Foto: bigstockphoto.com

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Immer mehr Menschen klagen über Stress auf der Arbeit und darüber, ihre Aufgaben nicht mehr in der vorgegebenen Zeit bewältigen zu können. Aber es ist wichtig zu versuchen, diesen Stress auf der Arbeit zu vermeiden, da er auf Dauer sogar gesundheitliche Schäden wie beispielsweise das Burnout- Syndrom hervorrufen kann. Im Arbeitsstress den Überblick zu behalten und den Arbeitsalltag erfolgreich zu strukturieren erweist sich oft als äußerst schwierig. Wir zeigen dir deshalb im Folgenden 7 Tipps, mit denen du deinen Arbeitsalltag erfolgreicher bewältigen und deine Zeit somit effektiver nutzen kannst.

1. Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Mit einem klugen Zeitmanagement kannst du es schaffen effektiver zu arbeiten und mehr Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu bewältigen. Mit dem Eisenhower-Prinzip erledigst du die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit und trennst Wichtiges von Unwichtigem. Das Prinzip hilft dir, deine Aufgaben besser zu beurteilen und nach Kategorien einzuteilen.

Die Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Es wird zwischen A, B, C und D- Aufgaben unterschieden. A-Aufgaben sind hierbei die wichtigsten Aufgaben, da sie nicht nur besonders wichtig für die Erreichung deines Arbeitsergebnisses sind, sondern auch besonders dringend. Deshalb solltest du A-Aufgaben möglichst immer selbst und direkt erledigen.

B-Aufgaben sind auch von enormer Wichtigkeit, allerdings sind sie nicht so dringend wie die A-Aufgaben und können deshalb auch eventuell zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

Zwar sind C-Aufgaben nicht von großer Wichtigkeit, dafür sind sie aber dringend. Beispiele für C-Aufgaben könnten zu bearbeitende E-Mails oder Telefonanrufe sein. C-Aufgaben werden in jedem Fall nach den A-Aufgaben abgearbeitet und müssen unbedingt von ihnen unterschieden werden.

Alles was keiner der drei Kategorien entspricht, also den D-Aufgaben zugeordnet wird, sollte an diesem Tag vom Schreibtisch verschwinden und gegebenenfalls sogar in den Papierkorb wandern, da diese Aufgaben weder wichtig noch dringend sind.

2. To-do-Liste anlegen

Sobald es dir gelungen ist, deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip zu ordnen, solltest du dir eine To-do-Liste anlegen und die Aufgaben darin eintragen. Diese Liste hilft dir einen Überblick über deine zu erledigenden Aufgaben zu gewinnen und so weißt du ganz genau, wann du welche Aufgaben zu erledigen hast. Diese Liste ermöglicht es dir, deine Zeit effektiver zu nutzen und somit auch eher die Ruhe zu bewahren. Wichtig ist, dass du immer genügend Zeit für deine Aufgaben einplanst, dir jedoch ein Zeitlimit setzt, um deine Aufgaben nicht endlos in die Länge zu ziehen. Komplexere Aufgaben solltest du auch mal in Teilschritte unterteilen und sie gegebenenfalls an verschiedenen Tagen abarbeiten um deine Motivation und dein Durchhaltevermögen zu stärken. Aufgrund von Unvorhersehbarkeiten solltest du allerdings immer eine Pufferzeit von mindestens 30% deiner Arbeitszeit einplanen, um dich nicht unnötigen Stresssituationen auszusetzen.

3. Ordnung halten

Dieser Tipp klingt zunächst recht simpel, aber es ist wirklich wichtig ihn zu befolgen. Denn wie heißt es so schön: Ordnung ist das halbe Leben!

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Ordnung kann dir viel Zeit während deines Arbeitsalltags ersparen und sie kann dir dabei helfen, Klarheit in deine Aufgaben zu bekommen. Wenn du Ordnung hältst, verschwendest du keine unnötige Zeit mehr damit, nach bestimmten Dokumenten zu suchen, sondern kannst direkt mit deiner Arbeit starten. Bevor du mit einer neuen Aufgabe beginnst, solltest du die bereits erledigten Aufgaben von deinem Schreibtisch entfernen. Um eine bessere Ordnung zu gewährleisten, solltest du Ordner, Kalender, Pinnwände und Post-its verwenden.

4. Nein sagen

Es mag vielen Menschen schwierig vorkommen, diesen Tipp zu beherzigen. Er ist jedoch äußerst wichtig, denn jeder von uns muss lernen, sich zu trauen auch mal nein zu sagen. Wir können nicht auf allen Hochzeiten gleichzeitig tanzen, das würde uns komplett überfordern und uns nur unnötigem Stress aussetzen. Viele Menschen denken, dass es unhöflich ist, nein zu sagen. Aber glaube mir, jeder Mensch hat vollstes Verständnis, wenn wir ab und an etwas verweigern, weil wir gerade zu viel zu tun haben. Wichtig hierbei ist nur, dass wir rechtzeitig Bescheid geben, dass wir einen Termin nicht wahrnehmen oder eine Aufgabe nicht übernehmen können und diese nicht erst annehmen um dann in letzter Sekunde doch abzuspringen. Denn das kostet alle Beteiligten Nerven und verärgert sie. Scheue dich in manchen Fällen auch nicht davor, gewisse Aufgaben an andere Mitarbeiter weiterzureichen, wenn du selbst gerade keine Zeit dafür hast.

5. Unterbrechungen abklären

Seit der Vernetzung durch Internet und Mobilfunk gab es noch nie so viele Unterbrechungen wie heutzutage. Gerade mal elf Minuten kann sich ein Arbeitnehmer laut Studien im Durschnitt am Arbeitsplatz konzentrieren ohne aufs Neue gestört zu werden. Das ist eine hohe Unterbrechungsrate, wenn man bedenkt, dass man sich direkt nach der Unterbrechung meistens erstmal anderen Dingen widmet als zuvor. Diese Unterbrechungen kosten einen sehr viel Zeit und bringen Unruhe in den Arbeitsalltag. Um diesem Zeitverlust und der Unruhe entgegen zu wirken, solltest du mit deinen Kollegen unbedingt vereinbaren, wann du gestört werden darfst und wann eben nicht. Nur so wird es dir ermöglicht, dir Arbeitsphasen zu schaffen, während der du ganz konzentriert arbeiten kannst ohne gestört zu werden.

6. Pausen einbauen

Um neue Kraft zu tanken, solltest du in deinen Arbeitsalltag immer kleine Pausen –möglichst an der frischen Luft – einbauen.

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Diese Pausen müssen nur fünf bis zehn Minuten lang sein, können dir aber bereits dabei helfen Konzentrationsschwäche und Ermüdung vorzubeugen. Nach einer kurzen Pause fühlt man sich meistens direkt fitter und kann sich gezielter auf die nächste Aufgabe vorbereiten.

7. Erfolgskontrolle durchführen

Die Erfolgskontrolle sollte am Ende des Arbeitstages durchgeführt werden. Sie ermöglicht es dir zu schauen, ob du bei gewissen Aufgaben eine Zeitersparnis gewonnen hast. Des Weiteren lässt sich durch eine Erfolgskontrolle auch dein Selbstwertgefühl und deine Motivation für den nächsten Tag steigern, wenn du am Ende des Tages siehst, dass du alle vorgenommenen wichtigen Aufgaben an diesem Tag geschafft hast und deinem Ziel wieder ein Stückchen näher gekommen bist.

Jetzt bist du dran!

Wir haben dir in diesem Artikel 7 Tipps gezeigt, wie du deinen Arbeitsalltag erfolgreicher strukturieren und dir deine Zeit somit besser einteilen kannst. Wichtig ist vor allem, dass du dir Prioritäten setzt um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und du dir in einer To-Do-Liste jeden Tag vor Augen führen kannst, bis wann du eine bestimmte Aufgabe abgearbeitet haben musst. Halte Ordnung um Klarheit in deine Aufgaben zu bringen und traue dich, auch mal nein zu sagen oder mit deinen Kollegen abzuklären, wann sie dich stören dürfen und wann nicht! Erlaube dir kurze Pausen in deinen Arbeitsalltag einzubauen und führe jeden Tag eine Erfolgskontrolle durch um dein Selbstwertgefühl zu stärken und damit du genau weißt, wo du gerade stehst.

Es steht außer Frage, dass die Arbeitswelt heutzutage sehr stressig ist und viele Menschen mit ihrer Arbeitssituation überfordert sind, weil sie ihre Aufgaben nicht mehr in der vorgegebenen Zeit schaffen. Falls du auch einer dieser Menschen sein solltest, ist es für dich umso wichtiger unsere 7 Tipps zu beherzigen, um mehr Struktur und mehr Ruhe in deinen Arbeitsalltag zu integrieren.

Wir hoffen, dass dir unser Artikel gefallen hat und dir unsere Tipps hoffentlich dabei helfen können den Überblick im Alltagsstress zu behalten. Wie immer freuen wir uns selbstverständlich über Kommentare!

Mit besten Grüßen,
Sandra Hubert
Online Redaktion, Gründer.de

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