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Das neue Geschäftsjahr ist schon wieder in vollem Gange, das alte muss aber möglicherweise erst noch seinen offiziellen Abschluss finden: Ohne den ordnungsgemäßen Jahresabschluss ist das nicht möglich und die Rechnungslegung des Unternehmens unvollständig. Aus verschiedenen Gründen ist es daher ratsam, sich rechtzeitig mit dem Jahresabschluss auseinanderzusetzen. Wir haben die Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die unternehmerische Pflichtübung zusammengefasst.

Wozu muss ein Jahresabschluss erstellt werden?

Als Bilanz für das gesamte Geschäftsjahr stellt der Jahresabschluss unter anderem so etwas wie eine Standortbestimmung dar – und zwar nicht allein für die Firmengründer. Denn die Jahresbilanz erfüllt – abgesehen von der Auskunft, die sie für die Firmeninhaber beispielsweise über die Herkunft von Unternehmensmitteln oder den Grad der Verschuldung gibt – drei wichtige Aufgaben:

  1. Geschäftspartner und Gläubiger haben auf diesem Wege ebenfalls die Gelegenheit, Einblick in die finanzielle Situation des Unternehmens zu bekommen (Informationsfunktion). Das ist unter anderem bei einer eventuellen Ausschüttung für Dividenden an Anteilseigner von Belang.
  2. Auf Grundlage des Jahresabschlusses wird die Besteuerung des Unternehmens festgelegt (Zahlungsbemessungsfunktion).
  3. Sie gilt außerdem als Nachweis aller geschäftlichen Vorfälle, die in der Buchführung erfasst werden sowie aller finanz- und leistungswirtschaftlichen Sachverhalte (Dokumentationsfunktion).
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Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

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Die kurze Antwort auf diese Frage lautet: Alle. Egal, ob es sich um ein Einzelunternehmen, eine Personengesellschaft, eine Kapitalgesellschaft oder irgendeine andere Form von Unternehmen handelt, nach Ablauf des Geschäftsjahres haben alle ihre Jahresbilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung vorzuweisen.

Allerdings gibt es Ausnahmen von dieser grundsätzlichen Verpflichtung:

  • Wenn Einzelkaufleute beispielsweise in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Überschuss erwirtschaften, sind sie nicht zum Aufstellen eines Jahresabschlusses verpflichtet.
  • Kleine Gewerbetreibende und Freiberufler haben sogar die Wahl: Sie können entweder mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung ihre Gewinne für das zurückliegende Geschäftsjahr ermitteln oder eine vollumfängliche Jahresbilanz

Achtung: Keine Ausnahme gibt es übrigens vom steuerlichen Jahresabschluss – das Steuerrecht ist in dieser Hinsicht doch strenger als das Handelsrecht.

Was gehört zum Jahresabschluss dazu?

Die wichtigsten Bestandteile des Jahresabschlusses sind die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz als Übersicht über das Geschäftsvermögen. Je nach Rechtsform des Unternehmens gibt es dazu verschiedene Ergänzungen. So müssen Kapitelgesellschaften und KapCo-Gesellschaften zusätzlich einen Anhang und eventuell einen Lagebericht vorlegen. Besteht bei einem kapitalmarktorientierten Unternehmen keine Verpflichtung für den Konzernabschluss, so müssen sie dennoch den bereits erwähnten Anhang, eine Kapitelflussrechnung, einen Eigenkapitalspiegel, eine Segmentberichterstattung – die allerdings nur auf freiwilliger Basis erstellt werden muss – sowie einen Lagebericht.

Formal gehört der nicht zum Jahresabschluss, allerdings gilt für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften und haftungsbegrenzte Personengesellschaften in diesen Größenordnungen, dass sie diesen dennoch einreichen müssen. Das schließt außerdem sehr große Personenunternehmen ein, die vom Publizitätsgesetz betroffen sind und für die daher die Offenlegungspflicht gilt. Eine Übersicht, welche Bestandteile je nach Unternehmensgröße benötigt werden, bietet das Bundesjustizamt inklusive aller relevanten Paragraphen des Handelsgesetzbuches.

Die Größenklassen von Unternehmen bemessen sich im Übrigen nach drei Faktoren:

  Bilanzsumme* Umsatzsumme* Mitarbeiterzahl
Kleinst ≤ 0,35 ≤ 0,70 ≤ 10
Klein > 0,35 – 6,00 > 0,70 – 12,00 > 10, ≤ 50
Mittel > 6,00 – 20,00 > 12,00 – 40,00 > 50, ≤ 250
Groß > 20,00 > 40,00 > 250

* Werte jeweils in Millionen Euro

Wie wird beim Jahresabschluss vorgegangen?

Grundlage für alles, was mit dem Aufstellen des Jahresabschlusses zu tun hat, ist eine sorgfältige Buchführung. Die ist natürlich abhängig von der Unternehmensgröße und/oder Geschäftsmodell eine mehr oder weniger komplexe Angelegenheit: Mehr Mitarbeiter, doppelte Buchführung, Geschäfte über EU-Grenzen hinaus, es gibt ganz unterschiedliche Aspekte, die die Buchhaltung verkomplizieren.

Die Frage, die sich junge Unternehmer in diesem Zusammenhang stellen müssen, lautet: Kommen wir damit noch zurecht oder ist es vielleicht doch sinnvoll, einen Steuerberater hinzuzuziehen? Ohne Frage ist das ein nicht zu unterschätzender Kostenpunkt, gerade für Unternehmen in ihren Anfängen. Andererseits sorgt die Expertise dafür, dass es zu keinen Unregelmäßigkeiten kommt oder Fristen verpasst werden. Die Frankfurter Steuerberatungsgesellschaft STEUBA weist beispielsweise in ihren aktuellen Steuer-Infos darauf hin, dass zum Jahresbeginn für rund 185.000 Unternehmen die Androhung eines Ordnungsgeldes ins Haus steht, weil die Frist für die Offenlegung des Jahresabschlusses für 2017 noch nicht erfolgt ist.

Hierfür ist übrigens häufig ein Missverständnis verantwortlich. Denn die Fristen für die Steuererklärung, also den steuerlichen Jahresabschluss, und für den handelsrechtlichen Jahresabschluss gehen teilweise recht deutlich auseinander. Dazu variieren die handelsrechtlichen Fristen selbst:

  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften sind laut Handelsgesetzbuch dazu verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb einer, dem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden, Zeitspanne vorzulegen. Diese liegt, abhängig davon, ob man die juristische Fachliteratur oder die bisherige Rechtsprechung heranzieht, zwischen sechs und zwölf Monaten.
  • Kleine Unternehmen müssen eine Frist von sechs Monaten einhalten, der Jahresabschluss muss also bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres fertig sein.
  • Mittlere und große Unternehmen müssen sich hingegen beeilen, für sie ist die kurze Frist von drei Monaten Stichtag für die Einreichung ist somit der 31. März des Folgejahres.

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Hinweis: Scheitert das Einhalten der Fristen daran, dass der Steuerberater die Aufstellung des Jahresabschlusses nicht schnell genug erledigen konnte, ist das vor dem Gesetz keine stichhaltige Ausrede, um drohenden Strafen (die Ordnungsgelder für verspätete Offenlegungen wurden zwar 2013 reduziert, können aber gerade für junge Unternehmen schmerzhaft werden) zu entgehen – das Handelsgesetzbuch bestimmt eindeutig den Unternehmer als Verantwortlichen für den Jahresabschluss. Selbst wenn er sich durch einen bevollmächtigten Steuerberater vertreten lässt, steht er immer noch in der Bringschuld für die notwendigen Belege und Unterlagen.

Die sind für sämtliche Vorarbeiten zu erbringen, von denen es tatsächlich einige gibt:

  • Überprüfung der Anlagenbuchhaltung: Wie hoch ist das Anlagevermögen des Unternehmens und ist es in der Buchhaltung korrekt verzeichnet?
  • Inventur: Welche Bestände an Waren und Materialien sind noch in den Lagern vorhanden?
  • Überprüfung der Kreditoren: Welche Rechnungen sind von Unternehmensseite noch offen?
  • Überprüfung der Debitoren: Welche Rechnungen sind von Kundenseite noch zu begleichen? Das ist auch insofern nicht unwichtig, weil offene Posten, bei denen keinerlei Hoffnung mehr besteht, sie einzutreiben, im Rahmen des Jahresabschlusses abgeschrieben werden können.
  • Rückstellungen: Welche Posten rechtfertigen eine Rückstellung? Darunter fallen etwa Garantieleistungen und andere Forderungen, die sich gewinnmindernd auswirken.

Sind diese Vorarbeiten abgeschlossen, kann der Jahresabschluss Schritt für Schritt aufgestellt werden:

  1. Kontenabschluss

Sowohl Haupt- wie Unterkonten werden über das Schlussbilanzkonto in die Jahresbilanz oder über das Gewinn- und Verlustkonto in die GuV übertragen. Wichtig: Die Stände der Unterkonten werden in diesem Zuge in den jeweiligen Hauptkonten wieder zusammengerechnet.

  1. Abschlussübersicht

Unabhängig davon, wie diese Übersicht genannt wird – gängig sind auch Hauptabschlussübersicht oder Betriebsübersicht –, sie muss immer in zusammengefasster Form die Anfangsbestände, die Summen sämtlicher Soll- und Habenbuchungen, die Salden aller Konten sowie deren Korrekturen (z.B. die Abgrenzung von privatem und geschäftlichem Bereich oder die Abgrenzung betriebsfremder Aufwendungen etc.) und nicht zuletzt das Ergebnis. Aufgegliedert wird die Übersicht nach Bestands- und Erfolgskonten.

  1. Feststellung

Das entspricht der Billigung des Jahresabschlusses, wofür je nach Unternehmensform entweder der Unternehmer selbst, die Gesellschafter, der Aufsichtsrat oder die Hauptversammlung zuständig sind.

Was ist die Offenlegungspflicht und für wen gilt sie?

Wie oben bereits angesprochen, besteht für manche Unternehmen die Offenlegungspflicht. Maßgeblich ist, zumindest hinsichtlich des Umfangs, einmal mehr die Größe des Unternehmens. Ansonsten gilt für alle betreffenden Betriebe, dass es eine Prüfung des Jahresabschlusses durch ein unabhängiges Institut geben muss, deren Ergebnisse anschließend im Handelsregister und im Bundesanzeiger veröffentlicht werden. Verpflichtend ist diese Maßnahme für:

  • Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA),
  • eingetragene Genossenschaften,
  • Personenhandelsgesellschaften, in denen keine natürliche Person als haftender Gesellschafter fungiert (GmbH & Co KG und ähnliche Betriebsformen),
  • große Personenhandelsgesellschaften, Einzelkaufleute, wirtschaftliche Vereine, öffentlich-rechtliche Rechtsträger, die als Kaufleute tätig sind,
  • Banken und Versicherungsunternehmen sowie
  • Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften.

Die fertigen Jahresabschlüsse können beim Bundesanzeiger unter publikations-plattform.de in elektronischer Form zur Veröffentlichung eingereicht werden.

 

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