Büro Kosten sparen

Unternehmensgründer wie Du stehen unmittelbar vor dem Start vor einer Vielzahl Entscheidungen. Neben der Rechtsform, dem Angebot und der Zielgruppe wird dabei leider viel zu häufig die Standortwahl vergessen.

Ein repräsentatives, gleichzeitig aber auch richtig dimensioniertes Büro ist in vielen Branchen einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren! Neben den Krankenkassenbeiträgen, dem IHK-Beitrag und ggf. den Kosten für gewerblich genutzte Fahrzeuge gehören Deine Bürokosten zu denjenigen Fixkostenblöcken, die unabhängig von der tatsächlichen Gewinnsituation anfallen. Das Institut der Deutschen Wirtschaft veröffentlicht regelmäßig einen Index der Büromietkosten, die in vielen Städten rasant steigen (https://www.iwd.de/artikel/bueromieten-steigen-344597/). Innerhalb des 8-Jahres-Zeitraums von 2008 bis 2016 wären die Mieten in Berlin um 33 %, in Stuttgart und Dresden um 22 % und in München immerhin noch um 15 % gestiegen.

Damit steigen die Büromieten in den Ballungsräumen höher als die Inflationsrate. Um in Deiner langfristigen Finanzplanung auf der sicheren Seite sein zu können, könntest Du vorsichtshalber mit einer Steigerung so um die 3-5 % pro Jahr rechnen.

Da die Büromiete einen Löwenanteil der Fixkosten gerade bei freien Berufen und Kreativen ausmachen kann, solltest Du beim Vertragsabschluß das besondere Augenmerk auf alle Aspekte Deines neuen beruflichen Zuhauses legen.

Nachfolgend ein paar Punkte für Dein persönliches Brainstorming. Als kleiner Booster für die Wahl des passenden Büros:

Kundenfrequenz und Usancen Ihrer Branche

Bei der Miete des ersten Büros solltest Du gedanklich einen typischen Arbeitstag oder eine typische Arbeitswoche durchgehen. Neben adäquat ausgestatteten Arbeitsplätzen ist vor allem folgende Kernfrage entscheidend:

  • Wie viele Kunden oder Lieferanten besuchen Dein Büro pro Woche?
  • Welche Aufenthaltsdauer und Anreise haben diese durchschnittlich? Ähnlich wie in einer Arztpraxis solltest Du deshalb auch an einen Raum für eine Kundentoilette und eine Garderobe denken!
  • Erwarten die Kunden einen getrennten Besprechungsraum und wie sollte dieser technisch ausgestattet sein?
  • Welche Verkehrsmittel bevorzugen Deine Kunden? Ist eine barrierefreie Erreichbarkeit essenziell?

Mit diesen Anforderungen im Hinterkopf kannst Du sowohl die Entscheidung im Hinblick auf die Quadratmeterzahl, als auch die Ausstattung und die Lage fundiert treffen. Um gerade in der Anfangszeit Mietkosten zu sparen, kann es für dich sinnvoll sein, dir Büroräume mit Anderen zu teilen. Kontakte hierfür knüpfen lassen sich über spezielle Plattformen (z.B. hier: www.sharednc.com).

Vermeidung der Kreditklemme im Mittelstand: Leasing und kapitalschonende Maßnahmen nutzen

Inzwischen ist der Begriff der Kreditklemme zwar aus dem Bewusstsein der Bevölkerung und der Presse weitestgehend verschwunden. Dennoch leiden viele Gründer unter folgender Problematik: Die eingereichten Business-Pläne und Geschäftsideen reichen insbesondere bei risikoscheuen Banken nur für eine kleine Anschub-/Startfinanzierung, möglichst noch mit einem Sonderkredit der Kreditanstalt für Wiederaufbau.

Dann sind noch die ersten Monate der Markteroberung mit einzurechnen, weil in vielen Branchen und in gesättigten Märkten die Marktanteile erst sehr aufwändig erobert werden müssen. Rechne in Deinem Businessplan deshalb lieber mit einem oder zwei Monaten mit negativem Deckungsbeitrag mehr als zu wenig.

Die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Start-Ups steigt, wenn Du mit dem kostbaren Eigen- und Fremdkapital schonend umgehst. Für die eigene Fahrzeugflotte kann dies Folgendes bedeuten: Überwiegen die Außentermine oder Kundenbesuche nicht, so wird der Einstieg günstiger, wenn Du mit kurzfristig anmietbaren Fahrzeugen (beispielsweise einer Kombination aus Carsharing oder Mietwägen (z.B. hier: www.oply.com) arbeiten. Da das Durchschnittsfahrzeug im Jahr 2017 lt. Dem Nachrichtenmagazin Focus im Schnitt etwa 32.850 Euro kostet, kann diese Entscheidung und die damit verbundenen Fixkosten erheblichen Einfluß auf den Unternehmenserfolg haben.

Ähnlich sieht es mit der Kaution für die Anmietung von Büros oder gewerblichen Räumen aus. Warum solltest Du eigentlich kostbare Liquidität für etwas ausgeben, was im Regelfall nur ein Sicherungsinstrument ist und nie abgerufen werden wird. Ähnlich wie bei der Miete Deine privaten Zuhauses hat sich das eigenkapitalsparende Instrument der Bürgschaft für die Kaution etabliert (z.B. hier: www.mietkautionsbuergschaft.de)

in der Zusammenfassung kann gesagt werden, dass eine gut durchdachte Mietentscheidung für das Büro einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für den Gründererfolg sein kann.

Das erste eigene Büro: So sparst du Kosten bei der Miete
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