Alles rund um Funktionen und die besten Anbieter

Kassensysteme 2020: Was müssen Gründer beachten?

Bei der Gründung eines Unternehmen, Geschäfts oder kleinen Betrieb müssen Gründer vieles beachten. Dabei geht es nicht nur um Formalien und grundlegende Entscheidungen zu Geschäftsmodellen. Auch im operativen Geschäft steht einiges auf der To-Do-Liste – und dazu gehört auch das richtige Kassensystem. Dies hat nicht nur rechtliche Aspekte – es ist auch für den geschäftlichen Alltag sehr wichtig. Doch was muss ein gutes Kassensystem alles leisten und welche Kassensysteme gibt es? Wir klären auf.

Was sind Kassensysteme?

Ein Kassensystem ist nicht nur eine übliche Kasse. Kassensysteme ermöglichen Einzelhändlern, Gastronomen und Dienstleistern ihre Verkaufsabwicklung zu optimieren. Es kann also als ein IT-System verstanden werden, das sowohl als Registrierkasse als auch als Bestell- und Informationssystem genutzt wird. Ein Kassensystem ist daher nicht nur wichtig für die anstehende Buchhaltung, sondern auch für einen reibungslosen Geschäftsalltag – vor allem dann, wenn du einige Mitarbeiter beschäftigst.

Neben den grundlegenden Funktionen von Kassensystemen, sind sie zudem auch für die Kundenbedienung, Mitarbeiterverwaltung, Inventur, Reservierungen und Gutscheine relevant. Bevor du dich daher also für ein Kassensystem entscheidest, solltest du genau wissen, welche Anforderungen dein System erfüllen muss.

In welchen Branchen werden Kassensysteme eingesetzt?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Kassensystemen, die in unterschiedlichen Branchen eingesetzt werden: in der Gastronomie und im Handel. Die Kassensysteme sind in diesen Bereichen verschieden, da hier auch andere Funktionen benötigt werden. In der Gastronomie unterscheidet sich das Kassensystem nochmals in Abrechnungsvorgänge mit Tischen, wie in Restaurants, und in Systemgastronomie, wie bei Fast-Food-Ketten. Während bei Tischen Vorgänge wie buchen, umbuchen, Tische splitten und zahlen wichtig sind, findet in der Systemgastronomie der Bestell- und Zahlvorgang in einem Ablauf statt.

Im Handel dagegen ist es bedeutend, so viele Informationen über die Kunden zu sammeln wie möglich. Hier spielen daher Kunden- oder Bonuskarten eine entscheidende Rolle, da über diese meistens der Einkauf abgewickelt wird. Kassensysteme müssen hier also Datenaustausch hinsichtlich Kundenstatistiken, Lagerbestände und Umsatzzahlen per Warengruppen ermöglichen.

Was zeichnet Kassensysteme aus?

Damit du generell weißt, welche Funktionen ein Kassensystem grundsätzlich haben sollte, wollen wir dir sowohl die Hardware eines Kassensystems vorstellen, als auch weitere nützliche Funktionen, die sich je nach Branche und Geschäftsmodell unterscheiden können.

Hardware-Geräte

Ein Kassensystem benötigt eine Hardware und können eigentlich auf vielen Geräten eingesetzt werden. Das sogenannte Terminal können

  • Laptops
  • PC‘ s
  • Tablets
  • Smartphones
  • oder All-in-One-Geräte (Touchscreen-PC‘ s) sein.

Dazu kommen Peripherie-Geräte, wie

  • Kassenschubladen für die Aufbewahrung von Geld
  • Bondrucker
  • Barcodescanner
  • Kartenlesegeräte
  • Zusatzgeräte für Kellner
  • Waagen
  • und Etikettendrucker.

Software und Funktionen

Damit du die Kasse auch zum Kassieren nutzen kannst, braucht deine Hardware eine Software. Diese sollte allerdings einige Mindestfunktionen anbieten, die grundlegend für deinen Geschäftsalltag sind. So ist der Kassier- und Zahlvorgang elementar für ein Kassensystem und auch das Anmelden des Kellners oder Kassierers am Terminal. Darüber hinaus sind je nach Unternehmen ebenso die Storno-Funktion, das abkassieren in Bargeld oder EC- bzw. Kreditkarte, das Lesen von Barcodes, aber auch Rechnungen aufsplitten, Außer-Haus-Verkauf und mobiles Bonieren.

Kassensicherheitsverordnung 2020

Für alle, die nun gründen, sich selbstständig machen und loslegen wollen, sollten von der Kassensicherheitsverordnung gehört haben. Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV) ist eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards für die Sicherheit von Registrierkassen vorschreibt. Mit ihr sollen Manipulationen verhindert werden, indem ab Oktober nun alle Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese Sicherheitseinrichtung kann Transaktionen der Kasse auf einem internen Speicher absichern und über einen Code an die Kasse zurück liefern. Die Codes werden dann nicht nur auf jedem Kassenbon zu sehen sein, sondern auch in einem Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss. Somit ist jeder, der mit Kassensystemen und Registrierkassen arbeitet verpflichtet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten.

Ausnahme bilden hier Kassen, die im Zeitraum November 2010 und Januar 2020 gekauft wurden und bauartbedingt die Anforderungen nicht erfüllen können. Diese dürfen höchstens bis Dezember 2022 genutzt werden. Stelle also sicher, dass du beim Kauf der Hardware und der Software die KassenSichV bedenkst und dich über die Funktionen detailliert informierst.

Kassensysteme im Vergleich

Inzwischen gibt es einige Anbieter, die sich wiederum auf verschiedene Anforderungen an Kassensysteme spezialisiert haben. Egal ob Einzelhandel oder Gastronomie – jeder Unternehmer findet ein passendes System. Damit du über das Angebot einen Überblick bekommst, listen wir dir die besten Kassensystem-Anbieter kompakt auf.

Gastrofix

Gastrofix ist eines der häufigsten genutzten Software für Kassensysteme im Bereich Gastronomie und Handel. Denn egal ob Restaurant, Bar, Hotel, Stadien oder Kantinen – Gastrofix kann überall genutzt werden. Somit zeichnet sich das System durch seine hohe Kompatibilität mit anderen Tools, Programmen und Apps aus. Die Benutzeroberfläche ist einfach bedienbar und farblich anpassbar. Es ist TSE-konform und erfüllt alle Anforderungen der KassenSichV. Allerdings funktioniert Gastrofix nur für Apple-Geräte. Doch grundsätzlich bietet das System folgende Leistungen:

  • Kassenservice
  • Datensicherheit
  • iPad-Kasse
  • Kassenlizenzen
  • Mobiles Bonieren
  • Restaurant-Manager
  • Filialverwaltung
  • Kundenbindungs-Tool
  • Mitarbeiterzeiterfassung

iZettel

Auch iZettel ist für die Gastronomie und den Einzelhandel erstellt worden und kann als Komplettlösung mit Hardware oder nur als Software genutzt werden. Denn die App funktioniert auf Tablets und Smartphones und kann durch die unkomplizierte Nutzung jegliche Zahlungsvorgänge, und alles was damit verbunden ist, noch einfacher machen. Dementsprechend ermöglicht die App neben den Grundfunktionen folgende Sonderfunktionen:

  • Echtzeitbericht zu den aktuellen Umsatzzahlen und Mitarbeiterleistungen
  • Organisation und Synchronisierung des Warenbestands
  • Kompletter Verkaufsvorgang von der Produktwahl bis zur Belegausgabe
  • sicherer Checkout bei Zahlungsarten
  • Überweisung der Einnahmen
  • GoBD-konforme Registrierkasse
  • Kompatibilität mit anderen Tools

orderbird

Das Kassensystem Orderbird ist speziell auf den Gastronomie-Bereich ausgelegt und gehört zu den beliebtesten Systemen. Denn auch hier überzeugt die Übersichtlichkeit und die finanzamtkonforme Kasse, die den Anforderungen der KassenSichV erfüllt. Die Software, die auf Smartphones, Tablets oder PC‘ s funktioniert, bietet ein kompaktes Angebot für jeden Gastronomie-Teilbereich:

  • integrierte Kartenzahlung mit Kartenleser
  • Funkbonieren
  • Kassenbuch für Buchhaltung
  • Gäste-WiFi
  • Gangsteuerung für punktgenaues Servieren der Gänge
  • Tischplan

tillhub

Tillhub ist für alle Branchen geeignet. Denn egal ob Supermarkt, Restaurant, Friseur oder Kiosk – das Kassensystem kann für jedes Geschäftsmodell genutzt werden. Dabei kannst du wählen zwischen kompletter Hardware und Software oder nur iPad Kassensystem. Hier bekommst du einen übersichtlichen Kassiervorgang, einfaches Managen und schnellen Support. Aber besonders gefragt sind die folgenden Funktionen:

  •  Kassieren nach GoBD
  • leichte Bedienung und Übersichtlichkeit
  • alle gängigen Zahlungsarten
  • Kassenbuch
  • Warenwirtschaft
  • Verkaufsstatistiken und Datenexporte
  • Mitarbeitermanagement
  • Kundenmanagement
  • Bestandslisten

Fazit: Warum lohnen sich Kassensysteme?

Solltest du dich also in nächster Zeit für einen Kauf eines Kassensystems entscheiden, beachte alle erforderlichen Anforderungen und vergleiche die Anbieter. Denn je nach Geschäft und auch nach Geschmack eignet sich ein anderes System. Daher kannst du auch die Demoversionen der Softwares nutzen, um zu entscheiden, welches für dich besser ist. Frage deshalb auch Kollegen nach ihren Erfahrungen und nutze dieses Wissen für dich. Doch letztendlich bleibt es meistens eine Gewohnheitssache, mit welchem System man besser zurecht kommt.

Über den Autor

Autorenprofil: Lisa Goldner

Lisa Goldner

Nach ihrem Abitur 2013 entschied sich Lisa für ein Studium des Journalismus als auch der Unternehmenskommunikation und konnte durch den nahen Praxisbezug ein breit gefächertes Repertoire an Kenntnissen beider Branchen sammeln. Während des Studiums arbeitete sie als Assistenz der Öffentlichkeitsarbeit in einem öffentlich-rechtlichen Kulturbetrieb und erlernte somit auch essenzielle Aufgaben des Eventmanagements. Im Anschluss begann sie in Kiel den Masterstudiengang ”Angewandte Kommunikationswissenschaft“, in dem sie ihre Erfahrungen durch Projekte und wissenschaftliche Arbeiten besonders in den Bereichen Journalismus und Marketing ausbauen konnte. Seit Januar 2020 ist Lisa Volontärin in der Online-Redaktion von Gründer.de.