Kassensysteme 2023: Was müssen Gründer beachten?

Was sind Kassensysteme?

Ein Kassensystem ist nicht nur eine übliche Kasse. Kassensysteme ermöglichen Einzelhändlern, Gastronomen und Dienstleistern ihre Verkaufsabwicklung zu optimieren. Es kann also als ein IT-System verstanden werden, das sowohl als Registrierkasse als auch als Bestell- und Informationssystem genutzt wird. Ein Kassensystem ist daher nicht nur wichtig für die anstehende Buchhaltung, sondern auch für einen reibungslosen Geschäftsalltag – vor allem dann, wenn du einige Mitarbeiter beschäftigst.

Neben den grundlegenden Funktionen von Kassensystemen, sind sie zudem auch für die Kundenbedienung, Mitarbeiterverwaltung, Inventur, Reservierungen und Gutscheine relevant. Bevor du dich daher also für ein Kassensystem entscheidest, solltest du genau wissen, welche Anforderungen dein System erfüllen muss.

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In welchen Branchen werden Kassensysteme eingesetzt?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Kassensystemen, die in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden: in der Gastronomie und im Handel. Die Kassensysteme sind in diesen Bereichen verschieden, da hier auch andere Funktionen benötigt werden. In der Gastronomie unterscheidet sich das Kassensystem nochmals in Abrechnungsvorgänge mit Tischen, wie in Restaurants, und in Systemgastronomie, wie bei Fast-Food-Ketten. Während bei Tischen Vorgänge wie buchen, umbuchen, Tische splitten und zahlen wichtig sind, findet in der Systemgastronomie der Bestell- und Zahlvorgang in einem Ablauf statt.

Im Handel dagegen ist es bedeutend, so viele Informationen über die Kunden zu sammeln wie möglich. Hier spielen daher Kunden- oder Bonuskarten eine entscheidende Rolle, da über diese meistens der Einkauf abgewickelt wird. Kassensysteme müssen hier also Datenaustausch hinsichtlich Kundenstatistiken, Lagerbestände und Umsatzzahlen per Warengruppen ermöglichen.

Was zeichnet Kassensysteme aus?

Damit du generell weißt, welche Funktionen ein Kassensystem grundsätzlich haben sollte, wollen wir dir sowohl die Hardware eines Kassensystems vorstellen, als auch weitere nützliche Funktionen, die sich je nach Branche und Geschäftsmodell unterscheiden können.

Hardware-Geräte

Ein Kassensystem benötigt eine Hardware und können eigentlich auf vielen Geräten eingesetzt werden. Das sogenannte Terminal können

• Laptops
• PC‘ s
• Tablets
• Smartphones
• oder All-in-One-Geräte (Touchscreen-PC‘ s) sein.

Dazu kommen Peripherie-Geräte, wie

• Kassenschubladen für die Aufbewahrung von Geld
• Bondrucker
• Barcodescanner
• Kartenlesegeräte
• Zusatzgeräte für Kellner
• Waagen
• und Etikettendrucker.

Software und Funktionen

Damit du die Kasse auch zum Kassieren nutzen kannst, braucht deine Hardware eine Software. Diese sollte allerdings einige Mindestfunktionen anbieten, die grundlegend für deinen Geschäftsalltag sind. So ist der Kassier- und Zahlvorgang elementar für ein Kassensystem und auch das Anmelden des Kellners oder Kassierers am Terminal. Darüber hinaus sind je nach Unternehmen ebenso die Storno-Funktion, das abkassieren in Bargeld oder EC- bzw. Kreditkarte, das Lesen von Barcodes, aber auch Rechnungen aufsplitten, Außer-Haus-Verkauf und mobiles Bonieren.

Kassensicherheitsverordnung

Für alle, die nun gründen, sich selbstständig machen und loslegen wollen, sollten von der Kassensicherheitsverordnung gehört haben. Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards für die Sicherheit von Registrierkassen vorschreibt. Mit ihr sollen Manipulationen verhindert werden, sodass seit Oktober 2020 nun alle Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese Sicherheitseinrichtung kann Transaktionen der Kasse auf einem internen Speicher absichern und über einen Code an die Kasse zurück liefern. Die Codes werden dann nicht nur auf jedem Kassenbon zu sehen sein, sondern auch in einem Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss. Somit ist jeder, der mit Kassensystemen und Registrierkassen arbeitet verpflichtet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten.

Ausnahme bilden hier Kassen, die im nach November 2010 und vor Januar 2020 gekauft wurden und bauartbedingt die Anforderungen nicht erfüllen können. Diese durften höchstens bis Dezember 2022 genutzt werden. Stelle also sicher, dass du beim Kauf der Hardware und der Software die KassenSichV bedenkst und dich über die Funktionen detailliert informierst.

Bildquelle: Sabine van Erp/Pixabay

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Kassensysteme im Vergleich

Inzwischen gibt es einige Anbieter, die sich wiederum auf verschiedene Anforderungen an Kassensysteme spezialisiert haben. Egal ob Einzelhandel oder Gastronomie – jeder Unternehmer findet ein passendes System. Damit du über das Angebot einen Überblick bekommst, listen wir dir die besten Kassensystem-Anbieter kompakt auf.

Gastrofix

Gastrofix ist eines der häufigsten genutzten Software für Kassensysteme im Bereich Gastronomie und Handel. Denn egal ob Restaurant, Bar, Hotel, Stadien oder Kantinen – Gastrofix kann überall genutzt werden. Somit zeichnet sich das System durch seine hohe Kompatibilität mit anderen Tools, Programmen und Apps aus. Die Benutzeroberfläche ist einfach bedienbar und farblich anpassbar. Es ist TSE-konform und erfüllt alle Anforderungen der KassenSichV. Allerdings funktioniert Gastrofix nur für Apple-Geräte. Doch grundsätzlich bietet das System folgende Leistungen:

• Kassenservice
• Datensicherheit
• iPad-Kasse
• Kassenlizenzen
• Mobiles Bonieren
• Restaurant-Manager
• Filialverwaltung
• Kundenbindungs-Tool
• Mitarbeiterzeiterfassung

iZettle

Auch iZettel ist für die Gastronomie und den Einzelhandel erstellt worden und kann als Komplettlösung mit Hardware oder nur als Software genutzt werden. Denn die App funktioniert auf Tablets und Smartphones und kann durch die unkomplizierte Nutzung jegliche Zahlungsvorgänge, und alles was damit verbunden ist, noch einfacher machen. Dementsprechend ermöglicht die App neben den Grundfunktionen folgende Sonderfunktionen:

• Echtzeitbericht zu den aktuellen Umsatzzahlen und Mitarbeiterleistungen
• Organisation und Synchronisierung des Warenbestands
• Kompletter Verkaufsvorgang von der Produktwahl bis zur Belegausgabe
• sicherer Checkout bei Zahlungsarten
• Überweisung der Einnahmen
• GoBD-konforme Registrierkasse
• Kompatibilität mit anderen Tools

orderbird

Das Kassensystem Orderbird ist speziell auf den Gastronomie-Bereich ausgelegt und gehört zu den beliebtesten Systemen. Denn auch hier überzeugt die Übersichtlichkeit und die finanzamtkonforme Kasse, die den Anforderungen der KassenSichV erfüllt. Die Software, die auf Smartphones, Tablets oder PC‘ s funktioniert, bietet ein kompaktes Angebot für jeden Gastronomie-Teilbereich:

• integrierte Kartenzahlung mit Kartenleser
• Funkbonieren
• Kassenbuch für Buchhaltung
• Gäste-WiFi
• Gangsteuerung für punktgenaues Servieren der Gänge
• Tischplan

tillhub

Tillhub ist für alle Branchen geeignet. Denn egal ob Supermarkt, Restaurant, Friseur oder Kiosk – das Kassensystem kann für jedes Geschäftsmodell genutzt werden. Dabei kannst du wählen zwischen kompletter Hardware und Software oder nur iPad Kassensystem. Somit bekommst du hier einen übersichtlichen Kassiervorgang, einfaches Managen und schnellen Support. Aber besonders gefragt sind die folgenden Funktionen:

•  Kassieren nach GoBD
• leichte Bedienung und Übersichtlichkeit
• alle gängigen Zahlungsarten
• Kassenbuch
• Warenwirtschaft
• Verkaufsstatistiken und Datenexporte
• Mitarbeitermanagement
• Kundenmanagement
• Bestandslisten

gastronovi

gastronovi ist speziell auf die Bedürfnisse der Gastronomie und Hotellerie zugeschnitten und hilft dort die Abläufe im Betrieb zu vereinfachen. Dabei kannst du mit dem System auf verschiedenen Hardwares arbeiten: Egal ob Smartphones, Tablets oder PC, das System kann dank der Plattform- und Hardwareunabhängigkeit einfach und individuell übergreifend genutzt werden. Dabei bietet der Hersteller verschiedene Pakete an, die je nach Betrieb unterschiedlich eingesetzt werden können. Doch grundlegend ermöglicht gastronovi folgende Funktionen:

• Kassensystem
• Warenwirtschaft
• Kalkulation
• Marketing
• Einkaufssystem
• Tischreservierung
• Zeiterfassung
• Kundenbindung
• Homepage, Speisekarten und Präsentation

Fazit: Warum lohnen sich Kassensysteme?

Solltest du dich also in nächster Zeit für einen Kauf eines Kassensystems entscheiden, beachte alle erforderlichen Anforderungen und vergleiche die Anbieter. Denn je nach Geschäft und auch nach Geschmack eignet sich ein anderes System. Daher kannst du auch die Demoversionen der Softwares nutzen, um zu entscheiden, welches für dich besser ist. Frage deshalb auch Kollegen nach ihren Erfahrungen und nutze dieses Wissen für dich. Doch letztendlich bleibt es meistens eine Gewohnheitssache, mit welchem System man besser zurecht kommt.

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Häufige Fragen (FAQ) zu Kassensysteme