Frau in Büro

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Das erste eigene Büro kann – unabhängig von der Branche – einen riesigen Berg an Kosten verursachen. Doch gerade Geld ist das, wovon Gründer in der Anfangsphase am wenigsten zur Verfügung haben. Deswegen ist bei der Ausstattung der Büroräume eine gute Planung und Kostenkalkulation gefragt. Dieser Artikel erklärt, was das Büro eines Gründers alles haben sollte, worauf man gut verzichten kann und wie sich mit einfachen Mitteln viel Geld sparen lässt.

Geeignete Räumlichkeiten finden

Ohne Firmensitz kann es auch keine Firma geben, das ist klar. Wie sich dieser idealerweise aber konkret gestaltet, ist von Fall zu Fall unterschiedlich.

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Kriterien eines guten Arbeitsplatzes

Auf der Suche nach den passenden Räumlichkeiten für den Arbeitsplatz spielen unter anderem gewisse Kriterien eine Rolle. Immerhin müssen deine Mitarbeiter und du effizient arbeiten können.

  • Kosten

Das wichtigste Kriterium bei der Suche nach passenden Geschäftsräumen sind die Kosten. Denn zunächst ist zu klären, ob du dir es überhaupt leisten kannst, externe Büroräume anzumieten. Bedenke bei der Kalkulation, dass zu den Mietkosten auch weitere Fixkosten dazu kommen: Das sind die Ausgaben für Betriebskosten, Gewerbesteuer und die Ausstattung der Räumlichkeiten.

  • Größe

Die Räumlichkeiten sollten nicht zu klein, aber auch nicht zu groß sein. Je mehr Platz du zur Verfügung hast, desto höher sind auch die Kosten, die dafür anfallen. Überlege also gut, wie viele Quadratmeter du in der Anfangsphase tatsächlich benötigst und ob es eventuell sinnvoller ist, sich bei gut laufenden Geschäften erst später räumlich zu vergrößern. Entscheidend für die Größe der Geschäftsräume ist auch die Frage, wie viele Mitarbeiter einen Arbeitsplatz brauchen und wie die Raumaufteilung erfolgen soll (Aufenthaltsraum, Kaffeeküche, Büros, Lagerraum etc.).

  • Lage

Zudem ist auch die Lage der Geschäftsräume ein wichtiges Kriterium. Zunächst einmal sollte es kein Standort sein, den sich bereits deine Konkurrenten ausgesucht haben. Gleichzeitig ist es von Vorteil, wenn dich deine Kunden schnell und einfach erreichen. Ein weiteres Plus ist eine gute Verkehrsanbindung sowie ausreichend Parkmöglichkeiten für deine Mitarbeiter und Kunden.

  • Örtliche Gegebenheiten

Nicht zuletzt gibt es Kriterien, die sich aus den örtlichen Gegebenheiten ergeben. Gibt es in der Nachbarschaft Lärmquellen wie stark befahrene Straßen, Schulen oder Ähnliches, die dich beim Arbeiten stören könnten? Wie steht es um die Sonneneinstrahlung? Auch die Internetgeschwindigkeit und der Handyempfang sind wichtige Kriterien für ein Unternehmen.

Externes Büro oder doch Home-Office?

Ob ein externes Büro oder ein Home-Office die bessere Wahl ist, hängt zunächst vom Unternehmen, aber immer auch von anderen, verschiedenen Faktoren und nicht zuletzt von deiner Persönlichkeit ab.

  • Anforderungen deines Unternehmens

Je nachdem, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen hat oder wie schnell das Team aufgestockt werden soll, sind externe Räumlichkeiten im Vorteil, weil sie mehr Platz bieten. Das ist besonders dann relevant, wenn dein Unternehmen separate Räume für Produktionsmaschinen oder Ähnliches benötigt. Auch, wenn du vor Ort Termine mit deinen Kunden hast, ist es den meisten lieber, wenn sie dafür externe Räumlichkeiten zur Verfügung haben, anstatt ihre Kunden durch die eigene Wohnung führen zu müssen.

Wem das nichts ausmacht oder wer sowieso keinen direkten, persönlichen Kundenkontakt hat, kann sich sein Büro genauso gut auch zuhause einrichten.

  • Kosten- und Zeitfrage

Das ist zudem um einiges günstiger als die Mietkosten für externe Räumlichkeiten, die das ohnehin geringe Budget belasten. Außerdem sparst du dir eine Menge Spritkosten und den täglichen Stau im Berufsverkehr – diese Zeit kannst du im Home-Office wiederum sinnvoll zum Arbeiten nutzen.

  • Konzentrationssache

Im Home-Office brauchst du nicht zwingend Business-Kleidung, da tut es genauso gut die Jogginghose. Allerdings kann die Konzentration zum Problem werden: Etwa, wenn deine Nachbarn laut sind oder du eine Familie hast und dich parallel zur Arbeit um deine Kinder kümmerst. Aber auch Arbeiten im Haushalt, die noch erledigt werden wollen, sind manchmal eine willkommene Ablenkung zur eigentlichen Arbeit.

Wer also erwägt, sich ein Home-Office einzurichten, darf sich nicht leicht ablenken lassen. Ansonsten ist ein externes Büro die bessere Wahl, weil viele konzentrationsraubende Faktoren von allein entfallen.

  • Abschalten können

Das trifft auch auf die Fähigkeit, Berufliches und Privates zu trennen, zu. Wenn du dazu in der Lage bist, im Home-Office nach der Arbeit abzuschalten und es genügt, wenn du die Bürotür hinter dir schließt, kannst du problemlos von zuhause aus arbeiten. Viele brauchen aber den (räumlichen) Abstand und den Fahrtweg nach Hause, um auf Feierabend umzuschalten.

Bürostuhl

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Die perfekte Büroeinrichtung

Wenn du die passenden Räumlichkeiten für dein Unternehmen gefunden hast, geht es nun darum, die Räume den Bedürfnissen und Anforderungen entsprechend einzurichten. Das gilt in erster Linie für dein Büro und das deiner Mitarbeiter.

Das muss ein perfektes Büro haben

Was die Einrichtung deines Büros betrifft, sind in Sachen Geld ausgeben die Grenzen nach oben hin offen. Damit du nicht unnötig viel von deinem ohnehin geringen Budget für die Einrichtung ausgibst, solltest du dir im Voraus darüber klarwerden, wie viel Geld du dafür tatsächlich ausgeben möchtest bzw. kannst.

Im nächsten Schritt solltest du dich fragen, was du für den Start deines Business unbedingt benötigst. Es gibt sicherlich ein paar Dinge auf deiner Einkaufsliste, die zwar grundsätzlich wichtig, aber in der Anfangsphase noch nicht zwingend erforderlich sind. Diese Dinge solltest du aus den offensichtlichen finanziellen Gründen erst später anschaffen.

Ein dritter Aspekt bezieht sich auf die Qualität deiner Einrichtung. Grundsätzlich solltest du nicht an den Dingen sparen, die du oft benutzen musst. Sie sollten eine entsprechend gute Qualität vorweisen. Was das im Einzelnen ist, hängt natürlich von deiner Tätigkeit ab. Wer beispielsweise viel am Schreibtisch sitzt, sollte auf einen ordentlichen Tisch und Stuhl achten. Dagegen müssen Dinge, die du nur selten benötigst, nicht zwingend von bester Qualität sein. Überlege dir, wie wichtig diese Dinge überhaupt sind und ob du sie bei Bedarf nicht auch günstig ausleihen kannst.

Arbeitsfläche

Um deinen Job optimal ausführen zu können, brauchst du vor allem genügend Platz. Je nach Branche und Tätigkeit fällt der Platzbedarf unterschiedlich groß aus. Auf den Schreibtisch sollten Computer inklusive Zubehör wie Monitor(e), Tastatur und Maus passen. Außerdem muss er genügend Platz für Ablagemöglichkeiten, Schreibutensilien und sonstiges Arbeitsmaterial bieten, das du täglich brauchst und immer schnell zur Hand sein muss. Für weniger häufig benutzte Dinge sollte der Schreibtisch mit Schubladen ausgestattet sein.

Wenn es dein Budget zulässt, solltest du dich nach einem Modell umschauen, das sich in der Höhe verstellen lässt. Damit hast du im Sitzen die richtige Höhe und kannst zwischendurch nach Belieben auch im Stehen arbeiten – das schont den Rücken und bringt mehr Dynamik in deinen Arbeitstag.

Sitzmöglichkeiten

Neben einer ausreichend großen Arbeitsfläche brauchst du natürlich auch Möglichkeiten zum Sitzen, vor allem einen Bürostuhl für deinen Schreibtisch. Nimm dir Zeit, um einen geeigneten Stuhl zu finden, denn auf ihm verbringst du als Gründer eine Menge Zeit. Deswegen ist es sehr wichtig, dass der Stuhl hochwertig, höhenverstellbar und komfortabel ist. So kannst du die ideale Sitzposition einnehmen, ohne langfristig Halteschäden befürchten zu müssen. Idealerweise ist dein Bürostuhl ergonomisch geformt, um deinen Rücken optimal zu stützen.

Selbstverständlich brauchen auch deine Mitarbeiter Sitzmöglichkeiten. Falls du Kunden hast, dir zu dir ins Büro kommen, solltest du für sie Besucherstühle und eventuell einen separaten Besprechungstisch anschaffen.

Ordnung

Zum Erfolg eines Unternehmens steuert Ordnung einen nicht unwesentlichen Teil bei. Dein Büro sollte daher so mit Ordnungssystemen ausgestattet sein, dass du keine Zeit für die Suche nach wichtigen Utensilien oder Dokumenten verschwenden musst. Alles sollte seinen festen Platz haben. Die richtigen Ordnungssysteme unterstützen deine tägliche Arbeit im Büro und sorgen somit für mehr Effizienz.

Unverzichtbar für jedes Büro sind Regale, Rollcontainer und Schränke, in denen Aktenordner, Broschüren und anderes untergebracht werden kann. Es gibt sie in den verschiedensten Ausführungen, sodass du jedes beliebig große Büro mit ausreichend Stauraum ausstatten kannst.

Ordner Verwalten

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Außerdem sind Schubladenboxen, Briefablagen, Stehsammler und Dokumentenhalter praktische Ordnungssysteme, mit denen du im Handumdrehen deinen Papierkram sortiert hast und immer den Überblick über wichtige Dokumente, Briefe, Rechnungen und Ähnliches behältst. Auch Stifte, Büroklammern, Notizblöcke und andere Kleinigkeiten sollten immer gut sortiert in einem Schreibtisch-Organizer untergebracht werden.

Technische Geräte

Für deine Büros benötigst du – entsprechend der Anzahl deiner Mitarbeiter – Computer und/oder Laptops mit Internetzugang sowie Drucker oder Multifunktionsgeräte. Hierbei solltest du auf die Folgekosten achten, die durch Papier und Druckerpatronen anfallen.

Des Weiteren benötigst du ein oder mehrere Telefone, sofern der Kontakt mit Kunden, Geschäftspartnern und dergleichen nicht nur über Handy laufen soll. Je nach Tätigkeit, ist es sinnvoll, jedem Mitarbeiter für den Computer mehrere Monitore zur Verfügung zu stellen.

Büromaterialien

Ein perfekt ausgestattetes Büro kommt nicht ohne Büromaterialien aus. Dazu gehören Schreibmaterialien wie Schreibblöcke, Notizzettel, Stifte und Textmarker, aber auch Briefumschläge, Tacker, Locher, Schere, Tesafilm und Büroklammern. Ebenso sind Planer und Kalender sinnvoll. Je nach Tätigkeit, sind auch eine Flipchart und ein Whiteboard wichtig.

Das richtige Licht

Produktiv und effizient arbeiten kann man nur, wenn der Arbeitsplatz optimal ausgeleuchtet ist. Zu dunkle Räume sorgen dafür, dass sich die Augen mehr anstrengen müssen und dementsprechend schneller ermüden – keine guten Voraussetzungen für einen langen Arbeitstag.

Statte die Arbeitsräume deines Unternehmens daher unbedingt ausreichend mit Lampen und Leuchten aus. Neben Schreibtischlampen sind helle Deckenleuchten wichtig, die die Räume angenehm hell machen.

Damit die Augen länger durchhalten, solltest du möglichst deine Monitore auf den Augenschon-Modus einstellen. Dazu brauchst du bei Windows 10 nur den Blaulichtfilter (Nachtmodus) zu aktivieren.

Eine angenehme Atmosphäre

Du wirst viel Zeit in deinem Büro verbringen – Grund genug, dir die Arbeitszeit so angenehm wie möglich zu gestalten. Persönliche Fotos von der Familie oder schönen Momenten heben die Laune. Dazu können auch Bilder an den Wänden oder Skulpturen beitragen.

Nachweislich beeinflusst sogar die Wandfarbe unser Wohlbefinden und die Produktivität. Ebenso verbessern grüne Pflanzen die Atmosphäre eines Raumes: Sie sorgen für gute Luft, während das Grün sich positiv auf das Wohlbefinden auswirkt und somit das effiziente Arbeiten unterstützt.

Wichtige Programme und Tools

Abgesehen von der Hardware, ist auch eine gewisse Software erforderlich, um effizient arbeiten zu können. Dazu gehören Programme wie Word und Excel, aber auch solche, die die digitale Buchhaltung oder allgemein die Koordination von Aufträgen im Unternehmen vereinfachen.

Lizenzen für die Software erwerben

Ein wesentlicher Aspekt ist natürlich, woher Gründer die Lizenzen für die benötigte Software bekommen. Die kannst du entweder im Fachhandel oder bei Online-Anbietern kaufen. Es hat gewisse Vorteile die Lizenzen von einem Online-Anbieter zu erwerben: Die Software-Produkte sind von geprüfter Qualität, zudem wird ein Beratungsservice angeboten, der dir bei Fragen über die richtige Programmwahl und ihre Handhabung weiterhilft. Außerdem kannst du die Software unbefristet nutzen, während du woanders nur Jahreslizenzen erhältst oder zumindest im Voraus festlegen musst, wie lange die Laufzeit gehen soll. 

Anbieter für deine Homepage

Am PC arbeiten

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Im heutigen Zeitalter kommst du nicht umhin, für dein Unternehmen eine eigene Homepage zu erstellen. Nimm dir die Zeit, um nach einem geeigneten Anbieter zu suchen. Oft lässt sich eine Homepage mittels Baukastenprinzip in nur wenigen Schritten zusammenstellen – Programmierkenntnisse sind dazu keine nötig. Du kannst bestehende Layouts verwenden oder diese nach deinen Wünschen abändern, Texte erstellen und Bilder hochladen.

Text- und Datenverarbeitung

Wenn es darum geht, Texte zu schreiben – sei es für die eigene Homepage oder weil es zu deinem Job gehört –, ist Word ein gutes Programm. Für Tabellenkalkulationen und die Erstellung von Diagrammen kannst du auf Excel zurückgreifen. Hiermit sind auch umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen möglich.

Digitale Buchhaltung

Rechnungen schreiben bzw. begleichen, diese kontrollieren und archivieren – solche Aufgaben der Buchhaltung werden zunehmend rein digital erledigt. Eine spezielle Buchhaltungssoftware erleichtert dir die Arbeit. Zudem hat sie den Vorteil, dass alle deine Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. die gesetzlich geforderten Pflichtangaben enthalten. So läufst du nicht Gefahr, eine wichtige Angabe zu vergessen, und auch das Risiko für Flüchtigkeitsfehler ist praktisch null.

Aufträge koordinieren

Dein Erfolg hängt auch davon ab, wie effizient du deine Ware produzieren und deine Dienstleistungen abwickeln kannst. ERP-Systeme (kurz für: Enterprise-Resource-Planning) helfen dir dabei, die Abläufe in deinem Unternehmen zu optimieren. Vorteile ergeben sich vor allem in den Bereichen Personal, Buchhaltung, Marketing, Vertrieb sowie Produktion und Warenverwaltung.

Social-Media-Monitoring

Gute Rezensionen in den sozialen Netzwerken bringen deinem Unternehmen mehr Kunden ein, schlechte haben entsprechend einen gegenteiligen Effekt. Mit speziellen Tools für das Social-Media-Monitoring kannst du dir einen Überblick über dein Firmen-Image im Internet verschaffen und sehen, wie das Netz auf deine Produkte oder Dienstleistungen reagiert. Die gewonnenen Informationen kannst du dazu nutzen, um dein Unternehmen stetig zu verbessern.

Anders als bei einer Social-Media-Analyse wird beim Monitoring eine kontinuierliche Medienanalyse durchgeführt und du wirst umgehend benachrichtigt, sobald es problematische Beiträge in Bezug auf dein Unternehmen gibt.

Team-Messenger

Alle modernen Unternehmen arbeiten mit einer solchen Kommunikations-Software. Es gibt verschiedene Programme dafür. Wichtig ist bei der Entscheidung für einen Messenger, dass er sich leicht bedienen lässt und die Möglichkeit für Gruppenchats wie auch für Einzelchats bietet. Außerdem sollte er Videokonferenzen ermöglichen, was die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden, externen Mitarbeitern oder solchen, die im Home-Office arbeiten. Auch die Mitarbeiter untereinander profitieren von dieser Art der Kommunikation.

Tipps für die Finanzierung

Als Gründer kommen auf dich eine Menge Kosten zu, die vor allem in der Anfangsphase dein knappen Budget zu verschlingen drohen. Dazu gehören unter anderem die Kosten für Immobilien (Büros, Lager, Produktionsstätten etc.) und Investitionskosten (Möbel, technische Ausrüstung etc.). Daher ist es gut zu wissen, wie du Geld einsparen kannst.

Steuerrückerstattungen nutzen

Steuern berechnen

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Deine Geschäftsräume kannst du steuerlich geltend machen. Im Falle von externen Räumlichkeiten betrifft das sämtliche Kosten, die dafür anfallen. Dazu gehören unter anderem:

  • Mietkosten
  • Kosten für Strom, Wasser und Heizung
  • Grundsteuer
  • Versicherungen (etwa Wohngebäude- und Hausratversicherung)
  • Kosten für Abwasser
  • Kosten für die Müllentsorgung
  • Reinigungskosten
  • Reparaturen
  • Kosten für Büromöbel und Arbeitsmittel

Beim Home-Office bekommst du gewisse Anteile der anfallenden Kosten rückerstattet. Es sei denn, dein heimisches Büro wird als Arbeitszimmer anerkannt. In dem Fall kannst du die gesamten Kosten geltend machen.

Fördermittel für Gründer

Neben klassischen Möglichkeiten zur Kapitalbeschaffung können Gründer auf spezielle staatliche Förderprogramme zurückgreifen. Das Angebot ist breit gefächert. Welche Fördermittel angeboten werden, ist allerdings in jedem Bundesland anders geregelt.

Für Gründer gibt es kostenlose Beratungsleistungen zu sämtlichen Belangen rund um ihr Unternehmen, von der richtigen Finanzierung bis zum Marketing. Wichtig ist hierbei aber, dass dein Unternehmen höchstens zwei Jahre alt ist, du einen Betrieb ab dem dritten Geschäftsjahr führst oder dein Unternehmen finanzielle Probleme hat.

Gründer bekommen außerdem Darlehen mit niedrigen Zinsen. Das sind die sogenannten ERP-Gründerkredite, die du beantragen kannst. Der Maximalbetrag liegt bei 100.000 Euro und ist zur Finanzierung deiner Betriebsmittel oder für Investitionen in den ersten drei Jahren gedacht.

Wer aus der Arbeitslosigkeit heraus ein Unternehmen gründet und ALG 1, erhält zur sozialen Absicherung einen monatlichen Gründerzuschuss von 300 Euro, der bis zu 15 Monate lang gezahlt wird. Für Gründer mit ALG 2-Bezug gibt es das staatliche Einstiegsgeld. Dieses beträgt die Hälfte deiner ALG 2-Summe und wird bis zu 24 Monate gezahlt.

Weitere Fördermittel sind der Mikromezzaninfond Deutschland, das Förderprogramm INVEST sowie Fördermittel, die auf Landesebene vergeben werden.

Bares Geld sparen

Als Gründer kannst du zudem einiges an Kosten einsparen, indem du beim Kauf deiner Büroeinrichtung das ein oder andere gebraucht kaufst. Das können Regale sein, der Schreibtisch, unter Umständen auch technische Geräte wie Computer und Drucker. Nicht alles muss ganz neu sein, um damit gut arbeiten zu können. Außerdem ist es sinnvoll, vor dem Einrichten deiner Geschäftsräume genau zu überlegen, welche Anschaffungen tatsächlich sinnvoll oder notwendig sind und welche warten oder gänzlich gespart werden können.

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