Events günstig veranstalten: Deine Ziele mit geringem Budget verwirklichen

Warum Eventplanung für dein Unternehmen ein Muss ist

Events werden als etwas Besonderes wahrgenommen. Sie finden außer der Reihe jenseits des Alltags statt und fördern die Loyalität deiner Mitarbeiter. Fluktuation kostet, und deine Marke ist nur so gut, wie die Menschen, die sie vertreten. Deine Mitarbeiter sind dein Schlüssel zum Erfolg. Events schweißen Kollegen zusammen und führen nicht selten zu einem Motivationsschub. Durch die Ausrichtung eines Betriebsfestes fühlt sich dein Personal wahrgenommen und wertgeschätzt.

Überbetriebliche Events haben Breitenwirkung: Zum Firmenjubiläum kannst du eine Sonderedition deines Produktes auf den Markt bringen und mit einem entsprechenden Event für Wirbel in der Presse sorgen. Veranstaltungen sind ein genialer Weg, um Werbung für deine Marke, dein Produkt oder deine Dienstleistung zu machen. Traditionelle Werbung ist Out. Über Anzeigen, Werbespots & Co. erreichst du deine Zielgruppe kaum noch. Darum wird geschicktes Eventmarketing immer wichtiger.

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Wie dein Event ein Hit wird

Damit dein Firmenevent richtig einschlägt, solltest du deinen Gästen einen bunten Mix aus Action, Party und Programm bieten. Langeweile darf nicht aufkommen. Besonders bei externen Veranstaltungen wie Verkaufs- und Kundenevents sind Multiplikatoren ein Muss. Lade Journalisten und Social Media Influencer ein. Sie berichten und teilen Informationen online und in den Printmedien. Im Idealfall sind sie vor, während und nach deinem Event aktiv. Damit sorgst du kostenlos und effektiv für mediale Aufmerksamkeit.

Was erfolgreiche Events auszeichnet

Top-Events charakterisieren sich durch fünf Merkmale:

• Erlebnisorientierung
• Interaktivität
• Inszenierung
• Eigeninitiierung
• Langzeitwirkung

Erlebnisorientiert ist das Event bereits dank seines Live-Charakters. Zu einem festen Termin lädst du Mitarbeiter und Kollegen, Kunden oder die Öffentlichkeit in eine ausgesuchte Location ein. Das kann ein Festzelt sein, eine Messehalle, ein gemieteter Saal oder ein firmeneigener Raum.

Zur Interaktivität führt das Einbinden der Besucher in den Ablauf des Geschehens. Auf einer Messe ist es beispielsweise sinnvoll, potentiellen Kunden Hands-on-Erlebnisse zu ermöglichen. Menschen wollen Dinge anfassen, ausprobieren, vielleicht sogar ein wenig damit experimentieren. Durch die Interaktion mit deinen Produkten weckst du Interesse an deinem Angebot und sorgst für Gesprächsstoff.

Für eine durchdachte Inszenierung sorgt dein Ablaufplan. Dort hältst du fest, wann was wie geschehen soll. Wann ist die Eröffnung? Wer spricht? Welche Programmpunkte sind in welcher Reihenfolge geplant? Je abwechslungsreicher, desto besser. Achte aber darauf, das Event nicht zu überfrachten. Du brauchst einen roten Faden.

Eigeninitiierung heißt nichts anderes, als dass du das Event für dein Unternehmen selbst planst. Im Gegensatz dazu steht das Sponsoring. Dort wird eine von anderen inszenierte Veranstaltung genutzt, um für die eigene Marke zu werben. Beim Eventmarketing durchläuft deine Eventplanung einen eigenständigen, systematischen Prozess.

Die Langzeitwirkung zeigt sich in unterschiedlicher Hinsicht. Mitarbeiterevents schaffen eine positive Betriebsatmosphäre und helfen, teure Fluktuationen zu vermeiden und kompetente Kräfte zu binden. Das gilt für feste und freie Mitarbeiter gleichermaßen. Kundenevents stärken die Bindung deiner Klientel und sorgen für eine positive Verankerung deiner Marke. Public-Events verankern deine Botschaft in den Köpfen potentieller Interessenten. Langfristig gesehen wirkt sich all das positiv auf deinen Umsatz aus.

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So planst du dein Firmenevent in 6 Schritten

1. Location festlegen: Je nach Kapazität und Ausrichtung deiner Veranstaltung kann deine Firmenfeier in eigenen Räumlichkeiten, einem Festzelt oder einem gemieteten Saal stattfinden.
2. Terminplanung organisieren: Wähle frühzeitig einen Termin.
3. Einladungsszenario: Erstelle eine Teilnehmerliste. Gestalte und versende die Einladungen.
4. Bühnenprogramm & Veranstaltungstechnik: Organisiere das Programm.
5. Ablaufplan erstellen: Stelle sämtliche Details zusammen.
6. Kostenplan erstellen: Erarbeite einen Kostenplan.

1. Location festlegen

Verzichte auf weite Entfernungen. Eine Büroparty kann oft problemlos in den Unternehmensräumen stattfinden. Größere Feiern verlegst du besser außerhalb des Betriebs. Ein Consumer-Event verlangt schon allein wegen seiner Größenordnung meistens nach einer anderen Location. Alles in allem empfiehlt es sich, zunächst in der eigenen Stadt oder der näheren Umgebung nach einem passenden Eventort zu suchen. Das hält den Anfahrtsweg kurz. Wenn Räumlichkeiten gemietet werden müssen, fallen nicht unerhebliche Kosten an. In Frage kommen Vereinsheime, in ländlichen Gegenden auch Dorfgemeinschaftshäuser, Veranstaltungshallen oder Säle. Wichtig ist, dass die Location für dein Event eine passende Umgebung darstellen muss.

Komplettpakete buchen

Restaurants und Hotels haben häufig separate Bereiche, die sich günstig mieten oder sogar kostenlos nutzen lassen, wenn das Restaurant gleichzeitig das Catering übernimmt. Für Büffet oder ein festgelegtes Menü kannst du Sonderpreise und Mengenrabatt aushandeln. Bei den Getränken kannst du es so handhaben, dass Softdrinks, Bier und Wein bis zu einer bestimmten Anzahl über die Firma abgerechnet werden dürfen. Alles, was über diese Grenze hinausgeht und Hochprozentiges muss privat bezahlt werden.

Teilweise steht in gastronomischen Betrieben eine Kegelbahn oder eine Karaoke-Anlage zur Verfügung. So kann für ein bisschen Bewegung und Spaß gesorgt werden. Solche Rund-um-Sorglos-Pakete sind häufig besonders günstig zu haben.

Open-Air-Events

Im Sommer und frühen Herbst können Open-Air-Veranstaltungen eine Alternative sein. Falls das Wetter umschlägt, brauchst du allerdings einen Plan B. Festzelte lassen sich unkompliziert mieten. Die Betreiber bauen sie auf und holen sie auch wieder ab. Das gleiche gilt für typische Bierzeltgarnituren, die dabei nicht fehlen dürfen. Falls du lieber in eigenes Equipment investieren willst, kannst du Pavillons günstig kaufen. (Allerdings kostet der Aufbau Zeit und Personal.) Das Catering kann beispielsweise durch Foodtrucks übernommen werden.

2. Terminplanung organisieren

Buche möglichst frühzeitig. Faustregel: Mindestens 6 Monate im Voraus sollte dein Veranstaltungsort reserviert sein. Die meisten Betriebe veranstalten eine Weihnachtsfeier. Geeignete Säle, Hallen und Restaurants mit separatem Bereich sind dementsprechend überall ruckzuck ausgebucht. Gerade in der Vorweihnachtszeit jagt ein Termin den nächsten. Die Konkurrenz für deine betriebsinterne Veranstaltung ist groß. Je früher dein Termin steht, desto wahrscheinlicher, dass deine Mitarbeiter teilnehmen können.

Willst du Geld sparen und deine Nerven schonen, wähle einen Termin außerhalb der Saison. Statt einer Betriebsweihnachtsfeier kannst du beispielsweise eine Neujahrsfeier veranstalten. Das bringt mehrere Vorteile: Räume sind im Januar in der Regel problemlos verfügbar. Eventuell lassen sich günstigere Preise oder Rabatte aushandeln. Dazu kommt, dass sich der Blick deiner Mitarbeiter im Januar auf die Zukunft richtet, während eine Feier im Dezember eher zur Rückschau für bisher Erreichtes und Geleistetes genutzt wird.

3. Einladungsszenario

Lade mit einem persönlichen Schreiben zu deinem innerbetrieblichen Event ein. Das gilt auch, wenn es sich um die Büroparty eines verhältnismäßig kleinen Betriebs handelt. Eine E-Mail genügt. Die schriftliche Form mit persönlicher Anrede hebt die Bedeutung des Ereignisses hervor.

Richtet sich dein Event an die breite Öffentlichkeit, denke an eine Ankündigung in den sozialen Medien (Facebook, Twitter, Instagram etc.) und in der traditionellen Presse (Zeitungen, Radio, lokale TV-Sender). Angenommen, deine Firma veranstaltet einen „Tag der offenen Tür“ oder ein Sommerfest, bei dem deine Produkte oder Dienstleistungen in einer Verkaufspräsentation vorgestellt werden. Dann ist es sinnvoll, Journalisten im Vorfeld mit einem durchdachten Pressekit zu versehen. Enthalten sein sollten mindestens zwei Pressemitteilungen, eine in Langform, eine in Kurzform, eine Firmenvorstellung und mehrere hochauflösende Fotos. Online Journalisten bevorzugen das Material auf einem Stick. Auch aktive Meinungsmacher auf Social Media Plattformen sind Multiplikatoren: Lade gezielt passende Personen ein. Die Gratis-Werbung, die dir das verschafft, ist unbezahlbar.

4. Bühnenprogramm & Veranstaltungstechnik

Entscheidend ist die Art und Größenordnung deines Events. Geht es beispielsweise um eine interne Weiterbildung inklusive Präsentationen und anschließender Party, müssen passende Redner gefunden werden. Das können Fachkräfte aus den eigenen Reihen sein. Speisen und Getränke liefert am besten ein Catering Service. Alternativ kannst du auch selbst Einkauf und Bereitstellung von kleinen Häppchen und Getränken übernehmen. Beim Essen sorgt leise Musik für angenehme Untermalung. Hinterher zur Party im kleinen Kreis kann ein Kollege ein DJ als Kollege fungieren.

Ist ein Unterhaltungsprogramm für das Publikum bei einem größeren Fest geplant, dürfen Live-Bands oder ein DJ nicht fehlen. Musik hebt die Stimmung. Ein DJ kann individuell auf Publikumswünsche eingehen, sodass musikalisch für jeden etwas dabei ist. Aber auch Zauberkünstler, Bauchredner, Komiker und Autoren übernehmen durchaus die Unterhaltung auf Firmenevents. Wichtig ist, dass Intention und Bühnenprogramm zusammenpassen und gleichzeitig deiner Marke gerecht werden. Orientiere dich an den Wünschen und Interessen deiner Zielgruppe. Erwartest du vor allem Menschen unter 40, eignet sich Popmusik besser als Volksmusik. Ist es ein Familienevent, müssen Kinder gesondert beschäftigt werden (Hüpfburg, Kinderschminken etc.), damit sich ihre Eltern in Ruhe mit deiner Produktpräsentation beschäftigen können.

Je nach Art der Darbietung auf der Bühne musst du für passende Veranstaltungstechnik sorgen. Bei Vorträgen brauchst du Beamer, Leinwand und Mikrofon, für Musik eine ordentliche PA-Installation. Viele Musiker und Künstler sind bereit, eigenes Equipment mitzubringen. Um Geld zu sparen, solltest du die Fühler nach lokalen Musikern ausstrecken.

5. Kostenplan erstellen

Vielleicht gibst du dir in deinem Unternehmen für die Eventgestaltung einen Budgetrahmen vor, den du nicht überschreiten willst. Das schließt eine realistische Kostenermittlung nicht aus: Bringe die konkreten Preise für die Location, das Essen und die Unterhaltung in Erfahrung.

Verhandele offen, vergleiche und entscheide dich für die Anbieter, die für dich das beste Preis-Leistungsverhältnis bieten. Sollte das Ergebnis deinen Budgetrahmen sprengen, kannst du gegensteuern. Durch einfachere Dekoration, ein schlichteres Catering (geringere Mengen, weniger Auswahl) oder eine Verknappung des Bühnenprogramms lässt sich Geld sparen.

6. Ablaufplan erstellen

Als Verantwortlicher des Events hältst du alle Fäden in der Hand. Du sorgst dafür, dass Saal, Catering und Bühnenshow organisiert sind und bist Ansprechpartner für alles. Ein Ablaufplan hilft dir, den Überblick zu behalten. Notiere dir die einzelnen Programmpunkte, angefangen von der Eröffnung des Events über die Pausen bis zum Finale.  Achte auf Dramaturgie: Das Event sollte spannend anfangen, mehrere Programmpunkte und Highlights beinhalten und möglichst mit einem Knaller enden.

Beispielsweise beginnt eine Betriebsfeier häufig mit einem Sektempfang. Dann folgt eine Rede der Unternehmensleitung, an deren Ende das Büffet feierlich eröffnet wird. Nach dem Essen beginnt das Bühnenprogramm oder die Party.

Sponsoring in Erwägung ziehen

Möglicherweise ist dein Event für Sponsoren interessant. Eventuell kommt ein Austausch in Frage, von dem beide Seiten profitieren. Achte aber darauf, dass die Fremdwerbung nicht überhandnimmt und zu deinem Produkt und deiner Marke passt.

Events günstig veranstalten?

Du kannst durch umsichtige Recherche und Planung eine Menge Geld bei der Ausrichtung von Events sparen. „Günstig“ ist allerdings ein relativer Begriff. Oft lohnt es sich, etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen und langfristig von einem Event zu profitieren. Die Veranstaltung muss dir und deiner Marke gerecht werden. Du musst dahinterstehen können und damit deine anvisierten Ziele erreichen. Dann zahlt sich die Ausgabe aus und „günstig“ bekommen einen vollkommen anderen Klang.