Gründer FAQ: Alles wichtige über rechtliche Pflichtangaben

Geschäftsbrief: Auf welche Informationspflichten muss ich achten?

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Egal ob man als Unternehmer einen Werbebrief, ein Angebot oder eine Mahnung verschickt – Geschäftsbriefe sind immer auch ein Aushängeschild für das eigene Unternehmen. Dabei spielt sowohl der Inhalt eine entscheidende Rolle, als auch rechtliche Vorgaben, die beachten werden müssen. Die gesetzlichen Pflichtangaben sollen es den Geschäftspartnern ermöglichen, sich über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Worauf geachtet werden muss, klärt Rechtsanwalt Christian Solmecke im folgenden Beitrag.

In zahlreichen Gesetzen ist geregelt, welche Angaben ein Geschäftsbrief bei jedem Schriftwechsel enthalten muss. Diese Angaben sollen dem Empfänger Auskunft über den Absender geben, damit dieser sich bspw. per Blick ins Handelsregister ein Bild über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Absenders machen kann.  Daher müssen Unternehmen bei dem Versand von geschäftlichen Schriftsätzen, wie beispielsweise von Rechnungen, Bestellbestätigungen und Angeboten einige wichtige Punkte beachten, da ansonsten hohe Bußgelder drohen können.

Doch was ist ein Geschäftsbrief, welche Angaben muss ein solcher Geschäftsbrief beinhalten, wo müssen diese Pflichtangaben platziert sein und welche Konsequenz hat das Fehlen dieser Angaben für das Unternehmen?

Was ist ein Geschäftsbrief?

Zunächst stellt sich die Frage, welche Schriftsätze als Geschäftsbriefe zu qualifizieren sind. Unter einem Geschäftsbrief ist jede schriftliche Kommunikation zwischen Geschäftspartnern zu verstehen. Wichtig ist dabei, dass diese Kommunikation gerade ein Geschäft betreffen muss. Dabei ist es egal, auf welchem Wege die Nachrichten zum Empfänger gebracht werden. Sie können beispielsweise per E-Mail, Fax oder klassisch per Post versendet werden.

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Somit sind Rechnungen, Angebote, Bestellscheine usw. zweifelsfrei als Geschäftsbriefe einzustufen. Während Nachrichten, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richten – wie beispielsweise Werbung – oder auch interner Schriftverkehr, mangels geschäftlichen Bezuges nicht den Anforderungen für Geschäftsbriefen unterliegen.

Welche Angaben gehören auf einem Geschäftsbrief?

Welche Pflichtangaben auf einem Geschäftsbrief zu treffen sind, ist abhängig von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens. Grundsätzlich kann jedoch gesagt werden, dass der Geschäftsbrief die Bezeichnung des Unternehmens (Firma) sowie den Ort der Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer beinhalten muss.

Je nachdem um welche Rechtsform des jeweiligen Unternehmens es sich handelt, können noch zusätzliche Angaben hinzukommen. Diese sind insbesondere im Handelsgesetzbuch (HGB), im Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) und im Aktiengesetz (AktG) geregelt:

Einzelunternehmen (Einzelkaufmann) (eingetragen)

Für Einzelunternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, regelt § 37a HGB die Pflichtangaben:

  • Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Bezeichnung („eingetragene/r Kaufmann/frau“, auch Abkürzung möglich)
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht
  • Handelsregister-Nummer

Für Selbstständige und Einzelunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind sowie für Gesellschaften des bürgerlichen Rechts (GbR) gibt es keine gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Pflichtangaben  in Geschäftsbriefen. Dennoch sind die Angaben, die § 37a HGB vorgibt – insbesondere die Angabe des Firmennamens, die Bezeichnung und der Ort der Handelsniederlassung – auch hier sehr sinnvoll.  

Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)

Für die offene Handelsgesellschaft (OHG) und für die Kommanditgesellschaft (KG) sind die Pflichtangaben in § 125a und § 117a HGB geregelt:

  • Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregister-Nummer

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt (UG)

Für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaften (UG) sind die Regelungen in § 35a GmbHG  zu finden:

  • Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Handelsregister-Nummer
  • Benennung aller Geschäftsführer mit vollem Namen
  • Sofern ein Aufsichtsrat mit einem Vorsitzenden existiert, Benennung des Vorsitzenden mit vollem Namen

Aktiengesellschaft (AG)

Für Aktiengesellschaften regelt § 80 AktG die Pflichtangaben:

  • Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht
  • Benennung aller Vorstandsmitglieder mit vollem Namen
  • Handelsregister-Nummer
  • Benennung des Vorsitzenden des Vorstands mit vollem Namen
  • Benennung des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit vollem Namen

Besonderheit bei der Abwicklung einer Gesellschaft

Vorsicht ist geboten, wenn sich die Gesellschaft in der Abwicklung befindet. In diesem Fall ist auf die Abwicklung der Gesellschaft im Geschäftsbrief hinzuweisen. Dieser Hinweis kann mit der Abkürzung „i.L.“ für „in Liquidation“ abgegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind im Falle einer Liquidation der Gesellschaft die Liquidatoren zu nennen.

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Besonderheiten bei Gesellschaften, bei denen kein Gesellschafter eine natürliche Person ist

Bei Gesellschaften, bei denen keiner der Gesellschafter eine natürliche Person ist, also beispielsweise bei GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG, sind auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft zudem die Firmen der Gesellschafter anzugeben sowie für die Gesellschafter die nach § 35a GmbHG oder § 80 AktG für Geschäftsbriefe vorgeschriebenen Angaben zu machen.

Zusätzliche Pflichtangaben möglich

Neben den oben dargestellten Pflichtangaben können natürlich noch weitere freiwillige Angaben von dem Unternehmen gemacht werden. Diese sind zwar nicht gesetzlich festgelegt, können für den geschäftlichen Verkehr aber durchaus sinnvoll sein. So ist es ratsam, die Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse sowie die Webseite des Unternehmens mit anzugeben.

Platzierung der Pflichtangaben

Jetzt stellt sich nur noch die Frage, wo genau diese Angaben im Geschäftsbrief zu platzieren sind. Dazu gibt es keine rechtlichen Regelungen. So sind grundsätzlich die gängigen Regelungen – bei klassischen Briefen bspw. die DIN 5008 Regelungen – zu beachten. In der Regel ist es üblich, die Pflichtangaben in die Fußzeile des Briefpapiers zu platzieren.

In einer E-Mail werden die Angaben regelmäßig in der Signatur getroffen. Jede E-Mail, die das Unternehmen verlässt, muss diese vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies gilt nicht nur für die E-Mails, die ein Mitarbeiter schreibt, sondern auch für automatisch erzeugte E-Mails.

Was passiert, wenn der Geschäftsbrief nicht den o.g. Anforderungen entspricht?

Wichtig ist für Sie als Unternehmen also, dass Sie die Pflichtangaben entsprechend Ihrer jeweiligen Rechtsform treffen. Sollte Ihr Geschäftsbrief nicht den oben stehenden Anforderungen entsprechen, so kann das zuständige Registergericht ein Zwangsgeld verhängen. Dieses kann bis zu 5.000 Euro betragen.

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Über den Autor

Autorenprofil: Christian Solmecke

Christian Solmecke

Rechtsanwalt Christian Solmecke (45) hat in seiner Kölner Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE den Bereich Internetrecht/E-Commerce stetig ausgebaut. Er betreut dort zahlreiche Online-Händler, Medienschaffende und Web-2.0-Plattformen. Daneben ist RA Solmecke Gründer von anwalt2go sowie mehreren IT-Startups. Seine ersten Projekte hat er selbst programmiert. Neben seiner Kanzleitätigkeit und der Geschäftsführung der cloudbasierten Kanzleisoftware Legalvisio.de ist Christian Solmecke Autor zahlreicher Fachbücher zum Thema Online-Recht und Geschäftsführer des Deutschen Instituts für Kommunikation und Recht im Internet (DIKRI) an der Cologne Business School (http://www.dikri.de). Dort beschäftigt er sich insbesondere mit den Rechtsfragen in Sozialen Netzen. Vor seiner Tätigkeit als Anwalt arbeitete Solmecke mehrere Jahre als Journalist für den Westdeutschen Rundfunk und andere Medien.

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