Richtige Büroorganisation

Motivierte Mitarbeiter sind mit das wichtigste Kapital, welches einem Unternehmen zur Verfügung steht. Dabei spielt es keine Rolle, ob großes, kleines Unternehmen oder das neugegründete Start-Up. Mitarbeitermotivation ist also auch ein großes Thema für dich, welches du sehr ernst nehmen solltest. Es gibt sehr viele Unternehmen, die für die Motivation ihrer Mitarbeiter einiges unternehmen, aber oft nicht das Ergebnis erreichen, welches gerne gewünscht wäre.

Das liegt oftmals auch daran, dass ein ganz wichtiger Punkt vergessen wird. Die Rede ist hier von einer guten Büroorganisation. Dieser Punkt spielt nämlich eine ganz entscheidende Rolle. Es hilft nichts, wenn man gemeinsame Events durchführt, kostenlosen Kaffee oder andere Getränke zur Verfügung stellt, aber im Büro herrscht jeden Tag das Chaos. Das sorgt nicht gerade für die beste Motivation der Mitarbeiter, sondern bewirkt eher das Gegenteil.

Was versteht man eigentlich unter Büroorganisation?

Unter dem Begriff Büroorganisation verbirgt sich weit mehr, als nur die sogenannte „Ablage“, wie Büroorganisation oft etwas untertrieben bezeichnet wird. Büroorganisation ist weitaus mehr, denn sie beschreibt eigentlich die Organisation von verschiedensten Abläufen in deinem Unternehmen. Dies ist auch als Kernbereich der Büroorganisation zu verstehen. Es gehört deutlich mehr dazu als Dokumente immer ordentlich abzuheften, den Posteingang und Postausgang zu verwalten oder für ausreichend Büromaterial zu sorgen. Wer die Büroorganisation in einem Unternehmen managed, der muss stets den Überblick behalten und auf allen Ebenen effizient arbeiten. Dazu gehören Optimierung von Zeitmanagement, Terminplanung und die Koordination von Tätigkeiten, um nur ein paar wenige Beispiele zu nennen. Läuft dies alles rund und die Mitarbeiter sind mit der Büroorganisation zufrieden, dann steigt auch die Mitarbeitermotivation und damit auch die Effektivität deiner Mitarbeiter. Das solltest du nicht vergessen und vor allem aber auch nicht unterschätzen, denn die Büroorganisation ist sehr umfangreich und vielfältig.

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Du solltest das Thema Büroorganisation schon bei der Büroeinrichtung beachten

Büroorganisation fängt nicht erst dann an, wenn dein Betrieb schon am Laufen ist. Du solltest dir dieses Thema bereits beim Thema Büroeinrichtung auf die Fahne schreiben. Damit du und deine Mitarbeiter möglichst effizient arbeiten können, musst du für ausreichend große Arbeitsplätze sorgen. Dazu gehört auch, dass die Wege zu den Arbeitsplätzen frei von Hindernisse sind, es müssen die nötigen Abstände zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen sein und jeder deiner Mitarbeiter muss möglichst gut und schnell an Geräte wie beispielsweise Drucker oder Fax gelangen. Es ist in Studien klar belegt worden, dass zu wenig Platzbedarf für Mitarbeiter sich negativ auf die Motivation auswirkt. Dein Büro solltest du strukturiert einrichten und genauso strukturiert sollte deine Büroorganisation gestaltet sein. Als Gründer und Unternehmer ist es deshalb sehr wichtig, dass in deinen Planungen und möglichen Optimierungen in deinem Unternehmen dieser Punkt immer weit oben angesiedelt sein sollte.

Das Reisemanagement ist ein wichtiger Punkt bei der Büroorganisation

In vielen Unternehmen, vor allem in kleinen Unternehmen oder Start-ups, aber auch bei mittelständischen Unternehmen ist es um ein betriebliches Reisemanagement oft sehr schlecht bestellt. Wie sieht das bei dir aus? Gehörst du auch zu diesen Unternehmen, wo die Mitarbeiter ihre Geschäftsreisen größtenteils selbst organisieren? Bedenkt man, dass die Anzahl der Geschäftsreisen ständig zunimmt und auch kleinere Unternehmen und Start-ups immer mehr davon betroffen sind, zeigt sich, wie wichtig ein Reisemanagement auch im Rahmen einer guten Büroorganisation ist. Werden Geschäftsreisen nicht richtig geplant, dann entstehen hohe Kosten. Wenn du in deiner Büroorganisation auch ein Reisemanagement integrierst, dann kannst du hier mal locker 20 Prozent und mehr an Kosten einsparen. Außerdem bekommst du einen besseren Überblick über deine Kosten für Geschäftsreisen und kannst hier auch frühzeitig reagieren, wenn diese zu hoch werden. Ein weiterer wichtiger Faktor für dich ist aber auch, dass bei schlechte organisierten Geschäftsreisen, vor allem für deine Mitarbeiter, die Mitarbeitermotivation schnell in den Keller gehen kann. Also musst du auch hier dafür sorgen, dass durch eine gut strukturierte Büroorganisation für ausreichend Zufriedenheit gesorgt wird.

Teile der Büroorganisation an einen Partner vergeben

Ein gut funktionierendes Reisemanagement innerhalb der Büroorganisation ist vor allem bei Start-ups und klein- und mittelständischen Unternehmen oft ein Problem. Im Gegensatz zu großen Unternehmen stehen hier in der Regel nicht die personellen Ressourcen zur Verfügung. Vielleicht trifft dies ja auch bei dir zu, dass du hier einfach nicht genügend Zeit dafür hast. Die meisten Gründer und Unternehmer wie du glauben, dass hier ein Online-Vergleich von Flügen, Übernachtungen oder Mietwagen ausreicht. Doch damit kannst du auf Dauer nicht wirklich sparen. Weder auf Seite der anfallenden Kosten für dich, noch vom anfallenden Zeitaufwand für die Büroorganisation.

Wieso also nicht Teile der Büroorganisation in Form des Reisemanagements an einen externen Partner vergeben? Hier bekommst du alles aus einer Hand rund um das Thema Geschäftsreise, es wird alles für dich genau geplant, du kannst auf Dauer viele Kosten einsparen mit der externen Vergabe dieses Teiles der Büroorganisation und vor allem steigt die Mitarbeitermotivation, wenn diese ohne Sorgen ihre Geschäftsreise antreten können. Es gibt Anbieter, wie etwas das hochprofessionelle Unternehmen Intertours.de, die für dich alles planen und damit erheblich zu einer gesteigerten Mitarbeitermotivation beitragen.

Alles aus einer Hand

Intertours.de hat sich darauf spezialisiert, für Unternehmer wie dich das Reisemanagement als Teil deiner Büroorganisation zu übernehmen. Der Service bietet aber nicht nur das reine Buchen von Flügen oder Übernachtungen. Hier bekommst du noch viel mehr geboten.

  • Es wird die gesamte Reiseplanung übernommen und zwar von der Abreise bis zur Rückkehr der Geschäftsreise
  • Wenn du möchtest, dann werden auch die gesamten Reisekostenabrechnungen deiner Mitarbeiter übernommen. Auch hier kannst du viel Zeit sparen, wenn du dich nicht mehr darum kümmern musst und dich mit geltenden Reisekosten-Pauschalen herumschlagen musst
  • Es spielt keine Rolle, ob die Geschäftsreise für einzelne Personen oder für eine ganze Gruppe von deinen Mitarbeitern geplant werden muss
  • Intertours ist ein Geschäftsreisebüro, mit dem du einiges an Kosten sparen kannst. Hier kommst in den Genuss von Sondertarifen für Mietwagen, Übernachtungen, Flüge etc., die du bei deiner eigenen Planung niemals angeboten bekommst

Mit einem Team-Event die Mitarbeitermotivation fördern

Gerade als Start-up und junger Gründer sollte bei dir natürlich der Mitarbeiter im Vordergrund stehen. Nicht nur die Verkaufszahlen oder Umsätze sind wichtig, sondern auch die Mitarbeitermotivation. Diese ist mit dein größtes Kapital und sehr wichtig für dich, vor allem wenn es um das weitere Wachstum deines Unternehmens geht. Du musst dafür sorgen, dass sich deine Mitarbeiter wohl bei dir fühlen, dass das Wissen deiner Mitarbeiter bei dir im Unternehmen bleibt und dass du auch nach außen das Bild eines attraktiven Arbeitgeber bietest. So kannst du deinen Mitbewerbern auf dem Markt beim Werben um neue interessante Mitarbeiter einen Schritt voraus sein.

Steigerung der Arbeitsattraktivität und Mitarbeitermotivation sind deshalb Aufgaben für dich, die du sehr ernst nehmen solltest, denn sie sind neben vielen anderen Dingen ein wichtiger Faktor für deinen Unternehmenserfolg. Auch hier kann ein externer Partner wie Intertours ein wichtiger Helfer sein. Die Planung von Team-Events oder auch für Firmenreisen ist aufwendig und kostest viel Zeit, wenn du es selbst planen und machen willst. Warum also nicht auf die Dienste von einem Profi vertrauen. Deine Mitarbeiter werden es dir danken mit neuer Mitarbeitermotivation und einer gesteigerten Effektivität bei der Arbeit.

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