Die Technik der Telefonkonferenz macht es möglich, dass Projektmitglieder miteinander interagieren können, die weltweit verstreut sind.

Die Technik der Telefonkonferenz macht es möglich, dass Projektmitglieder miteinander interagieren können, die weltweit verstreut sind. Foto: bigstockphoto.com

Team-Meetings, Jour-Fixes und Termine dieser Rangordnung kennt sicherlich jeder. Meist werden dabei mehr oder weniger regelmäßig die Mitglieder eines Projektteams zusammengetrommelt, um sich zu besprechen. Projektfortschritte und To-do-Listen werden dabei gewälzt. Alles überschaubar. Alles berechenbar. Schwierig wird es nur dann, wenn nicht alle Gesprächspartner an einem Ort sind. Die Lösung: Eine Telefonkonferenz wird einberufen. Dafür bedarf es aber nicht nur einer durchdachten Logistik (insbesondere dann, wenn die Gesprächspartner in verschiedenen Zeitzonen aktiv sind), sondern auch ein paar Grundregeln, die Thema dieses Beitrags sein sollen.

1. Grundregel: Gut organisieren. Rechtzeitig einladen.

Gerade dann, wenn diejenigen, die zur Besprechung beordert werden sollen, nicht an einem Ort beisammen sind, ist es eklatant wichtig, rechtzeitig zur Telefonkonferenz einzuladen. Drei Werktage gelten dabei als absolutes Minimum. Tipp: Wer einen Anbieter wie www.telefonkonferenz.de nutzt, der bekommt dort gleich ein entsprechendes Plug-In mitgeliefert. Dieses ermöglicht Zusatzfunktionen wie etwa das Versenden der Einladung zur Telefonkonferenz über Outlook, Thunderbird und ähnliche E-Mail-Programme. Neben der pünktlichen Einladung sind folgende Schritte im Vorfeld zu gehen:

1. Ein Check, ob auch wirklich an alle wichtigen Projektpartner gedacht wurde, ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Telefonkonferenz.
2. Eine kurze Agenda oder ein Anriss, um was es bei der Telefonkonferenz gehen soll, ist ein guter Service für die Eingeladenen.
3. Achtung: Wer möchte, dass die Gesprächspartner Datenmaterial zur Konferenz mitbringen, sollte dies noch einmal in einer extra E-Mail deutlich machen. Häufig wird nur die Einladung selbst zur Kenntnis genommen – etwaige To-dos werden allerdings nicht erkannt.
4. Wichtig ist auch, einen sinnvollen Zeitrahmen anzugeben, der nicht verschreckt und nicht zu knapp gesteckt wurde. Achtung Fettnapf: Wer eine Telefonkonferenz über die Mittagszeit ansetzt, erntet keine Sympathiepunkte.

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2. Grundregel: Pünktlich erscheinen. Gut vorbereitet sein.

Derjenige, der die Telefonkonferenz einberuft, der ist der Moderator. Sprich: Er muss als Erster die Einwahlmodalitäten hinter sich bringen und darf dann im virtuellen Konferenzraum warten, bis sich die einzelnen Gesprächspartner nacheinander einwählen. Bis zu zehn Minuten kann man warten. Sinnvollerweise sollte parallel dazu der Gesprächspartner kontaktiert werden, der sich noch nicht eingewählt hat und auf den die anderen noch warten.

Der Moderator, der die Telefonkonferenz initiiert hat, begrüßt die Teilnehmer und stellt sie kurz vor. Alternativ kann sich auch jeder Gesprächsteilnehmer selbst kurz vorstellen. Dies passiert häufig dann, wenn es um Gespräche mit vielen Geschäftspartnern, Lieferanten oder Dienstleistern zugleich geht. Wenn sich das Projektteam schon kennt, ist dies natürlich überflüssig.
Der Moderator hat nun die Aufgabe, sein Ziel vorzustellen.

– Was soll das Ergebnis der Telefonkonferenz sein?
– Welche Teilschritte führen zu diesem Ziel?
– Welche Aufgaben/Informationen müssen andere zusteuern?
– Was ist der aktuelle Projektstand?

Diese doch recht allgemein gehaltenen Fragen können hier gut als Leitfragen fungieren, um eine Telefonkonferenz auch inhaltlich wertig zu gestalten.

3. Grundregel: Klare Gedanken formulieren.

Das größte Manko einer Telefonkonferenz ist, dass der Redner nicht sieht, ob das gesprochene Wort auch bei den anderen Telefonkonferenzteilnehmern ankommt. Idealerweise sollte man sich daher bereits im Vorfeld darauf einigen, klare, kurze Gedankengänge zu formulieren. Schachtelsätze und lange Ausschweifungen sind nur selten nachvollziehbar. Das Resultat: Die Gesprächspartner müssen oft nachfragen, und unterbrechen so logische Gedankengänge oder können diesen alternativ gar nicht erst folgen. Letztendlich leiden alle Gesprächsteilnehmer sowie das Thema selbst darunter, wenn keine klaren Gedanken formuliert werden.
Nachfragen zu stellen, ist im Übrigen nicht verboten. Diese sollten aber ebenso klar formuliert und möglichst zeitnah gestellt werden. Wer erst die komplette Konferenz verstreichen lässt und dann zu einem Thema nachhakt, reißt das Thema oftmals vollkommen aus dem Zusammenhang.

4. Grundregel: Ein ruhiges Umfeld. Ein klarer Fokus.

Eine geschäftliche Telefonkonferenz ist nicht etwa ein Plausch mit der besten Freundin. Entsprechend ernst sollten die Teilnehmer die Telefonkonferenz auch nehmen. Das heißt, dass ein ruhiges Umfeld die Grundvoraussetzung für eine gelungene Telefonkonferenz ist. Wer in einem Großraumbüro oder einem Co-Working-Space sein Business betreibt, muss hier nach einer entsprechend ruhigen Lösung suchen. Tipp: Wer in einer Bürogemeinschaft arbeitet, sollte versuchen, für die Telefonkonferenz den physisch vorhandenen Konferenzraum zu buchen. Hier herrscht Ruhe.

Wer ein Einzelbüro hat, muss leidglich die Türe schließen, um Ruhe zu haben. Anders als in diesem Foto wäre aber ein Headset in jedem Fall die bequemere Telefonvariante.

Wer ein Einzelbüro hat, muss leidglich die Türe schließen, um Ruhe zu haben. Anders als in diesem Foto wäre aber ein Headset in jedem Fall die bequemere Telefonvariante. Foto: bigstockphoto.com

Ein klarer Fokus, der ebenfalls mit dieser Grundregel postuliert wird, ist, die Tatsache, dass es absolut tabu ist, nebenher WhatsApp-Nachrichten zu schreiben, Facebook-Kommentare zu checken oder E-Mails zu schreiben. Selbst wenn man mit der Technik der Touch-Tastaturen nicht mehr durch lautes Tippen enttarnt wird, so ist man doch nicht klar aufs Thema fokussiert. Das merken auch die Gesprächspartner. Apropos: Trinken, Essen und Rauchen ist ebenfalls tabu. Denn das hört man nämlich sehr wohl.

5. Grundregel: Psst. Das Band läuft mit.

Häufig wird die Gunst der Technik insofern genutzt, dass kein umfangreiches Protokoll angefertigt wird, sondern lediglich die To-dos zusammengeschrieben werden. Das birgt allerdings auch die Gefahr, dass sich später Menschen das Band anhören, die gar nicht bei der Konferenz dabei waren. Nicht nur deswegen, sondern auch, weil es schlicht zum guten Ton gehört, ist es tabu

– über Ab- und Anwesende negativ zu sprechen,
– zu lästern oder
– Witze zu reißen.

Wer diese fünf Grundregeln, die bei einer Telefonkonferenz gelten, beachtet, kann auch über viele Kilometer oder gar über Kontinente hinweg erfolgreiche Konferenzen führen. Wer indes zu einer Videokonferenz eingeladen ist, kann unter www.cio.de nachlesen, wie man sich auf diese Variante des Projektmeetings am besten vorbereitet.

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