Nur wer seine Kosten im Griff hat, wird auf Dauer am Markt bestehen. Dabei reicht es nicht aus, „nur“ die bekannten Kostenblöcke wie Material, Personal, Werbung oder Miete zu betrachten und zu senken. Es geht auch um die Gefahren, die von versteckten Kosten und unterlassenen Investitionen ausgehen. Dieser Beitrag liefert dir einen einfachen 3-Punkte-Katalog, mit dem du deine gesamte Kostensituation erfasst und verbesserst.

1. Spüren Sie versteckte Kosten auf

Wenn du genau weißt, wonach du suchst, ist es einfach, Kosten zu überwachen und vielleicht auch zu sparen. Du weißt, dass Energie teuer ist, wechsele also den Stromanbieter. Du willst billiger telefonieren und surfen, wofür du eine günstige Flatrate abschließt. Das sind wichtige Maßnahmen, aber voll unter Kontrolle hast du deine Kosten damit noch nicht.

 Quellen von versteckten Kosten

Gibt es denn Kosten, die nirgendwo auftauchen? Nicht in der BWA, nicht in der EÜR oder Bilanz, nicht auf dem Konto? Ja, die gibt es. Das sind die versteckten Kosten, die dir vielleicht gar nicht bewusst sind und die du (noch) nicht misst – z.B. solche,

  • die dir durch Kundenreklamationen entstehen oder
  • die du hast, weil ein Angebot nicht vollständig war und der Kunde deswegen eine Rückfrage hatte, oder
  • die daraus folgen, dass ein Stundenzettel nicht mehr da war, als du dem Kunden die Rechnung schreiben wolltest – du bleibst also auf Kosten sitzen, die du ohne Nachweis nicht weiterberechnen kannst.

Unnötiger Aufwand, entgangener Gewinn

Mache dir deshalb klar, wo du unnötigen, vermeidbaren Aufwand betreibst und wo dir Gewinn entgeht. Das scheint nur auf den ersten Blick eine Suche nach der Nadel im Heuhaufen zu sein!

Den Ärgerfaktor zur Suche nutzen

Mein Tipp für den 1. Schritt, wenn du nicht weißt, wo du mit deiner Suche nach versteckten Kosten beginnen solltest: Nutze den Ärgerfaktor! Das heißt, fragen dich und ggf. deine Mitarbeiter:

  • Was „nervt“ uns permanent?
  • Worüber ärgern wir uns oft?
  • Was hält uns bei der Arbeit auf?
  • Was halten wir für unnötig?

Probleme erkennen

Die Antworten auf diese Fragen helfen dir, gute „Kandidaten“ für versteckte Kosten zu finden. Sätze wie

  • „Schon wieder eine Reklamation, weil das Teil xy 
nicht geht!“ oder
  • „Wieso fülle ich ständig das Formular Abc aus, das 
sowieso keiner braucht?“ oder
  • „Schon der 7. Anruf, der in die Werkstatt geht, weil der Chef nicht da ist – laufend wird man aus der Arbeit gerissen!“
sind eine nähere Betrachtung wert. So findest du am schnellsten heraus, wo es bei dir hakt.

Die Häufigkeit auftretender Probleme messen
Häufigkeit des Auftretens feststellen

Der 2. Schritt ist es dann, dass du feststellst, wie oft eine Sache oder ein Ablauf nicht funktioniert. Führe dazu eine einfache Strichliste, z.B. eine Woche oder einen Monat lang. Halte ggf. auch Mitarbeiter dazu an. Danach kannst du besser abschätzen, wie groß das Problem wirklich ist.

Ärger in Geld umrechnen
Kosten schätzen
Im 3. Schritt bewertest du dann jeden Fall in Geld: Wie lange brauchst du, um den Vorgang zu „reparieren“, bzw. wie lange hält das Problem dich oder einen Mitarbeiter auf – und wie viel kostet dich das?

Es geht dabei nicht um exakte Werte, schätze es einfach nach deiner Erfahrung. Orientiere dich an Einkaufspreisen, Materialkosten und Stundensätzen, zu denen du deine Zeit bzw. die eines Mitarbeiters deinen Kunden weiterberechnest. So gehst du jedes einzelne der entdeckten Probleme durch und bezifferst es mit einem realistischen Wert.

Beispiel
Störfaktoren in Geld umrechnen:
Ein Mitarbeiter unterbricht bei jedem Anruf, den er an Ihrer Stelle entgegennimmt, seine Arbeit. Nach dem Telefonat muss er sich erst wieder konzentrieren – das nennt man Rüstzeit. Insgesamt kostet ihn jeder Anruf 4 Minuten. Das kommt laut Strichliste 46-mal vor, entspricht also 184 Minuten oder rund 3 Stunden. Könntest du diese Zeit einem Kunden in Rechnung stellen, müsste der dafür 35 € x 3 Stunden = 105 € zahlen – Geld, das dir einfach entgeht.

Eine Reklamation des Teils xy kostet 50 € für die Bearbeitung und den Austausch. Kommt das 10-mal vor, sind 500 € „futsch“ – vom Kundenärger ganz zu schweigen.

Probleme beheben und sparen
Maßnahmen einleiten
Im 4. Schritt sortierst du die entdeckten Probleme nach der Höhe der Kosten, die sie verursachen. Und dann fängst du einfach bei der teuersten Position an und überlegst, was du dafür tun kannst, um so viel Geld einzusparen.

Kontrolliere regelmäßig, alle 4 bis 6 Wochen, den Erfolg deiner Maßnahmen. Du wirst sehen: Auf diese Weise wird das Verschwenden von Geld in deinem Betrieb bald ein Ende haben!

Arbeitshilfe zum Aufspüren und Abstellen versteckter Kosten:

2. Investiere, um Geld zu sparen

Manchmal ist es sinnvoll, Geld auszugeben, um an einer anderen Stelle oder insgesamt zu sparen! Sehe dir deine Werkzeuge an, dann weißt du, was gemeint ist: Ein Akkuschrauber ist teurer als ein Hand- Schraubendreher. Die gesparte Arbeitszeit beim Eindrehen von Schrauben macht die Mehrkosten aber garantiert schnell wieder wett.

Betriebsabläufe prüfen
Suche gezielt nach solchen Investitionen, die dir später beim Sparen helfen. GeheSie dazu die Abläufe in deinem Unternehmen in Gedanken durch. Die sind gerade in Betrieben, die jung sind und knappe Mittel haben, durchaus verbesserungswürdig. Achte vor allem auf ausreichende „Hardware“: Werkzeuge, Drucker etc.

PRAXIS-TIPP

Bürotechnik leihen und nur Verbrauchs- material zahlen
Für Bürotechnik (Fax, Kopierer, Drucker, Multifunktionsgerät, Handtuch- oder Seifenspender) macht die Firma Alpha (www.alpha-buerobedarf.de) ein innovatives Angebot*: Alpha leiht dir Geräte kostenlos für 1 oder 2 Jahre gegen eine einmalige Bearbeitungsgebühr von 10 €, der Versand kostet nichts extra. So sparst du die Anschaffungskosten ein. Du vermeidest, in ein Bürogerät zu investieren, dessen Preis schnell verfällt. Und du bleibst flexibel, sich im nächsten Jahr wieder ein anderes Gerät auf dem neuesten Stand der Technik zu beschaffen. Im Gegenzug verpflichtest du dich, das Verbrauchsmaterial (z.B. Toner, Tinte) bei der Firma Alpha zu kaufen. Sofort beim Ausleihen musst du ein Starterset abnehmen. Weitere Abnahmeverpflichtungen in bestimmter Höhe bestehen aber nicht. So gibst du für neue Geräte kaum Geld aus. Die Kostenersparnis durch die „Investition“ schlägt gleich durch.

Seit einiger Zeit kannst du auch LCD-Monitore, Notebooks und sogar Navigationssysteme bei Alpha mieten. Das ist nicht billiger, als sie zu kaufen, schont aber die Liquidität. Und wenn ein Gerät defekt ist, dann ist das nicht dein Problem. Einfach anrufen, zurückschicken und ein neues Gerät kommen lassen.

*) Diesen Tipp hat der Autor für Sie ausfindig gemacht, damit du Zeit sparst und von guten Ideen profitierst. In aller Deutlichkeit: Wir bekommen vom Anbieter keine Werbezuschüsse, Provisionen oder Ähnliches! Solltest du mit dem Anbieter schlechte Erfahrungen machen, teile uns das bitte mit. Wir freuen uns auch sehr über ähnliche Hinweise von dir – vorausgesetzt, du bist nicht selbst Verkäufer oder Hersteller des Angebots.

3. Werte die bekannten Kostenblöcke aus

Bewusst ist dieser Beitrag zunächst auf die versteckten Kosten eingegangen und auf die, die durch eine zu geringe Ausstattung verursacht worden sind. Gerade die werden nämlich von vielen Unternehmern glatt vergessen. Jetzt aber muss natürlich auch noch das kommen, was du sicherlich längst erwartet hast: Schaue dir die bekannten Kostenblöcke genau an, in die du deine Ausgaben einteilst: Material, Personal etc. Auch über die brauchst du stets einen guten Überblick.

Kostentabelle erstellen
Kosten eines Jahres aufstellen
Wenn du regelmäßig buchen (lassen), listet die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des letzten Dezembers deine Jahreskosten übersichtlich auf. Wenn nicht, nimm die Ausgaben laut deiner letzten Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Erstelle daraus eine Kostentabelle (bezogen auf den Zeitraum eines Jahres). Passe die Zahlen an deine aktuelle Situation an, wenn sich seit der BWA oder EÜR Gravierendes in deinem Betrieb verändert hat.

Handlungsspielraum ermitteln
In deiner Tabelle werden viele Kosten aufgeführt sein, die du zumindest kurz- und mittelfristig nicht senken kannst. Etwa die Kfz-Steuer kannst du zur Kenntnis nimmst, aber nur verändern, indem du ein neues Fahrzeug anschaffst. Auch auf die Kosten für die kommunale Müllabfuhr und den Schornsteinfeger hast du keinen Einfluss. Alle nicht von dir direkt veränderbaren Positionen betrachtest du nicht länger – lösche sie aus der Tabelle.

Die besten Ansatzpunkte finden
Nach Kostenhöhe sortieren
Die restlichen Posten sortierst du so, dass die 1. Position der größte Kostenfaktor ist, die 2. Position der zweitgrößte und so fort. Dann siehst du gleich, wo du ansetzen kannst, um möglichst viel Geld einzusparen.

Sich mit anderen vergleichen
Wie kannst du erkennen, ob die eigenen Werte für Kosten gut oder schlecht sind? Vergleiche sie mit denen anderer Betriebe. Geschickt ist es, wenn du dafür Kennzahlen bildest (weder du noch andere geben gern konkrete Zahlen heraus): In welchem prozentualen Verhältnis steht jede Kostenposition zu deinem Umsatz? Fragen dann Kollegen oder deinen Steuerberater nach Zahlen auf gleicher Basis. Wenn deine Werte deutlich schlechter sind als die Vergleichszahlen, solltest du nach den Ursachen forschen.

PRAXIS-TIPP

Um Sparmaßnahmen musst du dich nicht unbedingt nur selbst kümmern. Prüfe, wer dir diese Arbeit gut abnehmen kann: Beispiel Versicherungsbeiträge: Gebe einem freien, unabhängigen Makler den Auftrag, dienen Bedarf zu prüfen und Sparvorschläge zu machen.

 

Dieser Artikel wurde von BWRmed!a bereitgestellt.
Autor: Günter Stein (Unternehmer)

Selbstständig, BWR Med!a, VNR Verlag

 

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