E-Rechnung empfangen: So geht’s ab 2025 richtig

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, auch als elektronische Rechnung bekannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format digital erstellt, versendet und bearbeitet wird und der EU-Norm 16931 entspricht. Die in E-Rechnungen enthaltenen Daten können direkt von Systemen oder Softwarelösungen ausgelesen und verarbeitet werden. Das macht den gesamten Rechnungsprozess für alle Beteiligten effizienter und transparenter. 

In der Praxis haben sich in Deutschland bereits zwei E-Rechnungsformate durchgesetzt: ZUGFeRD und XRechnung. 

• XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Institutionen entwickelt wurde und hier bereits seit 2020 eingesetzt wird. 
• Bei ZUGFeRD handelt es sich hingegen um ein sogenanntes Hybridformat: Es kombiniert die maschinenlesbare XML-Datei mit einem PDF, sodass diese E-Rechnungsvariante auch Menschen lesen können.

Achtung, häufiges Missverständnis:

Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung! Auch dann nicht, wenn es digital übermittelt wird. Nur Rechnungen im strukturierten Format – wie ZUGFeRD oder XRechnung – erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und werden als E-Rechnung anerkannt.

Die E-Rechnungspflicht ab 2025

Soweit das Wichtigste zu E-Rechnungen. Doch warum steht das Thema derzeit so stark im Fokus? Ganz einfach: 

E-Rechnungen werden in Deutschland bereits ab dem 1. Januar 2025 Pflicht – und zwar für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). So steht es im 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz. Ab dann musst du elektronische Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellen, übermitteln und empfangen können. 

Aber wozu genau die E-Rechnungspflicht? Die Verpflichtung zur E-Rechnung markiert einen großen Schritt zu mehr Digitalisierung und Effizienz in Deutschland. Für alle Beteiligten – Rechnungsaussteller, Rechnungsempfänger und die Bundesverwaltung – soll das Thema Steuern dadurch langfristig schneller und sicherer werden.

Außerdem bereitet der Fiskus mit der neuen Rechnungspflicht deutsche Unternehmen und Steuerprozesse für eine größere europäische Initiative vor: ein elektronisches Meldesystem der Umsatzsteuer. Dieses soll bis 2028 realisiert werden und EU-weit zu mehr (Steuer-)Sicherheit, Schnelligkeit und Transparenz beitragen.

Wann musst du die E-Rechnungspflicht empfangen und versenden können?

Besonders strikt ist die neue E-Rechnungspflicht für den Rechnungsempfang. Denn für sie existieren keinerlei Übergangsregelungen für die Anfangszeit. Heißt: Ab Tag 1 der neuen Rechnungsverordnung (also dem 01.01.2025) musst du in der Lage sein, eingehende elektronische Rechnungen zu empfangen und damit auch zu verarbeiten.

Etwas entspannter sieht es bei ausgehenden E-Rechnungen aus. Denn hier gewährt der Fiskus Übergangsregelungen für die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen. Je nach Vorjahresumsatz hast du als Rechnungsaussteller bis Ende 2027 für die Umstellung Zeit. Lies mehr dazu im Artikel E-Rechnungen.

Das sind die wichtigsten Termine für deine Umstellung auf E-Rechnungen:

2025-2026	2027	2028
Alle Unternehmen – unabhängig von Größe und Vorjahresumsatz – müssen E-Rechnungen empfangen können.  Herkömmliche Formate wie PDF kannst du weiterhin erstellen und versenden, wenn dein Kunde zustimmt.	Für alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro ist auch der Versand von E-Rechnungen Pflicht. Selbstständige mit weniger Umsatz können mit Zustimmung noch andere Formate nutzen.	Spätestens jetzt müssen auch alle Unternehmen (egal mit welchem Umsatz) auf elektronische Rechnungen umgestellt haben. Auch Kleinunternehmer gehören dazu.

Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen & Fahrausweise

Du hast gehört, dass die E-Rechnungspflicht Ausnahmen einräumt? Das ist korrekt. In diesen Fällen sind herkömmliche Rechnungen auf Papier gedruckt, als PDF oder in einer anderen Form in Ordnung:

• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von unter 250 Euro
   
• Fahrausweise wie Taxiquittungen oder Zugtickets
   
• Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz steuerfrei sind 

Das bedeutet: Für den Einkauf von Bürobedarf in Höhe von 50 Euro, das Bahnticket zum Kundentermin oder Ausgaben für Privatlektüre braucht es keine E-Rechnung.

Optionen für den Empfang von E-Rechnungen

Klären wir nun die Frage: Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen für mein Unternehmen? 
Anders als viele erhofft haben, wird es kein kostenloses staatliches Tool zum Erstellen und Verarbeiten von E-Rechnungen geben. Und jetzt? 

Wir zeigen dir einige Möglichkeiten zum E-Rechnungsempfang, die sich jedoch teils stark in Aufwand und Kosten unterscheiden. Vorher aber noch zwei grundsätzliche Dinge: 

• Viele denken, es ginge ausschließlich darum, E-Rechnungen empfangen zu können. Aber ebenso entscheidend ist es, sie revisionssicher zu verarbeiten und zu archivieren. (Mehr dazu gleich)
• ZUGFeRD-Rechnungen kannst du dank ihrer PDF-Komponente selbst lesen und bearbeiten. Bei einer XRechnung geht das jedoch nicht. Ihr XML-Datensatz ist für Ungeschulte kaum entzifferbar. Du brauchst also ein Hilfsmittel wie eine E-Rechnungssoftware, um XRechnungen lesen und bearbeiten zu können. 

Mit diesen beiden Punkten im Hinterkopf lass uns verschiedene Optionen zum Empfang von E-Rechnungen anschauen:

1. Ein E-Mail-Postfach: Ein einfacher und naheliegender Weg ist ein E-Mail-Postfach. Am besten legst du ein separates wie rechnungen@deinefirma.de speziell für Rechnungen an. 

2. Download über ein Kundenportal: Die Übermittlung von E-Rechnungen über Kundenkonten deines Lieferanten ist eine weitere Option. Du loggst dich ein und lädst die E-Rechnung runter.

3. Rechnungsplattformen: Spezielle Plattformen ermöglichen den Austausch von Rechnungen zwischen zwei Unternehmen bzw. zwischen Unternehmen und ihrem Steuerberater oder ihrer Software. Dafür stellen sie meist Schnittstellen (APIs) zur Verfügung. 

4. Eigene IT-Lösung: Unternehmen mit eigenen IT-Ressourcen können eine maßgeschneiderte Lösung für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen entwickeln, die in das eigene Abrechnungssystem integriert ist. Das bietet zwar maximale Flexibilität, ist aber vermutlich gerade für kleinere Unternehmen und Selbstständige recht aufwendig und kostspielig. Wichtig auch: Bei dieser Lösung trägst du als Unternehmer selbst die volle Verantwortung für die technische und rechtliche Umsetzung.

5. Externe Softwarelösungen: Für kleine Unternehmen, Gründer oder Selbstständige bietet eine spezielle E-Rechnungssoftware eine komfortable Komplettlösung für Empfang, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen. Bei sevdesk profitierst du von vielen automatisierten Schritten und rechtskonformen Abläufen: Du managst nicht nur eingehende E-Rechnungen ohne Herausforderung, sondern sparst auch eine erhebliche Menge Zeit. 

Fassen wir zusammen:

Von E-Mails, Download, Rechnungsplattformen bis hin zur E-Rechnungssoftware für Selbstständige – um E-Rechnungen zu empfangen, hast du verschiedene Optionen. Prüfe, mit welcher du am sichersten und einfachsten alle Voraussetzungen der E-Rechtsverordnung erfüllst – ohne hohe Investition in Zeit und Geld.

Schritt-für-Schritt Anleitung für den E-Rechnungsempfang

Dein Lieferant oder Dienstleister sendet dir also eine E-Rechnung. Wie genau gehst du nun entsprechend der E-Rechnungspflicht mit ihr um? 

Schritt 1: E-Rechnung erhalten

Eine E-Rechnung geht im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format bei dir im Postfach ein. Jetzt musst du sie aber auch lesen können. Dafür hast du im Prinzip zwei Möglichkeiten:

1. Mit (oft kostenlosen) E-Rechnung Viewern für XML-Dateien kannst du die komplizierten Daten entziffern und die Rechnung entsprechend bearbeiten. Der Nachteil hier: Du musst deine persönlichen Daten auf einer fremden Seite hochladen und kannst sie dort auch nicht revisionssicher abspeichern.
2. Du nutzt eine E-Rechnung Software wie sevdesk und lädst da deine ZUGFeRD oder XRechnung in deinem geschützten Account hoch und bekommst die aufbereiteten Rechnungsdaten in deiner Buchungsmaske. Um die Archivierung brauchst du dir hier in der Regel keine Sorgen zu machen.

Schritt 2: E-Rechnung validieren & prüfen

Eingehende Rechnungen solltest du unbedingt auch auf Form und Inhalt prüfen. Zum einen natürlich, um sicher zu sein, dass die Rechnungssumme stimmt. Aber vor allem auch, weil du bei fehlerhaftem oder unvollständigem XML-Code in den Rechnungen den Vorsteuerabzug und damit bares Geld verlierst. 

Wie geht das mit einer E-Rechnungssoftware? sevdesk beispielsweise liest alle relevanten Informationen aus der hochgeladenen Rechnung automatisch aus und stellt sie dir transparent dar. Das gilt selbstverständlich auch für den fürs menschliche Auge unlesbaren XML-Datensatz. Jetzt kannst du den visualisierten Code wie eine herkömmliche Rechnung auf Fehler bzw. Vollständigkeit der Pflichtangaben prüfen. 

Schritt 3: E-Rechnung verbuchen

Alle Angaben sind korrekt? Dann kannst du die E-Rechnungen mit einer gut aufgestellten Software auch direkt verbuchen. sevdesk zum Beispiel macht dir direkt einen passenden Verbuchungsvorschlag auf Basis der ausgelesenen Rechnungsdaten.

Ist dein Bank- oder Paypal-Konto mit der Software verknüpft. Dann wickel doch die Zahlung bequem direkt aus dem Tool heraus ab. Das spart dir weitere manuelle Handgriffe und reduziert mögliche Tippfehler in der Buchhaltung. 

Archiviere deine E-Rechnungen GoBD-konform

Der letzte wichtige Punkt ist die GoBD-konforme Speicherung bz. Archivierung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln u. a., wie elektronische Rechnungen korrekt aufzubewahren sind, damit sie bei einer Steuerprüfung gültig bleiben.

Heißt zusammengefasst: 

• Für Rechnungen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Solange müssen Lesbarkeit und digitaler Zugriff der XML-Datei gegeben sein.
   
• Rechnungen müssen elektronisch exakt so gespeichert werden, wie sie empfangen wurden. Also im Originalformat.
   
• Eine E-Rechnung darf nicht nachträglich bearbeitet werden. Auch die Herkunft der Rechnung muss eindeutig nachvollziehbar sein.
   
• Falls eine Rechnung in ein anderes Format umgewandelt wird, müssen die ursprüngliche sowie die konvertierte Version aufbewahrt und korrekt gekennzeichnet werden.

Ja, die Anforderungen sind recht hoch. Die gute Nachricht aber ist: Eine professionelle E-Rechnungssoftware schafft dir die perfekten Rahmenbedingungen. Damit kannst du dann quasi nichts falsch machen. 

Fazit

Die neue E-Rechnungspflicht kommt zum 1. Januar 2025. Ab dann musst du elektronische Rechnungen deiner Lieferanten und Dienstleister empfangen, bearbeiten und GoBD-konform archivieren können. 

Eine kostenlose Lösung vom Gesetzgeber gibt es dafür nicht, weshalb du dich selbst nach sicheren Tools umsehen musst. Ein E-Mail-Postfach beispielsweise ermöglicht den Rechnungsempfang, nicht aber die Visualisierung, Bearbeitung und vor allem sichere Speicherung aller E-Belege. Eine spezielle E-Rechnungssoftware wie sevdesk schließt hier professionell alle Lücken, ohne dass Zeit und Geld in eigene IT fließen muss. 

sevdesk richtet sich speziell an Selbstständige und Gründer, die E-Rechnungen unkompliziert und zu 100 Prozent rechtskonform managen wollen. 

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu E-Rechnungen