Zu einem eigenen Unternehmen gehören Büros und somit eine Adresse. Nur hat längst nicht jeder Unternehmer das Glück, gleich von Beginn an Geschäftsräume zu mieten oder sich in einem renommierten und attraktiven Gebäude aufzuhalten. Oftmals besteht das erste Firmengebäude aus dem heimischen Wohnzimmer und die Lagerhalle ist nichts anderes, als der Keller oder die Garage. Geschäftspartner oder Kunden in diesem Umfeld zu treffen, mag zwar möglich sein, doch wirkt es nicht gerade professionell. Und auch über den bloßen Postverkehr können Kunden herausfinden, dass das Unternehmen noch zu klein ist, um eine gute Adresse zu haben. Aber muss das sein? Gibt es nicht Tricks oder Angebote, die Jungunternehmer aus dem Dilemma befreien? Natürlich, denn es gibt praktische Geschäftsadressen, die gemietet werden können – nicht nur als Briefkasten in einer guten Umgebung, sondern auch als Teilzeitbüro und Meetingraum. Dieser Artikel zeigt die Vorteile auf und erklärt, was es mit den Adressen auf sich hat.

Abbildung 1: Eine virtuelle Geschäftsadresse bringt mitunter nicht nur eine gute Adresse, sondern auch nutzbaren Büroraum - hierbei kommt es jedoch auf den jeweiligen Vertrag an.

Vorteile einer virtuellen Geschäftsadresse

Virtuelle Geschäftsadresse? Hat das etwas mit einer Briefkastenfirma zu tun? Nein, gewiss nicht, denn virtuelle Geschäftsadressen sind etwas völlig anderes als dubiose Briefkastenfirmen. Hinter einer angemieteten Geschäftsadresse steht ein echtes Unternehmen, die Post wird tatsächlich entgegengenommen, es gibt Ansprechpartner und die Adresse befindet sich – oftmals – in einem renommierten Stadtviertel oder in einem großen Bürogebäude. Aber was bietet die Anmietung überhaupt? Eine Übersicht:

  • Gute Adresse – hinter den Angeboten stehen oftmals Unternehmer, die Büroräume, Etagen oder ganze Bürogebäude besitzen oder angemietet haben. Kleinere Firmen können sich ein virtuelles – oder auch echtes – Büro in diesem Gebäude mieten und ihre Post dorthin leiten lassen. Der Vorteil: Auf dem Briefkopf der eigenen Firma steht eine attraktive Adresse, die nicht auf die tatsächliche Größe des eigenen Unternehmens schließen lässt. Für Gründer und Einmannbetriebe daher ideal.
  • Ansprechpartner – jedes Unternehmen muss eine ladungsfähige Adresse besitzen. Genau diese Tatsache erfüllen die gemieteten Geschäftsadressen – im Gegensatz zu bloßen Briefkastenfirmen. Das Bürogebäude ist tatsächlich mit einem Empfang versehen, der im Auftrag des Mieters dazu berechtigt ist, Post entgegenzunehmen.
  • Mehrere Optionen – sicherlich steht hinter dem Gedanken der Geschäftsadresse zuerst nur, die Außenwirkung des Unternehmens zu verbessern. Allerdings gibt es die virtuelle Geschäftsadresse mit diversen Optionen. Sie kann mit Telefonhotlines, realen Geschäftsräumen auf Zeit, Büros und vielen weiteren Leistungen verknüpft werden. Auch Shared-Offices sind im Rahmen der virtuellen Adresse möglich.
  • Firmensitze – besonders vorteilhaft sind Geschäftsadressen in anderen Städten. Unternehmen aus ländlichen Regionen, die in einer Metropole einen Sitz unterhalten möchten, können über die angemietete Adresse mühelos und kostengünstig einen Anlaufpunkt vor Ort errichten.

Der Umfang der Leistungen wird vor dem Abschluss des Vertrags festgelegt. Wer wirklich nur eine Adresse wünscht und sie auf dem Briefkopf angeben möchte, wählt einfach das kleinste Paket und entscheidet sich, ob er die Post täglich selbst abholt oder von dem Eigentümer der Adresse versenden lässt. Dies kann übrigens auf mehreren Wegen geschehen: ungeöffnet auf dem Postweg, Sammelpost oder aber, die Briefe werden geöffnet und eingescannt.

Vorteilhaft ist auch, dass es selbst im Nachhinein möglich ist, für eine kurze Zeit einen Meetingraum oder ein Büro in den Gebäuden zu erhalten. Dies erfolgt nach Anmeldung – oder auch dauerhaft. Müssen Kunden persönlich getroffen werden oder stehen Meetings mit wichtigen Partnern an, können die Treffen an der Adresse abgehalten werden, die im Briefkopf steht.

Wie hoch fallen die Kosten aus?

Die monatlichen Kosten für die Geschäftsadresse hängen natürlich vom Umfang ab. Wer die Adresse einzig als Postanschrift nutzt, zahlt einen geringen Betrag, der sich noch verringert, wenn die Post auch täglich abgeholt wird. Umso größer der Aufwand und die integrierten Leistungen sind, desto höher fallen die Kosten aus. Zudem gibt es Komplettpreise und Verträge, die anhand der tatsächlich erbrachten Leistungen abgerechnet werden. Wer beispielsweise zusätzlich zur Adresse auch eine Telefonnummer oder Hotline nutzt, zahlt teilweise jeden angenommenen und weitergeleiteten oder mitgeteilten Anruf. So können sich die Kosten zusammensetzen:

  • Virtuelles Sekretariat/Adresse: Grundgebühr 0 bis 200,00 Euro monatlich
  • Anrufannahme: zwischen 0,30 und 2,00 Euro je Anruf
  • Büro-/Tagungsräume: unterschiedlich, je nach Dauer

Wer die Kosten fest einplanen möchte und mehr Leistungen wünscht, sucht sich einen Anbieter mit Pauschalpreisen. In den Paketen sind die wichtigsten Leistungen bereits fest integriert. Auch ist es so möglich, ein festes Büro vor Ort zu buchen, das zu jeder Zeit zur Verfügung steht. Im Vergleich mit einem eigenen Bürogebäude oder einem eigenen Firmensitz ist diese Officevariante wesentlich günstiger und somit auch für Gründer und Kleinunternehmer geeignet. Wer mehr über die Kostentreiber beim Anmieten einer Geschäftsadresse erfahren möchte, der kann das hier tun.

Was ist sonst noch zu beachten?

Natürlich ist es wichtig, sich den Anbieter genau anzusehen. Das virtuelle Büro und die damit einhergehende Geschäftsadresse darf keinesfalls eine Briefkastenfirma werden. Es muss sich um eine ladungsfähige Anschrift handeln. Anhaltspunkte, dass es sich um ein seriöses und gutes Angebot handelt, sind unter anderem die Leistungen, die zusätzlich genutzt werden können. Werden Anrufe nur angenommen oder besteht die Möglichkeit der direkten Weiterleitung? Gibt es eventuell eine eigene Software, über die Kundenanfragen oder Telefoninhalte vom Sekretariat direkt an den Unternehmer weitergeleitet werden?

Wer die Adresse in einer anderen Stadt anmietet, sollte sich die Umgebung einmal ansehen und prüfen, ob sie wirklich den richtigen Anschein erweckt. Vorteilhaft für die Auswahl des Anbieters sind übrigens immer optional zubuchbare oder nutzbare echte Büro- und Meetingräume und die Option, ein eigenes Firmenschild im Gebäude selbst aufzuhängen.

Abbildung 2: Eine Adresse mit gutem Namen sorgt bei Geschäftspartnern für besonderes Vertrauen.

Fazit – sehr nützlich für den Beginn

Wer noch nicht die finanziellen Mittel hat, um sich ein echtes eigenes Büro mit Sekretariat an einer guten Adresse aufzubauen, kann problemlos auf die gemieteten Adressen und deren Optionen zurückgreifen. Die Kosten sind überschaubar und deutlich geringer als die Anmietung normaler Büroräume. Durch die zusätzlichen Leistungen, beispielsweise die Hotline, Telefonatannahme und Postannahme erweckt die Adresse zudem den tatsächlichen Anschein, dass sich an eben diesem Ort das gewünschte Unternehmen befindet.

Bildquellen:

Abbildung 1: @ okanV (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Abbildung 2: @ Dozemode (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Eigene Geschäftsadresse mieten
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