernfunktionen, wie vorgefertigte Widgets. Beim KPI Dashboard von Cyfe können per Exportfunktion auch alle Daten in Tabellen in den Formaten PDF, Excel oder JPEG ausgegeben werden. Außerdem gibt es Schnittstellen zu beispielsweise Facebook, Paypal und Google Analytics und ganz speziell gestaltete Container für Pinterest, Instagram und iTunes.

Dazu ist das Cyfe übersichtlich aufgebaut und bietet viele Möglichkeiten, das Dashboard nach eigenen Wünschen zu individualisieren. Auch diese Software ist kostenlos. Legst du allerdings Wert auf Features wie TV-Modus oder Branding, dann kostet dich das Tool monatlich 29 US-Dollar. Willst du die Softeware mit mehreren Usern nutzen, musst du allerdings 49 US-Dollar im Monat zahlen.

  • All-in-One-Alleskönner
  • übersichtlicher Aufbau
  • grundlegende Funktionen
  • Echtzeit-Daten
  • individualisiertes Dashboard
  • kostenlos

Zoho Reports

Mit dem KPI Dashboard Zoho Reports kannst du über 50 vorgefertigte Berichte und Dashboards über mehrere Websites, Blogs und Anwendungen hinweg integrieren, um genau Daten alle Bereiche zu erfassen. Auch hier bietet die einfache Drag-and-Drop-Funktion eine leichte Bedienung und die Daten werden hier ebenfalls in Echtzeit dargestellt. Somit kannst du aktuelle Entwicklungen verfolgen und deine Projekte übersichtlich verwalten. Die Berichte kannst du dann einfach exportieren oder per E-Mail versenden.

Ebenso lässt es sich gut als Team mit diesem Tool arbeiten, da auch konkrete Aufgaben hier verfasst und zugeordnet werden. Daher bietet dieses Tool ebenfalls eine Art Projektmanagement. Zoho Reports bietet, wie die meisten anderen, ebenfalls eine System aus vier Preis-Paketen an. Wenn du als kleines Team startest, reicht die günstigste Variante aus. Dafür zahlst du 18 Euro im Monat und kannst alle grundlegenden Funktionen nutzen. Da Zoho Reports allerdings sehr umfangreich ist, solltest du für dieses Tool eine Einarbeitungszeit einplanen.

  • für Fortgeschrittene und Profis
  • umfangreiches Management-Tool
  • Fokus auf Verwaltung
  • benutzerfreundliche Oberfläche
  • Einarbeitungszeit
  • kostenpflichtig

SimpleKPI

SimpleKPI stellt an sich den Anspruch, als KPI Dashboard für seine Nutzer die einfachste Anwendung zu sein und ermöglicht dir eine sehr freie und individuelle Anpassung bei der Gestaltung. Denn jedes Dashboard lässt sich hier ohne Probleme an das firmeneigene Branding anpassen. Zudem bietet es die Datenüberwachung in Echtzeit und setzt auf intelligente Analysefunktionen, die dir helfen, deine Kennzahlen leichter zu verstehen. Die Berichte des Tools kannst du dann teilen und ist daher auch für Teamarbeit geeignet.

Darüberhinaus kannst du mit SimpleKPI einzelne Personen, ganze Teams oder komplette Abteilungen verfolgen und ihren Fortschritt beurteilen. Durch die benutzerfreundliche Bedienung der Software, können auch Einsteiger dieses Tool nutzen. Doch hier gibt es keine unterschiedlichen Preis-Pakete. Lediglich eine Version, die 99 Euro im Monat kostet und in der alle Funktionen integriert sind.

  • für Anfänger geeignet
  • benutzerfreundliche Oberfläche
  • Teamarbeit möglich
  • individuelles Design
  • Daten in Echtzeit
  • kostenpflichtig

Fazit

Für den Erfolg deines Unternehmens solltest du deine Ziele, deine Kennzahlen und auch deine Erfolge definieren und messen. Egal ob es sich um ein großes oder ein kleines Unternehmen handelt. Ein KPI Dashboard ist dabei für dich innerhalb deiner Unternehmenssteuerung ein ganz wichtiger Erfolgsfaktor. Denn mithilfe von einem Dashboard bekommst du alle Daten, die für dich und deinen Unternehmenserfolg wichtig sind. Du kannst diese Zahlen auswerten und visuell nach deinen Wünschen und Vorstellungen darstellen. Dafür stehen dir viele Möglichkeiten offen, denn mit einem Business-Cockpit kannst du viele Perspektiven deines Unternehmens betrachten und bist jederzeit in der Lage, auf unerfreuliche Ergebnisse sofort zu reagieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Deshalb solltest du selbst als junger Gründer, der gerade erst mit seinem Business gestartet ist, ein KPI Dashboard nutzen. Du musst hier immer daran denken, dass du noch viel Wachstum vor dir hast und deshalb von Anfang an den nötigen Überblick über deine Kennzahlen haben solltest.

https://www.gruender.de/kostenlose-projektmanagement-tools-im-vergleich/

 

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Über den Autor

Christian Neumann

BWL-Studium Fachrichtung Controlling und Unternehmensführung; 14 Jahre tätig als Projekt-Manager und Key-Account-Manager im Bereich Telekommunikation und IT; seit 10 Jahren selbständig im Bereich Projektplanung Online Business, SEO und Contenterstellung

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